呂衡春

中鐵十八局集團有限公司

企業(yè)物資管理信息系統(tǒng)的開發(fā)及應(yīng)用

呂衡春

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物資管理信息化是實現(xiàn)物資集約化管理的基本保證，是經(jīng)營管控落地的重要基礎(chǔ)和有效工具。2010—2012年組織開發(fā)了物資管理信息系統(tǒng)(以下簡稱系統(tǒng))并推廣到各省級企業(yè)。作為第一批上線推廣單位，根據(jù)公司物資管理信息系統(tǒng)實施工作方案要求，成立系統(tǒng)推廣項目組，對照物資管理信息系統(tǒng)建設(shè)業(yè)務(wù)規(guī)范及需求規(guī)格說明書，完成了一系列的推廣實施、接口開發(fā)、運維任務(wù)。系統(tǒng)的推廣與應(yīng)用，實現(xiàn)了物資全過程閉環(huán)管理，使物資數(shù)據(jù)互通共享，為輔助決策提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，提高了公司物資管理水平。

物資；信息系統(tǒng)；管理

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的大面積普及，企業(yè)信息化管理也在逐步深入，信息化建設(shè)正逐步展開，很多業(yè)都進行了企業(yè)內(nèi)部和外部的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的建立，將企業(yè)當(dāng)前擁有的資源很好的整合在了一起，以業(yè)務(wù)過程為中心進行應(yīng)用系統(tǒng)的集成，提高資源的利用效益，讓業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間的相應(yīng)速度更快，不斷的幫助企業(yè)降低成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，已經(jīng)逐步的成為了很多企業(yè)都非常關(guān)注的問題，為了切實將企業(yè)物資管理業(yè)務(wù)理順，提高企業(yè)物資管理水平，使數(shù)據(jù)高度共享，信息及時反饋，便于領(lǐng)導(dǎo)正確的決策。

1 系統(tǒng)概述

倉儲管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與物流供應(yīng)鏈間重要的連接紐帶。物資管理系統(tǒng)根據(jù)物資使用人員、采購人員、財務(wù)人員、決策管理人員等各對象的使用要求，通過對各模塊的管理，全面反映物資的采購、出入庫、損耗情況及人員和各部門的領(lǐng)用情況。同時，企業(yè)管理人員可憑借系統(tǒng)強大的查詢及報表功能，及時、準(zhǔn)確了解各項物資信息，為企業(yè)決策提供便捷的管理平臺，加快物資的周轉(zhuǎn)速度，提高經(jīng)濟效益，降低企業(yè)的管理成本。

2 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

計劃管理：材料計劃填寫、材料計劃打印、材料計劃查詢、材料計劃上報、計劃excel格式導(dǎo)出；計劃審批：材料計劃的兩級審批，包括基層領(lǐng)導(dǎo)和主管領(lǐng)導(dǎo)的審批和電子簽名。采購管理：采購需求管理、采購計劃管理、供應(yīng)商信息、驗收管理、到貨管理、報表管理等；庫存管理：入庫管理、出庫管理、盤點管理、查詢報表、打印報表等；甲供料管理：甲供料入庫管理、甲供料調(diào)撥管理、甲供料出庫管理、庫存查詢管理；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：物料目錄管理、單位人員權(quán)限管理、物資供應(yīng)站倉庫管理審批流程管理、計量單位管理、數(shù)據(jù)庫備份管理、系統(tǒng)登陸日志、系統(tǒng)權(quán)限管理等。

3 系統(tǒng)的實現(xiàn)

3.1 整體架構(gòu)

由供應(yīng)處專職計劃管理人員匯總需用單位的物資需求計劃，按照供應(yīng)處采購業(yè)務(wù)的劃分，向各采購部門發(fā)送物資需求計劃(年度、月度、臨時)。各采購部門接到上述信息后，進行庫存平衡，確定采購方式(招標(biāo)、議價、比價、定點、內(nèi)部產(chǎn)品)生成采購計劃(包括供應(yīng)商名稱、物資品種、采購方式等)。供應(yīng)處分管領(lǐng)導(dǎo)審批采購計劃后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批的采購計劃，按照年初確定的合格供應(yīng)商及不同的采購方式(招標(biāo)、議標(biāo)、比價、定點、內(nèi)部市場)確定采購定單。并向供應(yīng)商發(fā)送。物資進入倉庫前，倉庫驗收組及保管員按到貨通知單(或定單)驗收入庫，并在信息系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)。采購部門接到由保管員簽字的收貨通知單(含需用單位倉庫)及供貨發(fā)票，根據(jù)倉庫確認(rèn)的收貨信息記錄，在信息系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)，并同時沖暫估。各需用單位根據(jù)物資計劃申請量結(jié)合總庫庫存，在信息系統(tǒng)上自動下載提貨清單鎖定庫存，合理安排運輸工具到總庫提貨。

3.2 資產(chǎn)全生命周期管理

系統(tǒng)覆蓋五大核心業(yè)務(wù)，初步實現(xiàn)了資產(chǎn)全生命周期各階段數(shù)據(jù)的有效流轉(zhuǎn)、共享，為實現(xiàn)資產(chǎn)全生命周期管理打下重要基礎(chǔ)。(1)需求計劃：系統(tǒng)采用統(tǒng)一的物資品類編碼、物資目錄，可以直接通過項目材料清冊生成需求計劃，省公司可通過系統(tǒng)向網(wǎng)公司上報一級采購需求；利用省、地、縣三級平衡利庫，對閑置物資進行統(tǒng)籌管理，提高了閑置物資的利用率。(2)采購管理：支持多級采購模式，可自動識別物資采購方式，并根據(jù)物資目錄設(shè)置自動識別采購級別；建立物資標(biāo)準(zhǔn)配置結(jié)構(gòu)和報價，提高了采購效率；系統(tǒng)可接收一級采購中標(biāo)通知書，減少重復(fù)錄入。(3)履約管理：根據(jù)統(tǒng)一模板自動生成合同和技術(shù)協(xié)議，簡化合同審批流程，提高合同簽訂速度；建立履約問題跟蹤機制，監(jiān)控合同執(zhí)行，實現(xiàn)合同履約全過程的管理，提高履約管理效率。(4)倉儲配送：系統(tǒng)實現(xiàn)儲備物資的管理，通過系統(tǒng)自動計算庫存儲備，達(dá)到及時補貨的目的，提高了物資供應(yīng)效率；系統(tǒng)支持供應(yīng)商寄售物資的管理，能有效降低儲備物資成本。(5)逆向物流：對退役的廢舊物資進行監(jiān)控和跟蹤，實現(xiàn)廢舊物資從登記、鑒定、入庫、報廢拍賣、再利用。

3.3 履約及品質(zhì)控制

該模塊實現(xiàn)合同關(guān)鍵節(jié)點預(yù)警，規(guī)范了合同簽訂、履約和歸檔工作，杜絕了合同審查審批流于形式等問題，付款申請全部在系統(tǒng)完成審批；通過系統(tǒng)生成了合同履約問題單、合同執(zhí)行變更單，督促供應(yīng)商嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)保證產(chǎn)品質(zhì)量，主設(shè)備質(zhì)保期內(nèi)故障率保持為零；系統(tǒng)完成變壓器、電抗器等五大類設(shè)備監(jiān)造、抽檢信息錄入；應(yīng)用系統(tǒng)到貨驗收模塊，可發(fā)現(xiàn)部分工程項目滯后于原計劃進度，加快了催貨效率；系統(tǒng)付款管理模塊可對于費用信息實時分析，掌握業(yè)務(wù)進展?fàn)顩r。

4 系統(tǒng)應(yīng)用效果

通過信息系統(tǒng)的使用，取消了帳簿、憑證式單據(jù)的使用，數(shù)據(jù)資料得到保管、不易丟失，實現(xiàn)無紙化辦公，在管理費開支上有了一定的節(jié)約。信息傳遞方便、快捷，需求單位對總倉庫的物資儲備狀況在網(wǎng)上一目了然，實現(xiàn)了集中安排運輸工具進行配載，在人員和使用車輛往返公司的費用上有了一定的節(jié)約。

物資管理信息系統(tǒng)的推廣與應(yīng)用，提高了公司物資管理水平，提高了各單位物資業(yè)務(wù)工作效率。公司今后將繼續(xù)推進系統(tǒng)實用化，提升系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量，加強系統(tǒng)運維。通過總結(jié)系統(tǒng)上線以來系統(tǒng)建設(shè)、系統(tǒng)應(yīng)用情況及應(yīng)用效果，為今后系統(tǒng)升級改造及推廣應(yīng)用指明方向。

[1]胡樹堅.供電企業(yè)物資管理信息系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用[D].吉林大學(xué)，2014.

[2]劉楓.物資管理信息系統(tǒng)在遼河油田的應(yīng)用研究[D].沈陽工業(yè)大學(xué)，2008.

[3]張延春.企業(yè)物資管理信息系統(tǒng)的開發(fā)及應(yīng)用[J].通訊世界，2016，05：186-187.