商桂君

（赤峰學(xué)院　教務(wù)處，內(nèi)蒙古　赤峰　024000）

高校檔案管理現(xiàn)存的問(wèn)題及對(duì)策分析

商桂君

（赤峰學(xué)院教務(wù)處，內(nèi)蒙古赤峰024000）

近些年來(lái)，隨著高校的發(fā)展，檔案管理工作也逐漸受到重視，高校檔案管理工作水平的提高能夠促進(jìn)高校的發(fā)展，尤其是在高校做出發(fā)展決策以及制定可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的過(guò)程中，通過(guò)利用檔案中的相關(guān)信息能夠確保決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性.另外，高校檔案管理工作也體現(xiàn)出了為高校發(fā)展而服務(wù)的價(jià)值，通過(guò)結(jié)合高校的實(shí)際發(fā)展需求，采取科學(xué)的管理形式和管理手段，確保了高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展.

高校檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

近些年來(lái)，作者在對(duì)高校檔案管理工作的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，高校檔案管理中存在諸多的問(wèn)題，例如，高校檔案管理體制滯后、高校檔案管理思想陳舊、高校檔案管理手段老套等，不僅影響到高校檔案管理的效率，更不利于高校的可持續(xù)發(fā)展，對(duì)此，必須采取有效的對(duì)策，切實(shí)有效地解決當(dāng)前高校檔案管理中存在的問(wèn)題，本文主要對(duì)高校檔案管理現(xiàn)存的問(wèn)題以及對(duì)策進(jìn)行分析.

1　當(dāng)前高校檔案管理中存在的問(wèn)題分析

1.1高校檔案管理體制滯后

實(shí)際上，檔案管理工作的質(zhì)量直接決定了高校的發(fā)展水平，因此，必須做好高校檔案管理工作，結(jié)合高校檔案管理的實(shí)際情況建立科學(xué)有效的管理體制，才能保證高校檔案管理的順利進(jìn)行［1］.然而，就當(dāng)前高校檔案管理體制運(yùn)行的情況來(lái)分析，檔案管理體制滯后，缺乏有效的激勵(lì)辦法與制度，檔案管理人員缺乏相應(yīng)的創(chuàng)新意識(shí)，再加上缺乏勇于走陌生路的信心，從而造成高校檔案管理出現(xiàn)嚴(yán)重的問(wèn)題，不利于高校檔案管理水平的提高，更不利于高校的可持續(xù)發(fā)展.另外，由于高校檔案管理的滯后也將會(huì)導(dǎo)致高校檔案工作效率的低下，因此，必須針對(duì)性地解決高校檔案管理體制滯后的問(wèn)題.

1.2高校檔案管理思想陳舊

隨著高校的快速發(fā)展，對(duì)高校的檔案管理也應(yīng)進(jìn)行不斷地改進(jìn)和完善，尤其是管理思想上應(yīng)充分引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，不斷地提升高校檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)高校的穩(wěn)定發(fā)展［2］.然而，從當(dāng)前高校檔案管理的實(shí)際情況來(lái)分析，檔案管理思想過(guò)于陳舊，影響到高校檔案管理的順利實(shí)施.例如，從微觀的角度上來(lái)看，高校檔案的鑒定、收集、利用、整理、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)還未能做到環(huán)環(huán)相扣，再加上非連續(xù)性以及非系統(tǒng)性檔案信息收集過(guò)程中出現(xiàn)材料失真、丟失、不全面、流失性、非系統(tǒng)性、非共享性等問(wèn)題，造成高校檔案管理工作中頻繁出現(xiàn)問(wèn)題，從而影響到高校檔案管理的質(zhì)量，更不利于高校的可持續(xù)發(fā)展.

1.3高校檔案管理手段老套

管理手段的科學(xué)與否將會(huì)直接影響到高校檔案管理的質(zhì)量，因此，要確保高校檔案管理的質(zhì)量，則需要確保高校檔案管理手段的科學(xué)性，而且，在高校不斷發(fā)展的過(guò)程中，應(yīng)不斷地對(duì)高校檔案管理的手段進(jìn)行改進(jìn)和完善，這樣才能確保高校檔案管理的質(zhì)量［3］.然而，作者在對(duì)當(dāng)前一些高校檔案管理工作的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前高校檔案管理的手段過(guò)于老套，長(zhǎng)期未對(duì)檔案管理手段進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，從而影響到高校檔案管理的質(zhì)量，更不利于高校的穩(wěn)定發(fā)展.另外，在檔案文件檢查和調(diào)整中存在很多不足之處，例如，前排文件、編制封面、裝封、編號(hào)、填寫(xiě)目錄等相關(guān)信息的填寫(xiě)不及時(shí)，再加上檔案存儲(chǔ)管理的形式過(guò)于老套，從而影響到高校檔案管理的效率，甚至?xí)斐筛咝n案信息丟失的情況，不利于高校的可持續(xù)發(fā)展.

2　高校檔案管理存在問(wèn)題的解決對(duì)策分析

2.1切實(shí)有效地完善高校檔案管理體制

通過(guò)以上的分析了解到，當(dāng)前高校檔案管理體制中存在很大的問(wèn)題，尤其是管理體制的不足，不僅會(huì)影響到高校檔案管理的工作效率，同時(shí)也不利于高校的穩(wěn)定發(fā)展，對(duì)此，必須采取有效的解決措施，確保高校檔案管理工作的順利實(shí)施，為高校的可持續(xù)發(fā)展打下夯實(shí)基礎(chǔ)［4］.首先，應(yīng)建立健全高校檔案的目標(biāo)管理制度，高校檔案的目標(biāo)管理制度主要根據(jù)高校的實(shí)際發(fā)展情況以及未來(lái)的發(fā)展目標(biāo)，制定合理的管理規(guī)劃，如，管理任務(wù)量的規(guī)劃，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成相應(yīng)的管理任務(wù)，這也是對(duì)高校檔案管理進(jìn)行量化的一種重要手段，從而保證高校檔案管理工作的順利進(jìn)行.其次，應(yīng)完善崗位目標(biāo)責(zé)任制，將檔案管理的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，從而有效地提升管理工作人員的責(zé)任心，進(jìn)一步提升高校檔案管理的效率，確保高校的穩(wěn)定發(fā)展.另外，應(yīng)不斷地建立并完善檔案管理的各種激勵(lì)機(jī)制，根據(jù)高校檔案管理各部門(mén)工作人員的具體工作情況，應(yīng)對(duì)其展開(kāi)全面的績(jī)效評(píng)價(jià)，并根據(jù)崗位工作人員的實(shí)際工作評(píng)價(jià)結(jié)果給予相應(yīng)的激勵(lì)，激勵(lì)機(jī)制應(yīng)適當(dāng)?shù)嘏c物質(zhì)進(jìn)行有效地聯(lián)系，這樣不僅可以滿(mǎn)足工作人員物質(zhì)上的需求，同時(shí)，對(duì)激發(fā)工作人員的積極性、熱情等也有著極大地作用，更有利于提升高校檔案管理的質(zhì)量.再次，應(yīng)建立健全檔案管理人才培養(yǎng)制度，為高校檔案管理工作培養(yǎng)更多的高素質(zhì)人才.在高校檔案管理工作要求不斷提高的過(guò)程中，對(duì)檔案管理人才的水平要求也越來(lái)越高，因此，加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理人才的培訓(xùn)非常重要，在人才管理制度制定和完善的過(guò)程中，應(yīng)充分借鑒國(guó)外的管理經(jīng)驗(yàn)，并鼓勵(lì)檔案人員積極創(chuàng)新、勇于創(chuàng)新，不斷地改善當(dāng)前高校檔案管理中的不良問(wèn)題，切實(shí)有效地提高高校檔案管理的質(zhì)量.

2.2全面提高高校檔案管理人員的思想意識(shí)

高校檔案管理人員的思想意識(shí)將直接影響著高校檔案的管理水平，而結(jié)合以上的分析卻發(fā)現(xiàn)，由于管理者的思想過(guò)于陳舊，主要受到傳統(tǒng)觀念的影響，使得高校檔案管理效果不佳，對(duì)此，應(yīng)全面提高高校檔案管理人員的思想意識(shí)［5］.首先，高校領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)的檔案主管部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案時(shí)限、規(guī)格、質(zhì)量等方面的管理，同時(shí)，應(yīng)做到統(tǒng)籌兼顧、協(xié)調(diào)合作、促進(jìn)檔案管理工作的改革，做到充分利用檔案.此外，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)注重管理人員檔案意識(shí)的提高.檔案管理人員需要自覺(jué)提高與加深關(guān)于檔案管理知識(shí)的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立積極的工作熱情與信心，主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí).其次，應(yīng)重視高校檔案管理的每個(gè)階段，嚴(yán)格抓起檔案管理的細(xì)節(jié)工作，例如，檔案資料的移交、收集整理、開(kāi)發(fā)利用等，并有著較強(qiáng)的質(zhì)量控制意識(shí)，切實(shí)有效地做好各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制工作，將檔案管理的作用充分地發(fā)揮出來(lái)，這樣才能促進(jìn)高校的穩(wěn)定發(fā)展.

2.3創(chuàng)新檔案管理手段

通過(guò)以上的分析了解到，在當(dāng)前高校檔案管理中，由于檔案管理方法的落后，使得高校檔案管理中存在著很大問(wèn)題，使得檔案管理的工作效率不高，檔案管理的作用未能有效地發(fā)揮出來(lái)，從而影響到高校檔案管理的質(zhì)量，更不利于高校的可持續(xù)發(fā)展，對(duì)比，必須創(chuàng)新檔案管理的手段，通過(guò)采用科學(xué)的管理手段來(lái)提升高校檔案管理的質(zhì)量，從而有效地促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展.首先，應(yīng)做好高校檔案管理的編制以及檢索工作，并建立相應(yīng)的檢索體系，幫助高校以及社會(huì)人員實(shí)現(xiàn)多渠道、多角度的檢索，將高校檔案管理的作用充分地發(fā)揮出來(lái)，從而有效地促進(jìn)高校的穩(wěn)定發(fā)展.其次，應(yīng)加強(qiáng)檔案信息編制工作，合理編寫(xiě)高校的校史資料以及相應(yīng)的檔案全宗說(shuō)明，并將所編制的內(nèi)容向全校師生介紹，同時(shí)，應(yīng)根據(jù)不同的需求來(lái)加強(qiáng)檔案庫(kù)的管理，并對(duì)檔案庫(kù)的信息進(jìn)行加工，形成全面的專(zhuān)題資料，更方便需求者從不同的角度進(jìn)行信息查找，從而有效地提升高校檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展.另外，應(yīng)做好日常的檔案查詢(xún)以及查檔接待工作，確保高校檔案管理的服務(wù)質(zhì)量.再次，應(yīng)及時(shí)了解學(xué)校的需要，并實(shí)施跟蹤服務(wù)，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段來(lái)提高高校檔案管理水平，從而有效地提高檔案管理的效率.另外，應(yīng)向社會(huì)公開(kāi)高校檔案，促使檔案資源有效利用，最大程度的滿(mǎn)足社會(huì)需求與高校發(fā)展需要.檔案部門(mén)可以通過(guò)合理配置與分工協(xié)調(diào)信息資源，形成高校檔案信息庫(kù)，及時(shí)為各級(jí)人員提供完整、全面、真實(shí)的檔案信息，實(shí)現(xiàn)信息共享，滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)高校信息的需要.另外，高校檔案管理手段應(yīng)向著多元化的方向發(fā)展，結(jié)合高校的實(shí)際發(fā)展情況，選擇合理有效的檔案管理方法，從而確保高校檔案管理的有效性，充分將高校檔案管理的作用發(fā)揮出來(lái)，從而有效地促進(jìn)高校的快速發(fā)展［6］.

3　總結(jié)

綜上所述，在高校快速發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理工作也將成為高校發(fā)展的關(guān)鍵，而且，高校檔案各方面信息，為高校的可持續(xù)發(fā)展提供重要的依據(jù)，對(duì)促進(jìn)高校的穩(wěn)定發(fā)展有著極大地作用.通過(guò)本文對(duì)高校檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策的分析，作者主要對(duì)當(dāng)前高校檔案管理中存在的幾方面問(wèn)題進(jìn)行剖析，同時(shí)也提出了切實(shí)有效地完善高校檔案管理體制、全面提高高校檔案管理人員的思想意識(shí)、加強(qiáng)創(chuàng)新檔案管理手段等幾方面對(duì)策，希望能夠給高校檔案管理工作提供相關(guān)的參考建議.另外，高校必須將檔案管理工作重視起來(lái)，不斷地引用現(xiàn)代化信息技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)檔案的管理信息化，從而將高校檔案的作用充分地發(fā)揮出來(lái)，促進(jìn)高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展.

〔1〕陳麗君.淺談高校教學(xué)檔案管理工作存在問(wèn)題及對(duì)策［J］.佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（11）.

〔2〕田富.規(guī)范學(xué)籍檔案工作的重要舉措——《云南省高等學(xué)校學(xué)籍檔案管理辦法》解讀［J］.云南檔案，2013（05）.

〔3〕石紅霞.體育院校本科生運(yùn)動(dòng)員學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策研究［J］.南京體育學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2013（01）.

〔4〕韓國(guó)曄.淺談如何加強(qiáng)高校成人的學(xué)籍檔案管理［J］.赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2013（16）.

〔5〕陳宏.新形勢(shì)下高校成教學(xué)籍檔案管理探析［J］.江西青年職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013（03）.

〔6〕王大力.淺析高校檔案管理中存在的問(wèn)題及解決措施［J］.黑龍江科技信息，2011（15）.

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2015-11-28