侯劍爽

平原縣國(guó)土資源局

論計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

侯劍爽

平原縣國(guó)土資源局

隨著信息時(shí)代的到來(lái)， 檔案管理也在逐步走上信息化管理的軌道。計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，促進(jìn)了計(jì)算機(jī)在檔案工作中的迅速應(yīng)用和普及。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，提高了檔案管理的信息化程度和工作效率，對(duì)檔案工作的開(kāi)展具有重要意義。本文對(duì)此展開(kāi)簡(jiǎn)要分析。

計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

1 引言

現(xiàn)今社會(huì)的進(jìn)步離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，因此研究檔案管理中如何使用計(jì)算機(jī)技術(shù)有非常重要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義，不僅能夠?yàn)闄n案管理工作提供高效、科學(xué)的管理建議，還能夠促進(jìn)檔案管理整體水平的提高，因此需要對(duì)檔案管理中的計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用進(jìn)行合理科學(xué)的分析，了解計(jì)算機(jī)技術(shù)的具體的應(yīng)用情況，根據(jù)應(yīng)用情況來(lái)加強(qiáng)檔案管理的有效性。

2 計(jì)算機(jī)檔案管理的內(nèi)涵及其發(fā)展?fàn)顩r

計(jì)算機(jī)檔案管理指的就是在檔案管理過(guò)程中， 利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)自動(dòng)或半自動(dòng)化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的完全由人進(jìn)行處理工作的管理活動(dòng)。實(shí)質(zhì)就是利用計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)以及信息進(jìn)行有效的處理，我國(guó)的計(jì)算機(jī)檔案管理了三個(gè)發(fā)展階段，第一個(gè)階段是20世紀(jì)70 年代，開(kāi)始對(duì)計(jì)算機(jī)運(yùn)用于檔案管理工作進(jìn)行相關(guān)調(diào)查與論證，確證其可行性;第二個(gè)階段是20 世紀(jì)80 年代，對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)進(jìn)行初步試驗(yàn)，對(duì)該技術(shù)進(jìn)行觀察，研究其影響;第三個(gè)階段是計(jì)算機(jī)檔案管理試驗(yàn)推廣階段到現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)化階段。在計(jì)算機(jī)技術(shù)普遍的現(xiàn)在，人們已經(jīng)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，人們可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)隨時(shí)查找自己需要的資料而不受任何限制，計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化給人們的生活和工作帶來(lái)了很大好處但也面臨著不少挑戰(zhàn)，如人們對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理理解的不全面、技術(shù)還有點(diǎn)落后等，需要人們不斷進(jìn)行研究與創(chuàng)新。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性

現(xiàn)如今計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)與我們的生活有著密切的聯(lián)系， 離開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)很多工作確實(shí)無(wú)法進(jìn)行。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中， 都是對(duì)紙質(zhì)的檔案進(jìn)行管理， 而且是通過(guò)人工的方式進(jìn)行的，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展， 檔案信息的不斷增多， 這種管理方法顯然已經(jīng)不適合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要， 計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)， 使得檔案管理工作中的問(wèn)題得以有效的解決， 通過(guò)計(jì)算技術(shù)的使用，使得很多檔案管理的方式都實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公， 不僅減輕了共組人員的負(fù)擔(dān)， 而且使得檔案管理的工作效率得到了很大的提高， 同時(shí)人們可以利用計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的互助共享， 所以計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用極大地適應(yīng)了當(dāng)代社會(huì)對(duì)檔案管理工作的要求。

4 優(yōu)化計(jì)算機(jī)檔案管理工作可采取的幾點(diǎn)措施

4.1 完善檔案管理制度

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理可以在較大程度上解決檔案管理中的漏洞，但是相應(yīng)的檔案管理制度還不夠完善。但要在做好計(jì)算機(jī)當(dāng)那管理工作仍然要完善相關(guān)的管理制度，充分分析計(jì)算機(jī)檔案管理工作不同環(huán)節(jié)的內(nèi)容，根據(jù)技術(shù)漏洞制定相關(guān)的解決措施，保證計(jì)算機(jī)檔案管理工作的過(guò)程中，都要有章可循，有法可依，這樣才能保證計(jì)算機(jī)檔案的高效性和完整性。

4.2 注重人才的培養(yǎng)，重視對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)

一方面，重視這方面的專業(yè)人才的培養(yǎng)，招聘一些在計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用方面具有專業(yè)水平的人員，提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)的使用效率；另一方面，重視對(duì)員工的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)力度，首先，通過(guò)培訓(xùn)努力轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念，塑造全新的觀念，形成新型的服務(wù)價(jià)值觀，以便更好的指導(dǎo)自身的工作；其次，重視對(duì)相關(guān)人員操作能力的培訓(xùn)，讓他們充分的掌握計(jì)算機(jī)的操作能力， 能夠熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)來(lái)解決日常管理中的管理問(wèn)題，并能夠熟練掌握處理日常問(wèn)題的辦法。

4.3 文檔一體化管理

為了防止檔案管理中存在文檔分離問(wèn)題，具體工作落實(shí)在單位的內(nèi)部文件整合，避免進(jìn)行重復(fù)的檔案管理工作，應(yīng)該針對(duì)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，對(duì)文件檔案的管理內(nèi)容進(jìn)行總體規(guī)劃，徹底改變了文檔管理問(wèn)題已被隔離，并逐步整合文件檔案管理工作。與此同時(shí)，應(yīng)結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)研究文檔處理軟件，利用現(xiàn)代化管理軟件實(shí)現(xiàn)文檔的綜合管理，積極面對(duì)以文檔管理的挑戰(zhàn)存檔載體的虛擬非傳統(tǒng)的形式。

4.4 建立電子數(shù)字檔案庫(kù)聯(lián)網(wǎng)站點(diǎn)

在檔案管理過(guò)程中，想要達(dá)到計(jì)算機(jī)技術(shù)的管理目標(biāo)，就一定要真正的將計(jì)算機(jī)技術(shù)使用到檔案管理中，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用中，一定要按照計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)和網(wǎng)絡(luò)的實(shí)際情況來(lái)建立檔案庫(kù)，從而建立一個(gè)有效的檔案庫(kù)聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)，主要包括兩個(gè)部分：1)建立有效的電子數(shù)字檔案庫(kù)的聯(lián)網(wǎng)站點(diǎn)，才能更好的實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用價(jià)值，也才能提高計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用效率，應(yīng)該在電子數(shù)字檔案庫(kù)中建立有效的聯(lián)網(wǎng)站點(diǎn)，讓進(jìn)行檔案信息查詢的用戶能夠自由的進(jìn)行檔案信息查詢，可以不被時(shí)間、空間等客觀的條件所限制，在電子數(shù)據(jù)庫(kù)的網(wǎng)站站點(diǎn)中，用戶可以通過(guò)信息界面登錄到系統(tǒng)中去，然后根據(jù)自己的檔案查詢需求進(jìn)行查詢。2)建立相應(yīng)的檔案信息共享網(wǎng)站，利用高效率的檔案管理系統(tǒng)和方法對(duì)檔案進(jìn)行管理，從而保障電子數(shù)字檔案的信息的安全性，也能夠在一定程度上規(guī)范檔案信息的使用，讓檔案信息查詢的用戶行為更加有保障。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前計(jì)算機(jī)屬于高科技產(chǎn)品中的一種，并且也逐漸在各個(gè)社會(huì)領(lǐng)域中得到非常廣泛的應(yīng)用，同時(shí)也發(fā)揮著重要的作用。在我國(guó)不斷提高科技水平以及快速發(fā)展社會(huì)經(jīng)濟(jì)的過(guò)程中，人們生活的各方面也逐漸融入了計(jì)算機(jī)技術(shù)。人們的日常生活也會(huì)出現(xiàn)非常多的電子文檔，倘若要將文檔好好保存下來(lái)，就需要利用到電子檔案管理技術(shù)。在檔案管理的過(guò)程中，有效地應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將會(huì)產(chǎn)生很多的電子文件，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理今后發(fā)展過(guò)程中的作用將越來(lái)越明顯。

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