技改項(xiàng)目檔案管理的探索

羅華麗 河南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司黃金葉生產(chǎn)制造中心

技改項(xiàng)目檔案管理的探索

羅華麗 河南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司黃金葉生產(chǎn)制造中心

技改檔案管理對(duì)企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展作出重大決策的重要依據(jù).，工程檔案管理工作應(yīng)貫穿整個(gè)工程項(xiàng)目管理，也是項(xiàng)目管理中最重要的一環(huán)，也反映該項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展全過(guò)程的重要憑證。檔案管理工作的總體目標(biāo)是確保各項(xiàng)信息檔案能夠安全、有序與共享應(yīng)用。

技改 項(xiàng)目 檔案

技改項(xiàng)目即指技術(shù)改造項(xiàng)目，是指專業(yè)部門(mén)采用先進(jìn)的、適用的新技術(shù)、新工藝、新設(shè)備等對(duì)現(xiàn)有設(shè)備、生產(chǎn)工藝條件進(jìn)行大型的技術(shù)改造，它具有工程浩大、建設(shè)周期長(zhǎng)、投資金額大、專業(yè)復(fù)雜、技術(shù)含量高等特點(diǎn)，對(duì)企業(yè)不斷增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展，具有重要意義。近幾年來(lái)，隨著科技日新月異，工業(yè)技術(shù)信息化、自動(dòng)化、現(xiàn)代化水平大幅提升，各企業(yè)想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟，就要持續(xù)勇于創(chuàng)新，不斷進(jìn)行技術(shù)升級(jí)改造，運(yùn)用新設(shè)備、新技術(shù)，不斷提升企業(yè)生產(chǎn)制造能力。而企業(yè)在技改工程建設(shè)活動(dòng)中，最直接形成的、最具保存價(jià)值的就是技改工程檔案，包括文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。技改檔案資料無(wú)論對(duì)于本期技改，還是對(duì)于今后企業(yè)的發(fā)展、進(jìn)步都具有十分重要的作用。

一、把技改檔案管理作為技改工程管理的源頭管理

檔案是歷史的真實(shí)記錄，是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。對(duì)技改工程而言，自技改項(xiàng)目開(kāi)始之日，就要把技改檔案當(dāng)作項(xiàng)目管理中的重要一環(huán)，做到檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，同步意味著項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，要與項(xiàng)目的立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、招標(biāo)、建設(shè)施工、結(jié)（決）算和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，從源頭開(kāi)始抓，并在工程建設(shè)的各個(gè)階段不斷查漏補(bǔ)缺。

在實(shí)際工作中，由于施工單位的重視程度不足、人員技能水平有限等諸多問(wèn)題限制，存在有些施工單位把主要的精力都投入到項(xiàng)目建設(shè)中，忽視檔案資料的及時(shí)收集整理，容易造成檔案資料不可逆轉(zhuǎn)的丟失；還有一些施工單位因缺乏經(jīng)驗(yàn)，或者檔案管理人員頻繁更換，檔案整理沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，整理內(nèi)容和順序五花八門(mén)，查閱十分不便；甚至一些施工單位由于工期較短，施工退場(chǎng)也未提交檔案資料，造成檔案資料缺失。為此，為確保技改檔案資料收集整理的及時(shí)性、完整性和規(guī)范性，作為業(yè)主方，在項(xiàng)目實(shí)施初期，要注意做好兩個(gè)方面的工作，一是制定技改檔案管理制度。技改項(xiàng)目涉及到土建、電氣、公用工程以及設(shè)備工藝等多個(gè)專業(yè)，在項(xiàng)目實(shí)施初期，應(yīng)該結(jié)合本項(xiàng)目的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，明確各級(jí)職責(zé)，包括分管檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)、各專業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，以及所有參與工程建設(shè)的施工單位，明確各級(jí)檔案整理的內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔流程和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，還應(yīng)該明確各級(jí)檔案的保管、利用流程，確保檔案在流轉(zhuǎn)中的完好、無(wú)損。二是做好培訓(xùn)。要求各施工單位、監(jiān)理單位明確專職檔案管理員，并開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)，交流經(jīng)驗(yàn)，明確標(biāo)準(zhǔn)，按照城市建設(shè)檔案館建設(shè)項(xiàng)目及單位檔案管理要求，整理歸檔。

二、準(zhǔn)確把握各階段技改檔案管理的重點(diǎn)

在技改實(shí)施的實(shí)施不同階段，對(duì)檔案管理的重點(diǎn)有所不同，為把技改檔案管理工作做細(xì)做實(shí)，作為技改檔案管理人員就要明白各階段的檔案資料的重點(diǎn)。

一是項(xiàng)目立項(xiàng)論證階段。項(xiàng)目立項(xiàng)論證階段，即是項(xiàng)目建設(shè)初期，此時(shí)重點(diǎn)是建立檔案管理組織機(jī)構(gòu)，制定規(guī)章制度，明確業(yè)主方、施工單位、監(jiān)理單位等檔案管理人員及職責(zé)，建立各級(jí)檔案人員與項(xiàng)目技術(shù)人員的對(duì)口聯(lián)系，形成技改檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。理順檔案整理、移交、借閱等工作流程，明確檔案的流轉(zhuǎn)時(shí)效，確保檔案整理的及時(shí)性和完整性。

二是項(xiàng)目建設(shè)階段。隨著技改工程建設(shè)的進(jìn)展，對(duì)所形成的竣工檔案從技術(shù)文字資料、工程圖紙的完整性、準(zhǔn)確性、是否符合檔案要求等幾方面進(jìn)行檢查、審核，嚴(yán)格控制檔案質(zhì)量，對(duì)各個(gè)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、設(shè)備的安全、施工、調(diào)試等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的工程竣工檔案及變更情況進(jìn)行檢查和跟蹤管理，確保工程竣工檔案與工程現(xiàn)場(chǎng)相符。

三是竣工驗(yàn)收階段。隨著技改工程項(xiàng)目的終結(jié)，竣工檔案的文字材料、工程圖紙收集已經(jīng)完成，已整理分類完畢進(jìn)行立卷前，由各相關(guān)單位的檔案人員和技術(shù)人員組織進(jìn)行全面審核、檢查，進(jìn)一步對(duì)工程竣工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和檔案方面的規(guī)范性進(jìn)行檢查，即對(duì)竣工檔案的文字材料、工程圖紙的內(nèi)容（是否齊全、是否符合生產(chǎn)實(shí)際要求等）和組卷質(zhì)量（是否符合檔案法規(guī)的有關(guān)要求等）進(jìn)行嚴(yán)格審查，檢查，并提出整改意見(jiàn)。各施工單位整改后，請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員、監(jiān)理人員和檔案人員進(jìn)行復(fù)查，經(jīng)過(guò)復(fù)查、再一次整改、審核，直到符合要求具備移交接收的條件后，再召開(kāi)竣工檔案的驗(yàn)收移交會(huì)議進(jìn)行移交。

四是歸檔后。檔案整理入庫(kù)后，檔案管理人員根據(jù)規(guī)定及各部門(mén)、各專業(yè)需要，發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)版本的竣工檔案，并在檔案部門(mén)歸檔一套工程竣工檔案，并逐步錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)快速檢索和資源共享。

總之，技改檔案管理就是要做到“事前介入、事中控制、事后檢查、驗(yàn)收把關(guān)”，滲透到技改項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)，形成完整項(xiàng)目檔案資料，為后續(xù)企業(yè)技術(shù)提升提供可靠依據(jù)。

羅華麗（1979.8-），女，漢族，河南鄭州人，工程師、經(jīng)濟(jì)師，本科學(xué)歷，2001年7月畢業(yè)于鄭州大學(xué)自動(dòng)控制專業(yè)。現(xiàn)工作于河南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司黃金葉生產(chǎn)制造中心，主要從事工程項(xiàng)目綜合管理工作。