新時期如何做好高校檔案管理工作

李佳欣（黑龍江信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院，哈爾濱 150025）

新時期如何做好高校檔案管理工作

李佳欣
（黑龍江信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院，哈爾濱 150025）

以新時期的高校檔案管理工作為主要出發(fā)點(diǎn)，對新時期高校檔案管理工作所面臨的調(diào)整做出論述，從檔案管理觀念及管理方式入手，對高校檔案管理工作創(chuàng)新做出分析和探討。

新時期；高校；檔案管理工作；創(chuàng)新；分析

1　新時期我國高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1.1工作理念

第一，傳統(tǒng)的封閉發(fā)展觀需要作出有效的轉(zhuǎn)變。雖然傳統(tǒng)的高校檔案管理工作可以滿足基本的工作要求，但是檔案管理卻很難有進(jìn)一步的發(fā)展空間。在我國傳統(tǒng)的發(fā)展理念中，高校檔案管理存在規(guī)劃不完整，各自為政的現(xiàn)象。各個高校之間的檔案管理工作缺乏有效的合作，因此，很難對自身的特點(diǎn)進(jìn)行深度挖掘，而這種現(xiàn)象也極大阻礙了高校檔案資源的共享，降低了高校檔案資源的利用率。

第二，在我國高校檔案管理工作中，要及時轉(zhuǎn)變重藏輕用的服務(wù)觀念。高校檔案要想得到認(rèn)可，實(shí)現(xiàn)自身價值，就要提高高校檔案資源的利用率。但是傳統(tǒng)的高校檔案服務(wù)觀念是以重視檔案收藏為主的，對檔案的使用情況基本是處于忽視的狀態(tài)。在這種大環(huán)境下，高校檔案管理工作的服務(wù)性和主動性得到了很好的體現(xiàn)，但是積極性和創(chuàng)造性有所欠缺，且競爭意識和參與意識也不高，這些管理問題對我國高校檔案管理工作的發(fā)展產(chǎn)生了極大的影響，嚴(yán)重限制了高校檔案資源的利用。

1.2工作方式

不管是在社會生活還是在學(xué)習(xí)中，各種資料和信息所發(fā)揮的作用是不容小覷的，信息技術(shù)還為人們提供了非常便捷的信息處理渠道。但信息會出現(xiàn)短暫的生命周期，這就要求高校檔案管理工作利用檔案資料為高校和社會的發(fā)展提供方便快捷的檔案信息服務(wù)。但是，我國部分高校檔案管理工作始終沿襲著傳統(tǒng)的管理方式，檔案資料的簽發(fā)、歸檔、鑒定等工作還使用傳統(tǒng)的手工操作方法，不僅利用率低，還會導(dǎo)致工作效益的降低。

雖然我國很多院校在檔案管理工作中使用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理也實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，但是很多計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)并沒有真正發(fā)揮作用，這也制約了高校檔案資料網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)。在全新時期，高校檔案管理工作方式一定要與社會的實(shí)際發(fā)展需求相適應(yīng)。

2　新時期高校檔案管理工作的創(chuàng)新研究

2.1推進(jìn)高校檔案管理工作觀念的創(chuàng)新

2.1.1要充分肯定高校檔案管理工作的地位

高校的檔案不僅可以對高校的發(fā)展和創(chuàng)新成果進(jìn)行記錄，還能進(jìn)一步推廣知識的應(yīng)用范圍，在推動高校知識創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步推進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。高校也是科學(xué)研究和科技發(fā)展的陣地，高校的檔案館更是高校科研知識的匯集地，因此，一定要充分認(rèn)識高校檔案工作的重要性。

2.1.2要樹立標(biāo)準(zhǔn)的競爭意識

知識經(jīng)濟(jì)時代的不斷發(fā)展要求高校檔案管理部門引入競爭機(jī)制，通過發(fā)揮競爭機(jī)制作用，提高檔案管理工作效率。我們可以將高校檔案管理工作中的崗位職責(zé)、工作績效及社會效益進(jìn)行有機(jī)整合，打破傳統(tǒng)高校檔案管理模式中的平均主義，運(yùn)用責(zé)任到人、競爭上崗的管理模式，給管理者施加壓力。還要充分調(diào)動工作人員的積極性，不斷提高工作人員的業(yè)務(wù)水平。

2.1.3充分開拓進(jìn)取發(fā)展觀

在信息技術(shù)發(fā)展的大背景下，我國高校檔案管理工作也不能安于現(xiàn)狀，一定要對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，在創(chuàng)建進(jìn)取發(fā)展觀的同時，對檔案管理工作者的創(chuàng)新意識進(jìn)行深度挖掘，充分激發(fā)工作人員的積極性和創(chuàng)造潛能，這樣才能真正提高我國高校檔案管理部門的發(fā)展能力。

2.2實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展

2.2.1重視計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用

現(xiàn)階段的高校檔案管理工作，已將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案信息的收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)中，實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理工作的一體化。在一體化管理中，高校檔案資料信息可以反復(fù)利用，這對我國高校檔案的立卷效率和檔案管理質(zhì)量提升都有著非常重要的作用。為了讓我國高校檔案資料能夠通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，高校檔案管理工作人員還要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子形式上的轉(zhuǎn)換，通過建立高校檔案信息數(shù)據(jù)庫逐步提高高校檔案管理工作的檢索效率，從而為高校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和保證。

2.2.2推動高校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在我國高校檔案管理工作中，資料信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是對檔案資料信息開展網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理的有效前提。從我國大部分高校的檔案管理工作情況來看，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化工作還不是特別完善。在高校的檔案管理中，雖然檔案的標(biāo)引和統(tǒng)計(jì)等方面已經(jīng)具備了國家制定的標(biāo)準(zhǔn)，但是這些標(biāo)準(zhǔn)在實(shí)際的高校檔案管理工作中，并沒有得到真正的落實(shí)。

在現(xiàn)代檔案管理設(shè)備與管理技術(shù)領(lǐng)域，檔案信息的格式、轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)及軟硬件設(shè)施等也都沒有相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。因此，推動高校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是非常有必要的。要嚴(yán)格遵守、認(rèn)真執(zhí)行已經(jīng)實(shí)行的國家標(biāo)準(zhǔn)，在執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，還要根據(jù)高校的實(shí)際發(fā)展情況和真實(shí)發(fā)展需求創(chuàng)建地方性標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)造的標(biāo)準(zhǔn)要切合地方高校的發(fā)展，這樣高校信息資源數(shù)據(jù)庫在建設(shè)的時候也能有所參考，高校檔案資料的共享性也能夠得到極大的提升。

3　加強(qiáng)高校檔案管理工作的建議

3.1完善檔案管理工作機(jī)制

高校檔案管理工作涉及各個專業(yè)的信息資源，因此，我們在對其進(jìn)行管理時，一定要遵循科學(xué)規(guī)范的管理原則，建立相對完善的檔案管理工作機(jī)制，對其進(jìn)行規(guī)范化的管理。尤其是要在檔案管理的信息化建設(shè)上建立健全的制度，為我國高校檔案工作的數(shù)字化和信息化奠定基礎(chǔ)。

3.2建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍

高校檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)的高低會直接決定高校檔案的管理水平。因此，我們要不斷加強(qiáng)高校檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，對新進(jìn)的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，在培訓(xùn)的同時引入競爭機(jī)制，全方位鍛煉檔案管理人員，從而保證高校檔案管理人才隊(duì)伍素質(zhì)的穩(wěn)步提升。

4　結(jié)語

社會在不斷發(fā)展，社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)對我國高校檔案管理工作的要求也有了進(jìn)一步的提高，我們應(yīng)提高對高校檔案管理工作的重視，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段提升我國高校檔案管理工作的整體質(zhì)量，從而為我國高校發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

［1］ 閔素芬.探索高校檔案館一種新職能——指導(dǎo)檔案專業(yè)學(xué)生實(shí)習(xí)［J］.北京檔案，2010，（03）：136-137.

［2］ 邵建華，蔡灶林.試論高校檔案館的德育功能［J］.合肥工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會科學(xué)版），2014，（02）：63-64.

［3］ 賈增男.高校檔案館秘書的政治思想修養(yǎng)［J］.中山大學(xué)學(xué)報(bào)論叢，2014，（02）：128-129.

How to complete colleges'archives management in new era

LI Jia-xin
（HeilongjiangInfotech Profession College，Harbin 150025，China）

Taking college archives management in the new era as the main starting point，this paper discussed on facing adjustments of college archives management，and analyzed college archives management innovation from the concept of archives management and management mode.

Newera；Colleges；Archives management；Innovation；Analysis

G647.24；G271

A

1674-8646（2016）11-0136-02

2016-03-25

李佳欣（1976-），女，黑龍江哈爾濱人，副研究館員，在黑龍江信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院人事處工作。