婦幼健康檔案管理研究與相關(guān)建議

衛(wèi)淼

長春市婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，吉林長春130051

婦幼健康檔案管理研究與相關(guān)建議

衛(wèi)淼

長春市婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，吉林長春130051

隨著醫(yī)學(xué)模式與社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，婦幼保健院功能發(fā)生顯著變化，從診療功能發(fā)展到集護(hù)理、診療、保健、預(yù)防為一體的綜合性、系統(tǒng)性的功能模式。衛(wèi)生部曾多次強(qiáng)調(diào)要加強(qiáng)婦幼健康與保健工作。婦幼健康檔案管理對婦幼保健與健康教育工作有重要指引作用。文章簡單分析了婦幼健康檔案管理工作的必要性及特點(diǎn)，指出當(dāng)下婦幼健康檔案管理中存在的不足，給出應(yīng)對策略。

婦幼健康；檔案管理；對策

婦女兒童占我國總?cè)丝跀?shù)2/3以上，婦幼保健服務(wù)是我國目前及將來的衛(wèi)生工作重點(diǎn)，主要由各級婦幼保健院負(fù)責(zé)。婦幼健康檔案的管理包括婦女保健和兒童保健兩個項(xiàng)目檔案的管理。該文對婦幼健康檔案的管理現(xiàn)狀分析如下。

1　婦幼健康檔案管理工作重要性

在婦幼保健院中，婦幼的信息檔案是其工作的重點(diǎn)，婦幼檔案信息管理是一種實(shí)用性較高的方式。隨著醫(yī)學(xué)模式的改變，婦幼健康檔案管理也進(jìn)入了一個新時期。做好婦幼健康檔案管理工作對融入市場經(jīng)濟(jì)、參與市場競爭有重要的指引意義，已經(jīng)受到了多數(shù)單位的高度重視。同時，婦幼健康檔案的內(nèi)容、管理形式也發(fā)生了較大的改變，適應(yīng)了社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。健全完整的婦幼健康檔案系統(tǒng)對其管理工作有積極的促進(jìn)作用，方便內(nèi)部人員快速查閱及傳遞。將婦幼健康檔案管理工作科學(xué)化、系統(tǒng)化可以促進(jìn)醫(yī)院做出合理化的決策，給醫(yī)院的長遠(yuǎn)性發(fā)展提供有力指導(dǎo)［1］。

婦幼健康檔案管理工作可以提高醫(yī)院檔案資源的利用率。婦幼健康信息越完善、越可靠，醫(yī)院對婦幼健康的服務(wù)才能更到位，可以不斷提高其工作水平。由于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案信息也需要運(yùn)用科技手段進(jìn)行管理，找到一種精確且快速的查閱方法，提高婦幼健康信息檔案的利用率［2］。

2　婦幼健康檔案管理工作的特點(diǎn)

2.1婦幼健康檔案管理工作具有系統(tǒng)性及完整性

通常情況下，臨床醫(yī)療的服務(wù)對象是個體患者，面對不同的患者采用專業(yè)性醫(yī)療服務(wù)，這樣的工作具有專一性、針對性。而婦幼健康工作具有完整性、系統(tǒng)性及連續(xù)性，是將婦女兒童作為專門的服務(wù)對象，向婚齡青年或者年輕夫婦提供健康教育及保健服務(wù)，做好宣傳引導(dǎo)及咨詢工作。從此角度而言，婦幼健康工作是關(guān)系到人類的連續(xù)繁衍，關(guān)系到民族的未來。相關(guān)單位做好收集好婦幼健康信息資料的工作，綜合分析婦女兒童健康資料情況，做出必要的說明，為上級行政單位提供準(zhǔn)確完善的健康信息，有助于婦幼衛(wèi)生單位參照本地婦幼健康信息并結(jié)合國家政策制定出科學(xué)合理的政策法規(guī)，所以當(dāng)下的婦幼健康信息檔案不只是傳統(tǒng)檔案或者總結(jié)報(bào)告等普通意義性的文件，還應(yīng)該囊括日常工作中具有較高使用價值材料或者經(jīng)驗(yàn)等，為預(yù)防婦幼疾病做好必要的準(zhǔn)備［3］。同時，工作人員應(yīng)該收集具有代表性的資料，既要符合本地區(qū)大部分婦幼人員的情況，也要尋找符合少數(shù)婦幼人員身體狀況的材料，向上級單位提供可靠性的數(shù)據(jù)性資料，以做好本地區(qū)婦幼健康工作。

2.2婦幼健康檔案工作具有專業(yè)性特點(diǎn)

婦幼健康檔案是單位決策的重要參考依據(jù)之一，因此婦幼健康工作必須科學(xué)化、合理化，才能保證其收集的數(shù)據(jù)資料準(zhǔn)確率較高。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，婦幼健康信息檔案的保存工作更加完善，其利用也更加充分，可以實(shí)現(xiàn)資源共享，方便了婦幼衛(wèi)生健康工作的開展。在信息的收集、整理、存檔及編研工作也應(yīng)該緊緊圍繞婦幼健康進(jìn)行，包括婦幼疾病的預(yù)防、婦幼營養(yǎng)、孕婦的系統(tǒng)管理、婚前保健、產(chǎn)科管理、優(yōu)生優(yōu)育等多方面內(nèi)容。要以婦女兒童的健康為中心，預(yù)防疾病，面向基層和群眾，將婦幼的臨床和保健融合在一起，做好衛(wèi)生保障工作，發(fā)揮出婦幼健康檔案的實(shí)際作用，為日后預(yù)防和治療工作積累寶貴的經(jīng)驗(yàn)。工作人員進(jìn)行檔案編研時，需要注意資料統(tǒng)計(jì)時間長度等問題［4］。一般情況下，統(tǒng)計(jì)時間越長，發(fā)現(xiàn)規(guī)律的可能性越大，收集的資料也越完整，專業(yè)性更強(qiáng)，對年度總結(jié)性工作及后期的認(rèn)識都有重要意義。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該將醫(yī)院收藏的檔案作為參考依據(jù)，整理和統(tǒng)計(jì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)。必要的情況下，還應(yīng)該給專業(yè)人士進(jìn)行分析，給出分析報(bào)告，可以保證數(shù)據(jù)信息的精確可靠性，提高檔案信息的說服力和可信度。

2.3婦幼健康檔案的載體多樣性

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，大大增加了宣傳的方式及渠道，婦幼健康檔案的載體、儲存方式都具有多樣性的特點(diǎn)。除了實(shí)物紙質(zhì)檔案，電子相片、微信、視頻及微博等都是宣傳的重要工具。利用不同載體采用不同形式進(jìn)行多樣化宣傳，可以提高民眾對相關(guān)疾病的知曉度，如常見的兒童病癥可以多運(yùn)用一些圖片、視頻等；針對婦女疾病可以利用網(wǎng)絡(luò)，微信、微博等新媒體方式進(jìn)行宣傳。同時，檔案的具體載體不同，其管理方法也不同，婦幼健康檔案也不能只是用一種方法進(jìn)行管理，不能保證檔案信息的安全性，也不能反映信息的全貌。

3　婦幼健康檔案管理現(xiàn)狀

3.1檔案管理人員責(zé)任意識薄弱

檔案管理人員直接影響著檔案管理工作。部分醫(yī)院婦幼健康檔案管理工作人員的責(zé)任心不強(qiáng)，管理意識較弱，影響檔案信息保存的完整度。在一些基層?jì)D幼保健醫(yī)院中，檔案管理的工作人員并不專業(yè)，臨聘管理人員進(jìn)行檔案管理工作，專業(yè)性不強(qiáng)，錯誤地認(rèn)為檔案管理只是將檔案資料放在固定的位置，而缺乏系統(tǒng)性完整性的管理，忽視了資料完整度的檢查。由于沒有專業(yè)性的管理經(jīng)驗(yàn)及知識，欠缺檔案管理技巧，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)多種問題，如資料查閱速度慢、資料維護(hù)不到位等。部分管理人員對其他科室的檔案信息管理不上心，尤其是一些交叉性的檔案資料。管理人員之間沒有足夠的交流，影響著婦幼健康管理工作的正常進(jìn)行［5］。

3.2對檔案內(nèi)容不明晰

以往的紙質(zhì)資料檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)變成了電子檔案，檔案的管理方式也發(fā)生了巨大變化，健康檔案的意義也在不斷延伸，檔案的管理區(qū)域也在不斷擴(kuò)展，對不同的文檔都進(jìn)行了不同程度的升級發(fā)展。由于檔案管理制度的不完善，也沒有統(tǒng)一性的規(guī)定，單位之間的管理方法存在區(qū)別，都遵循著自己的管理方式，對本單位有價值的信息進(jìn)行歸檔，而忽視了對一些本來具有使用價值的檔案進(jìn)行歸檔，造成了檔案內(nèi)容不完整的情況［6］。

3.3檔案管理制度不完善

一些基層?jì)D幼健康醫(yī)院對自己的發(fā)展沒有明確的目標(biāo)，也沒有明晰的計(jì)劃。由于管理制度的不完善，造成檔案管理工作較為混亂，浪費(fèi)了人力資源，也沒有取得最佳的管理效果。如在部分婦幼保健醫(yī)院中，部門應(yīng)該準(zhǔn)備好本部門的檔案資料，管理工作人員再對其進(jìn)行歸檔。在實(shí)際操作過程中，部門忽視信息檔案的整理，將收集好的信息全部交給檔案管理人員，由管理人員進(jìn)行整理，再歸檔。此種情況下，部門檔案信息可能發(fā)生混亂，由管理人員整理出來的信息可能缺乏全面性，不能反映出部門的情況，也不方便日后查閱檔案。

3.4欠缺專業(yè)技術(shù)人才

檔案管理工作難度看似不大，但需要運(yùn)用相關(guān)的檔案管理知識。在一些規(guī)模性、綜合性的大醫(yī)院，檔案管理必須由專業(yè)性人才來掌控，他們擁有專業(yè)的檔案管理知識及管理技能，知道檔案管理對科室及醫(yī)院的重要性。在婦幼保健醫(yī)院中，需要多任用檔案管理專業(yè)技術(shù)的人員，才能滿足管理工作的實(shí)際需要。我國高校培養(yǎng)了一批檔案管理專業(yè)技術(shù)人才，但這些高校畢業(yè)生很少走上檔案管理這條道路，即使部分畢業(yè)生選擇了檔案管理工作，內(nèi)心也有一種試一試的態(tài)度，根本不能專心于檔案管理工作。

4　婦幼健康檔案管理工作建議

4.1提高婦幼健康檔案管理的意識

由于婦幼健康檔案對醫(yī)院和婦女兒童都有重要意義，是醫(yī)院整體管理工作的重要組成部分，要嚴(yán)肅認(rèn)真地對待此工作。提高婦幼健康檔案管理的意識，高度重視檔案管理工作，完善檔案管理體系。該管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，涉及內(nèi)容多樣化，分類比較復(fù)雜，因此檔案管理工作人員要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，避免管理工作出現(xiàn)紕漏，盡量保證檔案材料的完整性。

4.2提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理的綜合素質(zhì)影響著婦幼健康檔案管理成效。若要高效、高質(zhì)量地完成管理工作，就需要有專業(yè)性強(qiáng)、綜合素質(zhì)好的管理人員，可以高效地處理數(shù)據(jù)信息，也有高度責(zé)任心面對檔案管理中的任何問題。婦幼健康檔案管理工作只依靠科學(xué)技術(shù)也是不合理的。成為合格的檔案管理人員需要具備多種技能和豐富的專業(yè)知識，才能保證管理過程中不會將檔案信息復(fù)雜化。檔案管理人員必須擁有處理信息和分析信息的能力，能夠獨(dú)立解決管理中出現(xiàn)的突發(fā)問題。醫(yī)院需要有一套行之有效的人才選拔任用制度，選擇適合本工作的人才，要進(jìn)行適當(dāng)前期培訓(xùn)，內(nèi)容包括了解本院的基本信息，管理檔案的內(nèi)容，適合本院的管理技巧等，可以保證新人可以盡快融入到集體中，也可以提高新人的檔案管理水平。同時，醫(yī)院可以對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)最新檔案管理知識，強(qiáng)化工作人員的檔案管理意識，認(rèn)識到婦幼健康檔案管理對醫(yī)院的重要性，調(diào)動工作人員的創(chuàng)造性，指出管理過程中的不足，找到應(yīng)對措施，不斷改進(jìn)管理手段，改善管理效果［7］。

4.3不斷健全完善檔案管理制度

制定和完善婦幼健康檔案管理制度，讓所有管理工作都有章可循，減少管理工作中的主觀隨意性，提高管理工作有效性和工作效率。同時，完善的管理制度對管理人員有一定的指導(dǎo)作用，強(qiáng)化工作人員的理論基礎(chǔ)，明確部門職能，細(xì)化工作職責(zé)，避免出現(xiàn)推卸、拖延等情況。完善的檔案管理制度可以提升管理效果，保證管理工作有序進(jìn)行，提高醫(yī)院的可信度。此外，可以明確檔案信息的歸檔原則和范圍，各個單位可以將本機(jī)構(gòu)的管理工作特點(diǎn)結(jié)合相關(guān)制度明確檔案管理的具體工作，形成具有醫(yī)院特色的管理制度，從信息收集到編研等多個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的制度引導(dǎo)，保證檔案管理工作有法可依。

4.4革新婦幼健康檔案管理工作

對婦幼健康檔案管理工作進(jìn)行革新，改變不適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的體制，做到與時俱進(jìn)，與實(shí)際相聯(lián)系，是確保婦幼健康醫(yī)院連續(xù)、可持續(xù)、平穩(wěn)發(fā)展的手段之一。婦幼健康檔案管理是若干管理工作中的一部分，就需要在不斷革新中成長，才能促使醫(yī)院適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提高市場競爭力，增大市場份額。婦幼健康檔案管理工作的革新，可以完善管理工作的措施，改進(jìn)管理方式，促進(jìn)管理工作的健康發(fā)展［8］。

5　結(jié)束語

婦幼健康檔案管理工作對婦幼保健醫(yī)院有重要作用，適應(yīng)了現(xiàn)代社會的發(fā)展趨勢。醫(yī)院及檔案管理人員要明確婦幼健康檔案管理工作的特點(diǎn)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作順利開展；也要充分認(rèn)識到醫(yī)院婦幼健康檔案管理的不足，提高工作人員的管理意識，重視檔案管理工作，完善檔案管理制度，提高管理人員綜合素質(zhì)，改善檔案管理效果。

［1］鄭高瑩.婦幼健康教育檔案的管理［J］.現(xiàn)代醫(yī)院，2012（3）：155-156.

［2］李紅宇.婦幼保健檔案的管理事宜［J］.蘭臺內(nèi)外，2012（4）：51.

［3］關(guān)菊秋.談婦幼保健所檔案信息化管理中的問題與對策［J］.黑龍江史志，2014（1）：81.

［4］張霞.婦幼保健檔案管理工作的幾點(diǎn)思考［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（9）：179-180.

［5］李健.淺析婦幼保健健康檢查檔案管理工作的有效途徑［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（9）：181-182.

［6］王新立.談如何搞好婦幼保健檔案的管理［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（5）：107.

［7］郭玉剛.當(dāng)前婦幼保健檔案管理的特色初探［J］.東方企業(yè)文化，2014（17）：181.

［8］岳秋玲.對婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理工作的探討［J］.中國婦幼健康研究，2006（3）：248-250.

Research on Maternal and Child Health Files Management and Related Suggestions

WEI Miao
Maternal and Child Health Care Family Planning Service Center，Changchun，Jilin Province，130051 China

With the development of medical model and social economy，the functions of maternal and childhealthhospital obviously changes from diagnosis and treatment function to the comprehensive and systematical function model integrating the nursing，diagnosis and treatment，healthcare and prevention into one，and the ministry ofhealthhas repeatedly stressed that we should enhance the maternal and childhealth andhealthcare，and the maternal and childhealth files managementhas an important guidance effect on the maternal and childhealthcare andhealth education work.The paper briefly analyzes the necessity and characteristics of maternal and childhealth files management work，points out the current disadvantages in the maternal and childhealth files and puts forwards the countermeasures.

Maternal and childhealth；Files management；Strategy

R172

A

1672-5654（2016）08（c）-0004-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.24.004

衛(wèi)淼（1982.6-），女，吉林長春人，本科，館員，主要從事檔案管理。

（2016-05-21）