周 玥

(江南大學(xué)Food Bioscience編輯部 江蘇無(wú)錫214122)

電子郵件在學(xué)術(shù)期刊國(guó)際化背景下的重要性
——以Food Bioscience為例

周 玥

(江南大學(xué)Food Bioscience編輯部 江蘇無(wú)錫214122)

處理電子郵件對(duì)于高度國(guó)際化的學(xué)術(shù)期刊編輯部十分重要。結(jié)合Food Bioscience現(xiàn)狀，從編輯部?jī)?nèi)部的常規(guī)工作，以及編輯部與作者、評(píng)閱人、出版社聯(lián)系的各個(gè)環(huán)節(jié)出發(fā)，詳述了電子郵件在國(guó)際化編輯部工作中發(fā)揮的作用，探討了編輯在處理電子郵件時(shí)應(yīng)持有的態(tài)度和應(yīng)具備的素質(zhì)，列舉了幾類典型的電子郵件處理方式，并提出了處理電子郵件的一些建議和意見。在學(xué)術(shù)期刊國(guó)際化的背景下，只有認(rèn)真細(xì)致地處理好電子郵件，才能更好地促進(jìn)期刊的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

電子郵件 學(xué)術(shù)期刊 期刊國(guó)際化

在傳統(tǒng)的編輯出版行業(yè)中，學(xué)術(shù)期刊的組稿、投稿、審稿、校稿等環(huán)節(jié)都依賴于紙質(zhì)媒介。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展之初，電子郵件因其快捷、有效、經(jīng)濟(jì)的特點(diǎn)，成為期刊編輯部開展編輯出版工作的現(xiàn)代化工具。[1-2]但由于互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，電子郵件的這些功能很快被期刊各自的在線稿件處理系統(tǒng)所取代。然而，筆者根據(jù)近幾年在國(guó)際化期刊Food Bioscience(以下簡(jiǎn)稱FBIO)編輯部工作的經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，隨著期刊國(guó)際化程度的提高，電子郵件在編輯部日常工作中變得越來(lái)越重要。

筆者工作所屬的FBIO是Elsevier科技文獻(xiàn)出版發(fā)行集團(tuán)與江南大學(xué)合作所辦的食品類學(xué)術(shù)期刊，編輯部設(shè)在江南大學(xué)。期刊語(yǔ)言為英文，接收來(lái)自世界各地的稿件，編輯部的編輯和編委會(huì)成員均來(lái)自中外不同國(guó)家。由于這種國(guó)際化性質(zhì)，雖然編輯部應(yīng)用了Elsevier出版社的在線稿件處理系統(tǒng)Elsevier Editorial System(EES)，但作者群的國(guó)際化以及編輯部和編委會(huì)在時(shí)空上的松散結(jié)構(gòu)使電子郵件在編輯工作中的重要性再次凸顯。本文以FBIO為例，詳細(xì)闡述了電子郵件在編輯工作中的重要作用。

1 在與作者聯(lián)系中的重要性

如果說學(xué)術(shù)期刊的在線稿件處理系統(tǒng)是第一道“門戶”，電子郵件就是第二道“門戶”。[3]作者不論是出于對(duì)期刊的興趣還是在投稿中或投稿后有任何疑問，電子郵件都是他們主動(dòng)聯(lián)系編輯部的首選。在這個(gè)過程中，作者收到的電子郵件質(zhì)量的好壞將在很大程度上決定他們對(duì)期刊的印象。如果編輯部給予作者及時(shí)、詳細(xì)且禮貌的回復(fù)，能使其一定程度上感受到編輯部健康和有序的日常運(yùn)作。相反，如果作者的郵件長(zhǎng)時(shí)間得不到回復(fù)，或者回復(fù)內(nèi)容僅僅是敷衍了事，那么期刊在作者心目中的印象就會(huì)大打折扣。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，這會(huì)影響期刊在作者群中的口碑，甚至?xí)绊懙酵陡辶俊Ｔ谌粘９ぷ髦?，筆者經(jīng)常收到詢問稿件處理進(jìn)度的郵件。作者在發(fā)送這類郵件時(shí)，往往已等待了一段時(shí)日，內(nèi)心不免焦慮，而一封誠(chéng)懇有禮且詳述稿件處理情況的回復(fù)郵件，能給作者“吃一顆定心丸”，使稿件的評(píng)閱工作繼續(xù)順利進(jìn)行。筆者一般會(huì)以“Dear Dr.…”和“Sincerely yours”作為首次聯(lián)系的抬頭和信末禮貌語(yǔ)以示尊重，以“Thank you so much for your recent submission to our journal.”和“Please feel free to contact me if you have any other questions.”作為正文的起始和結(jié)尾，力求讓收件人感受到編輯部的誠(chéng)意。

此外，電子郵件還是編輯部進(jìn)行組稿的有力工具，可方便快捷地向作者群發(fā)出約稿邀請(qǐng)。但根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，不建議以大規(guī)模群發(fā)形式的郵件約稿，因?yàn)檫@種形式類似于群發(fā)垃圾郵件，是對(duì)收件人的不尊重和打擾，更會(huì)影響期刊在作者群中的聲譽(yù)。建議針對(duì)特定的潛在作者發(fā)出約稿邀請(qǐng)函，對(duì)比較熟悉的作者還可以配合電話方式進(jìn)行約稿。

2 在編輯部?jī)?nèi)部常規(guī)工作中的重要性

對(duì)于像FBIO這種時(shí)空結(jié)構(gòu)極為松散的編輯部來(lái)說，一年中能面對(duì)面討論和開會(huì)的機(jī)會(huì)屈指可數(shù)，所以日常工作中遇到需要通知、探討或解決的事宜時(shí)，基本都需要通過電子郵件來(lái)聯(lián)絡(luò)。如：討論問題稿件并及時(shí)解決問題；解答編輯在在線稿件處理系統(tǒng)使用中遇到的具體問題；通報(bào)近期期刊發(fā)展所取得的成績(jī)并討論和收集各類意見和建議等。

除日常工作外，F(xiàn)BIO近期的編委會(huì)換屆工作也是完全依賴于電子郵件完成的。首先由主編起草一封正式的電子信函，內(nèi)容包括：告知編委會(huì)換屆事宜，提出對(duì)下一屆編委會(huì)成員的期望和要求，詢問收件人是否愿意繼續(xù)留任編委會(huì)。然后編輯部將該信函群發(fā)至原來(lái)的編委會(huì)成員，在收到回復(fù)后進(jìn)行整理統(tǒng)計(jì)，就得到了新一屆的編委會(huì)名單。

由于國(guó)際化期刊的編輯和編委不常見面，每年在重大節(jié)日來(lái)臨之時(shí)，編輯部也應(yīng)以電子郵件的方式給每一位編委發(fā)送祝福，以加強(qiáng)交流，加深彼此感情。

3 在與評(píng)閱人聯(lián)系中的重要性

國(guó)際上，同行評(píng)議工作是在眾多研究者的奉獻(xiàn)精神和道德自律的基礎(chǔ)上完成的。研究者們知道自己每年得以發(fā)表文章是由于有同行愿意為自己的文章進(jìn)行免費(fèi)評(píng)閱，所以他們也愿意付出相同的勞動(dòng)來(lái)幫助其他同行。評(píng)閱稿件在國(guó)際科研領(lǐng)域完全是一項(xiàng)義務(wù)勞動(dòng)，而對(duì)于學(xué)術(shù)期刊來(lái)說，優(yōu)質(zhì)的評(píng)閱人稱得上是最寶貴的資源之一。因此，對(duì)于評(píng)閱人發(fā)來(lái)的電子郵件，編輯部應(yīng)認(rèn)真及時(shí)地給予回復(fù)。筆者在回復(fù)評(píng)閱人的電子郵件時(shí)，一般都會(huì)首先寫上“Thank you so much for accepting our reviewer invitation.”，以感謝其同意評(píng)閱。

評(píng)閱人發(fā)給編輯部的郵件，最常見的主要有以下幾種內(nèi)容：①登錄稿件處理系統(tǒng)時(shí)遇到困難，這需要編輯盡快幫助解決，在必要時(shí)需聯(lián)系技術(shù)人員。②評(píng)閱人通知編輯部，由于不可抗力，其評(píng)閱工作將不能完成或需要延期完成。對(duì)于不能完成的，編輯應(yīng)感謝其來(lái)信通知，并盡快邀請(qǐng)新的評(píng)閱人代替；對(duì)于需要延期完成的，編輯應(yīng)告知是否同意延期及具體原因。③評(píng)閱人在評(píng)閱過程中發(fā)現(xiàn)自己與稿件作者存在利益沖突，故來(lái)信謝絕評(píng)閱。對(duì)于此種情況，評(píng)閱人的坦誠(chéng)和自律應(yīng)受到贊賞。

4 在與出版社聯(lián)系中的重要性

FBIO出版社是地處海外的Elsevier出版集團(tuán)，對(duì)于這種編輯部和出版社分處兩地，甚至分處兩國(guó)的情況，電子郵件也成為兩者聯(lián)系的重要紐帶。以FBIO為例，兩者聯(lián)系的常見內(nèi)容包括：出版社給編輯提供在線稿件處理系統(tǒng)的使用方法培訓(xùn)；出版社將最新政策及稿件處理系統(tǒng)的新功能等通知編輯；編輯在工作中將稿件處理系統(tǒng)存在的問題反饋給出版社；就技術(shù)難題求助技術(shù)人員，并向出版社索取期刊運(yùn)行情況的相關(guān)數(shù)據(jù)信息等。

5 處理電子郵件的幾點(diǎn)建議和注意事項(xiàng)

在編輯工作中要處理好電子郵件，首先在態(tài)度上要深化責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，想人之所想，急人之所急，[4-5]切實(shí)做到及時(shí)、認(rèn)真、耐心、仔細(xì)地回復(fù)。其次，除了專業(yè)英語(yǔ)的學(xué)習(xí)，還要多練習(xí)商務(wù)英語(yǔ)的寫作，在電子郵件中，多采用情態(tài)動(dòng)詞使行文更禮貌。為了方便收件人閱讀和回復(fù)郵件，應(yīng)做到一封郵件只寫一件事，避免將多件事寫在同一封信中，并且要合理使用好郵箱的抄送和暗送功能。而為了方便收件人查找郵件，郵件主題要寫得清楚明了，特別是重要郵件，不建議使用回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)生成的主題。此外，要保證網(wǎng)絡(luò)暢通，應(yīng)注意定期查看郵箱存儲(chǔ)空間是否不足，定期備份重要郵件。

6 結(jié) 語(yǔ)

在互聯(lián)網(wǎng)蓬勃發(fā)展的今天，電子郵件已經(jīng)不再是新鮮事物，而對(duì)于作者群、讀者群、編輯編委群在時(shí)空上高度分散的國(guó)際化學(xué)術(shù)期刊來(lái)說，電子郵件在編輯工作中的重要性已變得日益顯著。只有以精益求精的態(tài)度，認(rèn)真細(xì)致地處理好每一封電子郵件，才能更好地促進(jìn)期刊的有序運(yùn)作，為期刊的良性發(fā)展、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展加油助力。

［1］ 黃仲一，李志偉. 電子郵件在學(xué)術(shù)期刊編輯工作中的應(yīng)用[J]. 泉州師范學(xué)院學(xué)報(bào)：自然科學(xué)，2001，19(6)：116-118.

［2］ 熊春茹. 電子郵件——期刊編輯出版現(xiàn)代化建設(shè)的有效工具[J]. 學(xué)報(bào)編輯論叢(第8集)，1999(00)：247-249.

［3］ 賴一郎. 從自動(dòng)回復(fù)郵件透視學(xué)術(shù)期刊應(yīng)對(duì)數(shù)字出版的心態(tài)與對(duì)策[J]. 編輯之友，2011(4)：43-45.

［4］ 馬丹丹，朱麗娜，曹暉，等. 編輯素養(yǎng)及其在促進(jìn)期刊國(guó)際化進(jìn)程中的重要性[J]. 編輯學(xué)報(bào)，2014(S1)：S167-S168.

［5］ 謝群. 學(xué)術(shù)期刊國(guó)際化與編輯素養(yǎng)探析[J]. 今傳媒，2013(5)：124-125.

The Importance of Electronic Mail for Editorial Offices of Internationalized Academic Journals

ZHOU Yue
(Editorial Office of Food Bioscience，Jiangnan University，Wuxi 214122，Jiangsu Province，China)

Electronic mail processing is very important for editorial offices running highly internationalized academic journals.Taking the editorial office of Food Bioscience as an example，detailed importance of electronic mail processing was pointed out.Electronic mail is quite useful for every aspect of the editorial work，including editors’ daily editing work and communications among authors，editors，board members，reviewers and colleagues in the publishing house.In this paper，positive attitudes and basic qualities which an editor should possess when processing electronic mails were discussed.Methods of dealing with some typical electronic mails were introduced.Meanwhile，some opinions and suggestions for electronic mail handling were listed for other editors’ reference.It points out that during the internationalization process of academic journals，electronic mails must be carefully and earnestly handled，so that the journals may have a long-term success.

electronic mail；academic journal；journal internationalization

G232

：A

：1006-8945(2016)04-0094-03

2016-03-16