（鄒城高級(jí)職業(yè)技術(shù)學(xué)校，山東 鄒城 273500）

中職學(xué)校檔案管理涉及學(xué)生檔案、教師檔案、財(cái)務(wù)檔案、教學(xué)檔案、文件制度檔案、學(xué)校史志等諸多方面，信息量大，情況比較復(fù)雜。檔案管理信息化是以原紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案為依據(jù)，在不改變檔案的內(nèi)容信息情況下，對(duì)檔案本身的內(nèi)容及檔案存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變?cè)瓌t的改變，使得檔案信息化。由于檔案管理信息化具有檢索迅速、查找方便、存儲(chǔ)量大、保密性好、成本低等優(yōu)點(diǎn)，隨著信息時(shí)代的到來(lái)和職業(yè)教育的迅猛發(fā)展，加快中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)具有現(xiàn)實(shí)的重要意義。

一、中職學(xué)校檔案管理信息化的必要性

1.是信息化時(shí)代發(fā)展的需求

隨著信息化理念的普及，進(jìn)入新世紀(jì)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)體制和政治體制改革將進(jìn)一步深化，依法治國(guó)的進(jìn)展日程將進(jìn)一步加快，而且，近年來(lái)，國(guó)家對(duì)于中職教育給予了很大的關(guān)注和政策上的優(yōu)惠，大力發(fā)展中職教育，中職教育招生狀況日漸好轉(zhuǎn)，新的形勢(shì)必將給檔案工作帶來(lái)許多新情況、新問(wèn)題，如何面對(duì)新形勢(shì)，正確處理檔案事業(yè)發(fā)展中的新情況、新問(wèn)題，是擺在我們檔案工作面前的一個(gè)重要課題，也是檔案工作面臨的一項(xiàng)緊迫的任務(wù)。

2.有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理空間上的資源共享

當(dāng)前中職學(xué)校和社會(huì)等用戶(hù)對(duì)于信息的時(shí)效性需求日益的加大。針對(duì)需求的加大要求我們必須利用信息化來(lái)拓展檔案管理的應(yīng)用環(huán)節(jié)，尤其是要突破了檔案管理的資源管理模式，便于實(shí)現(xiàn)檔案管理的資源共享性，對(duì)于提高工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化信息化水平有重要的貢獻(xiàn)，這樣就提升了檔案管理在實(shí)際工作中的“話語(yǔ)權(quán)”。

3.促進(jìn)檔案管理體制的與時(shí)俱進(jìn)

信息化使得原有的檔案管理體制受到?jīng)_擊，現(xiàn)有的檔案人員身兼多職，還有的地方管理體制相當(dāng)分散，例如：人事檔案歸誰(shuí)更合適的問(wèn)題，就長(zhǎng)期未能統(tǒng)一，有的是檔案部門(mén)管，有的是組織人事部門(mén)管，還有的是黨政部門(mén)的辦公室兼管等等。信息化的中職學(xué)校檔案管理能夠使存儲(chǔ)方式發(fā)生根本性的改變，信息化的存儲(chǔ)方式不僅有利于信息的保存和查找，更方便大家對(duì)信息的利用，大大的提高了檔案管理工作的效率、和對(duì)信息管理的管理質(zhì)量，是提升檔案管理能力的新舉措。

二、中職學(xué)校檔案管理創(chuàng)新措施

1.提升中職學(xué)校檔案管理者管理理念

要使中職學(xué)校管理工作與信息技術(shù)相結(jié)合，首先就要對(duì)檔案管理者的理念進(jìn)行信息化的提升，目前大部門(mén)的中職學(xué)校檔案管理者仍舊習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理模式，部分中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，只是很片面地完成基本數(shù)據(jù)的整理任務(wù)，檔案管理工作者深受傳統(tǒng)體制與思想的束縛，一味地將工作重心放在基于word與excel的數(shù)據(jù)整理與編目檢索上，對(duì)于如何創(chuàng)新服務(wù)模式并沒(méi)有合理的思考與規(guī)劃。對(duì)此，可以通過(guò)學(xué)校組織培訓(xùn)、各中職學(xué)校間的互動(dòng)學(xué)習(xí)等方式，對(duì)檔案管理者進(jìn)行數(shù)字信息化理念的全新灌輸，還可以利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理者“時(shí)時(shí)溝通”，技術(shù)交流零距離。

2.引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化工具

檔案建設(shè)最為復(fù)雜的內(nèi)容就是需要不斷地更新信息內(nèi)容，諸如學(xué)生的基本情況、教師的學(xué)歷情況等都需要不斷更新。在信息化檔案管理建設(shè)的過(guò)程中，可以利用數(shù)字化工具進(jìn)行隨時(shí)的檔案更新。首先，要選擇有效的數(shù)據(jù)化工具。例如，云端存儲(chǔ)、實(shí)時(shí)匯總軟件等，這些更新軟件要保證能夠建立數(shù)據(jù)庫(kù)更新平臺(tái)，并在原有的數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)上開(kāi)展、更新工作，保證滿(mǎn)足中職學(xué)校的人事、教育教學(xué)等檔案內(nèi)容的隨時(shí)更新。其次，在進(jìn)行數(shù)字化工具更新的過(guò)程中要一方面保證自動(dòng)化升級(jí)，當(dāng)文件保存系統(tǒng)自動(dòng)升級(jí)時(shí)，保存在系統(tǒng)內(nèi)的檔案將隨系統(tǒng)的更新和遷移。另一方面則要保證更新過(guò)程中的數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定性，使得原有的內(nèi)容能夠備份保留。例如，引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的云存儲(chǔ)，有效地應(yīng)用身份認(rèn)證、識(shí)別文件加密等設(shè)置能夠確保檔案信息資源的安全。

3.創(chuàng)新中職學(xué)校檔案管理的管理模式

在新形勢(shì)之下的檔案管理工作，傳統(tǒng)的模式已經(jīng)不能更好的適應(yīng)其發(fā)展。這就需要在管理模式上進(jìn)行改進(jìn)，也就需要從檔案管理工作的保管形式方面提出現(xiàn)代化的改進(jìn)措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料整理收集的信息化自動(dòng)化，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檢索信息的數(shù)字化，檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，在各個(gè)方面提出創(chuàng)新。具體而言，要在立卷制度、工作方法等方面提出新的模式，在最大程度上簡(jiǎn)化各個(gè)部門(mén)之間繁瑣的工作流程與相對(duì)呆板的工作程序。例如，我們可以采用全新的二維碼掃描技術(shù)，將檔案信息全部收集，上傳云端，實(shí)現(xiàn)多方共同管理。管理檔案的工作人員更要加強(qiáng)相關(guān)方面的思考，利用好現(xiàn)代化的工具實(shí)現(xiàn)對(duì)工作程序的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理水品、管理效率與工作效率的提高。

結(jié)語(yǔ)

近年來(lái)，中職教育在我國(guó)發(fā)展日趨迅速，如何管理好全校師生的檔案問(wèn)題，已經(jīng)成為學(xué)校管理中的重要問(wèn)題，各中職院校應(yīng)該充分重視檔案管理的重要性，將先進(jìn)的管理理念和管理技術(shù)及時(shí)的應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，促進(jìn)中職教育檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。