劉 毅, 劉 璐, 鐘 衛(wèi)(中國水利水電第十工程局有限公司，四川成都 610072)

淺析電子平臺(tái)在設(shè)備物資招標(biāo)采購中的運(yùn)用

劉 毅, 劉 璐, 鐘 衛(wèi)
(中國水利水電第十工程局有限公司，四川成都 610072)

傳統(tǒng)的招標(biāo)模式，通常是通過報(bào)刊、雜志等特定媒介，公開發(fā)布招標(biāo)信息，開標(biāo)后組織評標(biāo)會(huì)議，評選出中標(biāo)供應(yīng)商，這種傳統(tǒng)方式至今仍在普遍運(yùn)用。然而，隨著招投標(biāo)法規(guī)與信息化手段的日益融合，運(yùn)用電子平臺(tái)進(jìn)行招標(biāo)采購，正在逐步替代傳統(tǒng)招標(biāo)方式。文章旨在結(jié)合中國水利水電某工程局有限公司的實(shí)際運(yùn)用情況，介紹電子平臺(tái)及其工作流程，淺析使用過程中可能遇到的問題及解決方案，供相關(guān)單位及人員借鑒參考。

1 電子平臺(tái)簡介

1.1 電子平臺(tái)的定義

設(shè)備物資集中采購電子商務(wù)平臺(tái)，簡稱電子平臺(tái)，是依據(jù)國家招投標(biāo)法律法規(guī)，綜合運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代信息技術(shù)，集設(shè)備物資集中采購、信息公開、供應(yīng)商和專家?guī)旃芾淼裙δ苡谝惑w的專用商務(wù)平臺(tái)。

1.2 電子平臺(tái)的研發(fā)基礎(chǔ)

根據(jù)國資委對中央企業(yè)集中采購管理工作信息化建設(shè)的要求，中國水利水電某工程局有限公司上級(jí)股份公司結(jié)合行業(yè)管理實(shí)際開發(fā)建設(shè)了電子平臺(tái)。

1.3 系統(tǒng)支持環(huán)境要求

在開放的互聯(lián)網(wǎng)支持下，對電子平臺(tái)使用者的電腦具有以下要求：WindowXP/vista/win7/win8等的操作系統(tǒng)、Microsoft Office 2003或以上版本文檔工作以及IE6.0或以上版本的瀏覽器。

1.4 電子平臺(tái)的功能板塊

1.4.1 集中采購管理

集中采購管理是電子平臺(tái)的核心板塊，其主要功能覆蓋招標(biāo)采購的全部流程，包括立項(xiàng)、開標(biāo)、評標(biāo)等。具體操作中根據(jù)請購單位不同，分為股份公司和成員企業(yè)層級(jí)(成員企業(yè)層級(jí)內(nèi)包括成員企業(yè)和所屬分局)。兩個(gè)層級(jí)操作上相對獨(dú)立，都有相同的請購、開標(biāo)、評標(biāo)、合同管理等操作業(yè)務(wù)，功能上又相互關(guān)聯(lián)，股份公司負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督成員企業(yè)的采購管理工作。

1.4.2 信息公開

信息公開板塊分為在線信息和線下信息公開。在線信息公開即通過電子平臺(tái)招標(biāo)的采購項(xiàng)目，招標(biāo)結(jié)束后通過在線信息公開將招標(biāo)、評標(biāo)過程和中標(biāo)結(jié)果公示及信息查詢。線下信息公開則以電子平臺(tái)為媒介，將因故未能通過電子平臺(tái)進(jìn)行招標(biāo)的設(shè)備物資采購項(xiàng)目，進(jìn)行公示。

1.4.3 供應(yīng)商

供應(yīng)商管理板塊主要有3大功能，分別為合格供應(yīng)商審核、合格供應(yīng)商查找和供應(yīng)商評價(jià)。此板塊集合股份公司和各成員企業(yè)的合格供應(yīng)商資源，統(tǒng)籌管理，有利于準(zhǔn)確掌握合格供應(yīng)商，并能夠資源共享、信息互通。

1.4.4 專家?guī)旃芾?/p>

專家?guī)旃芾砉δ苤饕獮閷＜覍徍巳霂旌驮u標(biāo)專家抽調(diào)。符合國家法規(guī)和股份公司管理制度的專家，經(jīng)過推薦、審批入庫后，其專業(yè)特長在電子平臺(tái)中均可查詢，由股份公司和成員企業(yè)協(xié)調(diào)抽取，推薦為各具體采購項(xiàng)目的評標(biāo)專家。

1.4.5 不同崗位的設(shè)定

各層級(jí)按照操作人員的崗位不同將角色分為：采購主管、部門主任、分管領(lǐng)導(dǎo)。各崗位操作權(quán)限既有交叉覆蓋，又有明確的層級(jí)跨度。通過權(quán)限設(shè)定，既保證有效監(jiān)督，又可防止關(guān)鍵信息泄密。

2 電子平臺(tái)的搭建需求

2.1 發(fā)展需要

中國水利水電某工程局有限公司所屬股份公司共有80余家子企業(yè)，年度招標(biāo)采購總額上百億元。如此巨大的采購量，如繼續(xù)采用傳統(tǒng)的采購方式，既很難避免各成員企業(yè)各自為陣，不利于集中管理，又難以解決費(fèi)時(shí)費(fèi)力且效率低下的矛盾。為此，該股份公司結(jié)合國資委的相關(guān)要求，于2014年開發(fā)了電子平臺(tái)并投入使用，規(guī)定所有成員企業(yè)均須通過電子平臺(tái)進(jìn)行設(shè)備物資集中招標(biāo)采購工作。

2.2 電子平臺(tái)的優(yōu)勢

2.2.1 高效性

電子平臺(tái)的高效性主要體現(xiàn)在其減少紙質(zhì)文件簽署、節(jié)約審批流程時(shí)間。以招標(biāo)過程中的立項(xiàng)階段為，通過電子平臺(tái)立項(xiàng)，從分局采購主管提出請購申請，到成員企業(yè)部門主任同意立項(xiàng)，各崗位人員均使用電腦對本崗位職責(zé)范圍內(nèi)的工作進(jìn)行操作。無需請購單位經(jīng)辦人員多部門奔走即可辦理招標(biāo)信息的立項(xiàng)申請。

相較于傳統(tǒng)招標(biāo)手段中需要大量的紙質(zhì)審批文件，運(yùn)用電子平臺(tái)既保證了審批流程的依法合規(guī)，又節(jié)省了手續(xù)流轉(zhuǎn)的時(shí)間，提高了工作效率。特別是請購單位和上級(jí)單位不在一處的情況，如果用紙質(zhì)版簽字審批，過程中免不了舟車勞頓，造成不必要的時(shí)間損失。而通過電子平臺(tái)，則可免除上述問題，提高工作效率。

2.2.2 公開、公平、公正(“三公”)

以往的招標(biāo)采購，雖然可通過相關(guān)媒體進(jìn)行公布，但是其公開面有限，且招標(biāo)過程無法實(shí)時(shí)公開化，導(dǎo)致信息公開不夠，招標(biāo)采購過程不透明，加之一些違法違規(guī)操作的行為，使招標(biāo)采購工作容易被質(zhì)疑。隨著電子平臺(tái)的開發(fā)運(yùn)用，招標(biāo)工作可接受投標(biāo)人和社會(huì)輿論的事前、事中和事后全程監(jiān)督。例如在招標(biāo)公告發(fā)布階段，通過電子平臺(tái)實(shí)時(shí)向全社會(huì)所有潛在投標(biāo)人發(fā)布信息，既充分實(shí)現(xiàn)信息公開，又有效保障招投標(biāo)的公平性和公正性，避免“暗箱操作”和人為設(shè)置壁壘阻礙潛在投標(biāo)人參與公開競標(biāo)的情況。

2.2.3 節(jié)約成本

在過去的招標(biāo)采購過程中，由于沒有類似電子平臺(tái)的手段，企業(yè)無法全面有效地對立項(xiàng)審核、過程管控和結(jié)果審批等過程實(shí)施集中管理，也無法形成企業(yè)、項(xiàng)目集中招標(biāo)采購的規(guī)模效益。電子平臺(tái)將企業(yè)內(nèi)部所有集中采購的招標(biāo)工作全部納入統(tǒng)一管理，集中招標(biāo)，形成規(guī)模化優(yōu)勢，增強(qiáng)談判籌碼，節(jié)約采購成本。以中國水利水電某工程局有限公司某飲水渠項(xiàng)目為例，運(yùn)用電子平臺(tái)，將項(xiàng)目各分部的所有鋼材、水泥等主材定期集中招標(biāo)，杜絕過去各分部以項(xiàng)目為線性工程，供貨存在地域性困難為借口，要求各自進(jìn)行采購的情況，發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢，保障了鋼材、水泥中標(biāo)價(jià)格與當(dāng)?shù)匦畔r(jià)基本一致，有效節(jié)約了采購成本。據(jù)統(tǒng)計(jì)，通過電子平臺(tái)招標(biāo)采購，該項(xiàng)目2014年和2015年設(shè)備物資采購節(jié)資率分別為4.5 %、6.1 %。

3 電子平臺(tái)招標(biāo)操作流程

3.1 請購立項(xiàng)階段

經(jīng)公司批準(zhǔn)的設(shè)備物資采購計(jì)劃，由項(xiàng)目所屬的分局作為請購單位，通過電子平臺(tái)填報(bào)信息，上傳相關(guān)文件，發(fā)起請購申請。

請購申請由分局部門主任和分局分管領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審核后，將流轉(zhuǎn)到成員企業(yè)采購主管處。

由成員企業(yè)采購主管檢查立項(xiàng)信息，核實(shí)招標(biāo)文件、招標(biāo)公告、評標(biāo)細(xì)則等相關(guān)文件，根據(jù)采購項(xiàng)目的專業(yè)特點(diǎn)，隨機(jī)抽取相應(yīng)評標(biāo)專家后，提交給公司部門主任。公司部門主任審核后，公司采購主管將招標(biāo)信息通過電子平臺(tái)向所有潛在投標(biāo)人發(fā)布。

3.2 發(fā)出標(biāo)書階段

潛在投標(biāo)人通過電子平臺(tái)招標(biāo)公告欄獲知招標(biāo)信息后，點(diǎn)擊參加報(bào)名的鏈接，頁面跳轉(zhuǎn)至投標(biāo)報(bào)名頁面。在上傳投標(biāo)授權(quán)資質(zhì)文件并通過資質(zhì)審查后，方可下載招標(biāo)文件。

在澄清截止日期前，投標(biāo)人對招標(biāo)文件條款存在異議或疑問的，可通過電子平臺(tái)向招標(biāo)人發(fā)出澄清請求。招標(biāo)人通過電子平臺(tái)對需要澄清的內(nèi)容向所有投標(biāo)人作出澄清答復(fù)。

3.3 開標(biāo)、評標(biāo)

3.3.1 開標(biāo)

投標(biāo)截止時(shí)間前，公司采購主管根據(jù)標(biāo)書送達(dá)的實(shí)際情況，在電子平臺(tái)上實(shí)時(shí)為投標(biāo)人在線簽到。投標(biāo)截止后即進(jìn)行開標(biāo)。電子平臺(tái)會(huì)生成預(yù)先設(shè)定好的、與招標(biāo)文件實(shí)質(zhì)性條款一致的開標(biāo)一覽表。開標(biāo)工作人員在投標(biāo)人代表、公司監(jiān)察人員的監(jiān)督下，嚴(yán)格按照投標(biāo)文件進(jìn)行唱標(biāo)和記錄，在線填寫開標(biāo)信息，并打印紙質(zhì)版的開標(biāo)一覽表請投標(biāo)人簽字確認(rèn)。確認(rèn)的開標(biāo)一覽表掃描件將上傳電子平臺(tái)備案。

3.3.2 清標(biāo)

清標(biāo)工作由評標(biāo)委員會(huì)專家根據(jù)責(zé)任分工進(jìn)行。負(fù)責(zé)技術(shù)、商務(wù)方面的專家根據(jù)招標(biāo)文件中評標(biāo)細(xì)則的設(shè)定，將投標(biāo)文件的詳細(xì)信息真實(shí)客觀地反映在電子平臺(tái)的清標(biāo)資料中。有需要投標(biāo)人澄清的，其操作與開標(biāo)前澄清流程相同，即通過電子平臺(tái)發(fā)送和接受澄清信息。

3.3.3 評標(biāo)

完成清標(biāo)后，評標(biāo)委員會(huì)全體專家，根據(jù)投標(biāo)及澄清資料，結(jié)合招標(biāo)文件和評標(biāo)細(xì)則，對各投標(biāo)人進(jìn)行公正、客觀、獨(dú)立的評議，并通過電子平臺(tái)進(jìn)行打分。

3.3.4 定標(biāo)

評標(biāo)委員會(huì)綜合報(bào)價(jià)、技術(shù)和商務(wù)條件的得分，對投標(biāo)人進(jìn)行排名，推薦出首選、備選中標(biāo)人。

3.3.5 中標(biāo)

通過電子平臺(tái)，對采購項(xiàng)目和中標(biāo)人情況進(jìn)行公示。公示期屆滿未收到投訴或異議的，招標(biāo)人向中標(biāo)人發(fā)中標(biāo)函。

3.4 歸檔管理

中標(biāo)函通過電子平臺(tái)發(fā)送，并得到中標(biāo)人的在線回執(zhí)后，招標(biāo)信息即可完成歸檔。完成歸檔的采購項(xiàng)目，可通過信息公開板塊進(jìn)行查詢。

4 電子平臺(tái)使用中可能遇到的問題及解決方案

盡管電子平臺(tái)在招標(biāo)過程中已顯示出高效、公開、公平、公正和節(jié)資等突出優(yōu)勢，但在實(shí)際運(yùn)用時(shí)，仍可能遇到一些相關(guān)問題。

4.1 問題

4.1.1 人員操作不熟悉

電子平臺(tái)作為新興的招、投標(biāo)專業(yè)工具，不管是招標(biāo)人還是投標(biāo)人，都需要熟悉電子平臺(tái)操作規(guī)程，了解工作流程。否則將出現(xiàn)潛在投標(biāo)人，通過電子平臺(tái)獲知招標(biāo)公告，希望參與投標(biāo)，卻不知如何報(bào)名，或者是開標(biāo)后，投標(biāo)人不了解電子平臺(tái)的澄清要求，未按時(shí)回復(fù)等情況，都將可能“坐失良機(jī)”，給企業(yè)造成不應(yīng)有的損失。

4.1.2 不能按照平臺(tái)要求編制評標(biāo)細(xì)則

在傳統(tǒng)招標(biāo)過程中，除重大設(shè)備和大宗物資的采購項(xiàng)目外，招標(biāo)人對評標(biāo)細(xì)則的制定、評標(biāo)方式的選擇都較為粗放，一般在評標(biāo)細(xì)則中評分項(xiàng)目的設(shè)定也較模糊，不具有針對性。比如商務(wù)條款方面，籠統(tǒng)的設(shè)置“企業(yè)資質(zhì)，5分”、“商業(yè)信譽(yù)，5分”，既沒有詳細(xì)的扣分標(biāo)準(zhǔn)，也無打分級(jí)差規(guī)定和最低分要求。而電子平臺(tái)依據(jù)國家招投標(biāo)法律法規(guī)，要求在立項(xiàng)階段即完成評標(biāo)細(xì)則的編制和上傳。既面向投標(biāo)人公開，有利于其投標(biāo)文件的編制，又要求招標(biāo)人以此為打分依據(jù)。這就為在電子平臺(tái)使用中必須精準(zhǔn)編制評標(biāo)細(xì)則提出了更為嚴(yán)格的要求。

4.1.3 設(shè)備和軟件問題

作為綜合信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子平臺(tái)，其對使用者有一定的硬件和軟件要求。達(dá)不到要求的使用者，就會(huì)出現(xiàn)無法運(yùn)用、參與投標(biāo)，甚至影響中標(biāo)的可能。此外，由于信息技術(shù)的不斷更新，電子平臺(tái)提供服務(wù)所用的軟件程序、服務(wù)器運(yùn)行也可能出現(xiàn)相關(guān)問題，如因網(wǎng)絡(luò)原因，有時(shí)無法訪問電子平臺(tái)網(wǎng)站，或正在開標(biāo)過程中，突然出現(xiàn)服務(wù)器無法響應(yīng)等情況，給招標(biāo)工作造成一定影響。

4.1.4 信息安全問題

各采購項(xiàng)目從立項(xiàng)時(shí)請購依據(jù)到開標(biāo)、清標(biāo)、評標(biāo)等全程通過電子平臺(tái)操作，如此完整的商業(yè)信息，盡管有利于采購管理的監(jiān)督和查詢，但同時(shí)也存在數(shù)據(jù)流失、商業(yè)信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

4.2 解決方法

4.2.1 通過培訓(xùn)和專人指導(dǎo)熟練操作

為解決熟悉電子平臺(tái)和熟練操作的問題，股份公司對內(nèi)部80余家子企業(yè)于2014年和2015年先后集中組織和分區(qū)域組織過4次專題培訓(xùn)班。培訓(xùn)課程包括電子平臺(tái)的操作、流程、崗位角色和國家相關(guān)法規(guī)。經(jīng)2016年上半年中國電建股份公司采購信息通報(bào)，下屬所有成員企業(yè)均已上線使用電子平臺(tái)，較熟練地掌握操作規(guī)程。

對于投標(biāo)人，電子平臺(tái)也設(shè)置了專門的操作流程介紹板塊，可下載操作流程指導(dǎo)示范文本。該文本可基本滿足指導(dǎo)投標(biāo)人參與投標(biāo)的需要。

同時(shí)，為了便于招標(biāo)人、投標(biāo)人對操作疑問的快速反應(yīng)，電子平臺(tái)配置了專業(yè)的客服人員，全天候在線服務(wù)，隨時(shí)指導(dǎo)操作，解決相關(guān)技術(shù)難題。

4.2.2 重視評標(biāo)細(xì)則，響應(yīng)電子平臺(tái)設(shè)定

一是思想上要高度重視評標(biāo)細(xì)則的編制。通過電子平臺(tái)的硬性設(shè)置和強(qiáng)力推行，通過各類會(huì)議、培訓(xùn)的宣貫和要求，促使各級(jí)招標(biāo)人在思想上對評標(biāo)細(xì)則予以足夠重視。二是在評標(biāo)方式的選擇和分?jǐn)?shù)設(shè)定的針對性上力求結(jié)合采購項(xiàng)目的實(shí)際情況，依照平臺(tái)要求，盡量細(xì)化完善評標(biāo)細(xì)則和評標(biāo)依據(jù)。此外，為了提高評標(biāo)細(xì)則的規(guī)范性，電子平臺(tái)保存了起重設(shè)備、路面設(shè)備、鋼材、水泥等設(shè)備物資的評標(biāo)細(xì)則模板。招標(biāo)人可根據(jù)需要選取，并結(jié)合自身的實(shí)際情況有針對性的修改。

4.2.3 強(qiáng)化硬件和軟件的匹配性，確保電子平臺(tái)的運(yùn)用

為避免電腦軟、硬件不匹配導(dǎo)致無法使用電子平臺(tái)的問題，建議在硬件上積極響應(yīng)電子平臺(tái)官方的要求，并使用正規(guī)、正確的軟件。電子平臺(tái)網(wǎng)站和服務(wù)器維護(hù)，應(yīng)由專業(yè)客服技術(shù)人員定期維護(hù)，實(shí)時(shí)提供幫助。

4.2.4 專業(yè)團(tuán)隊(duì)保證信息安全

電子平臺(tái)上基本具備采購項(xiàng)目完整的商業(yè)信息。對于此類信息技術(shù)，關(guān)鍵需要防范的就是數(shù)據(jù)流失、商業(yè)信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。為應(yīng)對信息技術(shù)飛速發(fā)展，防止黑客入侵、信息泄露等潛在威脅，股份公司組建了專業(yè)信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)，籌建全資控制的專業(yè)軟件技術(shù)公司，構(gòu)建信息安保防火墻，服務(wù)集團(tuán)各成員企業(yè)，作為電子平臺(tái)運(yùn)行和維護(hù)的保護(hù)屏障，確保電子平臺(tái)招標(biāo)采購操作的順暢、安全。

5 結(jié)束語

從開發(fā)基礎(chǔ)的合法依規(guī)，流程設(shè)置的便捷快速，可以看出電子平臺(tái)具有的優(yōu)越性。其運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息手段，利用網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)在線操作、遠(yuǎn)程控制和離線澄清等操作，促使招標(biāo)采購工作與高新技術(shù)接軌，大大提升了招標(biāo)工作的高效性。同時(shí)，通過電子平臺(tái)的全過程接受監(jiān)督、采購信息公開也讓招標(biāo)采購工作更加的公開、公正、公平。利用電子平臺(tái)實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益，對企業(yè)運(yùn)營管理，項(xiàng)目成本降低都有著積極意義。雖仍有一些問題需要解決，但瑕不掩瑜，電子平臺(tái)在今后的工作中仍值得大力推廣。

劉毅(1984～)，男，雙學(xué)士，經(jīng)濟(jì)師，從事水電工程建設(shè)技術(shù)與管理工作；劉璐(1990～)，女，學(xué)士，經(jīng)濟(jì)師，從事水電工程建設(shè)技術(shù)與管理工作；鐘衛(wèi)(1971～)，男，學(xué)士，經(jīng)濟(jì)師，從事水電工程建設(shè)技術(shù)與管理工作。

[定稿日期]2016-11-18