傳統(tǒng)辦公方式與無(wú)紙化辦公之比較

李菡

(四川蜀能電力有限公司，四川 成都 610052)

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傳統(tǒng)辦公方式與無(wú)紙化辦公之比較

李菡

(四川蜀能電力有限公司，四川 成都 610052)

公文收發(fā)管理，處于傳統(tǒng)辦公方式(即紙質(zhì)文件)與無(wú)紙化辦公方式的過(guò)渡期間。新型的網(wǎng)絡(luò)化辦公開(kāi)始向傳統(tǒng)的“公文往返式”辦公方式提出挑戰(zhàn)，方便、快捷的電子政務(wù)也逐步得以推廣，并迅速地在全球范圍內(nèi)掀興起一股“無(wú)紙化辦公”的新潮流。本文就傳統(tǒng)辦公方式的利弊與無(wú)紙化辦公的利弊進(jìn)行幾點(diǎn)比較。

傳統(tǒng)辦公；無(wú)紙化辦公；比較

1 概述

1.1 傳統(tǒng)辦公方式(即紙質(zhì)文件)

“紙質(zhì)文件”是指以紙張為載體的一種檔案類型。如保存收留的圖紙、戶籍、賬目、家譜、手稿、賬本等原稿。紙質(zhì)文件首先誕于我國(guó)，東漢時(shí)期就已開(kāi)始用紙張書寫文件。東晉末年，桓玄代晉自立，他在詔令中說(shuō)：“古無(wú)紙，故用簡(jiǎn)，非主于敬也。今諸用簡(jiǎn)者，皆以黃紙代之?！贝撕蠹堎|(zhì)文件起始廣泛于神州大地。

1.2 無(wú)紙化辦公(以O(shè)A系統(tǒng)為例)

OA系統(tǒng)通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了虛擬的協(xié)同工作平臺(tái)，使各部門可以對(duì)辦公事務(wù)和公文進(jìn)行全面、完善的協(xié)同管理，提高了信息交流的效率和共享程度，相對(duì)傳統(tǒng)的工作方式，大大提高了辦公效率，減輕了工作負(fù)擔(dān)，節(jié)省了辦公費(fèi)用，從而實(shí)現(xiàn)了辦公無(wú)紙化、信息共享化、決策科學(xué)化。

2 兩者優(yōu)點(diǎn)比較

2.1 傳統(tǒng)辦公方式(即紙質(zhì)文件)

紙質(zhì)文件從誕生起流傳至今，在中華文化保留與傳承上做出了巨大貢獻(xiàn)。對(duì)于紙質(zhì)文件的優(yōu)點(diǎn)，從文化歷史角度來(lái)講，文獻(xiàn)、名著、史記、包括許多具有重大參考價(jià)值的歷史巨作都依靠紙質(zhì)媒介被保存下來(lái)。從實(shí)際應(yīng)用角度來(lái)講，尤其是手寫原稿類文件，被篡改的幾率大大低于電子輸入類文檔。紙質(zhì)文件其可依據(jù)性和可考性是任何模式的文件形式所不能同類而語(yǔ)的。

2.2 無(wú)紙化辦公(以O(shè)A系統(tǒng)為例)

通過(guò)OA系統(tǒng)處理收發(fā)文件及共享信息資源可以節(jié)省大量紙張，降低辦公成本。領(lǐng)導(dǎo)可直接在OA系統(tǒng)上閱讀、審批和修訂電子文件，并保留閱讀和修改的痕跡，解決了過(guò)去因反復(fù)修改文件草稿而浪費(fèi)大量紙張的問(wèn)題；而且，電子文件在OA系統(tǒng)上可同時(shí)向多人傳閱，縮短了文件傳閱的周期，杜絕了紙質(zhì)文件丟失的可能性。員工可通過(guò)OA系統(tǒng)及時(shí)了解最新信息，有利于部門之間的溝通與合作。OA系統(tǒng)上強(qiáng)大的條件檢索功能為員工快速查找文件資料提供了極大的便利，解決了過(guò)去花費(fèi)大量時(shí)間翻查紙質(zhì)文件的問(wèn)題，從而提高搜集文件資料的效率。在OA系統(tǒng)上處理的流程步驟都留有審批痕跡，具有可追溯性，方便日后的查閱和管理。

3 兩者缺點(diǎn)比較

3.1 傳統(tǒng)辦公方式

紙質(zhì)文件的內(nèi)容不易轉(zhuǎn)移。尤其是大量篇幅的資料文件，如想翻新或平移只能借助現(xiàn)代化硬件設(shè)備；其次，紙質(zhì)文件需要連帶載體一同保護(hù)。紙質(zhì)文件的載體是紙張，在保護(hù)該類文件時(shí)重要的是對(duì)紙張的保護(hù)；此外，便利性差，紙質(zhì)文件需要手工分類，按部、按卷收藏，需要檢索陳舊資料時(shí)成本高昂；除此之外，其原件具有限制性，會(huì)因?yàn)榈赜蚝涂臻g的阻隔而難以實(shí)現(xiàn)即時(shí)所需；最后，紙質(zhì)文件傳遞速度慢、共享性低成為其被電子文件在現(xiàn)實(shí)應(yīng)用中大幅取代的原因之一。

3.2 無(wú)紙化辦公

到目前為止，所有的電子媒介都不可避免地會(huì)受物理和化學(xué)因素的影響產(chǎn)生質(zhì)變，都存在有一天文件無(wú)法被打開(kāi)的危險(xiǎn)。從電腦儲(chǔ)存技術(shù)和形式極度快速更新的情況看，任何現(xiàn)有的保險(xiǎn)系數(shù)非常大的新的存儲(chǔ)介質(zhì)，都有可能被迅速地淘汰，往往無(wú)法被新的格式所支持，從而難以讀出現(xiàn)有的文檔。誰(shuí)能想象幾十年、幾百年、幾千年后又會(huì)發(fā)生怎樣的變化。電子文檔的安全性，更是倍受關(guān)注。一個(gè)人辛勤付出勞動(dòng)成果，而別人只要用一個(gè)U盤，加一個(gè)命令就可以輕而易舉斬獲。在無(wú)紙化運(yùn)作的過(guò)程，別有用心者只要一個(gè)電子郵件或者一個(gè)小小的U盤就可以將一個(gè)酒店的商業(yè)或者人事機(jī)密，泄漏出去；甚至有的酒店出現(xiàn)個(gè)別管理人員離職時(shí)將辦公電腦中文檔全部刪除而導(dǎo)致客戶資料、管理資料流失的情況。電子文稿無(wú)法完全取代紙質(zhì)文件，許多上傳下達(dá)的請(qǐng)示、批復(fù)、通知等公文都仍然需要以紙質(zhì)形式打印出來(lái)，蓋上公章、領(lǐng)導(dǎo)簽字然后才能生效。用以證明其文的真實(shí)性，有效性。而電子文檔極有可能變?yōu)橐恍﹦e有用心者的造假夢(mèng)提供美妙的溫床。

紙質(zhì)文件和電子文件都有它們各自無(wú)法克服的缺點(diǎn)，因此現(xiàn)階段無(wú)法完全舍棄其中某種文件形式，也無(wú)法完全依靠某種文件形式保管信息。通過(guò)觀察和分析不難發(fā)現(xiàn)，在某些情況下紙質(zhì)文件的優(yōu)點(diǎn)會(huì)成為缺點(diǎn)，而這時(shí)恰恰可以通過(guò)電子文件的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行彌補(bǔ)，所以筆者認(rèn)為電子文件和紙質(zhì)文件有其共存的必要性。

紙質(zhì)文件一旦印刷或者寫完就難以修改，如此可避免信息受損，很好的體現(xiàn)了檔案的原始記錄性和真實(shí)性。但當(dāng)人們?cè)谔幚硇畔⒌倪^(guò)程中，經(jīng)常需要對(duì)內(nèi)容進(jìn)行不斷的修改以達(dá)到更好的效果時(shí)，紙質(zhì)文件難以被修改的“優(yōu)點(diǎn)”反而成了缺點(diǎn)，此時(shí)電子文件易于修改、便于操作的優(yōu)點(diǎn)恰好可以進(jìn)行彌補(bǔ)。但也正是由于電子文件易被修改的特點(diǎn)，如果它不能得到很好的保護(hù)，就很可能受到非法入侵，致使文件被惡意修改、信息的真實(shí)性受損。

同理，電子文件的易于復(fù)制性使人們可以方便地通過(guò)復(fù)制實(shí)現(xiàn)信息共享。但當(dāng)文件涉及個(gè)人隱私或商業(yè)秘密時(shí)，如果文件被復(fù)制將造成隱私暴露或商業(yè)泄密等情況，這都是不利的一面。針對(duì)這種情況，一個(gè)比較有效的措施就是做好備份，備份往往是將電子文件打印成紙質(zhì)文件進(jìn)行保存和歸檔整理。如此一來(lái)，我們也就不難理解電子文件和紙質(zhì)文件相互補(bǔ)充，互利共存的必要性了。

李菡(1985-)，女，漢族，四川人，助理政工師，大學(xué)本科，四川蜀能電力有限公司，公文管理。

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