網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理安全問(wèn)題及對(duì)策措施

□馮 晶

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理安全問(wèn)題及對(duì)策措施

□馮 晶

介紹網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下檔案管理安全存在的主要問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施。

網(wǎng)絡(luò)檔案安全；存在問(wèn)題；應(yīng)對(duì)措施

近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)幾乎出現(xiàn)在生活的各個(gè)領(lǐng)域，毋容置疑，檔案管理信息化也成為網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。信息化的檔案管理在給管理人員帶來(lái)方便的同時(shí)，也出現(xiàn)了一些安全隱患，檔案信息安全問(wèn)題也就成為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下一個(gè)繞不開的話題。因此，檔案工作者要高度重視檔案安全工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，做到防患于未然。

1.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案安全存在的問(wèn)題

1.1 檔案信息安全保護(hù)意識(shí)不夠

由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，電子檔案在傳輸過(guò)程中，數(shù)據(jù)很容易被他人竊取、修改甚至偽造，一些惡意軟件或是黑客很容易利用這種漏洞來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行攻擊或是惡意讀取、修改，為一些不法分子提供了犯罪的機(jī)會(huì)；此外，在檔案的收集與整理過(guò)程中，使用的現(xiàn)代化手段主要包括MSN與騰訊QQ，這些傳輸手段雖然能進(jìn)行加密認(rèn)證，但是認(rèn)證級(jí)別并不高，一些技術(shù)能力較高的黑客很容易獲取這些數(shù)據(jù)，因此，檔案管理者要把檔案保護(hù)意識(shí)作為第一要?jiǎng)?wù)，實(shí)行安全領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，確保檔案信息的安全和檔案管理工作的正常運(yùn)行。

1.2 檔案管理人員自身能力不高

目前，我國(guó)的檔案管理專業(yè)人員存在理論水平參差不齊、文化程度不高、知識(shí)面窄等問(wèn)題。雖然在當(dāng)時(shí)的情況下是能夠滿足檔案管理工作需求，保證檔案安全，但是近年來(lái)檔案事業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案內(nèi)容不斷的豐富，涉及到的范圍越來(lái)越廣，隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，檔案的信息載體也逐漸多樣化，這就需要管理人員在技術(shù)上也要提高，但是，由于管理人員思想上不夠重視，檔案管理者對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)并不能有效了解，這給檔案工作在信息化時(shí)代與時(shí)俱進(jìn)帶來(lái)了弊端。

1.3 檔案異質(zhì)異地的備份保存制度有待健全

雖然科學(xué)技術(shù)的發(fā)展要使電子檔案走在時(shí)代的前列，并且各個(gè)單位也在努力實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理化，但是，許多單位在重要文件保存制度上還需要改進(jìn)，比如計(jì)算機(jī)中毒或黑客的侵入、檔案管理者使用計(jì)算機(jī)過(guò)程中操作上的失誤，還有發(fā)生不可抗力如自然災(zāi)害等原因，就會(huì)導(dǎo)致重要數(shù)據(jù)的丟失，這些原因給檔案帶來(lái)的損害是無(wú)形的，也是難以預(yù)測(cè)的，在這樣的突發(fā)事件中我們就顯得無(wú)能為力。

2.檔案管理工作在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下安全問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施

2.1 建立健全檔案管理制度，確保電子檔案的正常運(yùn)行

一方面，要詳細(xì)制定庫(kù)房管理、檔案借閱、保密、鑒定、銷毀等各種制度，要細(xì)化檔案人員職責(zé)，包括檔案室職責(zé)、專職檔案員職責(zé)等，并嚴(yán)格遵守落實(shí)；另一方面，要結(jié)合單位實(shí)際，制定出切實(shí)可行的檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的安全管理制度。另外，在檔案管理過(guò)程與服務(wù)過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)各種原始資料的收集與積累，充分利用現(xiàn)代化辦公條件，按照檔案電子化管理要求，做好檔案目錄微機(jī)管理的輸入工作，使資料得以集中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，方便檔案的查詢與管理。在管理過(guò)程中，做好防火、防盜、防蟲等“七防”工作，提高檔案保密意識(shí)和安全防范意識(shí)。

2.2 提高檔案管理人員的能力與素質(zhì)

隨著文檔一體化、辦公自動(dòng)化程度的發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的要求也要提高，為適應(yīng)檔案工作信息化與現(xiàn)代化的趨勢(shì)，就要求檔案管理人員做好檔案專業(yè)知識(shí)及計(jì)算機(jī)、數(shù)碼設(shè)備等新知識(shí)的學(xué)習(xí)與更新，必須能夠熟練操作微機(jī)，靈活使用檔案管理的軟件，了解網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，懂得現(xiàn)代化管理基本知識(shí)，勝任檔案利用、檢索、編輯、存儲(chǔ)等工作，這樣的新型人才是新時(shí)期檔案工作所需要的。

2.3 數(shù)字時(shí)代下做好電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存

雖然電子檔案比紙質(zhì)檔案具有先進(jìn)性，但是電子數(shù)據(jù)的更改為非法操作者提供了便利，黑客的攻擊與電腦病毒的侵入損害了檔案信息的安全，而為了保證檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性，這就要求紙質(zhì)檔案的存在，并且紙質(zhì)檔案一旦形成，其所記載的信息不容易被更改，因此它的存在在很大程度上保護(hù)了原始數(shù)據(jù)，信息的安全、可靠性。

2.4 完善檔案的保密工作

對(duì)于不可以公開的檔案信息應(yīng)做到一律不上網(wǎng)。比如不被公開的部分人事檔案和科研檔案等，按照其保密程度進(jìn)而確保非公開檔案信息的安全性。另外為了預(yù)防電子文檔信息的丟失我們還應(yīng)備份電子檔案的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的防御是一個(gè)以備不時(shí)之需的后備系統(tǒng)，如果發(fā)生意外，信息有可能被丟失、破壞，這時(shí)備份數(shù)據(jù)就能更好的確保了信息的安全。此外還要加強(qiáng)身份認(rèn)證和密級(jí)管理。

在數(shù)字化檔案時(shí)代，影響檔案安全的因素有很多，因此，做好檔案安全管理工作是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，檔案管理人員必須改變舊思路，以科學(xué)發(fā)展觀的眼光加強(qiáng)檔案管理工作，開拓科技創(chuàng)新能力，跟上時(shí)代的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)、健康、快速發(fā)展?！?/p>

2016-10-08

馮 晶,女,漢族,保定水文水資源勘測(cè)局，助理館員。