淺析企業(yè)檔案工作定位

柳祥梅

(國(guó)核電站運(yùn)行服務(wù)技術(shù)有限公司,上海 200233)

淺析企業(yè)檔案工作定位

柳祥梅

(國(guó)核電站運(yùn)行服務(wù)技術(shù)有限公司,上海 200233)

在核電企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃部署下，作為承擔(dān)著國(guó)家第三代核電技術(shù)的國(guó)家核電二級(jí)子公司，為了充分發(fā)揮企業(yè)自身優(yōu)勢(shì)和作用，更好地行使企業(yè)在整個(gè)集團(tuán)中的歷史使命和肩負(fù)的時(shí)代責(zé)任，讓企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)板塊工作能得以順利開展和實(shí)施有成效，檔案工作作為企業(yè)業(yè)務(wù)流程的最后一環(huán)，有著至關(guān)重要的作用。針對(duì)企業(yè)檔案工作定位的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并據(jù)此提出相應(yīng)的建議和思考。

檔案工作；定位；建議；思考

0 引 言

企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性工作[1]。企業(yè)檔案工作做得如何，直接影響到企業(yè)其他工作的順利開展，影響到企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中能否掌握先機(jī)和主動(dòng)權(quán)，甚至更嚴(yán)重地影響到一個(gè)企業(yè)今后在市場(chǎng)中的生存與發(fā)展[2]。因此，對(duì)于一個(gè)承擔(dān)著國(guó)家第三代核電技術(shù)的國(guó)家核電二級(jí)子公司，如何在核電企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃部署下，充分發(fā)揮企業(yè)自身優(yōu)勢(shì)和作用，更好地行使本企業(yè)在整個(gè)集團(tuán)布局中的歷史使命和肩負(fù)的時(shí)代責(zé)任，使得各項(xiàng)業(yè)務(wù)板塊能順利開展，檔案工作也彰顯著它的特殊使命和生命紐帶。據(jù)此，做好本企業(yè)檔案工作的準(zhǔn)確定位，將是一項(xiàng)至關(guān)重要的任務(wù)與課題。

1 企業(yè)檔案工作當(dāng)前現(xiàn)狀分析

本企業(yè)是企業(yè)集團(tuán)戰(zhàn)略發(fā)展布局中的重要組成部分。自企業(yè)組建以來(lái)，檔案工作部門積極響應(yīng)和配合集團(tuán)總部對(duì)文檔管理工作建設(shè)的要求，力求檔案工作能滿足企業(yè)自身的發(fā)展需求和實(shí)現(xiàn)集團(tuán)對(duì)文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，但企業(yè)檔案工作在定位方面還存在很多不足，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 企業(yè)檔案工作的定位在認(rèn)識(shí)上存在不足

(1) 對(duì)企業(yè)文檔工作定位的地位認(rèn)識(shí)[3]。當(dāng)前，企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和重視程度都不高，仍以老傳統(tǒng)觀念認(rèn)為，檔案工作只是簡(jiǎn)單地收集和整理文件，起著一個(gè)倉(cāng)庫(kù)保管作用，它并不直接為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)聲譽(yù)；傳統(tǒng)的檔案工作是置于業(yè)務(wù)流程的末端，其價(jià)值的體現(xiàn)很難與企業(yè)其他重要業(yè)務(wù)部門相媲美，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重視和認(rèn)可程度難免大打折扣，由此，很大程度上影響了檔案工作部門在企業(yè)里的地位。由于其長(zhǎng)期處于劣勢(shì)地位，文檔工作部門的話語(yǔ)權(quán)也很難得到重視和認(rèn)同，更直接導(dǎo)致企業(yè)對(duì)檔案工作的重視程度和資源投入力度。

集團(tuán)總部對(duì)文檔工作的高度重視，大力推動(dòng)和宣傳文檔管理工作在各個(gè)業(yè)務(wù)流程中所起的重要作用，闡述文檔管理工作在第三代核電技術(shù)發(fā)展背景下所承載的歷史。企業(yè)檔案工作部門也通過(guò)各種形式和渠道大力加強(qiáng)和宣貫文檔工作在業(yè)務(wù)流程中的重要性，但其效果并不顯著。受傳統(tǒng)的思維定勢(shì)的影響，大多數(shù)人都認(rèn)為檔案工作做得怎樣，取決于檔案部門、檔案人員；檔案工作的進(jìn)展如何，基本上采取的是“事不關(guān)己”的態(tài)度，而不認(rèn)為需要大家的共同協(xié)調(diào)配合。企業(yè)大多數(shù)人對(duì)文檔管理工作還處于比較粗淺的初級(jí)認(rèn)識(shí)階段，還達(dá)不到檔案法規(guī) “三納入”“四參加”和“四同時(shí)”的基本要求。從領(lǐng)導(dǎo)到管理層，乃至具體業(yè)務(wù)參與人員，都不覺得文檔工作有何“特殊”之處需要被“納入”，而“僅僅”把文檔工作作為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的一個(gè)重要方面，視文檔工作僅是從事文檔管理工作人員的職責(zé)，而與業(yè)務(wù)部門無(wú)關(guān)[4]。

(2) 對(duì)企業(yè)文檔工作定位的服務(wù)內(nèi)容的認(rèn)識(shí)[3]。企業(yè)檔案工作服務(wù)的內(nèi)容自然是檔案室?guī)觳氐臋n案資源。檔案室?guī)觳夭徽摯笮《嗌伲R全完整，都要有特色搜集，能為檔案利用者提供的信息內(nèi)容特色化和個(gè)性化。這樣，文檔工作部門能根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況有針對(duì)性地提供檔案利用服務(wù)。目前，本企業(yè)檔案工作提供的服務(wù)內(nèi)容主要是提供檔案原件的查閱和復(fù)制，其次是為各種質(zhì)量管理體系審查提供被檢文件材料，這些都是屬于較低層次的檔案服務(wù)，即都是以原始信息為主，而檔案深層次的加工信息相對(duì)較少，檔案職能的發(fā)揮離當(dāng)今社會(huì)環(huán)境實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息服務(wù)的要求相距甚遠(yuǎn)。

(3)對(duì)企業(yè)文檔工作定位的服務(wù)手段和服務(wù)方式的認(rèn)識(shí)[3]。21世紀(jì)的今天，信息化已成為社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志。數(shù)字化出現(xiàn)的頻率越來(lái)越高，涉及的領(lǐng)域也越來(lái)越廣。核電行業(yè)當(dāng)然也不例外。近年來(lái)，文檔數(shù)字化，數(shù)字檔案館建設(shè)在整個(gè)核電集團(tuán)公司內(nèi)部正開始逐步推行。但是，由于集團(tuán)所屬企業(yè)性質(zhì)各異，要在短時(shí)間內(nèi)建立好一套完善的標(biāo)準(zhǔn)的文檔管理信息化系統(tǒng)必將是非常困難的。當(dāng)前本企業(yè)完全依賴于集團(tuán)總部搭建的文檔信息化平臺(tái)，對(duì)自身的業(yè)務(wù)信息化建設(shè)缺乏足夠的經(jīng)驗(yàn)和能力，勢(shì)必影響本企業(yè)文檔信息化系統(tǒng)的建設(shè)。

在信息技術(shù)發(fā)達(dá)時(shí)代，信息化與檔案工作休戚相關(guān)，信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨向，檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路，是深化檔案社會(huì)化服務(wù)的必然要求。檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫(kù)等方面的建設(shè)，在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求[5]。目前，企業(yè)內(nèi)信息化與檔案工作相對(duì)獨(dú)立，現(xiàn)有檔案工作人員雖具備檔案的專業(yè)知識(shí)，但在計(jì)算機(jī)管理、操作、數(shù)據(jù)錄入、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、圖像處理、網(wǎng)頁(yè)制作等方面知識(shí)欠缺很多，因此，在現(xiàn)有人力保障下，單純靠檔案工作人員自身力量完成這些項(xiàng)目是很難做到的。

(4) 對(duì)企業(yè)文檔工作定位的目的認(rèn)識(shí)。目前來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案工作是以滿足企業(yè)對(duì)文檔的需求為最終目的，能切實(shí)為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)提供相應(yīng)的技術(shù)支撐和服務(wù)保障。企業(yè)重組后，增設(shè)了很多業(yè)務(wù)板塊，文檔工作領(lǐng)域隨之拓寬，在檔案管理機(jī)制和檔案管理體系都需要梳理完善、規(guī)范和優(yōu)化。很多業(yè)務(wù)工作在行使各階段的相關(guān)職能時(shí)，常常易忽略檔案工作部門的存在，無(wú)論是項(xiàng)目驗(yàn)收還是合同簽署時(shí)，尚未將文件歸檔作為項(xiàng)目完成和合同簽署的必經(jīng)環(huán)節(jié)，因此，文檔工作人員無(wú)法直接介入各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)的前期準(zhǔn)備工作，在后期文件歸檔整理時(shí)，嚴(yán)重影響了文件歸檔的完整性和歸檔質(zhì)量，也造成企業(yè)需要檔案部門提供文件支持時(shí)，檔案部門有心卻無(wú)力出具相應(yīng)的憑證，易造成對(duì)檔案部門工作不力的誤解。

1.2 企業(yè)檔案工作在機(jī)構(gòu)布局上存在不足

現(xiàn)在，檔案業(yè)界都在提倡所謂的“文檔一體化”，集團(tuán)總部也在試著推行文檔一體化管理系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)和應(yīng)用，但要實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”，最基本的條件就是要做到文件控制、檔案管理和信息化三者職能的相結(jié)合。在本企業(yè)內(nèi)部，文件控制、檔案管理和信息化雖同設(shè)在辦公室下，但在生產(chǎn)和工作中，“文件”與“檔案”工作實(shí)際是相脫節(jié)的，信息化也未能完全融入其中，基本上各自仍還處于是單方面作業(yè)的狀態(tài)。盡管企業(yè)的收發(fā)文有統(tǒng)一的對(duì)外接口，但業(yè)務(wù)部門在生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)文件，基本是屬于自行負(fù)責(zé)，包括文件的流轉(zhuǎn)、控制分發(fā)和歸檔管理。一般來(lái)說(shuō)，檔案部門也曾試圖嘗試介入其中，但受諸多條件的限制，檔案工作還很難直接參與到各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)中，也就談不上對(duì)業(yè)務(wù)文件控制進(jìn)行監(jiān)督和實(shí)際管理，由此帶來(lái)的直接后果是在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，在歸檔時(shí)總有歸檔不齊全和歸檔質(zhì)量等一系列問題。很多業(yè)務(wù)部門歸檔的文件大多數(shù)都是有選擇性歸檔，或者在整個(gè)業(yè)務(wù)工作中甚至沒有形成相應(yīng)的載體記錄材料，出現(xiàn)無(wú)檔案要移交歸檔的情況。

1.3 企業(yè)檔案工作在管理上存在不完善的地方

檔案管理主要包含實(shí)體管理和信息資源管理[6]。先不論企業(yè)檔案部門注重實(shí)體管理、疏于信息資源管理，就實(shí)體管理而言也存在著諸多不完善之處。企業(yè)檔案工作中面對(duì)的文件性質(zhì)各異，量大且龐雜，因此要做好檔案的分類，檔案分類的好壞直接影響到檔案管理的質(zhì)量，而檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞又直接影響到其效用的發(fā)揮。企業(yè)內(nèi)的文件歸檔因長(zhǎng)期是滯后于業(yè)務(wù)后期，造成歸檔不及時(shí)、不完整，也影響了檔案的質(zhì)量。因此，企業(yè)檔案工作需要以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過(guò)程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案[7]。

2 企業(yè)檔案工作定位的建議與思考

2.1 加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)

檔案宣傳是檔案業(yè)務(wù)工作的重要組成部分，檔案宣傳工作的貫徹執(zhí)行，離不開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子強(qiáng)而有力的指引。多年來(lái)的工作實(shí)踐表明，在所有制約檔案工作發(fā)展的因素中，領(lǐng)導(dǎo)的重視一直都是最重要的因素。因此，加強(qiáng)宣傳，就要加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視了檔案工作，檔案工作的開展和執(zhí)行才能真正做到位，檔案事業(yè)才能順利開展。為此，檔案部門要把宣傳工作擺在重要位置，以各種方式積極宣傳：一是通過(guò)檔案新聞宣傳讓領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作；二是給領(lǐng)導(dǎo)提供檔案編研成果，編研成果是給領(lǐng)導(dǎo)展示檔案工作成績(jī)和作用的最直觀的方式；三是經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，多談一些搞好檔案工作對(duì)企業(yè)的益處，多向領(lǐng)導(dǎo)宣傳一些利用檔案產(chǎn)生效果的實(shí)例，并邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)參觀各種展覽，使領(lǐng)導(dǎo)更加了解、關(guān)心、重視、支持檔案工作，并把它列入重要議事日程，當(dāng)作一件大事來(lái)抓。

另外，轉(zhuǎn)變?nèi)珕T的思想觀念，加深大家對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和了解。擴(kuò)大檔案部門與其他部門的溝通、協(xié)調(diào)，使大家在工作中能將檔案工作的相關(guān)要求充分融入到企業(yè)生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，融入到各個(gè)部門的工作中，自覺執(zhí)行。尤其是與企業(yè)檔案業(yè)務(wù)有較多關(guān)聯(lián)的人員，宣傳的角度應(yīng)定位在重視檔案材料的歸檔上。這些人員既是檔案的形成者，也是檔案利用者和受益者，直接對(duì)檔案工作的好壞產(chǎn)生影響。很多時(shí)候，業(yè)務(wù)部門的一些檔案材料分散保管在這些人員手中，常常拖延歸檔甚至不歸檔，極大地影響了檔案材料的齊全完整。檔案人員也應(yīng)積極主動(dòng)地為各部門人員著想，多向他們宣傳檔案的重要性，加強(qiáng)對(duì)他們進(jìn)行檔案知識(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣才能爭(zhēng)取到各部門對(duì)檔案工作的了解、支持與幫助，促進(jìn)檔案的歸檔工作，做到應(yīng)歸盡歸。

2.2 建立健全企業(yè)文檔管理規(guī)章制度

現(xiàn)代企業(yè)文檔管理規(guī)章制度的建立是規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管和利用必不可少的工具，是其企業(yè)文檔管理人員在企業(yè)文檔管理行為中需共同遵守的行為規(guī)則。沒有制度或制度執(zhí)行不到位，都將影響企業(yè)文檔管理工作，文檔管理水平和能力也將受到很大的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)代企業(yè)文檔管理制度的建設(shè)有利于規(guī)范企業(yè)檔案管理行為，有利于促進(jìn)企業(yè)文檔管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化，有利于文檔管理工作服務(wù)于企業(yè)的整體目標(biāo)[8-9]。

目前，企業(yè)文件和檔案工作實(shí)際上是相對(duì)隔離的。企業(yè)在辦公室設(shè)置了專人專管公文工作，而各業(yè)務(wù)部門卻是自行管理各自的現(xiàn)行文件材料，待文件的“現(xiàn)行”功能結(jié)束后，才會(huì)選擇性地將部分文件向檔案部門移交歸檔。這樣一來(lái)，就會(huì)出現(xiàn)歸檔文件收集的不完整和文檔工作滯后于工程實(shí)體工作等諸多實(shí)際問題。雖然有合作的基礎(chǔ)，但事實(shí)上是以歸檔為分水嶺的分工關(guān)系。文件作為一件產(chǎn)品，只有在生產(chǎn)階段完整地嵌入用戶需求，才能生產(chǎn)出符合要求的合格產(chǎn)品。

為了有效解決這些困難，應(yīng)結(jié)合公司質(zhì)量管理體系，自上而下建立完整的文檔管理制度體系。公司的文檔管理體系由程序、制度和細(xì)則三個(gè)層面的文件組成?！段募刂瞥绦颉泛汀队涗浛刂瞥绦颉肥枪举|(zhì)量管理體系最重要的程序，是公司質(zhì)量管理體系的基礎(chǔ)，也是文檔管理的綱領(lǐng)性文件。在此基礎(chǔ)上，理順企業(yè)內(nèi)部的文檔管理流程和工作職責(zé)，才能落實(shí)上述對(duì)文檔管理的各項(xiàng)要求。

2.3 大力推進(jìn)企業(yè)檔案的全面質(zhì)量管理

全面質(zhì)量管理是提高檔案工作質(zhì)量的重要手段。因此，在企業(yè)檔案的形成、積累、收集、整理、保管鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用以及技術(shù)文件材料的接收、裝訂、分發(fā)、入庫(kù)等環(huán)節(jié)中必須把企業(yè)檔案的質(zhì)量要求貫穿于檔案工作的全過(guò)程，抓好各個(gè)環(huán)節(jié)各個(gè)過(guò)程的質(zhì)量管理；同時(shí)，建立一整套保證檔案質(zhì)量的工作體系，做到有章可循，有據(jù)可依。

2.4 抓好文檔管理隊(duì)伍建設(shè)，提高團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力

(1) 建立專業(yè)化團(tuán)隊(duì)。企業(yè)文檔管理工作是一個(gè)復(fù)雜細(xì)致的系統(tǒng)工程，一支高素質(zhì)的文檔管理隊(duì)伍必不可少。公司配備了專職的文檔管理人員，通過(guò)培訓(xùn)，所有專職檔案人員已經(jīng)取得了國(guó)家權(quán)威檔案機(jī)構(gòu)頒發(fā)的崗位證書，做到持證上崗。另外，檔案主管部門積極組織文檔管理人員參加國(guó)家發(fā)改委組織的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理專項(xiàng)培訓(xùn)，參與集團(tuán)總部牽頭組織的多次調(diào)研和交流活動(dòng)，學(xué)習(xí)文檔管理較為成熟單位的豐富經(jīng)驗(yàn)和方法；除外部專業(yè)培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)交流外，公司還堅(jiān)持雙管齊下的方針，努力進(jìn)行內(nèi)部挖潛，定期組織兼職文檔管理人員的內(nèi)部培訓(xùn)，明確崗位職責(zé)、工作流程、檔案管理系統(tǒng)使用培訓(xùn)以及專職管理人員與兼職人員的經(jīng)驗(yàn)和交流，充分發(fā)揮每一個(gè)人的工作積極性和主觀能動(dòng)性；同時(shí)，利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、信息簡(jiǎn)報(bào)和部門周報(bào)等各種形式對(duì)全體員工加強(qiáng)普及宣貫文檔管理知識(shí)和理念，通過(guò)點(diǎn)滴滲透逐步深入人心，樹立全員參與文檔管理的意識(shí)和重視文檔管理工作。從公司組建至今近8年的時(shí)間內(nèi)，不斷探索和努力，專兼職人員的能力得到了長(zhǎng)足提高，形成一個(gè)執(zhí)行力較強(qiáng)的文檔管理團(tuán)隊(duì)。

(2) 提升檔案專業(yè)人員的知識(shí)素質(zhì)[10]。檔案專業(yè)人員在從事本職工作時(shí)應(yīng)該具備一定廣度和深度的知識(shí)面。檔案專業(yè)人員除了要了解和掌握檔案專業(yè)理論知識(shí)、要熟悉檔案的工作內(nèi)容外，還要努力學(xué)習(xí)和掌握檔案內(nèi)容所涉及的新知識(shí)，并熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策，熟悉集團(tuán)總部的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識(shí)以及其他專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際，在實(shí)踐中不斷提高自己業(yè)務(wù)能力和專業(yè)技術(shù)水平。另外，要勇于實(shí)踐與創(chuàng)新，要把學(xué)習(xí)、實(shí)踐、總結(jié)、創(chuàng)新融為一體，不斷地對(duì)自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行必要的拓寬與完善，掌握和儲(chǔ)備必要的知識(shí)和技能，樹立終身學(xué)習(xí)的理念。

(3) 檔案工作人員要具備服務(wù)意識(shí)，需變被動(dòng)為主動(dòng)。檔案工作是一項(xiàng)繁而雜且非常瑣碎又要求非常仔細(xì)的一項(xiàng)工作，長(zhǎng)期枯燥乏味的工作環(huán)境，常常會(huì)使檔案工作人員產(chǎn)生厭煩情緒，心生不滿，這樣就要求檔案工作人員要積極調(diào)整心態(tài)，克服情緒波動(dòng)周期，變被動(dòng)為主動(dòng)。在工作中不斷改進(jìn)工作方式方法，加強(qiáng)自身修養(yǎng)，做到換位思考，切實(shí)為檔案利用者著想，改善服務(wù)態(tài)度，積極為檔案工作服務(wù)而不懈努力。

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2016-08-15；修改日期：2016-08-19

柳祥梅(1975-)，女，湖北松滋人，國(guó)核電站運(yùn)行服務(wù)技術(shù)有限公司館員．

G273.2

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1673-5781(2016)04-0567-04