淺析如何加強(qiáng)公路管理部門檔案利用

范亮亮

(吉林省伊通縣公路管理段，吉林 伊通 130700)

淺析如何加強(qiáng)公路管理部門檔案利用

范亮亮

(吉林省伊通縣公路管理段，吉林 伊通 130700)

隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，建設(shè)工作量也不斷增加，公路管理部門中相應(yīng)的工作管理任務(wù)也有所加重，公路檔案管理工作就是其中一個重要組成部分。辦公室檔案對于公路部門的日常運(yùn)作起著記錄和憑證的作用，因而辦公室檔案的妥善管理與保存就有著重要的意義。各單位之間協(xié)作緊密發(fā)展，各種來往文件也隨之增多，公路管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案的管理和利用，針對當(dāng)前實(shí)際工作情況，不斷調(diào)整、升級，以更好地適應(yīng)社會發(fā)展對檔案管理工作的要求。分析了當(dāng)前公路檔案管理工作，對如何加強(qiáng)檔案的利用提出一些看法。

公路；管理；檔案利用

在公路管理中，檔案管理工作是一項重要內(nèi)容，檔案管理和檔案利用工作應(yīng)在公路管理中發(fā)揮作用，這樣才能符合公路管理的需求，更好地實(shí)現(xiàn)公路管理目標(biāo)。在公路管理中，辦公室文書檔案工作是單位檔案管理中不可或缺的部分，文書檔案的收集與歸檔是一項具有保密性、專業(yè)性、規(guī)范性的工作。只有對文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，才能為社會提供更好的服務(wù)。

1 加強(qiáng)對檔案管理發(fā)展情況的分析

公路檔案管理工作發(fā)展時間不長，20世紀(jì)70年代初，縣公路部門就加強(qiáng)了對檔案工作的重視，建立了有關(guān)檔案制度。到了20世紀(jì)80年代初，隨著各項業(yè)務(wù)建設(shè)的不斷擴(kuò)大，各門類檔案不斷增多，為了全面系統(tǒng)管理好檔案，相關(guān)部門先后對檔案進(jìn)行了較為系統(tǒng)的整理，增加了門類，管理條件也得到較大的改善。20世紀(jì)90年代以后，縣公路局又對各科室形成的不同門類的檔案進(jìn)行了全面系統(tǒng)的規(guī)范整理，使各種門類的檔案均符合規(guī)范化要求，真正建立起了制度完善、門類齊全、設(shè)備先進(jìn)、管理科學(xué)的高標(biāo)準(zhǔn)綜合檔案室。

公路管理部門高度重視檔案工作，將檔案目標(biāo)管理工作納入年度工作計劃，明確工作任務(wù)，落實(shí)崗位責(zé)任，實(shí)行規(guī)范化目標(biāo)管理，健全規(guī)章制度，認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)。如今，檔案管理在公路管理工作中占據(jù)的地位越來越高，要想更好地實(shí)現(xiàn)對檔案的利用，需要從檔案管理工作的角度入手，做好檔案管理工作，提高檔案利用率，提高檔案利用水平。

隨著社會信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案利用效率和利用水平的實(shí)現(xiàn)都發(fā)生了變化，檔案管理工作也發(fā)生了一些變化，在管理內(nèi)容、管理形式及管理思想上都有所轉(zhuǎn)變。因此，應(yīng)做好檔案的利用，加強(qiáng)檔案管理，提升檔案管理工作的質(zhì)量，全面提升檔案利用效率。

2 加強(qiáng)公路部門檔案管理工作的途徑分析

檔案管理是實(shí)現(xiàn)檔案更好利用的重要保證，如今，各種檔案管理方式層出不窮，特別是在信息化不斷發(fā)展的今天，公路檔案管理工作對信息化的檔案管理需求也在不斷增加，這對于整體的檔案管理工作提出了更高的要求。而恰恰是在這種檔案管理工作發(fā)展的條件下，檔案的利用要求也隨之提升，檔案利用和檔案管理工作是密不可分的，只有檔案管理部門做好檔案的管理工作，才能為檔案利用提供更多便利，提升檔案的利用效率。

2.1 強(qiáng)化現(xiàn)代化基礎(chǔ)檔案管理設(shè)施的配置

檔案管理工作的發(fā)展對基礎(chǔ)檔案管理手段提出了比較高的要求，特別是檔案管理工作室的建立，是檔案管理工作發(fā)展提出的重要要求。對于檔案管理工作而言，只有從基礎(chǔ)設(shè)施方面進(jìn)行建設(shè)，才能對管理工作實(shí)現(xiàn)更好的支持。例如，要在檔案室配備防磁柜、微機(jī)、溫濕度計、滅火器、吸塵器、去濕機(jī)、錄像機(jī)等設(shè)施。在檔案管理工作中，要對各種門類、各種載體檔案及時歸檔，確保案卷質(zhì)量，對本局所形成的文件實(shí)行兩套制，印刷并裝訂成冊。業(yè)務(wù)口移交檔案時，督促業(yè)務(wù)按時移交材料，保質(zhì)保量歸檔，履行交接手續(xù)。對收集歸檔的文件材料按照排列順序依次編寫頁號，做到不漏編、不重號。結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際，制定保管期限表，詳細(xì)確定分類方案。對卷內(nèi)文件材料區(qū)別不同情況，進(jìn)行排列，密不可分的材料依序排列在一起，卷皮、卷內(nèi)目錄符合要求，裝訂整齊，不壓字，不漏頁。定期對所存檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取措施予以解決。

2.2 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員

為管理使用好檔案，公路檔案管理部門還要通過多種形式，提高管理人員素質(zhì)，為做好檔案工作打好基礎(chǔ)。一是加強(qiáng)對全局干部職工檔案法律法規(guī)和理論知識的宣傳教育，廣泛開展檔案掃盲活動，提高干部職工對檔案管理重要性的認(rèn)識，真正使大家了解、關(guān)心、支持、參與檔案工作。二是選調(diào)業(yè)務(wù)扎實(shí)、責(zé)任心強(qiáng)的同志做這項工作。在一些公路檔案室有專職檔案管理員，在各個科室有兼職檔案員，為檔案的收集、整理及管理使用建立組織機(jī)構(gòu)。三是注重對專、兼職檔案員的督促指導(dǎo)，每月一次學(xué)習(xí)例會，半年一次總結(jié)講評，對責(zé)任心強(qiáng)、工作扎實(shí)的人員進(jìn)行表彰獎勵，鼓勵先進(jìn)、鞭策后進(jìn)。四是加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，組織管理人員到相關(guān)檔案部門等先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，培訓(xùn)多次，通過學(xué)習(xí)使管理人員的業(yè)務(wù)水平不斷加強(qiáng)，保證各類案卷合格率在98%以上。

3 加強(qiáng)公路管理部門檔案利用工作的研究

在檔案管理工作的開展過程中，加強(qiáng)公路檔案管理對于公路各項工作的全面發(fā)展都具有重要意義。當(dāng)前，檔案管理工作在公路建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮著十分重要的作用，檔案的利用效率、利用質(zhì)量直接影響著公路建設(shè)工作的管理水平。未來，需要在強(qiáng)化檔案管理工作的基礎(chǔ)上，做好對檔案管理工作的研究。

首先，要利用先進(jìn)的檔案管理手段，特別是檔案信息管理技術(shù)手段的運(yùn)用，是非常重要的。在檔案管理和利用的過程中，應(yīng)針對性地對檔案內(nèi)容進(jìn)行分析存儲和研究，全面做好檔案內(nèi)容的歸類，全面分析檔案內(nèi)容對公路建設(shè)和管理的作用。在這樣的條件下，檔案的管理和發(fā)展需要強(qiáng)化對檔案內(nèi)容的利用，全面實(shí)現(xiàn)對檔案內(nèi)容的分析，并聯(lián)系檔案管理工作現(xiàn)狀和公路建設(shè)工作情況進(jìn)行深度分析。

其次，從檔案利用的角度來說，在做好檔案管理工作之余，還要從多角度、多層面強(qiáng)化檔案信息的流通。檔案信息內(nèi)容對于檔案管理工作而言是比較重要的，檔案內(nèi)容的合理應(yīng)用能夠?yàn)楣返墓芾砗徒ㄔO(shè)提供比較好的支持。當(dāng)前，在公路建設(shè)的過程中，建設(shè)水平和技術(shù)層次都在不斷升級，在這樣的環(huán)境下，傳統(tǒng)的公路建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、不同地區(qū)的公路建設(shè)可借鑒的因素等，都記錄在公路建設(shè)的檔案中。為了更好地為當(dāng)前公路建設(shè)工作提供支持，檔案中的一些公路建設(shè)內(nèi)容應(yīng)該被拿出來作為借鑒。在信息化的檔案管理工作環(huán)境下，應(yīng)選擇公路檔案建設(shè)中比較好的檔案案例作為公路建設(shè)工作的參考性素材，這是檔案運(yùn)用過程中必不可少的環(huán)節(jié)。

4 結(jié)語

公路建設(shè)中要注重強(qiáng)化對檔案的管理，針對當(dāng)前檔案運(yùn)用中面臨的一些問題，在檔案管理工作中要有所突破和發(fā)展。如此，才能夠更好地實(shí)現(xiàn)對檔案的運(yùn)用，提升檔案內(nèi)容運(yùn)用對公路管理的支持水平。

[1] 聶艷萍.從高速公路檔案利用情況分析檔案的利用價值[J].蘭臺世界，2015，(S2)：56-57.

[2] 王海鷗.加強(qiáng)新形勢下公路工程檔案信息的開發(fā)利用[J].今日中國論壇，2013，(05)：132-133.

[3] 江文紅.論信息化時代公路工程檔案的開發(fā)和利用[J].民營科技，2010，(02)：80，40.

[4] 宋明.淺談檔案管理存在的問題及對策[J].才智，2011，(23)：144-145.

[5] 張會霞.高速公路工程檔案管理中存在的問題及對策[J].交通世界(運(yùn)輸·車輛)，2011，(08)：98-99.

[6] 李玉濱.淺析如何做好檔案管理工作[J].華章，2011，(15)：175-176.

[7] 閆立光.淺議社會發(fā)展對檔案管理的要求[J].蘭臺內(nèi)外，2011，(04)：49-50.

[8] 黃勇良.關(guān)于新時期提高檔案管理人員素質(zhì)的思考[J].科技信息(科學(xué)教研)，2007，(17)：58-59.

[9] 李金蓮.淺談新時期如何提高檔案管理人員素質(zhì)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2009，(15)：61-62.

How to strengthen the utilization of archives in highway administration departments

FAN Liang-liang

(Yitong Highway Management Section of Jilin Province, Yitong 130700, China)

With the continuous development of our country′s economic construction, the workload of construction along with the corresponding management task in the highway management department are both increasing, and the highway archives management is one of the important parts. Office archives play the role of record and vouchers for daily operation of the highway sector, therefore, the proper management and preservation of office archives is of great significance. The management of the highway should strengthen the use of archives, constantly adjust to better adapt to the social requirements for the development of archives management based on the current actual situation. The highway archives management work was analyzed, and some opinions on how to strengthen the utilization of archives were proposed.

Highway; Management; Archives utilization

2016-10-22

范亮亮(1976-)，女，助理館員。

F426.72

A

1674-8646(2016)23-0070-02