國際工程項目文控管理工作探析

周雪（中國石油天然氣第七建設(shè)公司， 山東 青島 266300）

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國際工程項目文控管理工作探析

周雪（中國石油天然氣第七建設(shè)公司， 山東 青島 266300）

摘要：近年來，在我國建設(shè)市場蓬勃發(fā)展的背景下，出現(xiàn)了越來越多的國際工程項目管理團(tuán)隊。文控部門在國際工程項目管理團(tuán)隊中是負(fù)責(zé)收集和發(fā)散信息的部門，它的工作涉及范圍非常廣泛，與各個部門之間都有業(yè)務(wù)往來，貫穿于整個工程項目建設(shè)的始終，在項目中發(fā)揮著不可替代的重要作用。本文主要針對國際工程項目文控管理工作進(jìn)行了探討，希望對這方面工作有所助益。

關(guān)鍵詞：國際工程項目；文控管理；建設(shè)

現(xiàn)如今，工程項目建設(shè)環(huán)境正日益發(fā)生著變化，國際工程項目管理模式在工程建設(shè)項目中起著越來越重要的作用。文件控制管理工作是工程項目建設(shè)中的一項重要工作內(nèi)容，只有做好文控管理工作，才能夠做好工程項目管理。因此，如何做好國際工程項目文控管理工作，以使其更好地為國際工程項目服務(wù)，是目前業(yè)內(nèi)所亟需研究的課題。以下筆者就結(jié)合實際來淺要談?wù)剣H工程項目文控管理工作。

1 文控管理工作在國際工程項目管理中的作用

國際工程項目管理中的文控管理工作的實質(zhì)就是利用文件傳遞來保證工程管理工作。工程文件是工程建設(shè)項目的重要信息，它具有很強(qiáng)的針對性與時效性，對工程進(jìn)度、工程質(zhì)量以及工程造價都具有非常深遠(yuǎn)的影響。尤其是隨著近年來國際工程規(guī)模的不斷擴(kuò)大及工程建設(shè)項目越來越多地采用系統(tǒng)論的管理手段，即邊設(shè)計、邊施工、邊修改的“三邊工程”，導(dǎo)致國際工程項目的參建單位越來越多，從而造成了大量的文件信息。在此背景下，文件控制管理工作顯得愈發(fā)重要。

2 國際工程項目文控管理的方法及步驟

（1）文件識別及分類 文控人員首先要對各個部門所遞交上來的文件資料進(jìn)行準(zhǔn)確識別，以確定其類別及存放位置。由于文件資料的識別需要根據(jù)實際情況而來，所以文控人員必須要對各個部門的流程及各類文件的情況具有詳細(xì)的了解。再者，若文件與其他單位或個人之間有所聯(lián)系，還需要確定本項目以外的流程，并將其匯總整合成為網(wǎng)狀圖形，再根據(jù)流程圖與網(wǎng)狀圖及工作量進(jìn)行具體的工作分配和安排。例如，對于施工建設(shè)部門的文件來說，遞交流程依次是：施工建設(shè)部門、文控部門、文控部門業(yè)主、施工建設(shè)部門業(yè)主、文控部門業(yè)主、文控部門、施工建設(shè)部門，直至經(jīng)業(yè)主審批通過后再分類存檔。

（2）文件記錄 文控人員應(yīng)當(dāng)對各類文件資料做好記錄，包括文件編號、文件名稱、文件專業(yè)、文件類型、文件版次、文件提交人、文件提交時間、文件傳送編號以及文件返回時間、傳送編號、意見、備注等等。為了高效率地做好文件記錄工作，需制定相關(guān)文件記錄及傳送表格以控制文件流程、動態(tài)。此外，文控人員必須要熟練掌握WORD文檔、EXCEL表格等軟件的應(yīng)用方法和技巧，并在記錄之時注意將文件信息記錄詳細(xì)，以便隨時查找。

（3）文件掃描歸檔 文控人員應(yīng)當(dāng)對各類文件資料進(jìn)行掃描，從而將硬件文件轉(zhuǎn)化為軟件文件進(jìn)行拷貝存檔。應(yīng)制定詳細(xì)的電子文件命名細(xì)則，文件的名稱不宜過長，最好是用文件編號進(jìn)行命名，因為若掃描文件名稱過長則容易在計算機(jī)中丟失；另外在識別后應(yīng)當(dāng)盡快確定文件的存檔方式，從而減少后期修改的工作量。

3 文控部門與其他各部門之間的關(guān)系

項目部門所有工作的完成都需要得到各部門的支持和配合，而文件則是項目管理溝通過程中的主要信息紐帶，可以說，文控管理水平直接影響著項目管理溝通的有效性。因此，在實際項目管理過程中，必須要確定及肯定文控部門的權(quán)威性，既要賦予其相應(yīng)的權(quán)力，又要將其覆蓋到各個部門。也即是說，要將文件分類、文件編號、文件掃描、文件傳遞、文件存檔等等工作都統(tǒng)一歸并到文控部門進(jìn)行操作。而正是因為文控部門與其他各部門之間的這種關(guān)系，導(dǎo)致文控管理工作受其他部門工作的影響很深，若其他任何一個部門的工作出現(xiàn)了問題，例如采購環(huán)節(jié)缺失、施工出現(xiàn)問題等等，都會在一定程度上增加文控部門的工作量，因此各個部門的工作都必須要認(rèn)真對待。

4 國際工程項目文控管理工作的要點

（1）設(shè)計部門文件的控制管理要點 設(shè)計部門的文件種類雖然比較單一，主要是設(shè)計圖紙、施工圖紙以及竣工圖紙等，但是文件數(shù)量卻非常多，并且所有文件都至少需要批復(fù)三次。所以，文控人員在管理設(shè)計部門的文件時必須要耐心且細(xì)心，并要積極與設(shè)計人員及業(yè)主進(jìn)行交流溝通，盡可能地減少文件審批次數(shù)，集中處理各項問題，從而縮短文件審批時間。

（2）采辦部門文件的控制管理要點 采辦部門的文件種類非常繁多，并且很多都需要與其他部門進(jìn)行合作。因此，文控人員在管理采辦部門的文件時必須要先確定各部門之間的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系圖，并加強(qiáng)與各部門之間的溝通能力，熟悉各部門的工作流程，以便順利完成工作。

（3）施工建設(shè)部門文件的控制管理要點 國際工程項目的施工建設(shè)階段是整個工程項目最漫長也是最重要的階段，因此對施工建設(shè)部門文件的控制管理亦十分重要。施工建設(shè)階段非常注重“三控、兩管、一協(xié)調(diào)”，其中“三控”指的是控制進(jìn)度、控制質(zhì)量、控制費用，“兩管”指的是管理信息、管理合同，而這一系列控制手段最終都需要以文件的形式呈現(xiàn)出來。因此，文控人員必須要通過對這些文件的追溯來詳細(xì)了解工程項目在施工過程中的各項情況，從而給施工建設(shè)提供科學(xué)的依據(jù)。

5 結(jié)語

綜上所述，文控管理工作在國際工程項目管理中發(fā)揮著不可替代的作用，是項目管理溝通過程中的主要信息紐帶，因此必須要明確文控部門與其他各部門之間的關(guān)系，把握好文控管理工作的要點，高效率地做好文控管理工作。

參考文獻(xiàn)：

［1］趙穎，張國華，韓小紅，考麗，李曉芳，耿東攀.淺談國際EPC項目文控工作［J］.中國高新技術(shù)企業(yè)，2012，18：23-24.

［2］蔡同偉，王俊峰.解析國際工程項目管理模式下的文控工作［J］.中國檔案，2010，01：58-60.

作者簡介：周雪 （1989- ），女 ，遼寧鞍山人，本科，助理工程師。