□霍云峰

淺析辦公自動化系統(tǒng)在水庫管理單位的應用

□霍云峰

水庫管理單位內部部門較繁多，工作壓力較大，辦公自動化系統(tǒng)將原來人們需要手動完成的繁重的重復性、例行性辦公事務，流程化、一體化地高效完成，既能顯著提高辦公效率，又能提高行使特殊職能的能力，進而充分發(fā)揮水庫綜合效益，為社會發(fā)展創(chuàng)造更大的價值。

辦公自動化系統(tǒng)；水庫管理單位；優(yōu)勢

辦公自動化系統(tǒng)(OA)是以計算機、網絡及各種辦公設備為硬件依托，運用網絡操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫及各種編程技術實現(xiàn)的瀏覽器/服務器結構的現(xiàn)代化辦公平臺。辦公自動化系統(tǒng)將原來人們需要手動完成的繁重的重復性、例行性辦公事務，轉變?yōu)楸憬莞咝?、各種設備和信息集成協(xié)助的完成模式，形成信息共享化、文檔處理流程化、一體化的高效辦公平臺，能夠有效提高辦公管理水平和工作效率。

1.辦公自動化系統(tǒng)在行政管理中的應用

水庫管理單位行政部門一般包括辦公室、后勤服務、水情調度、工程管理、財務、安全保衛(wèi)、機電運行等管理部門，在單位負責人領導下行使管理職能，參與單位各項工作的組織管理，彼此密切配合，相互協(xié)作，為單位的正常運作提供強有力的支持。職能科室工作的質量和效率直接影響著單位的整體運轉順利與否，先進的管理方法和手段能夠對單位各項事業(yè)的發(fā)展起到很大的推動作用。因此，在水庫管理單位實施標準化的操作程序能夠規(guī)范工作流程，有效提高管理力度。

辦公自動化系統(tǒng)可以提供實時標準化的操作程序，有效整合單位資源，明確各職能部門主要任務與職責，協(xié)調好職能部門之間的相互交流合作，規(guī)范行政管理的流程，實現(xiàn)各項目標任務及業(yè)務數(shù)據(jù)的快速流通共享，方便日后的分析總結及形成適用于本部門的統(tǒng)計成果，給單位管理者提供快捷、全面、準確的數(shù)據(jù)決策依據(jù)，將單位的行政管理工作推向有序穩(wěn)定的發(fā)展軌道。

2.辦公自動化系統(tǒng)在公文管理中的應用

以往的行政管理工作，大量的任務和通知都采取紙質文件的方式上傳下達，成本高而效率低。辦公自動化系統(tǒng)中的公文管理是以工作流為基礎定義的特殊流程和表單應用，能夠實現(xiàn)電子公文的收發(fā)和歸檔管理，電子行文代替手工行文，解決公文傳遞慢、信息不及時、不同步，不宜查閱等方面的問題，實現(xiàn)收發(fā)文的自動化操作，并能夠進行過程控制以及督辦、催辦、統(tǒng)計查詢等管理。辦公自動化系統(tǒng)的公文管理模塊，核心是工作流技術，它可以根據(jù)一系列過程規(guī)則使公文、文檔在不同的執(zhí)行者之間進行傳遞和執(zhí)行，目的是通過將工作分解成定義良好任務、角色，按照一定的規(guī)則和過程來執(zhí)行這些任務并對它們進行監(jiān)控來提高辦事效率、降低成本、提高管理水平。每一項工作都是以事先規(guī)劃好的流程的形式，由發(fā)起者（如文件擬稿人）發(fā)起流程，經本部門以及其他部門的處理（如審批、會簽、手寫簽名、電子簽章等），最終達到流程的終點（如歸檔、終止流程）。

3.辦公自動化系統(tǒng)在其他管理職能中的應用

水庫管理單位內部職能部門職能完善，各負其責，一般辦公事務需求，如：會議管理、考勤管理、員工工作日志、部門工作計劃、組織機構信息、人事及綜合檔案、人力資源管理等日常應用，均可以在辦公自動化系統(tǒng)這個一體化辦公平臺上實現(xiàn)，使單位各部門日常業(yè)務工作達到規(guī)范化、電子化、標準化，增強信息流通的便捷性、可查詢性，真正達到無紙化辦公。

4.對水庫管理單位應用辦公自動化系統(tǒng)的展望

隨著科學技術的不斷進步和信息技術的不斷應用，水庫管理單位的工程管理手段也在不斷提高，大壩安全監(jiān)測、洪水預報調度、水情雨情測報、閘門啟閉管理等工程管理自動化系統(tǒng)逐漸完善并日趨成熟，將這些先進的、各自獨立的管理手段進行有效的資源整合，進而加大對其與辦公自動化系統(tǒng)的接口研究，將對完全實現(xiàn)水庫管理單位的自動化管理具有重要意義。在國家加大對水利事業(yè)扶持力度的前提條件下，自動化、科學化管理水庫和水庫工程是未來水庫管理的必然發(fā)展趨勢，既能夠滿足當前水庫管理單位行政辦公需求，又能夠提供支撐日后整合工程管理自動化功能方案的系統(tǒng)是水庫管理單位信息化管理工作中應該著重考慮的問題。

5.結語

水庫管理單位既具有需處理普通辦公事務的共性，又因其特定職能如防洪調度、工程管理、興利供水等而具有自身特點。水庫管理單位應用辦公自動化系統(tǒng)，可以整合辦公資源，實現(xiàn)單位內部信息資源、人力資源、制度資源等的整合工作，規(guī)范辦公流程，疏通內部協(xié)調障礙，提高辦公效率。隨著辦公自動化系統(tǒng)的不斷發(fā)展和功能的不斷完善，以及量身定制型系統(tǒng)的逐漸普及，必將為水庫管理單位提供更高效的辦公和管理平臺，使防洪調度、工程管理、興利供水等特殊職能能夠更好地融入辦公自動化系統(tǒng)，更好地為水庫管理單位服務，真正實現(xiàn)辦公的自動化和管理的科學化、信息化，使水庫管理單位既能夠提高處理辦公事務的效率，同時又能夠提高行使特殊職能的能力，進而充分發(fā)揮水庫綜合效益，為社會發(fā)展創(chuàng)造更大的價值?！?/p>

2015-12-30

霍云峰，男，漢族，河北省黃壁莊水庫管理局，高級工程師。