淺談海外工程項目檔案信息化管理工作

徐新富

淺談海外工程項目檔案信息化管理工作

徐新富

（中國路橋工程有限責任公司 北京 100011）

近年來，隨著我國“一帶一路”發(fā)展戰(zhàn)略的實施，依靠我國與相關國家的雙多邊機制，越來越多的國內(nèi)企業(yè)“走出去”，在海外承建大量的基礎設施建設工程。海外工程項目檔案管理工作作為海外工程項目中較為重要的環(huán)節(jié)之一，對海外工程項目的質(zhì)量管理、事故分析以及索賠等事件具有十分重要的作用。由于海外工程項目建設具有臨時性、工程量大以及施工技術復雜的特點，傳統(tǒng)的項目檔案管理方式無法滿足海外信息檔案管理的需求，因此，海外工程項目檔案管理信息化已經(jīng)成為檔案發(fā)展的必然趨勢。

海外工程；項目檔案；信息化管理

海外工程項目具有工期長、投資大和臨時性的特點，在建設過程中會形成許多復雜的、技術性強的檔案資料，這些資料對于國內(nèi)企業(yè)在海外的發(fā)展具有十分重要的意義，因此，對于海外工程檔案管理是十分必要的。傳統(tǒng)的項目檔案管理技術完全的依靠于人工的記錄、整理和分類，工程量十分龐大，檔案的保存和利用也面臨很多問題。隨著信息技術的發(fā)展，檔案信息化管理減少了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率，還保證了檔案管理的質(zhì)量，減少了管理過程中的成本。本文對海外工程項目檔案的主要內(nèi)容和實施檔案信息化管理的重要性進行介紹，并對海外工程項目檔案實施信息化管理中存在的問題以及檔案信息化管理的工作重點進行簡單分析，為促進海外工程項目檔案管理信息化貢獻綿薄之力。

1 海外工程項目檔案管理情況概述

由于海外工程項目檔案管理仍然缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，相關的法律法規(guī)也不健全，國內(nèi)企業(yè)對海外工程項目檔案在管理方面普遍不夠重視，項目檔案歸檔范圍不清晰、收集不全、管理不規(guī)范、毀損遺失現(xiàn)象嚴重。

作為最早踐行國家“走出去”戰(zhàn)略的國內(nèi)企業(yè)，本人工作單位在海外承建的工程類型主要為公路、橋梁、港口等基礎設施建設項目，大多位于欠發(fā)達的亞非拉國家和地區(qū)，海外工程項目實施環(huán)境和條件普遍較差，工程項目具有短期性、臨時性和移動性的特點，傳統(tǒng)的工程項目檔案管理工作主要靠手工記錄整理，工作量大，檔案收集范圍主要結(jié)合國內(nèi)經(jīng)驗和當?shù)氐囊黄鹱罨疽筮M行確定，同時，大量的紙質(zhì)工程檔案資料的存放需要占用大量的空間，受保管條件所限，容易受潮濕的影響導致字跡模糊或被老鼠蟲子等破壞[2]，也發(fā)生過因火災、盜搶和戰(zhàn)亂造成的檔案資料的損毀和遺失。此外，由于部分駐在國辦事機構(gòu)的經(jīng)營停滯，人員撤離，大量的紙質(zhì)和實物檔案難以得到妥善的移交和保管，受當?shù)胤煞ㄒ?guī)的約束和成本限制又不能大量帶回國內(nèi)，檔案資料的托管存放和維護成本高，檔案的查詢和利用不方便，檔案的價值得不到有效的體現(xiàn)。

2 海外工程項目檔案的主要內(nèi)容和實施信息化管理的必要性

海外工程項目檔案是海外工程項目實施過程中產(chǎn)生的各類具有重要價值的檔案文件資料，是公司在海外的重要資產(chǎn)，對于公司在海外維護自身合法權益、應對激烈的海外競爭、支撐公司海外業(yè)務的進一步發(fā)展具有重要的意義。檔案材料對建設過程中的質(zhì)量管理、事故分析與索賠、項目驗收和竣工以及后期工程的維護都具有十分重要的作用，例如竣工證書等資料可以作為公司業(yè)績的證明，在投標時使用[3]。

海外工程項目檔案的主要內(nèi)容包括可行性研究，設計基礎資料、設計文件、項目管理和施工、項目監(jiān)理、試生產(chǎn)、涉外驗、竣工驗收等項目實施全過程的文件資料。比如工程項目勘察設計的基礎資料、水文氣象數(shù)據(jù)、地質(zhì)環(huán)境數(shù)據(jù)、科研試驗數(shù)據(jù)、設計文件、工法工藝、竣工證書等等。

工程項目文件資料整理歸檔的工作量非常大，而海外工程項目對檔案管理的投入的資源較少，依靠傳統(tǒng)的檔案管理手段工很難實現(xiàn)全面的資料收集和整理歸檔，往往是需要查詢利用前期工程檔案資料時，卻發(fā)現(xiàn)沒有被保存下來。

隨著信息技術的發(fā)展，海外工程項目管理的各類信息系統(tǒng)的深入應用，促進了項目管理效率和管理水平的提升，各類工程資料大量以數(shù)字化形式存儲于信息系統(tǒng)中。檔案管理信息系統(tǒng)在工程項目檔案管理上的應用，實現(xiàn)了與業(yè)務系統(tǒng)的對接和管理資料的電子化歸檔，大大減少了紙質(zhì)檔案資料的整理和保管，降低了對檔案管理的專業(yè)性要求，同時，信息化手段也大大提高了檔案資料的收集和著錄管理效率，檔案收集范圍大大增加，通過集中的存儲、便捷的查詢、共享和利用，最大程度上發(fā)揮了檔案的價值。因此，海外工程檔案的信息化管理是非常有必要也具有重要的意義。

3 海外工程項目檔案信息化管理存在的問題

3.1 海外工程項目對檔案管理工作的認識不足

海外工程項目管理工作的重點是工程質(zhì)量、進度、成本的管理，對檔案管理工作的重視程度不夠，文件存檔意識弱。而且，海外工程項目檔案管理制度和體系不健全，缺乏專業(yè)的檔案管理人才和專門的檔案管理人員，檔案管理能力不足，工程檔案的歸檔范圍、收集整理規(guī)范不統(tǒng)一，責任分工不明確，檔案信息系統(tǒng)的應用效果不好。

3.2 海外工程項目信息化網(wǎng)絡基礎較差

國內(nèi)“走出去”工程企業(yè)承建的海外項目大都未欠發(fā)達國家和地區(qū)，網(wǎng)絡基礎設施較差，特別是項目駐地網(wǎng)絡不穩(wěn)定、網(wǎng)速慢甚至不具備接入互聯(lián)網(wǎng)的條件，檔案信息系統(tǒng)也一般難以適用于這樣的網(wǎng)絡環(huán)境，檔案管理的信息化程度低，檔案資料不能有效的進行信息化管理，也難以與駐外機構(gòu)以及公司總部系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)集中存儲和統(tǒng)一管理的目標。

3.3 海外工程項目檔案信息化管理支撐能力不足

海外工程檔案管理信息系統(tǒng)的建設、部署和運行維護缺乏專業(yè)的信息化人員的支撐，檔案管理系統(tǒng)與工程管理的各業(yè)務系統(tǒng)各自獨立，形成信息孤島，檔案收集仍依賴人工的方式進行大量繁瑣的甄選和歸類整理工作，信息化水平低，系統(tǒng)安全管理、備份、防病毒和數(shù)據(jù)也存在很大大的隱患。

4 海外工程項目檔案信息化管理工作的重點內(nèi)容

4.1 海外工程檔案管理信息化工作要統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理

公司總部對海外工程檔案信息化應該進行統(tǒng)籌規(guī)劃，根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和工程檔案管理的先進理念和經(jīng)驗，統(tǒng)一海外工程檔案管理模式，建立完善海外工程檔案管理制度體系，明確海外工程檔案工作職責、檔案分類編號原則、文件材料歸檔操作要求、檔案借閱與利用要求、考核標準等內(nèi)容，確保海外工程檔案管理的標準化、規(guī)范化[6]。

4.2 檔案管理信息系統(tǒng)的設計要符合海外工程檔案管理現(xiàn)狀和需求

檔案管理信息系統(tǒng)架構(gòu)設計要能夠適應公司國內(nèi)總部與海外業(yè)務的雙重管理和利用需求，要充分考慮海外的網(wǎng)絡基礎狀況，通過離線應用、斷點續(xù)傳、數(shù)據(jù)加密等技術確保海外工程電子檔案不遺失、不泄露，重要檔案資料能夠全部安全地傳回到國內(nèi)總部進行集中存儲、管理和利用。系統(tǒng)功能要能夠適應不同海外國家的多語言的特點，檔案標題的主語種必須統(tǒng)一。

4.3 海外檔案管理信息化要實現(xiàn)與業(yè)務系統(tǒng)的對接

檔案管理信息系統(tǒng)要與各業(yè)務系統(tǒng)進行有效的對接，按照檔案管理的規(guī)范要求進行電子檔案的自動歸檔，避免重復錄入、重復歸檔，減少人工整理錄入的工作量，提高工作效率。

4.4 加強海外檔案管理和信息系統(tǒng)應用培訓

海外工程項目人員崗位流動性大，要注重對檔案管理業(yè)務知識普及宣傳和系統(tǒng)操作的培訓，提高海外項目管理人員的存檔意識。通過錄制培訓教程、建立檔案管理員人員交流群等形式提高檔案業(yè)務的整體水平；通過制定嚴格的檔案管理工作交接制度，確保檔案管理工作持續(xù)有效的開展。

4.5 重視和保護海外工程檔案管理的信息安全和系統(tǒng)安全

海外工程項目實施有大量的外方人員參與，工程檔案資料信息涉及企業(yè)機密，應該高度重視檔案資料和信息系統(tǒng)的安全，通過授權機制和認證體系保障賬號安全；通過數(shù)據(jù)加密、VPN技術保障傳輸安全；健全網(wǎng)絡安全體系、定期進行系統(tǒng)備份保障系統(tǒng)安全。

5 結(jié)束語

海外工程檔案是記錄整個項目施工全過程的真實記錄，對海外工程項目的質(zhì)量評定、竣工驗收以及事故分析賠償都有十分重要的作用，海外工程項目檔案管理作為工程項目的重要環(huán)節(jié)，隨著科學技術的不斷發(fā)展，為了適應時代發(fā)展的需求，對海外工程項目檔案實施信息化管理是檔案發(fā)展的必然趨勢。海外工程項目檔案信息化工作應統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準，建立適用于海外工程項目實際應用環(huán)境和的檔案管理需求的系統(tǒng)，結(jié)合有效的管理制度和培訓支持，更有效推動海外工程項目檔案的信息化管理工作，提升海外工程的建設質(zhì)量，實現(xiàn)工程檔案自身的價值。

[1]舒蓉，徐擁軍.我國境外企業(yè)檔案管理研究述評[J].北京檔案，2012，11：13～16.

[2]國 測.海外項目檔案的數(shù)字化管理措施分析[J].科技展望，2016，03：219.

[3]梅 園，廖 勇.工程項目檔案信息化探索[J].辦公室業(yè)務，2016，03：44～45.

[4]胡煦，魯靜.淺談海外工程竣工檔案管理的問題及對策[J].建筑知識，2016，05：94.

[5]朱曉鷗，王貴振.海外項目數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀分析及對策[J].中國管理信息化，2015，03：196～197.

[6]楊太陽，宋敬敬.跨國企業(yè)的境外檔案管理[N].中國檔案報，2016，09（3）.

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1004-7344（2016）33-0021-02

2016-11-9

徐新富（1976-），男，工程師，本科，主要從事信息化管理方面的工作。