航天檔案編研管理工作的實(shí)踐

◎北京航天長(zhǎng)征科技信息研究所 史顏莉 許多

航天檔案編研管理工作的實(shí)踐

◎北京航天長(zhǎng)征科技信息研究所 史顏莉 許多

檔案編研是檔案工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一，是以所藏檔案文獻(xiàn)為主要對(duì)象，在深入研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上對(duì)檔案文件進(jìn)行收集、整理、加工，使之轉(zhuǎn)化為不同形式的編研成果的一項(xiàng)專業(yè)工作。檔案編研是檔案主動(dòng)服務(wù)的重要方式之一，具有研究性、思想性等特點(diǎn)，是體現(xiàn)檔案工作水平的一個(gè)重要標(biāo)志，也是保護(hù)檔案原件、傳播檔案內(nèi)容的有效措施之一。

中國運(yùn)載火箭技術(shù)研究院自成立以來，檔案工作與火箭事業(yè)相生相伴，形成的檔案門類眾多、數(shù)以萬計(jì)。開發(fā)檔案信息資源是檔案工作者的重要職責(zé)之一，挖掘檔案信息內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案信息在更大范圍內(nèi)的傳播，既能更好地為科研生產(chǎn)及企業(yè)文化研究提供高質(zhì)量的成果，又能在一定程度上提高科研生產(chǎn)工作效率，促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，加速航天精神的傳播與弘揚(yáng)。

2008年前，研究院所屬10多個(gè)單位的部分檔案部門先后開展了一些檔案編研工作，但各單位編研工作水平差距較大，發(fā)展并不平衡。各個(gè)單位的檔案部門各自為政，缺乏統(tǒng)一的院級(jí)規(guī)章制度；有的單位編研工作開展得較好，每年有一定的成果產(chǎn)生，有的單位則缺乏編研意識(shí)，編研成果更是鳳毛麟角，更遑論成果的豐富與多樣性，編研工作開展的不夠均衡；各單位之間缺乏交流，沒有理論與實(shí)踐的充分融合，距離整體升華還有一定的差距。

一、工作方法探索

為規(guī)范檔案編研管理工作，研究院檔案館決定從人員、信息、質(zhì)量、協(xié)調(diào)管理4個(gè)方面探索檔案編研工作的路徑。

1．人員要素

面對(duì)各單位檔案編研人員水平高低不一、專業(yè)差異較大的局面，從檔案編研崗位職責(zé)入手，分析檔案人員和課題參與人員在課題中的不同職責(zé)，按照其職責(zé)要求提出人員分工與編寫者素質(zhì)條件。關(guān)注檔案人員獨(dú)立編研與有科技人員參與的聯(lián)合編研之間的區(qū)別，注意區(qū)分編研管理的職責(zé)與編寫者之間的不同要求。

對(duì)于檔案編研課題的管理者與編寫者，應(yīng)組織必要的技能培訓(xùn)及有針對(duì)性的經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，形成良好的工作與學(xué)術(shù)氛圍，提升管理人員和編寫人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與技能。

2．信息要素

檔案編研工作以獨(dú)有的館藏檔案為主要信息來源，應(yīng)注意收集處理各種信息資源并進(jìn)行科學(xué)的管理。

首先，要掌握科技人員的需求信息，選擇緊密圍繞中心任務(wù)和科研生產(chǎn)、科技管理等主旨的課題開展編研，做到有的放矢，為最廣大的使用者提供編研成品。例如，青年科技人員需要的是手冊(cè)等入門級(jí)的編研成果，中年科技人員更關(guān)注預(yù)研課題的匯集，宣傳部門則更關(guān)注院史及文化研究方面的課題。

其次，應(yīng)掌握館藏檔案中相關(guān)主題信息資源的多少。檔案信息資源豐富與否在一定程度上決定了編研課題編寫的成敗，檔案信息資源豐富，則編研工作的資料來源較多，編寫工作的開展相對(duì)會(huì)順利一些。一些課題雖然意義較大，但檔案無從可查，或有據(jù)可查的檔案寥寥無幾，會(huì)大大降低檔案編研課題的可行性。

最后，應(yīng)掌握使用者的反饋信息。了解使用者對(duì)編研工作的意見、要求、對(duì)成果的具體評(píng)價(jià)及編研成果傳播后所產(chǎn)生的實(shí)際效益等，及時(shí)修正編研工作的方向與方式，使工作具有針對(duì)性，保持編研成果的實(shí)用性。

3．質(zhì)量要素

質(zhì)量要素主要指對(duì)編研成果的質(zhì)量要求，以及為提高成果質(zhì)量而采取的一系列措施。

一是應(yīng)選配素質(zhì)好的編研人員，這是保證質(zhì)量的前提。編研人員應(yīng)具有較強(qiáng)的質(zhì)量意識(shí)，保證編研成果真實(shí)可信、結(jié)構(gòu)布局合理。

二是應(yīng)擬定相關(guān)工作制度，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量要求和工作規(guī)范等，如：明確選材標(biāo)準(zhǔn)與要求、編輯加工規(guī)范、審核要求等。

4．管理要素

首先應(yīng)區(qū)別院所兩級(jí)編研課題，實(shí)施分級(jí)管理。對(duì)于院級(jí)課題應(yīng)實(shí)施統(tǒng)一立題、統(tǒng)一監(jiān)督、統(tǒng)一驗(yàn)收，保證其質(zhì)量與進(jìn)度；對(duì)于所級(jí)課題則應(yīng)由各單位自行組織實(shí)施。

其次應(yīng)注重計(jì)劃管理。計(jì)劃是開展編研工作的綱要與指導(dǎo)，通過規(guī)劃使編研工作按計(jì)劃、分步驟、分階段有條不紊的進(jìn)行，包括總體性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性的規(guī)劃和年度工作計(jì)劃以及具體的課題實(shí)施計(jì)劃等。

二、工作實(shí)踐

檔案編研工作應(yīng)從全院的角度統(tǒng)籌規(guī)劃，制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠?jì)劃，抓住重點(diǎn)環(huán)節(jié)，實(shí)施閉環(huán)管理，從而實(shí)現(xiàn)整體提升。

1．制定檔案編研工作管理規(guī)定

有章可循是開展管理的前提，為此研究院檔案館制定了《中國運(yùn)載火箭技術(shù)研究院檔案編研工作管理辦法》，其原則是既注重整體把握的全局性與可操作性，又注重管理制度的全面化及關(guān)鍵環(huán)節(jié)的精細(xì)化。

首先，確立編研的概念與意義、編研的形式與原則等基本內(nèi)容，從編研的條件出發(fā)提出檔案編研的計(jì)劃管理、人員管理、經(jīng)費(fèi)管理等措施，強(qiáng)化檔案館之于檔案編研的指導(dǎo)檢查職責(zé)。

其次，從業(yè)務(wù)流程的角度對(duì)檔案編研立項(xiàng)、審批、編輯、評(píng)審等諸多環(huán)節(jié)作出較為詳盡的規(guī)定。同時(shí)，應(yīng)適度強(qiáng)調(diào)突出關(guān)鍵環(huán)節(jié)。課題立項(xiàng)和總結(jié)評(píng)審是較為重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，一首一尾相互呼應(yīng)。為此，研究院檔案館制定了編研課題立題報(bào)告、編研課題總結(jié)報(bào)告和編研課題評(píng)審結(jié)論，均以簡(jiǎn)約實(shí)用為原則，盡量減少欄目設(shè)置，使得編研課題在格式上整齊劃一，有助于統(tǒng)籌管理。

目前，該管理辦法已實(shí)施多年，成為研究院及各單位開展檔案編研的重要指導(dǎo)性文件，是開展編研管理工作的有效依據(jù)。

2．編制3年計(jì)劃，集中管理院級(jí)課題

借鑒相關(guān)領(lǐng)域制定3年滾動(dòng)計(jì)劃的成熟經(jīng)驗(yàn)，研究院檔案館帶領(lǐng)各單位檔案室一起制定了檔案編研工作3年滾動(dòng)計(jì)劃，將3個(gè)年度內(nèi)院級(jí)課題匯集起來，集中統(tǒng)一管理，分年度實(shí)施。

2008年，研究院檔案館要求各單位上報(bào)課題，選擇其中具有較大實(shí)用價(jià)值與較廣使用范圍或較重要科研意義的題目作為院級(jí)題目。在各單位上報(bào)的104個(gè)課題中，經(jīng)過縝密評(píng)審遴選出35個(gè)作為3年滾動(dòng)計(jì)劃的院級(jí)課題，統(tǒng)一評(píng)審立項(xiàng)報(bào)告，統(tǒng)一年終檢查監(jiān)督，統(tǒng)一評(píng)審總結(jié)報(bào)告并統(tǒng)一驗(yàn)收給出結(jié)論。

自2008年起首個(gè)檔案編研3年滾動(dòng)計(jì)劃開始實(shí)施，迄今已經(jīng)完成了3個(gè)3年滾動(dòng)計(jì)劃的制定與實(shí)施，檔案編研課題數(shù)量呈現(xiàn)較大幅度增長(zhǎng)，2008年共有院級(jí)編研課題4個(gè)，2009年為8個(gè)，2010年達(dá)到13個(gè)，此后每年保持在25個(gè)左右。每年年底都要組織相關(guān)專家對(duì)年度編研成果進(jìn)行逐一驗(yàn)收評(píng)審，對(duì)照編研任務(wù)書或合同等對(duì)編研成果的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，提出修改意見并給出評(píng)審結(jié)論。

3．組織開展編研成果評(píng)比

為促進(jìn)檔案編研工作更好開展，研究院檔案館組織制定了研究院檔案編研成果評(píng)審辦法，每2年開展一次檔案編研成果評(píng)審，從編研成品的立意、內(nèi)容、信息量、難度、編校質(zhì)量、應(yīng)用范圍、實(shí)用價(jià)值、社會(huì)及經(jīng)濟(jì)效益等多個(gè)方面對(duì)編研成果進(jìn)行綜合比較，予以評(píng)判，頒以獎(jiǎng)項(xiàng)。目前已開展4次院級(jí)檔案編研成果評(píng)審，大量?jī)?yōu)秀編研成果脫穎而出。

4．普及編研意識(shí)，交流編研經(jīng)驗(yàn)

因基礎(chǔ)薄弱、人員短缺等原因，個(gè)別單位存在檔案編研工作空白的情況。針對(duì)這種情況，研究院檔案館積極采取措施，發(fā)揮優(yōu)秀編研成果的示范效應(yīng)，加強(qiáng)單位間的交流，或開展優(yōu)秀成果現(xiàn)場(chǎng)觀摩會(huì)，組織相關(guān)人員觀摩外單位的優(yōu)秀編研成果，聆聽優(yōu)秀編研人員介紹成熟經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)感性認(rèn)識(shí)，達(dá)到啟發(fā)借鑒作用。

三、幾點(diǎn)思考

通過多年的努力，檔案編研管理工作實(shí)現(xiàn)了在研究院范圍內(nèi)的統(tǒng)籌規(guī)劃與集中管理，從計(jì)劃立項(xiàng)到評(píng)審驗(yàn)收實(shí)現(xiàn)了閉環(huán)管理，編研課題質(zhì)量與數(shù)量均呈現(xiàn)不斷提高的態(tài)勢(shì)，編研工作水平整體得到了提升。2006年以來，院屬單位共完成院級(jí)編研成果122項(xiàng)，內(nèi)容涉及科研生產(chǎn)、組織管理、院史研究、文化傳播等各個(gè)方面，其中有12個(gè)單位的87項(xiàng)編研成果在中國航天科技集團(tuán)公司分別獲得一、二、三等獎(jiǎng)，成為檔案編研管理工作的佼佼者。

目前，研究院的檔案編研由各自分散管理逐步走向集中、有序發(fā)展的正軌，呈現(xiàn)出嶄新的局面。未來還應(yīng)該在以下幾個(gè)方面開展工作：

一是拓展檔案編研形式，積極融入多種技術(shù)手段，組織開展檔案編研多媒體的嘗試，逐步實(shí)現(xiàn)編研成果及應(yīng)用形式的多元化，開展檔案編研成果數(shù)字化和可視化的嘗試與實(shí)施。

二是加強(qiáng)檔案編研工作的頂層策劃，引導(dǎo)各單位集中主題，開展系列化編研，推動(dòng)檔案編研成果向精細(xì)化、專業(yè)化方向發(fā)展。

三是加強(qiáng)聯(lián)合編研工作的力度，鼓勵(lì)檔案人員與科技人員之間、檔案部門與其它部門之間、不同單位之間編研課題的合作，鼓勵(lì)資料共享與信息分享等。以檔案價(jià)值最大化為目標(biāo)，建立健全有利于成果共享、聯(lián)合開發(fā)的體制機(jī)制。

作為傳承航天技術(shù)、展示航天文化的重要手段之一，檔案編研管理工作應(yīng)以更好地為航天型號(hào)產(chǎn)品及科研管理提供服務(wù)為主旨，推進(jìn)航天事業(yè)的發(fā)展?！?/p>