朱紅秀

成都市新都區(qū)人民醫(yī)院 醫(yī)學(xué)裝備部，四川 成都 610500

我院對醫(yī)用耗材供應(yīng)商規(guī)范管理探討

朱紅秀

成都市新都區(qū)人民醫(yī)院 醫(yī)學(xué)裝備部，四川 成都 610500

本文通過分析供應(yīng)商在醫(yī)用耗材供應(yīng)中存在的問題，針對不同的問題，采取相應(yīng)的措施，規(guī)范了對供應(yīng)商的管理，使我院醫(yī)用耗材的采購管理不但更加符合國家相關(guān)規(guī)定，耗材質(zhì)量也得到了保證。

醫(yī)用耗材；供應(yīng)商管理；耗材質(zhì)量；采購管理

隨著醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)用耗材品種和使用量逐年增加，其管理的難度也逐漸加大，特別是供應(yīng)商與醫(yī)院之間，存在一些較為普遍的問題?？偨Y(jié)我院耗材采購工作中，在供應(yīng)商管理方面遇到問題，探討解決問題的方法，達(dá)到對供應(yīng)商進(jìn)行規(guī)范化管理的目的。

1 供應(yīng)商方面普遍存在的問題

1.1 供應(yīng)商法律法規(guī)意識淡薄

目前我院醫(yī)用耗材供應(yīng)商多達(dá)150余家，其中65%的供應(yīng)商在提交資質(zhì)時，或多或少存在資質(zhì)不全、資質(zhì)過期、超經(jīng)營范圍銷售產(chǎn)品等問題。如我院2014年8月采購美國施樂輝關(guān)節(jié)鏡配套使用的各類耗材時，我省某總代理商的經(jīng)營范圍不全，參照國家食品藥品監(jiān)督管理總局公布的醫(yī)療器械分類目錄，該類耗材涉及有6846、6825、6854、6865四個類別，但該公司只有6846的經(jīng)營范圍。最為突出的問題為大部分供應(yīng)商在提供銷售人員銷售委托書時，不符合國家法規(guī)要求，委托書內(nèi)容欠缺[1]。如部分供應(yīng)商銷售委托書只寫了委托某某在我院負(fù)責(zé)銷售產(chǎn)品而已，沒有委托期限、委托產(chǎn)品類別或具體的產(chǎn)品，也沒有銷售人員的身份證號等。

1.2 供應(yīng)商不注重細(xì)節(jié)管理

供應(yīng)商提供給醫(yī)院的送貨單各式各樣，超過半數(shù)的供應(yīng)商票據(jù)不符合國家對醫(yī)療器械的管理要求。一方面體現(xiàn)在送貨單內(nèi)容單一，產(chǎn)品的詳細(xì)信息沒有體現(xiàn)出來，如產(chǎn)品生產(chǎn)廠家、注冊證號、失效期等重要內(nèi)容[2]；另一方面，很多供應(yīng)商在供貨時，尤其是一次性產(chǎn)品，如一次性使用口罩、一次性使用無菌導(dǎo)尿包、一次性使用麻醉呼吸管路等，往往沒提供隨貨同行的批檢報告，或提供的批檢報告與實(shí)際產(chǎn)品批號不符，甚至出現(xiàn)批檢報告沒有加蓋供貨商印章等情形。除此，送貨單上填寫的內(nèi)容與實(shí)際產(chǎn)品或與資質(zhì)證件不符，主要表現(xiàn)在產(chǎn)品的名稱和規(guī)格與實(shí)際產(chǎn)品或產(chǎn)品資質(zhì)不能唯一對應(yīng)，如四川某科技有限公司為我院提供的Access免疫分析系統(tǒng)專用試劑—“清洗緩沖液II”，公司在送貨單上標(biāo)明的產(chǎn)品名稱為“清洗液”，廠家填寫為“貝克曼”，其實(shí)這個產(chǎn)品是蘇州生產(chǎn)，廠家全稱為“貝克曼庫爾特實(shí)驗系統(tǒng)（蘇州）有限公司”。

1.3 供應(yīng)商送貨不及時

為我院供貨的150余家供應(yīng)商里，有70%的供應(yīng)商能按照醫(yī)院要求的時間送貨，但有30%的供應(yīng)商仍然存在一些問題，如沒有按照醫(yī)院采購方提出的送貨時間、送貨數(shù)量、送貨到達(dá)點(diǎn)等[3]，甚至于有些供應(yīng)商存在備貨不足的情形，導(dǎo)致不能如期送貨。如2014年4月8日，我院采購員通知供應(yīng)商供10件醫(yī)用膠片的計劃，要求供應(yīng)商于4月18日前送貨至庫房，但該公司28日才將貨送到醫(yī)院，導(dǎo)致放射科25號晚打電話告之膠片已用完，當(dāng)晚我部只好從兄弟醫(yī)院借膠片。如果該供應(yīng)商提前有備貨，則不會發(fā)生此類事件。

1.4 供應(yīng)商及銷售代表更換過勤

有些供應(yīng)商供貨不到1年就進(jìn)行公司更換，還有些供應(yīng)商不斷更換銷售代表，每次更換醫(yī)院都要重新審核資質(zhì)和建檔[4]，無形中加大了醫(yī)院對其管理的難度。我院出現(xiàn)這種情形最多的是銷售?？祁惡牟牡墓?yīng)商，如吻合器、特殊敷料等，在2014年度，公司在供貨期間進(jìn)行更換的有4家，同一公司更換銷售代表超過2次的有3家。

2 對策

2.1 加強(qiáng)供應(yīng)商法律法規(guī)培訓(xùn)，建立資質(zhì)證件專件檔案

具體做法：① 建立醫(yī)院供應(yīng)商群，重要信息傳群里共享，便于供應(yīng)商下載學(xué)習(xí)。如近2年，國家藥監(jiān)總局、國家衛(wèi)計委先后發(fā)布國務(wù)院650號令《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》，局6號令《醫(yī)療器械說明書和標(biāo)簽管理規(guī)定》，《消毒產(chǎn)品衛(wèi)生安全評價規(guī)定》等，將其發(fā)到群里，并將重要的條款給予了劃線，以引起重視；② 對每個供應(yīng)商進(jìn)行供貨分類（如植入類、消毒產(chǎn)品類、普通耗材類、口腔材料類、檢驗試劑類等）后建立資質(zhì)證件專件檔案，每個檔案列出目錄，內(nèi)容包括了證件名稱、證號、有效期等信息，以便日常查詢[5]。通過互動學(xué)習(xí)與規(guī)范供應(yīng)商行為，有力提高了醫(yī)院對醫(yī)用耗材管理的規(guī)范化程度。

2.2 規(guī)范供應(yīng)商送貨單格式

為保證產(chǎn)品的溯源性，針對不規(guī)范的送貨單，依照《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》中第三十二條的規(guī)定，制定了統(tǒng)一的送貨單格式，其內(nèi)容涵蓋了國家法規(guī)里規(guī)定的全部內(nèi)容。屬于一次性醫(yī)療器械，要求供應(yīng)商每次送貨提供加蓋供貨商印章的產(chǎn)品檢驗報告單，進(jìn)口產(chǎn)品提供報關(guān)單、屬于商檢的產(chǎn)品提供商檢報告等。

2.3 規(guī)定產(chǎn)品供貨時間和對供應(yīng)商進(jìn)行季度考核

以往大部分供應(yīng)商通過物流形式供貨到醫(yī)院，該方式易出現(xiàn)貨物送至庫房時，產(chǎn)品外箱已破損；拆箱驗貨時，發(fā)現(xiàn)票據(jù)與實(shí)物不符，甚至于產(chǎn)品數(shù)量、品規(guī)出錯等情況，加大了庫房工作難度。為維護(hù)雙方利益，針對醫(yī)用耗材的特殊性，我院對采購流程進(jìn)行了調(diào)整，由臨床隨需要隨時提交計劃的模式改為每月1～5號（特殊情形除外）提交申購計劃單，采購部門審核后統(tǒng)一采購。采購員在通知供應(yīng)商時，告之供應(yīng)商供貨時間和送貨地點(diǎn)，取消了省內(nèi)供應(yīng)商通過物流形式供貨而改為公司自行按期送貨至庫房，雙方當(dāng)場驗收，出現(xiàn)產(chǎn)品或票據(jù)等問題時，當(dāng)場處理[6]。同時，對供應(yīng)商日常表現(xiàn)進(jìn)行記錄，季度進(jìn)行考核，并制定了考核細(xì)則：

（1）品質(zhì)保證能力40分。① 凡與醫(yī)院有供貨關(guān)系的，必須簽訂“供應(yīng)商服務(wù)承諾書”、“購銷廉潔承諾書”；② 產(chǎn)品發(fā)生質(zhì)量問題一次扣2～10分；③ 未按醫(yī)院要求供貨，包括送貨單登記不齊、票據(jù)錯誤、一次性產(chǎn)品每次供貨超過2個以上的批次，且一次性產(chǎn)品檢驗報告未隨貨同行等發(fā)生1次扣2分。

（2）供貨情況30分。① 未按采購員提出的供貨時間送貨（一般5個工作日）發(fā)生1次扣5分；② 供應(yīng)商應(yīng)按采購員通知的產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量供貨。多送、少送均視為未按要求，發(fā)生1次扣2分。

（3）配合度（服務(wù)）30分。① 庫房在驗貨中，發(fā)生問題時，供應(yīng)商應(yīng)積極響應(yīng)。如產(chǎn)品不符合驗收標(biāo)準(zhǔn)，需要退貨、換貨等，供應(yīng)商未按庫房要求及時辦理的，發(fā)生1次扣2分；② 供應(yīng)商未按照醫(yī)院要求，對送貨單、票據(jù)沒有按照庫房要求按時開據(jù)的，發(fā)生1次扣2分；③ 所有產(chǎn)品都必須送達(dá)至庫房并按要求整齊擺放，違反1次扣2分；④ 產(chǎn)品在臨床使用中出現(xiàn)問題，甚至于因產(chǎn)品引發(fā)可疑醫(yī)療器械不良事件、醫(yī)療糾紛等，供應(yīng)商應(yīng)按醫(yī)院通知的時間來院處理，若供應(yīng)商不能積極配合妥善處理的，發(fā)生1次扣20～30分。

（4）年度評價。醫(yī)院每季度對供應(yīng)商進(jìn)行以上3方面考核，總分值為100分，等級按優(yōu)、良、中、差進(jìn)行。同時，每年開展一次供應(yīng)商總評價，4個季度總分的平均分值為年度評價值，凡年度評價值在85分以下的，視為差級，采購員將上報醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備委員會，經(jīng)委員會論證是否取消該供應(yīng)商供貨資格[7]。凡取消的供應(yīng)商以后不能在醫(yī)院里推銷任何產(chǎn)品和參加醫(yī)院組織的一切招投標(biāo)活動。

2.4 對于供應(yīng)商屢次更換等問題的處理

如果供應(yīng)商在1年內(nèi)更換公司或銷售人員頻繁，需查實(shí)原因，視情況進(jìn)行處理，必要時取消該供應(yīng)商供貨資格。

3 結(jié)論

我院近2年來針對供應(yīng)商存在的問題進(jìn)行認(rèn)真分析并采取了以上措施，使如今采購的各類醫(yī)用耗材質(zhì)量更為可靠，臨床使用更為規(guī)范、安全[8]。我院醫(yī)用耗材在管理水平上得到了主管部門的認(rèn)可，近年來也未發(fā)生過因醫(yī)用耗材質(zhì)量問題引發(fā)醫(yī)療事故。隨著我院規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)用耗材的采購與使用逐年增加，2013年全年采購各類醫(yī)用耗材2329萬元，2014年度采購3150萬元，2015年上半年采購2381萬元。每年采購量遞增最大的為檢驗試劑，2013年采購866萬元，2014年采購1253萬元，2015年上半年采購達(dá)998萬元，全年估計將采購檢驗試劑約2000萬元。只要繼續(xù)采取強(qiáng)有力的措施，不斷規(guī)范與加強(qiáng)醫(yī)院對供應(yīng)商的管理，定能充分保證各類醫(yī)用耗材質(zhì)量的可靠性和可追溯性，也能促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)用耗材管理真正邁向規(guī)范化軌道。

[1] 李萌.關(guān)于醫(yī)療器械采購管理問題分析[J].經(jīng)營管理者,2014, (25):66-67.

[2] 翟光明.采購與供應(yīng)商管理[M].北京:中國物資出版社,2009.

[3] 周云.采購成本控制與供應(yīng)商管理[M].北京:機(jī)械工業(yè)出版社,2006.

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[5] 朱紅秀.醫(yī)療器械資質(zhì)審核與效期控制[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2014,29(4):96-98.

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[7] 趙小惠,孫林巖.供應(yīng)商選擇模糊決策方法[J].工業(yè)工程,2002, (9):12-15.

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Discussion on the Standardization Management of Medical Consumable Suppliers

ZHU Hong-xiu
Department of Medical Equipment, Xindu District People’s Hospital of Chengdu, Chengdu Sichuan 610500, China

Through analysis of suppliers’ issues in supply of medical consumables, corresponding measures were taken accordingly in this paper so as to standardize the supplier management. As a result, procurement management of medical consumables in the hospital was more compliant to the relevant provisions of the state. And the quality of medical consumables was also guaranteed.

medical consumables; supplier management; consumable quality; procurement management

R197.39；R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2016.07.051

1674-1633(2016)07-0155-03

2015-08-21

2015-09-04

作者郵箱：469901101@qq.com