劉麗平

目前市面上有種類繁多的檔案管理軟件，雖然基本功能都大同小異，但仔細(xì)比較，各種檔案管理軟件在設(shè)計(jì)上各有千秋。

1 筆者使用的不同檔案管理軟件比較

1997年開始使用原煤炭部推行的Dos版檔案管理軟件，這款軟件在Dos界面下操作，需要使用Dos命令操作軟件，要牢記各種命令，使用起來不但麻煩，而且功能十分單一，只能進(jìn)行檔案的初級(jí)錄入和簡(jiǎn)單檢索查詢，目錄打印等工作都無法實(shí)現(xiàn)。2002年引進(jìn)原煤炭部與博陽(yáng)公司聯(lián)合開發(fā)的GE2000好易檔案管理軟件，這套單機(jī)條目版的檔案管理軟件在Windows98操作系統(tǒng)（也適用于后來的WindowsXP操作系統(tǒng)）中運(yùn)行，進(jìn)一步提高了軟件的穩(wěn)定性和簡(jiǎn)便性，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置、檔案檢索、各種目錄的打印非常便利，可以實(shí)現(xiàn)一次錄入、多次輸出的目的。2012年以來，開始使用量子公司局域網(wǎng)版檔案管理軟件系統(tǒng)，這套檔案管理軟件在WindowsXP操作系統(tǒng)中運(yùn)行，可以把檔案全文掃描掛接進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)所有掛接進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的檔案資料的全文檢索，對(duì)檔案的查閱利用特別方便，可以不用去庫(kù)房取檔案實(shí)物來提供檔案信息的拷貝、傳送、打印等利用服務(wù)。

2 檔案管理軟件設(shè)計(jì)的優(yōu)點(diǎn)

2.1 強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)和表格設(shè)計(jì)功能。如博陽(yáng)公司的GE2000好易系列檔案管理軟件，其特別突出的一項(xiàng)功能就是軟件使用人員可以根據(jù)自己的需要，隨意地設(shè)計(jì)、更改檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)、字段名稱類型和各種檢索目錄的格式，而且非軟件專業(yè)人員設(shè)置起來也非常方便，不需要特別專業(yè)的知識(shí)就能很容易地掌握，這非常有利于及時(shí)適應(yīng)檔案工作的要求和隨心所欲設(shè)置打印各種檢索目錄，極大地方便了用戶的使用。

2.2 強(qiáng)大的數(shù)據(jù)排序功能。如量子公司的PDE系列檔案管理軟件的排序功能十分強(qiáng)大。界面簡(jiǎn)單，操作方便，對(duì)于輸入軟件系統(tǒng)的各個(gè)條目，在條目列表時(shí)就可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的任意字段，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊來實(shí)現(xiàn)自動(dòng)排序，這個(gè)對(duì)檔案的查詢和目錄的打印非常有用，不像有些軟件，需要在菜單中先選擇數(shù)據(jù)排序字段，進(jìn)行相關(guān)操作后才能進(jìn)行排序，程序上麻煩多了。

3 檔案管理軟件設(shè)計(jì)的不足

3.1 局域網(wǎng)版軟件操作程序麻煩。首先，局域網(wǎng)版的檔案管理軟件數(shù)據(jù)存放在一臺(tái)配置較高的主機(jī)（俗稱“工程機(jī)”）上，這臺(tái)主機(jī)采用的是專業(yè)的操作系統(tǒng)（Windows Server 2003），這不同于平時(shí)用的WindowsXP操作系統(tǒng)，單是開關(guān)機(jī)就較一般電腦時(shí)間要長(zhǎng)得多。不僅如此，使用這種操作系統(tǒng)的電腦“開機(jī)要輸密碼、關(guān)機(jī)要選理由”，不選關(guān)機(jī)理由都關(guān)不了機(jī)，很麻煩。其次，從開機(jī)到啟動(dòng)檔案管理軟件程序需要輸入數(shù)次不同的賬號(hào)密碼：比如我們用的這種軟件，開機(jī)啟動(dòng)電腦后，需要先按Ctrl+Alt+Delete組合鍵，輸入一次賬號(hào)密碼，才能打開電腦，然后再輸入一次不同的賬號(hào)密碼后啟動(dòng)pde服務(wù)，之后，打開一個(gè)程序Startup.bat，然后再點(diǎn)擊開啟檔案管理軟件，再輸入不同的賬號(hào)密碼才能進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，如果要全文檢索，還要再次輸入不同的賬號(hào)密碼進(jìn)入全文檢索的網(wǎng)頁(yè)。整個(gè)過程需要四次輸入不同賬號(hào)密碼的操作，相當(dāng)麻煩，遠(yuǎn)不如單機(jī)版檔案管理軟件啟動(dòng)、使用方便。

3.2 檔案管理軟件系統(tǒng)不穩(wěn)定。當(dāng)時(shí)用的單機(jī)條目版軟件經(jīng)常出現(xiàn)“內(nèi)存不足”的提示，按軟件系統(tǒng)配置要求重新配置電腦后，提示依舊，不過好在對(duì)軟件的使用沒什么影響；還有就是加密鎖驅(qū)動(dòng)不好安裝的問題，安裝加密鎖后系統(tǒng)經(jīng)常不能識(shí)別，造成好幾個(gè)單位由于加密鎖安裝不上，只能使用軟件的演示功能。后來使用局域網(wǎng)版的檔案管理軟件，更是經(jīng)常出現(xiàn)開機(jī)服務(wù)器啟動(dòng)不了、全文檢索網(wǎng)頁(yè)打不開的情況，顯然是系統(tǒng)不穩(wěn)定造成的；有時(shí)還出現(xiàn)掃描掛接后的檔案檢索不到的情況，軟件公司解釋說是往檔案系統(tǒng)掛接的全文文件格式最好是雙層PDF格式的，原先掛接的TIF格式的文件會(huì)出現(xiàn)全文檢索不完全的情況，需要把掃描后的TIF文件格式轉(zhuǎn)換成雙層PDF格式后再掛接，才能實(shí)現(xiàn)完全的全文檢索。但從軟件本身的功能上看，這個(gè)理由顯然不成立，很有可能是軟件設(shè)計(jì)的缺陷：既然有的TIF格式文件能檢索到，說明軟件自身的功能是能對(duì)TIF文件格式進(jìn)行全文檢索的，之所以檢索不完全，恐怕還是軟件設(shè)計(jì)的原因。況且，掃描儀掃描的文件都是TIF格式文件，如果掛接PDF格式的文件，還需要再做文件格式的轉(zhuǎn)換。加一道工序不說，誰(shuí)又能保證轉(zhuǎn)換后的文件與原始文件完全一致呢？

3.3 不能實(shí)現(xiàn)某個(gè)文件字的精確批量檢索。這個(gè)問題的麻煩在檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和打印二套檔案（發(fā)文匯集）目錄時(shí)表現(xiàn)得格外突出。由于在輸機(jī)時(shí)通常先輸入一套檔案（編有檔號(hào)的文件），大部分文件已分類到一套檔案中，文件條目信息也已經(jīng)輸入檔案管理系統(tǒng)，打印二套檔案目錄時(shí)，只需把某一個(gè)文件字的全部文件找出打印即可。但檔案管理軟件只能實(shí)現(xiàn)模糊批量查詢，比如要查詢“中平”文件字的文件，檢索出來的結(jié)果往往是“中平”、“中平文”、“中平辦”等所有帶“中平”的文件編號(hào)，對(duì)打印某一文件字的二套檔案目錄造成不便，需要在打印目錄或統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)再做數(shù)據(jù)選擇。

3.4 數(shù)據(jù)排序需要補(bǔ)足位數(shù)。有的檔案管理軟件在排序時(shí)，需要在數(shù)字前加0補(bǔ)足最大位數(shù)才能實(shí)現(xiàn)正常排序，如排序字段已輸入的最大數(shù)據(jù)是4位數(shù)，需要把之前輸入的該字段的所有數(shù)據(jù)前加0補(bǔ)足4位，才能實(shí)現(xiàn)正常排序，不然會(huì)出現(xiàn)混亂的排序。建議軟件設(shè)計(jì)者能讓使用者根據(jù)需要改變數(shù)據(jù)庫(kù)字段的類型，來實(shí)現(xiàn)自然數(shù)的正常排序。

3.5 文件編號(hào)檢索時(shí)軟件不認(rèn)括發(fā)文年度的符號(hào)。文件編號(hào)由發(fā)文字、發(fā)文年度和發(fā)文代號(hào)三部分組成，發(fā)文年度項(xiàng)在輸機(jī)時(shí)一般用“[ ]”括住，有的檔案管理軟件檢索時(shí)不認(rèn)識(shí)括文件發(fā)文年度的符號(hào)“[ ]”，需要用“%”來代替，才能檢索出來相關(guān)文件，這樣極易造成初用者利用文件編號(hào)檢索時(shí)查找不出文件的情況，我們集團(tuán)本部和基層單位人員在開始使用軟件時(shí)都曾碰到這樣的問題，給檔案檢索帶來不便。

3.6 全文檢索程序煩瑣且不能實(shí)現(xiàn)精確查找和排序。以筆者使用的軟件為例，全文檢索不能在檔案管理軟件系統(tǒng)中直接進(jìn)行，需要另外打開專門的網(wǎng)頁(yè)，才能開始全文檢索。而且全文檢索時(shí)只支持模糊查找，比如要查找“2014年干部任職”方面的文件，系統(tǒng)會(huì)快速查找出所有包含“干部任職”字符的內(nèi)容，而不能只把2014年的相關(guān)內(nèi)容檢索出來，然后還需要從眾多檢索出的文件中再進(jìn)行二次手工檢索。另外，檢索出的條目也不能實(shí)現(xiàn)選擇相關(guān)字段來進(jìn)行自動(dòng)排序的功能。

4 各種版本檔案管理軟件的選擇使用

4.1 檔案管理軟件的不同版本。一般來說，檔案管理軟件有單機(jī)條目版、單機(jī)全文版、小型局域網(wǎng)版、互聯(lián)網(wǎng)版等不同版本，對(duì)于不同版本的軟件，除了單機(jī)條目版的軟件只能錄入檔案的條目信息而不能掛接原文，不具備全文檢索的功能外，其他各版本的軟件在檔案錄入、檢索等基本功能上都是一樣的，不同的是，單機(jī)版的只能供單臺(tái)電腦使用，局域網(wǎng)版的可供連接在一個(gè)局域網(wǎng)內(nèi)的多臺(tái)電腦同時(shí)使用，互聯(lián)網(wǎng)版的軟件一般沒有什么限制，只要有用戶和密碼，有Internet網(wǎng)絡(luò)，在何時(shí)何地都可以實(shí)現(xiàn)軟件及信息資源的共享。不同版本的檔案管理軟件與錄入存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的容量沒有關(guān)系，錄入存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的容量與電腦主機(jī)（或服務(wù)器）的配置有關(guān)。

4.2 不同版本軟件的選用。選用什么版本的軟件，需要結(jié)合自己?jiǎn)挝坏男再|(zhì)、單位整體情況、檔案部門的情況等綜合考慮。

4.2.1 互聯(lián)網(wǎng)版軟件的適用對(duì)象。管理大量社會(huì)公眾檔案信息的公共事業(yè)性單位和大型跨地域的集團(tuán)單位可以考慮選用互聯(lián)網(wǎng)版的檔案管理軟件。由于前者檔案受眾廣泛，檔案信息社會(huì)公眾查閱量大，有必要實(shí)行網(wǎng)絡(luò)查詢；后者下屬單位地域分布廣，區(qū)域限制大，來往查閱檔案極不方便，有必要在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳播和共享。

4.2.2 檔案管理軟件不是越高級(jí)越好。如果不是公共事業(yè)性單位，也不是跨地域的集團(tuán)單位，本單位的檔案不面向社會(huì)大眾，主要供自己?jiǎn)挝粌?nèi)部的人員來查閱，這樣的單位不論規(guī)模大小、檔案數(shù)量多少，不建議使用互聯(lián)網(wǎng)版的檔案管理軟件。因?yàn)闄n案都有一定的保密性，如果選用互聯(lián)網(wǎng)版的軟件，檔案信息安全和保密問題是必須考慮的一項(xiàng)重要內(nèi)容，由于這些單位檔案受眾比較單一，互聯(lián)網(wǎng)版軟件根本發(fā)揮不了作用，相反檔案人員還要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力在數(shù)據(jù)維護(hù)和網(wǎng)絡(luò)信息的安全防護(hù)上，有點(diǎn)得不償失。

4.2.3 巧用單機(jī)全文版軟件。對(duì)于一般的機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，建議選用單機(jī)全文版的軟件即可滿足使用。單機(jī)全文版的軟件唯一不足就是不能實(shí)現(xiàn)多臺(tái)電腦的共同錄入和查詢，而多臺(tái)電腦共同錄入也就是在檔案集中整理時(shí)才用得上，平時(shí)基本派不上用場(chǎng)，而且局域網(wǎng)版的軟件系統(tǒng)不穩(wěn)定，平時(shí)開機(jī)、關(guān)機(jī)特別煩瑣，遠(yuǎn)沒有單機(jī)版軟件查閱程序簡(jiǎn)便，而且“多臺(tái)電腦共同錄入”這個(gè)局限對(duì)于現(xiàn)在的檔案軟件功能和操作人員來說根本不算是問題，完全可以通過其他途徑來實(shí)現(xiàn)。因?yàn)楝F(xiàn)在的檔案軟件一般都能實(shí)現(xiàn)Excel等數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、導(dǎo)出，如果需要多人、多部門共同錄入，可以把檔案管理軟件里設(shè)置好的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)以Excel表格的形式導(dǎo)出，讓不同部門錄入相關(guān)檔案內(nèi)容，然后再把Excel數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，這樣，“多臺(tái)電腦共同錄入”的問題就迎刃而解。因此，單機(jī)全文版的檔案管理軟件完全能夠滿足工作的需要，但要注意安裝檔案管理軟件的電腦最好不要連接互聯(lián)網(wǎng)，并隨時(shí)做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作。

（作者單位：中國(guó)平煤神馬集團(tuán)綜合辦公室 來稿日期：2015-10-11）