高利華

(中國(guó)電建集團(tuán)北京勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司，北京　100024)

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不同管理軟件運(yùn)行下水電工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案管理的探討

高利華

(中國(guó)電建集團(tuán)北京勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司，北京100024)

摘要：結(jié)合水電工程設(shè)計(jì)檔案管理工作中的實(shí)際情況，針對(duì)實(shí)際工作中應(yīng)用的清華紫光檔案管理系統(tǒng)和理正檔案管理系統(tǒng)中的不同特點(diǎn)，以及對(duì)檔案管理的不同要求，說(shuō)明不同檔案管理軟件在促進(jìn)科技檔案管理水平提升的同時(shí)，也要求與之相對(duì)應(yīng)的管理方法。關(guān)鍵詞：清華紫光；理正管理系統(tǒng)；水電工程；科技檔案；檔案管理

檔案是企業(yè)發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的軌跡，其中的科技檔案更是一個(gè)企業(yè)技術(shù)實(shí)力的證明。不同的檔案管理軟件，在促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化管理的過(guò)程中，具有不可替代的作用。

隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，檔案的管理模式也由傳統(tǒng)的手工管理逐漸被自動(dòng)化、信息化、數(shù)字化管理模式所取代。各種檔案管理軟件也應(yīng)運(yùn)而生，這些檔案管理軟件，不僅使檔案管理從管理模式上改變了檔案管理的方法，也讓檔案管理的查詢、檢索、利用更便捷。雖然各單位運(yùn)用的管理軟件不同，但目的都是為提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。

清華紫光檔案管理系統(tǒng)是針對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)過(guò)程中的收集、整編、管理、保存和利用提供必需的自動(dòng)化、智能化的管理手段，為檔案規(guī)范化管理提供支持。而理正管理系統(tǒng)是針對(duì)一個(gè)企業(yè)，采用分層化架構(gòu)，包含從業(yè)務(wù)組建、數(shù)據(jù)管理、管理運(yùn)行、系統(tǒng)集成的多個(gè)方面，實(shí)現(xiàn)了“全局規(guī)劃、整體集成、用戶主控、隨需而變”的信息化管理，流程的最后到產(chǎn)品歸檔，檔案管理系統(tǒng)只是理正管理系統(tǒng)其中的一個(gè)部分[1-3]。

水電設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案管理，有其獨(dú)特的特點(diǎn)?；谄髽I(yè)信息化管理的需要，檔案管理也需轉(zhuǎn)變管理方式，由原來(lái)單一地使用清華紫光檔案管理系統(tǒng)，過(guò)渡到和理正檔案管理系統(tǒng)并行的運(yùn)行模式，2種不同的檔案管理軟件側(cè)重點(diǎn)不同，要求檔案管理人員盡快適應(yīng)，以便更好地適應(yīng)工作需求。

1清華紫光檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

清華紫光的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)已積累了20余年的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)過(guò)程中的收集、管理、保存和利用可做到無(wú)縫對(duì)接，架構(gòu)成熟，易于集成，運(yùn)行穩(wěn)定，加大了檔案管理的規(guī)范化、自動(dòng)化、信息化、智能化的進(jìn)程。

系統(tǒng)支持在線移交、在線收集、離線采集等多種檔案收集方式，可提供多種整理模式，可滿足不同單位的檔案整編需求，靈活快捷的著錄方式，自動(dòng)排序、編號(hào)，并能生成多種用途的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，滿足不同條件下的查詢需求，實(shí)現(xiàn)了檔案管理過(guò)程的自動(dòng)化及智能化。

紫光檔案管理系統(tǒng)有強(qiáng)大的查詢功能，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來(lái)，查詢方便快捷，更便于檔案的調(diào)取利用。同時(shí)，系統(tǒng)提供的各種報(bào)表，不僅能滿足查詢需要，也更方便檔案管理的需求，這些便利也是紫光系統(tǒng)在多年不斷的升級(jí)換代中，逐步實(shí)現(xiàn)的。

2理正管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

理正管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)平臺(tái)基于SOA(面向服務(wù)的體系結(jié)構(gòu))的思想，采用分層化架構(gòu)，模塊化驅(qū)動(dòng)，可以在較短的時(shí)間內(nèi)構(gòu)建起大型的復(fù)雜業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。還可以將企業(yè)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)，管理模塊依據(jù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)的不同需要，進(jìn)行有效的整合，形成企業(yè)統(tǒng)一的信息管理體系。

在水電工程設(shè)計(jì)流程中，到檔案管理階段已經(jīng)是所有任務(wù)流轉(zhuǎn)管理的最后一環(huán)，檔案歸檔完成，這個(gè)任務(wù)的管理才算閉合結(jié)束。所以在理正的整體管理系統(tǒng)中，檔案管理只是其中的一個(gè)管理模塊。

基于理正管理系統(tǒng)中對(duì)任務(wù)流轉(zhuǎn)管理的強(qiáng)大功能，可以讓檔案的歸檔收集變得更加容易和全面，因?yàn)樗性诠芾硐到y(tǒng)中生成的產(chǎn)品，最后的歸口就是歸檔。這樣也讓專(zhuān)業(yè)人員明確了歸檔的義務(wù)，減少了檔案人員收集歸檔的工作量，同時(shí)也提高了電子文件歸檔率，加強(qiáng)了檔案的規(guī)范化管理。

3從水電工程設(shè)計(jì)企業(yè)的特點(diǎn)看檔案管理的獨(dú)特之處

(1) 水電工程設(shè)計(jì)的周期比較長(zhǎng)，地域跨度大。一個(gè)電站的設(shè)計(jì)從最初的規(guī)劃論證、可行性工程研究，到最后的施工設(shè)計(jì)，往往要經(jīng)歷許多年，這么長(zhǎng)的時(shí)間里，人員流動(dòng)大，而且電站的具體地點(diǎn)和設(shè)計(jì)地點(diǎn)相距很遠(yuǎn)，現(xiàn)場(chǎng)基本沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，造成許多應(yīng)歸檔的素材丟失，使檔案的完整性降低。

(2) 水電工程項(xiàng)目的核心工作是設(shè)計(jì)，但這設(shè)計(jì)又涉及許多專(zhuān)業(yè)，集中了地質(zhì)勘探、測(cè)量、水文、規(guī)劃、水保、環(huán)保、移民、水工、機(jī)電、金屬結(jié)構(gòu)、施工、概算等多個(gè)專(zhuān)業(yè)的集體成果。要求檔案管理人員，不僅要有豐富的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還需要對(duì)水電工程建設(shè)各專(zhuān)業(yè)有一定的了解，在接收和驗(yàn)收歸檔材料的時(shí)候，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，補(bǔ)充不足，使歸檔的檔案素材更完整齊全。

(3) 水電工程設(shè)計(jì)具有半經(jīng)驗(yàn)半理論的特性，相似條件下的工程類(lèi)比和借鑒，可以使設(shè)計(jì)工作事半功倍。這就要求檔案管理要有強(qiáng)大的查詢功能，不僅能精確查找，還要能模糊檢索，對(duì)于檔案庫(kù)中已經(jīng)存在的相關(guān)資料，能方便索引到具體案卷，在為專(zhuān)業(yè)人員提供利用的同時(shí)，也讓檔案“動(dòng)起來(lái)”，提高科技檔案的利用率。

4不同管理軟件對(duì)水電工程設(shè)計(jì)檔案管理的改善

(1) 清華紫光是一款專(zhuān)業(yè)的企業(yè)檔案管理軟件，具有很強(qiáng)的查詢檢索功能，靈活方便的錄入方式，自動(dòng)排序、編號(hào)，可以生成滿足不同用途的各種報(bào)表。但系統(tǒng)不能保證歸檔的完整性，所有的案卷、文件信息都需要手動(dòng)錄入、建立，無(wú)法提示應(yīng)該歸檔的內(nèi)容，相對(duì)應(yīng)電子文件需要獨(dú)立管理。但作為專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，它強(qiáng)大的模糊查詢功能，為檔案的利用提供了極大的便利。

清華紫光檔案管理系統(tǒng)的出現(xiàn)，讓檔案管理從純手動(dòng)的、人工式管理模式，進(jìn)入到信息化、自動(dòng)化的管理模式，促進(jìn)檔案管理的升級(jí)，引領(lǐng)企業(yè)檔案管理步入計(jì)算機(jī)時(shí)代。

(2) 在理正強(qiáng)大的MIS(管理信息系統(tǒng))中，實(shí)現(xiàn)了水電工程設(shè)計(jì)企業(yè)中對(duì)項(xiàng)目管理的全面覆蓋，可以看到項(xiàng)目進(jìn)展的每一個(gè)階段、完成工作的具體人員情況，方便項(xiàng)目管理的同時(shí)，也讓檔案的收集歸檔，變得更加明確。每一個(gè)任務(wù)的最后結(jié)點(diǎn)就是歸檔與否，這樣讓檔案管理人員也明確需要接收的資料，沒(méi)有檔案專(zhuān)業(yè)人員的接收，歸檔工作就沒(méi)有完成，項(xiàng)目任務(wù)也就沒(méi)有完成。而且在MIS中，電子文件一并上傳，在提高歸檔的紙質(zhì)產(chǎn)品的同時(shí)，讓電子文件的歸檔率大幅提升。

在MIS中，每一個(gè)任務(wù)進(jìn)展都實(shí)現(xiàn)了可追溯，這樣讓檔案管理中的“誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)歸檔”這一辦法得到體現(xiàn)，明確到了具體的每個(gè)歸檔責(zé)任人，提高了檔案的歸檔率。電子文件在MIS中的流轉(zhuǎn)，可以保證歸檔版本為最終版本的準(zhǔn)確性，避免了歸檔產(chǎn)品紙質(zhì)版和電子版的不同。

由于歸檔產(chǎn)品是在MIS中產(chǎn)生的，對(duì)于檔案管理中的核心工作整編來(lái)說(shuō)，有許多便利之處。首先是減少了許多人工錄入的信息，整編中需要的名稱、項(xiàng)目、階段、編制時(shí)間，編制人等信息，都可以從MIS中帶入，減少錄入工作量的同時(shí)，也提高了案卷、文件信息的準(zhǔn)確性。而且相應(yīng)的電子文件不需要再上傳，的確可以減少許多整編的工作量。

5對(duì)水電工程設(shè)計(jì)檔案管理的建議

(1) 發(fā)揮MIS的強(qiáng)大功效，整合理正檔案管理模塊的功能，讓設(shè)計(jì)產(chǎn)品最后的閉合真正是在檔案歸檔驗(yàn)收之后，這樣就能大大提高檔案的歸檔率，同時(shí)也會(huì)時(shí)時(shí)提醒設(shè)計(jì)人員產(chǎn)品的最后歸口應(yīng)該在哪里，將“誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)負(fù)責(zé)”的歸檔理念深入人心。

(2) 加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高自身的業(yè)務(wù)水平。無(wú)論是那一種管理應(yīng)用軟件，都需要人來(lái)操作和運(yùn)用，如果不能正確使用軟件，再完善的管理理念和強(qiáng)大的管理功能也無(wú)法發(fā)揮出來(lái)。這種培訓(xùn)不光是軟件運(yùn)用的學(xué)習(xí)，還要加強(qiáng)對(duì)不同軟件邏輯理念和管理平臺(tái)的了解，只有深入認(rèn)識(shí)了解，才能從思想上轉(zhuǎn)變以往老的管理模式，讓新的管理理念貫徹到實(shí)際工作中。

檔案管理人員要及時(shí)更新管理理念，讓不同的管理軟件發(fā)揮出更大的效果。清華紫光檔案管理系統(tǒng)一開(kāi)始也不是每個(gè)人都可以接受和熟練運(yùn)用的，也是在逐步的使用過(guò)程中認(rèn)識(shí)到其強(qiáng)大的功能。理正管理系統(tǒng)檔案管理模塊的推廣應(yīng)用，也是有一個(gè)讓人逐漸認(rèn)知的過(guò)程，這一過(guò)程需要檔案管理人員的密切配合，促進(jìn)其功能的進(jìn)一步整合，滿足檔案管理的同時(shí)，更好地發(fā)揮其獨(dú)特的管理功能。

(3) 檔案管理要充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的信息化功能，促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)收集歸檔工作的管理，增加了催收、提醒、確認(rèn)的渠道，讓溝通變得更便利。對(duì)于長(zhǎng)時(shí)間出差在工地的設(shè)計(jì)人員，也可以利用網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)查找想利用的資料，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)身份的確認(rèn)系統(tǒng)，方便網(wǎng)上借閱。

(4) 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全和身份權(quán)限的監(jiān)管，防止科技檔案泄密的發(fā)生。充分利用MIS信息管理系統(tǒng)中身份、權(quán)限的管理，強(qiáng)化科技檔案網(wǎng)絡(luò)利用權(quán)限的審批，在保障科技檔案安全的前提下，充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利條件，讓科技檔案發(fā)揮其更大的作用。

隨著管理信息系統(tǒng)的成熟運(yùn)行，可以推進(jìn)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)象還都是以紙質(zhì)檔案為主，隨著信息化進(jìn)程的普及，數(shù)字化、電子化的無(wú)紙質(zhì)電子產(chǎn)品會(huì)越來(lái)越多，對(duì)電子檔案管理也需更加深入、細(xì)致。加強(qiáng)電子檔案的收集、整編、利用，做好電子檔案的監(jiān)管工作，讓檔案管理逐步適應(yīng)數(shù)字化管理的需求。

6結(jié)語(yǔ)

檔案管理無(wú)論采用何種管理軟件，都應(yīng)在熟練掌握和運(yùn)用這些管理軟件的同時(shí)，強(qiáng)化自身管理水平的提升。功能強(qiáng)大的管理軟件，也需要熟練的運(yùn)用，才能發(fā)揮其具大的管理功能。隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化程度的普及，科技檔案管理也應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變以往的管理模式，更新科技檔案管理的理念，加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)科技檔案快捷、便利、安全地利用。

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Study on Design Archive Management of Hydropower Project under Application of Different Management Software

GAO Lihua

(Beijing Engineering Corporation Limited, Beijing100024, China)

Abstract:In combination of the actual conditions of the archive management of the hydropower engineering design as well as aiming at different characteristics in application and different requirements on archive management of both UNIS and Lizheng archive management systems, corresponding management methods are required while different archive management software promotes the improvement of the technical archive management level. Key words:UNIS; Lizheng hydropower engineering; technical archive; archive management

文章編號(hào)：1006—2610(2016)03—0085—03

收稿日期：2015-11-30

作者簡(jiǎn)介：高利華(1967- )，女，山東省夏津縣人，副研究館員，從事水電工程設(shè)計(jì)檔案整編工作.

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

DOI:10.3969/j.issn.1006-2610.2016.03.023