檔案安全保障體系建設(shè)研究

劉 倩

(龍江縣公共資源交易綜合服務(wù)中心，黑龍江 龍江 161100)

檔案安全保障體系建設(shè)研究

劉 倩

(龍江縣公共資源交易綜合服務(wù)中心，黑龍江 龍江 161100)

檔案安全保障體系的建設(shè)是推動(dòng)我國(guó)檔案管理機(jī)制水平的關(guān)鍵途徑。隨著檔案管理部門對(duì)檔案管理體系的不斷完善，從理論和實(shí)踐兩個(gè)角度對(duì)檔案安全保障體系構(gòu)建問題進(jìn)行了全方位的分析和研究，有效提升了各級(jí)檔案部門的檔案安全保障能力。本文主要分析了檔案安全保障體系構(gòu)建的現(xiàn)實(shí)意義，提出了檔案安全保障體系的基本內(nèi)涵、主要內(nèi)容以及體系的構(gòu)成框架。

檔案安全保障體系；建設(shè)；研究

1 檔案安全保障體系構(gòu)建的依據(jù)

首先，加強(qiáng)檔案的安全保障體系建設(shè)是針對(duì)我國(guó)當(dāng)前的國(guó)情而定的體系準(zhǔn)則。能源資源、信息資源是當(dāng)前各個(gè)國(guó)家關(guān)注和爭(zhēng)奪的非常重要的戰(zhàn)略性資源，即使是國(guó)際上也都有真實(shí)的案例來反映出敵對(duì)勢(shì)力運(yùn)用各種途徑和手段來獲取檔案信息，這也是當(dāng)前新形勢(shì)下首要應(yīng)對(duì)的挑戰(zhàn)。

其次，加強(qiáng)檔案的安全保障體系建設(shè)是應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害的客觀需求。自然災(zāi)害基本上人們只能盡最大努力去預(yù)防，現(xiàn)階段并沒有任何一種自然災(zāi)害是人為可以控制的，像地震、火災(zāi)、水災(zāi)、海嘯、泥石流，等等，這些自然災(zāi)害一旦發(fā)生時(shí)是沒有預(yù)知的，最重要的是這些自然災(zāi)害沒有可抗拒性。因此對(duì)檔案的實(shí)體危害也是最大的。近幾年發(fā)生的印度洋海嘯以及汶川地震都是血淋淋的現(xiàn)實(shí)案例。地震和海嘯對(duì)檔案館造成的后果是不可預(yù)知的，同時(shí)也給檔案館的災(zāi)害防治工作敲響警鐘。

再次，加強(qiáng)檔案安全保障體系建設(shè)是為了更加有效地解決我國(guó)檔案安全體系存在問題的需求，很多檔案管理部門對(duì)檔案安全保障工作的理解都是非常的單一，其實(shí)檔案安全主要分為載體安全保障和信息安全保障兩種。一部分檔案是呈現(xiàn)出顯性狀態(tài)，而一部分檔案則是呈現(xiàn)出隱性狀態(tài)，但是由于對(duì)檔案安全保障體系理解的局限性，使得在實(shí)際的工作中，很多的檔案管理方法和檔案管理措施都非常傳統(tǒng)，沒有任何創(chuàng)新之處，安全工作的重心也出現(xiàn)了偏移，更加注重于基礎(chǔ)設(shè)施的投入，對(duì)檔案管理的長(zhǎng)期維護(hù)并沒有投入太多的時(shí)間和精力，有些地區(qū)甚至對(duì)這部門是忽視的，沒有任何的精力投入，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理缺乏足夠的安全意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。

最后，檔案安全保障體系建設(shè)是提升檔案管理水平的有效途徑。檔案安全保障體系建設(shè)一定要以檔案安全保障理論為指導(dǎo)依據(jù)，在綜合了管理、人員、技術(shù)、手段的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建動(dòng)態(tài)的、開放的安全保障體系，進(jìn)而有效保障檔案信息的安全。而創(chuàng)建檔案安全保障體系還能夠從根本上提高我國(guó)對(duì)檔案文獻(xiàn)的保存年限，實(shí)現(xiàn)檔案的全方位控制，從根本上解決檔案安全保障實(shí)施過程中的一些難題，提高檔案安全保障體系的水平。

檔案安全保障體系的構(gòu)建還有效促進(jìn)了我國(guó)檔案安全保障從機(jī)構(gòu)層面向國(guó)家層面的轉(zhuǎn)變，從之前的單一技術(shù)向集成化技術(shù)轉(zhuǎn)變，不斷完善檔案管理措施和技術(shù)措施，將檔案安全保障體系成功的納入到我國(guó)的檔案建設(shè)計(jì)劃中。檔案安全保障體系的創(chuàng)建，意味著我國(guó)檔案安全保障能力建設(shè)逐漸向系統(tǒng)化、集成化和規(guī)范化的方向發(fā)展。相信在這種大趨勢(shì)的引領(lǐng)下，我國(guó)的檔案管理將會(huì)向更加深入的層面挺進(jìn)，對(duì)相關(guān)管理機(jī)制的創(chuàng)新發(fā)展也非常有幫助。

2 對(duì)檔案安全保障體系的初步研究

檔案安全保障體系會(huì)涉及檔案遭受安全威脅等多方面的問題，屬于非常復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，而且目前的檔案安全管理以及檔案保存還存在很多不安全因素。研究人員通過對(duì)檔案風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和評(píng)估，確定了安全系統(tǒng)所面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而找出安全風(fēng)險(xiǎn)的一些防范措施，進(jìn)一步保證了檔案管理的相關(guān)安全策略。檔案安全問題的解決不僅僅需要解決技術(shù)方面的問題，還需要對(duì)檔案安全保障各個(gè)環(huán)節(jié)的管理及組織問題進(jìn)行詳細(xì)的分析對(duì)比，進(jìn)而形成一個(gè)目標(biāo)明確、技術(shù)措施有效的檔案安全保障體系，這一保障體系的核心思想主要是將檔案的管理全過程以及技術(shù)安全等措施設(shè)計(jì)成為一個(gè)相對(duì)完整的、統(tǒng)一的安全保護(hù)平臺(tái)，并且以管理活動(dòng)為主線對(duì)檔案安全保障體系進(jìn)行分層防御，從而實(shí)現(xiàn)檔案的層次性管理?，F(xiàn)階段我國(guó)的檔案安全保障體系主要包括三個(gè)子系統(tǒng)，分別是檔案管理安全子系統(tǒng)、檔案維護(hù)安全保障子系統(tǒng)和檔案新資源開發(fā)利用安全保障子系統(tǒng)，這三個(gè)子系統(tǒng)與檔案的生命周期息息相關(guān)，所覆蓋的領(lǐng)域也非常廣泛，檔案基本上涵蓋了我國(guó)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的內(nèi)容。概括起來主要有以下幾個(gè)方面。

2.1 安全基礎(chǔ)設(shè)施

安全基礎(chǔ)設(shè)施主要是指維護(hù)檔案安全、保障檔案開發(fā)利用，為社會(huì)提供方便服務(wù)而進(jìn)行的一系列基礎(chǔ)性建設(shè)工作，這一階段對(duì)檔案管理的主要內(nèi)容有檔案的保管環(huán)境管理、檔案利用設(shè)備管理、檔案維護(hù)監(jiān)控設(shè)備管理，等等。

2.2 安全組織管理

這里所說的安全組織管理主要是指對(duì)當(dāng)前檔案機(jī)構(gòu)部門安排與人員的教育培訓(xùn)方面進(jìn)行安全方面的強(qiáng)化。從整體組織上來不斷完善各個(gè)部門的安全管理職能，進(jìn)一步加強(qiáng)各個(gè)部門之間的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)與經(jīng)驗(yàn)交流，從管理層面上入手對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和管理，從實(shí)際的人員操作入手，對(duì)一些不規(guī)范的操作要及時(shí)的予以糾正，而對(duì)那些有較大操作問題的則需要進(jìn)行安全意識(shí)方面的教育。除此之外，還要對(duì)員工的安全技能進(jìn)行進(jìn)一步的培訓(xùn)。

2.3 安全全程控制

安全全程控制主要是指對(duì)檔案從形成立案之后直至銷毀的各個(gè)過程都要進(jìn)行非常嚴(yán)格的控制。具體控制內(nèi)容如下：

第一是前端控制。這一階段需要工作人員在所有的安全保障活動(dòng)之前進(jìn)行設(shè)計(jì)和準(zhǔn)備。

第二是日常檔案維護(hù)。這一階段主要是對(duì)檔案庫房中的一些檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的安全監(jiān)控管理。

第三是對(duì)災(zāi)難檔案進(jìn)行備份處理。這一階段所接觸的重點(diǎn)是恢復(fù)那些因自然因素和人為因素造成損壞的檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并快速響應(yīng)問題。

第四是防止檔案信息出現(xiàn)損壞和丟失。禁止人員擅自損壞刪除檔案，對(duì)恢復(fù)和搶救檔案的過程要進(jìn)行全程的記錄。充分考慮恢復(fù)和搶救過程中可能會(huì)出現(xiàn)的情況，做好所有情況的事前準(zhǔn)備工作，盡量避免出現(xiàn)二次檔案?jìng)Α?/p>

第五是對(duì)檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查和評(píng)估。在各項(xiàng)檔案工作完成之后，還要對(duì)檔案的質(zhì)量進(jìn)行事前記錄和事后對(duì)比，并對(duì)不同階段的檔案質(zhì)量進(jìn)行對(duì)比分析，查找出質(zhì)量較差的檔案，對(duì)其信息進(jìn)行備份，并及時(shí)修復(fù)這批檔案。

第六是對(duì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)。要對(duì)檔案工作的全過程都進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)預(yù)測(cè)可能存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)以及可能出現(xiàn)的一些后果，做好準(zhǔn)備工作，并創(chuàng)建風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估模式與指標(biāo)體系。

2.4 安全法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)

這一標(biāo)準(zhǔn)主要是制定了詳細(xì)的法律法規(guī)，是為了保障檔案中各項(xiàng)安全保障活動(dòng)都能夠有法可尋。根據(jù)檔案的相關(guān)技術(shù)要求，制定并改進(jìn)檔案技術(shù)指標(biāo)，從根本上保護(hù)檔案的信息安全。但是從我國(guó)當(dāng)前的檔案管理情況來看，很多檔案館都還是沿用著傳統(tǒng)的管理手段，檔案安全保障體系的建立與開發(fā)等制度都會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問題。由此可見，檔案安全保障體系的創(chuàng)建有利于檔案的系統(tǒng)化管理，對(duì)建設(shè)中國(guó)特色的檔案管理有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)含義。

3 結(jié)語

檔案安全保障體系對(duì)于檔案工作來說屬于一個(gè)全新的管理概念，這一理念的創(chuàng)建、研究及推廣為我國(guó)的檔案事業(yè)發(fā)展提供了巨大的發(fā)展空間，為今后我國(guó)的檔案管理提供了堅(jiān)實(shí)有力的保護(hù)基礎(chǔ)。

[1] 周國(guó)康.淺論檔案安全保障體系建設(shè)中的基本規(guī)范制度和技術(shù)方法[C]//檔案安全與檔案服務(wù)——2011年甘肅省檔案工作者年會(huì)論文集.2011.

[2] 周耀林，陶琴，孫洪魯，等.檔案安全保障現(xiàn)狀與發(fā)展的研究報(bào)告[C]//回顧與展望——中國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展研究報(bào)告.2010.

Research on construction of archives security system

LIU Qian

(Longjiang County Public Resource Transaction Integrated Service Center, Longjiang 161100, China)

The construction of archives security system is the key way to promote the level of archives management mechanism in our country. With the continuous improvement of the file management system, the archives management system is analyzed and studied from both theoretical and practical perspectives, which can effectively improve the archives security capability of archives departments at all levels. This paper analyzes the practical significance of the construction of archives security system, and puts forward the basic connotation, main content and framework of archives security system.

Archives security system; Construction; Research

2016-10-12

劉倩(1985-)，女，學(xué)士，助理畜牧師。

G273

B

1674-8646(2016)23-0072-02