試論供電企業(yè)檔案管理存在的問題及對策

陳志成（國網(wǎng)福建省電力有限公司莆田供電公司）

試論供電企業(yè)檔案管理存在的問題及對策

陳志成（國網(wǎng)福建省電力有限公司莆田供電公司）

檔案管理是供電企業(yè)經(jīng)營管理中的重要環(huán)節(jié)，對企業(yè)發(fā)展起到的作用是至關重要的，然而縱觀當前我國供電企業(yè)檔案管理工作，其中還有一些問題存在，對檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生了不良影響。本文主要針對供電企業(yè)檔案管理問題及對策展開了分析。

供電企業(yè)；檔案管理；問題；對策

近年來，隨著電力市場改革不斷深入，市場經(jīng)濟面臨新常態(tài)，電力行業(yè)發(fā)展迎來新形勢，電網(wǎng)售電端改革試點逐漸鋪開，這無疑為電力檔案工作的發(fā)展迎來了新的機遇和挑戰(zhàn)。供電企業(yè)檔案是對企業(yè)發(fā)展歷史的記錄，其中主要涉及到了籌備、建設、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權變更等文件檔案，以及邊沿成果、照片檔案以及聲像檔案等相關內(nèi)容，利用價值非常大。怎樣對這些信息資源進行有效的管理，從而為供電企業(yè)的科學決策提供依據(jù)，為生產(chǎn)經(jīng)營提供服務，目前這些問題已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理中的重要任務之一，下面筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，針對怎樣進一步推進供電企業(yè)檔案規(guī)范化管理，談一談自己的看法。

1 檔案管理的重要性

檔案是公司在生產(chǎn)、建設、研發(fā)、經(jīng)營和管理等活動中直接形成的，具有利用和保存價值的各種形式的歷史記錄。公司檔案是公司知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，確保其真實準確、齊全完整、系統(tǒng)規(guī)范、保管安全和有效提供利用，對于強化內(nèi)部控制，防范經(jīng)營風險，維護公司合法權益，提高公司核心競爭力，促進國有資產(chǎn)保值增值具有不可替代的作用。目前供電企業(yè)檔案管理工作中還有很多問題存在，相關部門必須與單位的實際情況相結(jié)合，積極轉(zhuǎn)變陳舊的觀念，利用先進的理念推動檔案管理工作科學化的實現(xiàn)，并以此為基礎建立并完善管理機制，從而促進我國電力企業(yè)的持續(xù)性發(fā)展。

2 供電企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1 缺乏檔案意識，歸檔不及時

現(xiàn)階段，很多電力企業(yè)員工并沒有形成足夠的檔案管理認識，對企業(yè)中的各種資料、文件不重視，歸檔工作不及時，造成了很多資料文件流失現(xiàn)象，這無疑增加了檔案收集與整理的難度。同時，在一些供電企業(yè)中存在重生產(chǎn)經(jīng)營、輕檔案管理等問題，直接造成了企業(yè)檔案管理不規(guī)范、檔案材料不完整、歸檔不及時以及檔案信息化應用深度不足等問題，未能為供電企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展提供有力保障。

2.2 檔案管理不到位，標準制度不健全

當前很多國有企業(yè)建立了檔案管理制度，但是制度并不健全，在檔案的整理、保管以及保密等方面還存在著很多問題；例如檔案資料信息收集不全、不能履行借閱檔案的相關手續(xù)、有借無還等，還有一些檔案人員在整理檔案時，隨意涂改，甚至將敏感資料隨意借閱，這些行為都嚴重違反了企業(yè)檔案管理的要求。此外，一些供電企業(yè)不重視檔案管理的宣傳工作，檔案價值利用率不高，實際上，最大限度地利用檔案信息資源，可以為企業(yè)帶來不可估量的經(jīng)濟和社會效益，然而目前企業(yè)一直輕視檔案的利用，也缺乏這方面的有效宣傳，多數(shù)員工對檔案利用的效益并不了解，直接造成了檔案資源利用率不高的現(xiàn)象。

2.3 檔案管理理論研究及政策指導不足

近年來隨著電力行業(yè)的快速發(fā)展，我國電力改革的步伐不斷加快，這種情況下檔案管理工作的重要性開始不斷凸顯，成為擺在供電企業(yè)面前的重要課題之一。務必加強企業(yè)檔案資料的管理，重視這方面的理論研究與政策指導，不斷摸索有關檔案產(chǎn)權特征、檔案資源作用、檔案法律地位等相關問題，完善現(xiàn)有企業(yè)檔案管理模式進行，積極出臺相關政策，以指導企業(yè)檔案管理工作的快速發(fā)展。

2.4 檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)不高

當前我國電力企業(yè)中的檔案管理人員整體素質(zhì)并不高，多數(shù)檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)出身，他們對檔案管理內(nèi)涵缺乏深入的認識，一些檔案工作人員的學歷偏低，缺乏對相關理論知識及專業(yè)技能的學習，整體業(yè)務水平低下；一些檔案管理人員甚至身兼數(shù)職，影響檔案管理正常開展，部分檔案管理人員其崗位績效工資不高，影響工作積極性，經(jīng)常更換崗位及跳槽等現(xiàn)象，人員隊伍不穩(wěn)定，檔案管理工作的規(guī)范性、完整性得不到保證，嚴重制約了檔案管理工作水平。

2.5 檔案管理信息化應用深度不夠

在供電企業(yè)檔案管理工作中，信息化建設非常關鍵，同時這也是企業(yè)檔案管理水平得以提高的重要途徑之一，目前電力企業(yè)檔案管理信息化建設全面鋪開，但是在信息化應用深度廣度上仍需要提升，信息化利用效率比較低，因此未能有效實現(xiàn)檔案資源共享。此外，信息化專業(yè)人才梯隊也不夠，嚴重制約了檔案管理工作的發(fā)展。

3 加強供電企業(yè)檔案管理工作的對策

3.1 強化檔案管理意識

電力企業(yè)應該認識到檔案管理這項工作的重要性，并加強對員工的培訓與教育，以提升其檔案意識，認識到檔案管理工作是供電企業(yè)中每個員工的責任與義務，增強員工的工作責任感。企業(yè)戰(zhàn)略決策上要高度重視，組織機構(gòu)上要充分保障，是檔案管理工作做好的重要保證；要建立積極檔案意識，正確認識檔案工作，持續(xù)改進和創(chuàng)新檔案管理手段，健全完善組織機構(gòu)，優(yōu)化業(yè)務流程，建立起現(xiàn)代化的供電企業(yè)檔案管理體系。

3.2 完善檔案管理制度

完善電力企業(yè)檔案管理制度是規(guī)范管理基礎，形成統(tǒng)一工作標準，以保證檔案管理有章可循。企業(yè)歸檔過程中的資料和文件一定要完整，管理人員在工作中應樹立起檔案規(guī)范化的意識，形成可持續(xù)、可復制工作業(yè)務流，持續(xù)強化檔案規(guī)范管理；進一步完善企業(yè)檔案管理制度，強化現(xiàn)代信息化手段基礎管理，統(tǒng)一管理不同載體、不同門類的檔案材料，為檔案信息化應用深度提供制度支撐。

3.3 強化檔案人員能力建設

檔案管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行者，應具有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，其工作效率直接影響著工作的質(zhì)量。檔案管理人員應遵守法律法規(guī)，嚴格保密機制，鼓勵員工參加專業(yè)培訓，積極學習電力系統(tǒng)的專業(yè)知識，使自身的綜合能力得到提升，最終保證供電企業(yè)檔案管理工作可以更加規(guī)范、標準。

檔案管理工作是一項業(yè)務性和服務性的工作，檔案管理人員不僅要具有一定程度的業(yè)務功底，同時要有非常強烈服務意識。明確檔案管理責任，樹立大服務意識，既要規(guī)范管理各種不同類別檔案資料，保證檔案資料的真實性與完整性，還要注重充分開發(fā)檔案資源，有效利用檔案價值資源，更好的為供電企業(yè)服務，從而促進企業(yè)在激烈的市場競爭中得到生存和發(fā)展。

3.4 推進檔案管理信息化應用

檔案管理人員應嚴格按照歸檔管理制度，持續(xù)規(guī)范檔案收集整理，完整檔案資料能為工程施工、企業(yè)合法權益維護等方面提供了科學依據(jù)，供電企業(yè)在檔案管理工作中，應充分利用電子化的手段，利用現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，配備整套的檔案掃描系統(tǒng)，按照“存量80%、增量100%”檔案數(shù)據(jù)化加工，實現(xiàn)紙質(zhì)文件和電子文件的同步歸檔，不斷提升電子化檔案率，實現(xiàn)檔案信息查詢更加快速、便捷，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，推動供電企業(yè)檔案管理工作。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理是一項復雜的工作，其中涉及到很多學科的理論，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展以及國家加快建設智能電網(wǎng)的新形勢，檔案管理工作必將會為供電企業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎。

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2095-2066（2016）34-0143-02

2016-11-15