張艷紅

新疆北新土木建設(shè)工程有限公司

淺談如何做好工程建設(shè)的檔案信息化管理

張艷紅

新疆北新土木建設(shè)工程有限公司

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化技術(shù)的使用范圍已經(jīng)擴(kuò)散至各個(gè)領(lǐng)域，其中，檔案管理工作和信息化技術(shù)的融合是隨著時(shí)代進(jìn)步逐漸形成的一種全新的信息管理機(jī)制。只有確保信息結(jié)構(gòu)的先進(jìn)性，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與供需關(guān)系的平衡態(tài)發(fā)展，確保檔案信息化收集、歸檔以及管理項(xiàng)目的效率得到有效的升級(jí)。

工程建設(shè)；檔案信息化管理；措施

1 、檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然

1.1 滿(mǎn)足技術(shù)檔案管理發(fā)展的需要

就當(dāng)前的工程建設(shè)企業(yè)而言，項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中涉及的單位和部門(mén)眾多，產(chǎn)生的技術(shù)檔案種類(lèi)和內(nèi)容繁多，致使技術(shù)檔案的完整性、一致性和保存性難度加大，傳統(tǒng)的手工管理紙質(zhì)技術(shù)檔案的工作流程變得十分繁瑣復(fù)雜，已經(jīng)不能適應(yīng)工程建設(shè)企業(yè)信息化發(fā)展的需求。如何通過(guò)信息化管理簡(jiǎn)化工作，顯著提高工作效率，已成為技術(shù)檔案管理部門(mén)當(dāng)前的一項(xiàng)重點(diǎn)工作。

1.2 滿(mǎn)足檔案保護(hù)及降低成本的要求

以往紙質(zhì)技術(shù)檔案的歸檔、管理和利用，需要人工收集、查找和搬運(yùn)原始技術(shù)檔案，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率較低。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，通過(guò)圖紙掃描、OCR 文字識(shí)別、文件轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存等技術(shù)，可以把各種紙質(zhì)技術(shù)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件。通過(guò)歸檔、管理和利用電子技術(shù)檔案，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程瀏覽、打印和下載，提高了工作效率，降低了人工和紙張成本，保護(hù)了原始技術(shù)檔案的安全，同時(shí)也符合綠色低碳和節(jié)能環(huán)保的要求。

2 、檔案管理信息化工程管理中存在的問(wèn)題

2.1 工程建筑檔案管理信息化建設(shè)緩慢

根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)顯示，當(dāng)前我國(guó)的檔案管理信息化建設(shè)范圍和推廣相對(duì)比較緩慢，沒(méi)有能夠滿(mǎn)足如今經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展和建設(shè)，在進(jìn)行建筑工程檔案管理信息化管理當(dāng)中，很多建筑中所用的檔案都是各個(gè)地方的，內(nèi)容非常分散，對(duì)于如何更快更好的將這些資源進(jìn)行整個(gè)和規(guī)范管理是非常困難的，同時(shí)一些建筑檔案管理單位應(yīng)用信息化方式的力度非常的薄弱。

2.2 對(duì)于工程建筑檔案管理信息化重視度不夠

如今很多的建筑工程單位都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了信息化的重要性，但是還沒(méi)有達(dá)到廣泛的程度，因此，我國(guó)的檔案管理信息化內(nèi)容還只是停留在開(kāi)始的階段，還存在著非常多的不足情況，在整理檔案中，如何將紙質(zhì)的轉(zhuǎn)換成為信息化的數(shù)據(jù)還是存在著很多問(wèn)題，存在著方方面面的問(wèn)題，很多的案件和卷宗質(zhì)量較低，相關(guān)的工作人員并不具備相關(guān)的技術(shù)和素質(zhì)去進(jìn)行處理和查詢(xún)，很多單位進(jìn)行檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員不多，對(duì)信息化建設(shè)內(nèi)容的認(rèn)識(shí)和了解程度不高，導(dǎo)致嚴(yán)重阻礙了信息化管理的進(jìn)度，這都是檔案管理工作面臨的重要問(wèn)題。

3 、加強(qiáng)信息化工程管理中的檔案管理

3.1 不斷提升檔案系統(tǒng)整體水準(zhǔn)

在進(jìn)行檔案管理工作的信息化建設(shè)，首先就是要將相關(guān)的資料集中起來(lái)，建立一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)化內(nèi)容，將檔案運(yùn)用于系統(tǒng)中，便于人們的利用和查詢(xún)，系統(tǒng)最重要的一個(gè)特點(diǎn)就是豐富性和連續(xù)性，系統(tǒng)中的相關(guān)資料的銜接要合適，不能夠出現(xiàn)上下不銜接的現(xiàn)象，要充分的重視檔案管理工作中的關(guān)鍵點(diǎn)和要點(diǎn)內(nèi)容，如果其中出現(xiàn)了問(wèn)題，要及時(shí)的去解決，避免因此耽誤而導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)無(wú)法正常運(yùn)行的問(wèn)題，管理的基礎(chǔ)與系統(tǒng)中相關(guān)問(wèn)題的處理速度有著很高的聯(lián)系，有著問(wèn)題處理的較好，就能夠得到很多好的效果，如果處理的不好，就無(wú)法得到相應(yīng)的結(jié)果，因此，建筑單位的基礎(chǔ)管理工作要到位，提升信息化建設(shè)的速度，及時(shí)的、適時(shí)地改進(jìn)系統(tǒng)中存在的問(wèn)題。

3.2 強(qiáng)化工程建筑檔案管理人員的信息化意識(shí)

建筑工程中檔案管理工作占有至關(guān)重要的作用，對(duì)于提升和建設(shè)整個(gè)建筑工程的質(zhì)量有著重要的作用，其中監(jiān)督作用發(fā)揮的較多，很長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)檔案管理工作的建設(shè)速度都是非常緩慢的，相關(guān)部門(mén)之間也并不進(jìn)行溝通和交流，對(duì)于發(fā)展所需要的技術(shù)和管理措施并不及時(shí)的進(jìn)行更新，無(wú)法認(rèn)識(shí)到如今快速發(fā)展的社會(huì)，因此，檔案管理工作的重要性也就沒(méi)有被充分的認(rèn)識(shí)，因此，要想將檔案管理工作真正的運(yùn)用到建筑當(dāng)中，樹(shù)立現(xiàn)代化的信息管理意識(shí)，將工程中資料進(jìn)行整合和存儲(chǔ)，建立統(tǒng)一的網(wǎng)站，能夠保證建設(shè)工程中對(duì)檔案的管理實(shí)現(xiàn)更高的效率，同時(shí)還應(yīng)建立完善的檔案信息化管理體系，對(duì)相關(guān)的工作進(jìn)行管理和規(guī)范。

3.3 加大對(duì)工程建筑檔案管理人員的培訓(xùn)力度

在整個(gè)檔案管理工作當(dāng)中，人員是其重要的參與和執(zhí)行的主體，因此，必須要對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)和教育力度進(jìn)行強(qiáng)化，使其不斷的滿(mǎn)足檔案管理工作的實(shí)際需要，檔案管理工作人員要從自身認(rèn)識(shí)到信息化的重要性，在日常的工作中，不斷的鍛煉和豐富自己的工作能力和綜合素質(zhì)，提升自己在檔案信息化管理工作中的價(jià)值，同時(shí)相關(guān)的管理部門(mén)要對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)科學(xué)意識(shí)，提升人員對(duì)于計(jì)算機(jī)的操作能力和應(yīng)用能力，保證檔案管理的信息化建設(shè)。

3.4 確保原始數(shù)據(jù)的采集與歸檔

建筑工程檔案管理信息化建設(shè)，必須要對(duì)信息和相關(guān)資料的采集和檔案的存儲(chǔ)工作，首先就是對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的采集工作，要通過(guò)計(jì)算機(jī)將相關(guān)的數(shù)據(jù)信息輸入進(jìn)去，將其中的資料、土質(zhì)以及相關(guān)的資料進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，在計(jì)算機(jī)中將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔，這樣方式能夠在很大程度上避免發(fā)生信息就是和損壞的狀況，存儲(chǔ)之后，需要將這些信息根據(jù)相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，這樣能夠方便相關(guān)人員進(jìn)行查找資料，提升整個(gè)管理工作的效率，更好的實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。

3.5 為檔案管理信息化建設(shè)提供技術(shù)支撐和充足資金

無(wú)論是提升管理工作的信息化水平還是檔案管理工作人才的培養(yǎng)都需要投入資金，因此，加強(qiáng)技術(shù)資金的支撐也是完善信息化管理工作的重要內(nèi)容，首先是加強(qiáng)檔案管理軟硬件系統(tǒng)建設(shè)的需要，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新。其次就是地方的政府和財(cái)政應(yīng)該對(duì)有需要的企業(yè)提升幫助，加強(qiáng)資金的投入力度，最后需要注意的就是網(wǎng)絡(luò)的安全問(wèn)題，時(shí)常進(jìn)行病毒的查殺，避免發(fā)生安全隱患。

4 、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，將極大提高項(xiàng)目的完成效率，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。這就是我們要努力達(dá)到的目標(biāo)，相信隨著科學(xué)技術(shù)水平的飛速發(fā)展，這些設(shè)想很快就會(huì)得以實(shí)現(xiàn)。

[1] 牟海偉.建筑企業(yè)工程項(xiàng)目管理信息化探討[J].青島理工大學(xué)，2015.

[2] 張柱.基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)方法探析[J].江西建材，2013(02)：288-289.