水利單位檔案工作評估探析

陳光琳, 潘運方, 陳 璐

(廣東省水利廳政務服務中心， 廣東 廣州 510635)

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水利單位檔案工作評估探析

陳光琳, 潘運方, 陳 璐

(廣東省水利廳政務服務中心， 廣東 廣州 510635)

通過介紹廣東省水利廳直屬單位檔案工作年度評估的緣由、辦法、結(jié)果、成效，提出存在問題和工作建議。多年實踐證明，水利單位檔案工作評估，切實推進了檔案工作良性發(fā)展，從而推動單位各方面事業(yè)發(fā)展。

廣東?。粰n案；評估；成效；建議

廣東省檔案局組織開展省直單位檔案工作年度評估已有10 a了，借鑒其模式，廣東省水利廳組織開展廳直屬單位檔案工作年度評估也已有6 a，并取得了良好的成效。廣東省水利廳政務服務中心(以下簡稱廳政務中心)是經(jīng)廣東省機構(gòu)編制委員會辦公室批準成立的公益一類事業(yè)單位，其職能之一是具體承擔廳水利檔案管理工作。負責廳機關(guān)綜合檔案管理工作，指導和監(jiān)督廳直屬單位和全省水利系統(tǒng)的檔案管理工作，參與省重點建設項目的水利工程的檔案專項驗收等工作。因此，有必要對省水利廳及其廳直屬單位檔案工作年度評估工作進行總結(jié)分析，肯定成績，提出存在問題和工作建議，供全省水利系統(tǒng)各單位參考，以便更好地貫徹落實中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作意見的通知》、水利部辦公廳《關(guān)于加強和改進新形勢下水利檔案工作的實施意見》和省委辦、省府辦《關(guān)于加強和改進新形勢下我省檔案工作的意見》，推進廣東省水利系統(tǒng)檔案工作的開展。

1 開展廣東省水利廳直屬單位檔案工作年度評估的背景

2006年廣東省檔案局組織開展省直單位檔案工作年度評估，每年年底通過單位自評、現(xiàn)場檢評、專家組評議、省檔案局審核等程序，對省直單位檔案工作給予考核，省水利廳及其2個副廳級直屬單位廣東水利電力職業(yè)技術(shù)學院和廣東省水文局(以下依次簡稱為省水職院、省水文局)被列入?yún)⒓邮n案局檔案年度評估中，自評估工作開展以來，成效顯著，各單位的檔案管理水平不斷提高。為此，廳政務中心為了切實真正履行對本單位各部門、本系統(tǒng)、本行業(yè)檔案工作監(jiān)督指導的職能，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》及《廣東省檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，借鑒廣東省檔案局對省直單位檔案年度評估的做法，結(jié)合水利系統(tǒng)檔案工作實際，從2010年開始啟動了廳直屬單位檔案工作年度評估工作，2010年4月制定了《廣東省水利廳直屬單位檔案工作年度評估辦法(試行)》，經(jīng)過3 a實踐，為進一步提高廳直屬單位檔案工作管理水平，推動檔案工作上新臺階，提高檔案工作規(guī)范化管理水平，實現(xiàn)檔案可持續(xù)發(fā)展，更好地為水利各項工作服務，經(jīng)補充修定完善和征求各單位意見后，于2013年6月印發(fā)了《廣東省水利廳直屬單位檔案工作年度評估辦法》，達到了以評促建﹑以評促管﹑以評促改的目的。

2 廣東省水利廳直屬單位檔案工作年度評估內(nèi)涵

2.1評估范圍和評估時間

評估范圍是未納入省檔案局檔案年度評估的廳直屬各單位，包括省水利電力規(guī)劃勘測設計研究院、省水利水電科學院研究院、省東江流域管理局、省西江流域管理局、省北江流域管理局、省韓江流域管理局等6個廳直屬單位(以下依次簡稱為省設計院、省水科院、省東江局、省西江局、省北江局、省韓江局)。評估時間為每年10—11月。

2.2評估內(nèi)容

重點考核各單位上一評估年度至當年檔案工作情況，同時結(jié)合每一年度省水利廳提出的要求和布置的工作落實情況。具體包括以下內(nèi)容：

1) 本年度本單位對檔案工作重視支持情況；檔案管理機構(gòu)和人員配備情況；檔案室?guī)煸O施設備及保管保護條件情況；對本單位及其下屬單位進行檢查指導和業(yè)務培訓情況。

2) 本年度各類文件材料積累、收集、歸檔、整理、保管、利用和鑒定等業(yè)務工作情況。

3) 檔案信息資源編研開發(fā)，編研材料續(xù)編、新編情況；檔案在單位各項管理中發(fā)揮作用的典型事例。

4) 檔案信息化建設的規(guī)劃、設計、實施和應用效果等情況。

5) 存在問題及努力方向。

2.3評估標準與等級

評估工作以現(xiàn)行的各類型單位檔案目標管理考核依據(jù)為主要標準。新成立單位或檔案目標管理尚未達到省二級標準的單位，必須按照有關(guān)法律法規(guī)建立檔案工作，逐步達到相關(guān)類型檔案工作目標管理的省二級標準。

評估等級設為優(yōu)秀、良好、合格、基本合格、不合格5個等級。等級標準按照《廣東省水利廳直屬單位檔案工作年度評估等級質(zhì)量標準》執(zhí)行。

3 評估方法與程序

評估小組成員在廳檔案工作專項小組中抽調(diào)成員3～5人組成。評估采取單位自檢、評估小組現(xiàn)場抽檢相結(jié)合的方式。程序如下：

1) 單位自檢。每年10月15日前，各單位進行自檢，填寫《廣東省水利廳直屬單位檔案工作年度評估登記表》，撰寫檔案工作年度總結(jié)，報送廳政務中心。

2) 評估小組抽檢。每年10月16日—11月15日，組織評估小組對廳直屬單位檔案工作進行抽檢。評估小組成員按照《廳直屬單位檔案工作年度評估等級質(zhì)量標準》的要求，認真填寫《廳直屬單位檔案工作年度評估情況記錄表》，完成檢評工作。

抽檢的單位個數(shù)不少于列入評估范圍單位總數(shù)的30%，并且逐年輪換，保證每個單位3 a內(nèi)至少被抽檢1次。抽檢工作完成后，評估小組擬定各單位檔案工作的年度評估意見，并填寫在各單位所報《年度評估登記表》相應欄目內(nèi)。

3) 報送審核。抽檢工作完成后，評估小組將《廳直屬單位檔案工作年度評估登記表》報送省水利廳審核。

4) 通報獎懲。每年11月30日前，省水利廳通報本年度的檔案評估情況，并向各單位反饋評估意見。

對檔案工作年度評估為優(yōu)秀的單位，在直屬單位范圍內(nèi)進行通報表揚，并建議受表揚單位對相關(guān)人員進行表彰獎勵。

檔案工作年度評估為基本合格的單位，要求針對存在的問題限期整改。整改期滿須將整改情況書面報廳政務中心，廳政務中心組織進行現(xiàn)場檢查確認。

檔案工作年度評估為不合格的單位須限期整改，整改期滿仍達不到合格要求的，在廳直屬單位范圍內(nèi)通報批評。對嚴重違反《檔案法》和《廣東省檔案條例》等法律法規(guī)的單位，廳政務中心按規(guī)定上報省檔案行政主管部門，通過行政執(zhí)法檢查等方式進行處理。

4 廣東省水利廳及廳直屬單位檔案工作年度評估情況和成效

通過省水利廳、省水文局和省水職院參加省檔案局組織的檔案工作年度評估，另6個廳直屬單位參加省水利廳組織的檔案工作年度評估，各單位均能嚴格按照檔案管理規(guī)范化、制度化要求，檔案管理能力和服務水平穩(wěn)步提升，檔案工作每年都在原有基礎上得到了鞏固和提高，取得了良好成效。

4.1評估情況

省水利廳、省水職院、省水文局在省檔案局組織的省直單位檔案工作年度評估中，一直保持優(yōu)秀等級。其它6個廳直屬單位在省水利廳組織的廳直屬單位檔案工作年度評估中，2010年獲得優(yōu)秀、良好和合格等級各2個單位，上升到2015年獲得優(yōu)秀等級5個單位、良好等級1個單位。

4.2評估成效

4.1.1強化管理，廳政務中心切實履行檔案管理崗位職責

廳政務中心作為省水利廳檔案管理職能部門，嚴格按照檔案法律法規(guī)的規(guī)定，緊緊圍繞全省水利中心工作，銳意進取，不斷創(chuàng)新，在做好廳機關(guān)日常檔案管理工作基礎上，較好的完成下列相關(guān)工作。

1) 加大投入，推進檔案信息化工作。已實現(xiàn)了檔案收集管理文檔一體化和檔案查詢網(wǎng)絡化的目標，電子文件歸檔渠道暢通，做到應歸盡歸，100%實現(xiàn)歸檔管理，達到電子文件與紙質(zhì)文件“雙軌制”歸檔管理，電子檔案定期備份管理；安裝了1臺磁盤陣列，規(guī)劃了3 TB的容量作為檔案存儲的專用空間，進一步改善了檔案信息化工作條件和環(huán)境，檔案信息化水平得到跨越式提升。

2) 有計劃部署廣東省重點水利工程項目檔案檢查指導工作，“十二五”期間完成了北江大堤加固達標工程(干堤和遙堤部分)、東江水利樞紐工程、潮州供水樞紐工程、灣頭水利樞紐工程項目檔案專項驗收工作，其中：北江大堤加固達標工程(干堤和遙堤部分)、潮州供水樞紐工程、灣頭水利樞紐工程等3個項目檔案評定為優(yōu)秀等級，均榮獲“廣東省重大建設項目檔案金冊獎”；東江水利樞紐工程工程項目檔案評定為良好等級。其它在建或已完工的省重點水利工程建設項目檔案工作按照“金冊獎”標準正在有序開展工作或準備項目檔案專項驗收。

3) 按照“廣東水平、全國一流”的目標，完成了廣東省第一次全國水利普查項目檔案專項驗收；優(yōu)質(zhì)高效完成2013—2015年全省水利檔案統(tǒng)計工作任務，并在2015年全國水利電子信息檔案管理及水利檔案統(tǒng)計知識培訓班上作典型經(jīng)驗交流發(fā)言。

4) 利用館藏檔案資源，開展檔案編研工作，主要完成了《百年今昔 乙卯洪水給我們的警示》圖冊、《廣東省現(xiàn)代水利發(fā)展戰(zhàn)略研究專題報告》、《廣東省水利廳規(guī)范性文件匯編》、《廣東水利“治水興粵圖片展”》、《治水興粵惠民生》畫冊和DVD、《民心工程 治水豐碑》等編研材料，同時為有關(guān)單位、公眾或相關(guān)活動提供了歷史資料，如在珠江水利委員會舉辦的《珠江水利展覽》中，提供了《廣東二十年治河匯刊》、《廣東水利》等民國期間的相關(guān)材料；《一泓清碧向南流——東江水供港五十周年》提供了大量的歷史資料和照片。

4.1.2系統(tǒng)管理，省水文局全面提升整體水平

立足高標準，全面完成直屬分局檔案綜合管理達標升級任務。2010年，省水文局制定了用3 a時間完成10個直屬分局檔案達標升級的目標，經(jīng)過3 a的努力，2013年，10個直屬分局檔案工作全部達到省檔案局檔案綜合管理“省特級”或“國家二級科技事業(yè)檔案管理單位”標準，達標率100%，實現(xiàn)了直屬分局檔案管理3 a達標升級目標，在全國水文系統(tǒng)檔案綜合管理達標中發(fā)揮了排頭兵作用。在直屬分局升級達標后，借鑒省檔案局和省水利廳檔案工作年度評估經(jīng)驗，2013年制定《廣東省水文局直屬水文分局檔案工作年度評估辦法》，開展10個直屬分局檔案綜合管理評估工作，量化工作任務，確保每個直屬分局3 a內(nèi)至少現(xiàn)場評估1次。通過2013—2015年分批對直屬分局進行全面的現(xiàn)場評估，使10個直屬分局檔案綜合管理工作長期保持良好水平，評估工作成效顯著，從而進一步提高了10個直屬分局檔案綜合管理水平，更好地為地方水利建設服務。

4.1.3有序推進，省水職院檔案利用成績顯著

省水職院圍繞加強檔案管理、落實檔案信息化建設和檔案安全保管措施等規(guī)范化管理，成績顯著。通過加大投入，改善了檔案硬軟件建設，配置了檔案專用設備設施和專用服務器，完成了檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的無縫對接，實現(xiàn)文檔一體化管理，開展學籍檔案、招生錄取新生名冊、畢業(yè)生合影以及學院資產(chǎn)房產(chǎn)等珍貴檔案數(shù)字化工作；完成了《廣東水利電力職業(yè)技術(shù)學院1999—2010年辦學歷程》、基礎數(shù)字匯編、制度匯編等材料的編研，舉辦了《學院六十周年辦學成果展》、《學院省級示范性建設成果展》，廣泛宣傳學院辦學成果，擴大社會影響力。為學院固定資產(chǎn)管理、畢業(yè)生升學、就業(yè)或應征入伍、社會相關(guān)部門對學院往屆畢業(yè)生學籍認定等提供了大量的佐證材料，體現(xiàn)了檔案的價值所在。

4.1.4高度重視，加強檔案工作組織領(lǐng)導

廳直屬各單位高度重視檔案工作，按照檔案法規(guī)，依法治檔，明確檔案工作分管和主管領(lǐng)導，將檔案工作納入年度計劃、考核與班子議事日程，建立檔案工作網(wǎng)絡體系，配備檔案管理專職人員，規(guī)范兼職檔案人員工作職責，保證和落實了檔案業(yè)務工作經(jīng)費。省水科院、省西江局堅持將檔案工作列入單位年度計劃與總結(jié)，做到與本單位工作同部署、同組織、同落實、同考核；省設計院領(lǐng)導經(jīng)常聽取檔案管理工作匯報，關(guān)心檔案數(shù)字化加工項目的進展及其科研項目結(jié)題情況，關(guān)注檔案工作的進展、變化、改革和創(chuàng)新問題，在人力、物力方面給予大力支持；省東江局切實把檔案管理工作當作提升流域管理水平的一項重要工作來抓，加大投入，改善檔案室?guī)旖ㄔO，確保組織領(lǐng)導和工作責任落實到位，創(chuàng)造條件準備申報省特級；省北江局局長和分管領(lǐng)導經(jīng)常到檔案室指導工作，深入一線了解檔案工作環(huán)境和庫房管理，對檔案管理以及檔案利用方式提出指導意見。如某單位，曾存在多年積壓檔案資料、且檔案庫房存在嚴重安全隱患的問題，通過檔案工作年度評估，該單位給檔案部門配備符合安全要求的檔案用房，增加檔案管理人員，撥出專項經(jīng)費聘請專業(yè)人員集中整理積壓檔案資料，達到了整改完善的要求。

4.1.5規(guī)范管理，積極推進檔案管理達標升級

各單位在做好本單位檔案工作的同時，通過規(guī)范化管理，積極推進檔案綜合管理達標升級，省水利廳及其8個直屬單位獲得并保持國家一級的1個、國家二級的2個、省特級的3個、省一級的1個，省二級的1個，還有1個單位正在申請省特級。

4.1.6夯實基礎，建立健全檔案工作機制

廳直屬各單位根據(jù)工作實際及時完善相關(guān)制度，積極構(gòu)建了檔案工作可持續(xù)發(fā)展的運行機制，統(tǒng)一標準、規(guī)范整理，做到有章可循、有據(jù)可依，嚴格執(zhí)行。省設計院起草了《工程總承包項目檔案管理辦法》，修訂了《庫房管理制度》；省水科院制定了《科技文件歸檔實施辦法》，修改了《檔案借閱制度》；省東江局在認真貫徹執(zhí)行文書、會計、基建、科研和聲像等檔案管理規(guī)章制度的同時，有針對性地健全完善了檔案室日常管理、庫房安全、檔案查閱、檔案移交、檔案銷毀鑒定等規(guī)章制度，進一步提高了對檔案規(guī)章制度的重視程度，規(guī)范了檔案管理人員的操作行為。

4.1.7穩(wěn)步推進，檔案信息化建設邁出新步伐

省東江局積極推進檔案管理信息化建設，投入資金開發(fā)接口程序和購買專用服務器；省北江局清華紫光檔案查詢系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案全文信息檢索，網(wǎng)上授權(quán)查閱電子文件，檔案檢索工具的數(shù)字化達到100%，文書檔案掃描率達100%，科技檔案掃描率達80%；省西江局辦公業(yè)務系統(tǒng)與檔案軟件接口文檔一體化和操作智能化，實現(xiàn)歸檔“雙軌制”管理，實現(xiàn)了文書、照片、實物檔案100%電子文件級查詢，并定期對歸檔電子文件進行備份管理；省韓江局為達到辦公軟件正版化的要求，實施了清華紫光檔案管理系統(tǒng)服務器操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫軟件補充采購項目。

4.1.8積極督導，穩(wěn)步推進工程檔案工作

廳直屬各單位積極做好省重點水利工程建設項目檔案跟蹤、指導工作。省北江局和省韓江局分別負責的北江大堤加固達標工程(干堤和遙堤部分)、潮州供水樞紐工程項目檔案評定為優(yōu)秀等級，分別榮獲2010年、2012年“廣東省重大建設項目檔案金冊獎”；省水科院加強對河口水利工程實驗室建設工程項目檔案的檢查指導，成立了檔案工作小組，具體負責建設項目的檔案管理工作，定期現(xiàn)場檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，發(fā)出整改通知，督促加以落實；省韓江局通過提早介入、合力推進、督導促進等做法，切實加強對韓江粵東灌區(qū)續(xù)建配套與節(jié)水改造應急工程建設項目檔案的監(jiān)管工作；省北江局督促樂昌峽管理處加快樂昌峽水利樞紐工程檔案整理和移交進度，監(jiān)督飛來峽水利樞紐管理處做好飛來峽水利樞紐社崗防護堤除險加固工程項目檔案同步進行同步管理，均取得了良好的效果。

4.1.9加大投入，基礎設施設備不斷完善

根據(jù)相關(guān)文件精神和要求，通過落實省檔案局和省水利廳每年檔案工作年度評估意見和建議，以及每年度廳直屬單位檔案工作會議上交流省直單位和廳直單位檔案管理和基礎設施設備所見所聞的先進經(jīng)驗措施，省水利廳及廳直屬各單位在全面落實檔案庫房建設“八防”要求基礎上，努力打造現(xiàn)代化、規(guī)范化和智能化庫房，保證了檔案的安全保管。如省水文局、省水職院、省設計院、省水科院等通過搬遷擴大檔案庫房；省水文局、省水科院、省東江局、省西江局等單位均配置了智能密級架，自動消防系統(tǒng)和恒溫恒濕空調(diào)等現(xiàn)代化設備設施。

5 檔案工作存在問題

1) 檔案規(guī)范化管理有待加強。個別單位沒有按照機關(guān)檔案管理規(guī)定的要求做好各門類檔案的歸檔工作，全宗卷的規(guī)范整理有待提高。

2) 檔案信息化水平有待提升。個別單位電子文件歸檔流程和功能仍需完善，檔案數(shù)字化加工進度緩慢。

3) 檔案編研和利用有待提高。個別單位對檔案編研工作缺乏正確認識，沒有得到足夠的重視，編研深度不夠，缺乏精品，未能為檔案利用提供更便捷的服務。

4) 檔案管理創(chuàng)新意識有待提高。個別單位缺乏創(chuàng)新理念，缺乏探索精神，存在著按部就班的思想。

5) 重點建設項目檔案管理有待加強。個別重點建設項目工程已完工，但項目檔案歸檔不及時，造成檔案專項驗收滯后。

6 檔案工作建議

為進一步做好檔案工作，妥善解決改進工作中存在問題，以適應新形勢下檔案工作的新要求、新格局，提出如下建議：

1) 按照中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作意見的通知》和水利部以及國家檔案局、廣東省檔案局等有關(guān)貫徹實施意見文件精神，對檔案工作年度評估辦法中的評估內(nèi)容、標準和方法等等進行補充、修改、完善，與時俱進，符合現(xiàn)實要求。

2) 各單位認真貫徹落實上述文件精神，學深學透，運用到檔案工作實際中，開拓創(chuàng)新，探索檔案管理高效優(yōu)質(zhì)方法，穩(wěn)步推進做好本單位的檔案工作。

3) 進一步推進檔案規(guī)范化管理工作，建立健全檔案管理規(guī)章制度，實行各門類檔案的規(guī)范整理，統(tǒng)一管理。充分利用館藏資源，開展深層次編研工作，提高檔案利用率和服務能力。

4) 進一步加大投入，加強檔案信息化建設。各單位要以全面實現(xiàn)數(shù)字檔案室為目標，加快做好室藏檔案數(shù)字化加工和電子文件歸檔工作，逐步實現(xiàn)資源整合、信息共享。建立健全檔案安全體系，確保檔案實體和信息安全。

5) 進一步加強重點水利工程項目檔案的管理，加大對建設項目檔案的跟蹤指導，確保歸檔渠道順暢，檔案資料完整齊全，同步管理落到實處。

6) 進一步加大培訓力度，采取多種方式，組織檔案人員參加各類業(yè)務培訓，提高檔案人員綜合素質(zhì)，打造一支責任心強、業(yè)務過硬的檔案隊伍，更好地為水利中心工作服務。

7) 廣東省各地級以上市水務局可參照省檔案局、省水利廳、省水文局開展直屬單位檔案工作年度評估辦法和經(jīng)驗，開展本市水務局對下屬單位檔案工作年度評估工作，更好地貫徹落實《水利部辦公廳印發(fā)關(guān)于加強和改進新形勢下水利檔案工作的實施意見》，進一步促進廣東省水利系統(tǒng)檔案綜合管理水平的提高。

[1] 廣東省水利廳.廣東省水利廳關(guān)于印發(fā)《廣東省水利廳直屬單位檔案工作年度評估辦法》的通知：粵水政務[2013]4號[A].2013-06-13．

(本文責任編輯 馬克俊)

Analysis of Water Conservancy Unit Archival Work Assessment

CHEN Guanglin, PAN Yunfang, CHEN Lu

(Guangdong Provincial Water Resources Department, Guangdong 510635, China)

Reasons, approaches, results, effects of archives annual assessment in Subordinate units of Water Resources Department of the Guangdong Province are introduced, and problems and work proposals have been raised. Years of practice has proved that water conservancy unit archives assessment, effectively promote the healthy development of archival work, thus promoting the development of all aspects of the unit.

Guangdong province； archives； assessment； effect； recommendation

2016-03-08;

2016-04-11

陳光琳(1964)，女，本科，從事綜合檔案管理和工程檔案監(jiān)督指導等工作。

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