中學檔案管理信息化建設(shè)探討

山東省菏澤第一中學 孫翠云

中學檔案管理信息化建設(shè)探討

山東省菏澤第一中學 孫翠云

現(xiàn)如今,人類已經(jīng)進入信息化社會,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在社會各個領(lǐng)域被廣泛的應用,中學學校管理工作也逐步使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展,檔案管理是中學管理工作的重要組成部分,應使用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)強化檔案管理的效果。但是在實際的中學檔案管理信息化過程中,很多方面還存在不足,使得中學檔案管理信息化建設(shè)沒有達到理想的狀態(tài),因此就必須要采取科學有效地措施,努力推進中學檔案管理的信息化建設(shè)。本文就中學檔案管理信息化建設(shè)的不足進行分析,提出有效地策略以供參考。

中學;檔案管理;信息化建設(shè)

隨著教育體制的改革與完善,中學教育教學也發(fā)生了巨大的變化,建設(shè)規(guī)模日漸擴大,檔案數(shù)量也呈現(xiàn)上升趨勢,使得檔案管理工作也面臨著巨大的壓力。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化發(fā)展的實際需要,與中學信息化管理的推進也不相適應,因此需要進一步加強檔案管理的信息化建設(shè),這與時代發(fā)展相適應,也能夠很好的衡量中學管理水平,檔案管理信息化建設(shè)是中學信息化建設(shè)的重要組成部分,因此需要中學領(lǐng)導以及檔案管理人員的關(guān)注和重視。

一、中學檔案管理信息化建設(shè)的不足之處

首先缺乏先進的管理理念,當前中學學校的辦學規(guī)模逐漸擴大,對管理工作的需要也提高增強,中學基本上設(shè)立了專門的檔案管理室。但是由于管理理念具有一定的滯后性,因此很多中學的檔案管理依舊使用傳統(tǒng)的管理方法,使得學校檔案管理信息化建設(shè)的積極性受挫。[1]此外中學領(lǐng)導以及檔案管理人員沒有將檔案管理信息化建設(shè)放在重要的位置上,思想認識缺乏創(chuàng)新性,與時代發(fā)展不相適應,不利于檔案管理信息化建設(shè)的順利推進。

其次中學檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)比較薄弱,不利于檔案管理信息化建設(shè)。要實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)就必須要有現(xiàn)代化的電子設(shè)備,但是很多中學都將經(jīng)費投入到學校擴建、教學設(shè)施的采購中,檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施并不足,不能及時引進功能齊全的刻錄機、掃描儀以及檔案管理軟件等,[2]使得中學檔案管理信息化建設(shè)無法順利開展。

第三檔案管理人員的專業(yè)性不強?，F(xiàn)如今中學對檔案管理信息化人才的引進以及培養(yǎng)的重視程度不足,絕大多數(shù)中學都將工作的重點放在教育教學上,注重升學率的提升,優(yōu)化教學質(zhì)量水平。人才的引進上也側(cè)重于專業(yè)教育。當前中學檔案管理的工作人員是兼職的,他們沒有多余的時間全身心的投入到檔案管理信息化建設(shè)中,而且由于不是專業(yè)出身,對檔案管理信息技術(shù)以及專業(yè)知識等了解不多,使得信息化建設(shè)水平不能順利提升,因此必須要提高重視,將檔案管理信息化建設(shè)納入到日常工作中,并積極引進高素質(zhì)的人才。

最后當前很多中學對于數(shù)字化理念認識不足,單純的認為檔案數(shù)字化管理就是將紙質(zhì)檔案信息錄入到計算機中,檔案的管理、查閱等還是通過手工操作進行的,現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段應用不足,數(shù)字化檔案管理無法實現(xiàn)。

二、中學檔案管理信息化建設(shè)策略

1、強化檔案基礎(chǔ)建設(shè),實現(xiàn)檔案管理信息化

中學學校的領(lǐng)導干部需要認識到檔案管理的重要作用,將檔案管理信息化建設(shè)納入到學校的日常管理工作中,并提高重視。強化學校檔案基礎(chǔ)建設(shè),在今后的檔案信息化管理過程中,能夠為通過檔案記錄師生以及相關(guān)工作的具體情況。加強檔案基礎(chǔ)建設(shè),完善相關(guān)的制度標準使得檔案工作得到有效地保障與監(jiān)管。中學可以結(jié)合自身實際制定科學的檔案管理流程,[2]對學校檔案進行有效地保存,實行電子檔案管理,并對檔案進行監(jiān)督,將責任落實到個人。實現(xiàn)辦公自動化,利用計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的信息化,通過計算機設(shè)備開展檔案的儲存、檢索、修改、使用等,提高檔案管理以及利用的效率。學校還需要對原有的紙質(zhì)檔案進行電子儲存,在電子儲存過程中需要加強管理,避免信息錯誤。

2、積極引進和培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才

檔案管理人員的素質(zhì)水平對于檔案管理信息化建設(shè)有著極為重要的作用,因此需要檔案管理人員在信息化背景下能夠積極創(chuàng)新檔案管理工作,了解檔案管理工作的服務(wù)性。對檔案管理人員進行計算機知識技術(shù)的培訓,使其能夠熟練的使用計算機設(shè)備進行檔案文件的傳輸,使工作效率得到提升。同時注重引進先進的優(yōu)秀人才,使得先進的檔案管理模式能夠順利推進。此外要積極利用檔案管理的新技術(shù)、新軟件,加強在崗檔案管理人員的技術(shù)教育,使其掌握操作技能。檔案管理人員還需要有一定的保密意識,禁止泄露檔案信息。對檔案管理人員的年齡以及專業(yè)結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化,使得檔案管理人員的職業(yè)能力得到提升,加強檔案管理人員的技能以及職業(yè)道德教育,形成正確的思想認識理念,使其能夠保持積極的工作態(tài)度,強化其職業(yè)能力。

3、進一步完善檔案管理工作標準

檔案管理信息化以檔案形式的信息化作為基礎(chǔ)和前提,將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為信息化需要花費很長的時間,并且檔案種類不同,其電子文檔的類型也是存在差異的。當前的文檔管理一體化系統(tǒng)在結(jié)構(gòu)以及功能設(shè)計上是存在差異的,因此數(shù)字化檔案無法順利實現(xiàn)共享,其開放性和通用性不強,在技術(shù)檔案管理中出現(xiàn)諸多問題。比較常見的就是學校投資使用一種軟件之后,不長時間就發(fā)現(xiàn)問題,于是重新編制,或者直接不用,使得檔案資源出現(xiàn)了嚴重的浪費,對影響學校檔案數(shù)字化建設(shè)的信心,對于檔案管理人員工作效率的提升也是極為不利的。要使數(shù)字檔案更加規(guī)范,具有兼容性,[4]就需要有統(tǒng)一的格式標準和業(yè)務(wù)規(guī)范,使得檔案管理更加順利。學校需要明確檔案管理信息化建設(shè)的目的,制定標準化的程序,檔案管理人員需要將每天工作的內(nèi)容進行公示,并接受檢查,充分利用檔案管理軟件開展工作。

4、做好檔案管理信息化建設(shè)的安全維護工作

中學檔案中包括很多教師的科研成果,有著很高的價值,在檔案管理中需要提高認識和重視。但是檔案信息化的形式使得這種檔案面臨著巨大的風險。所以需要做好檔案管理的安全技術(shù)防范工作,使用先進的安全防范技術(shù),如加密技術(shù)、防病毒和入侵技術(shù),照片、電子信息恢復技術(shù)等,維護檔案管理的安全性。此外還需要建立異地備份制度,對于中學檔案需要異地存放一份,防止出現(xiàn)重大災害導致檔案被損壞,避免損失的出現(xiàn)。對于比較重要的電子檔案,要實現(xiàn)同質(zhì)備份與異質(zhì)備份相結(jié)合,將其轉(zhuǎn)換成縮微品,從而實現(xiàn)其長久的可讀。[5]學校的檔案安全維護體系建設(shè)需要大量的人力以及財力支持,學校需要為其撥放一定的資金,專門用于檔案保密系統(tǒng)的建設(shè),聘請專門的技術(shù)人員檢查和維護檔案安全系統(tǒng),使檔案管理更加安全。

三、結(jié)束語

總而言之,當前科學信息技術(shù)快速發(fā)展,檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為社會發(fā)展的重要趨勢,并且已經(jīng)成為中學檔案管理需要完成的重要任務(wù)。檔案管理工作人員需要承擔起相關(guān)的責任,進一步優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)的方案,提高檔案管理信息化的水平。需要認識到中學檔案管理信息化建設(shè)是長期的過程,在此過程中中學領(lǐng)導以及管理人員需要充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢作用,將檔案信息化建設(shè)落實到實處,提高檔案管理的信息化水平。

[1]謝湘平。對中學檔案管理信息化建設(shè)的分析與研究[J]。經(jīng)濟研究導刊,2011,13:212+227.

[2]陳英。對中學檔案管理信息化建設(shè)的分析與研究探索[J]。好家長,2016,33:172-173.

[3]黃焱琳,鄭驊。新時期高級中學檔案管理信息化建設(shè)方案探究[J]。辦公室業(yè)務(wù),2013,19:158+160.

[4]馬曉蕾。中學檔案管理信息化建設(shè)的有效策略[J]。學子(教育新理念),2014,17:66.

[5]黃鳳云。信息化條件下創(chuàng)新中學檔案管理工作的思考[J]。時代教育,2014,16:172.

孫翠云(1962-),女,山東單縣人,大學學歷,檔案館員,研究方向:檔案管理。