基層疾控機(jī)構(gòu)計(jì)生檔案管理方法探討

黃珠珠

摘 要：目的 通過對(duì)市疾控中心2011-2014年度個(gè)人計(jì)生信息檔案的收集整理實(shí)踐，探討兼職計(jì)生工作人員提高工作效率的辦法。方法 根據(jù)“泉州市單位人口與計(jì)生管理系統(tǒng)”的運(yùn)行特點(diǎn)，制定適用本單位實(shí)際情況查詢表格和編制相對(duì)應(yīng)的個(gè)人計(jì)生檔案號(hào)。結(jié)果 與原來的工作程序比較，科學(xué)有序的檔案管理方法能使兼職人員在雜又多的工作中隨時(shí)進(jìn)入工作狀態(tài)，方便查閱利用，及時(shí)跟蹤補(bǔ)缺補(bǔ)漏。結(jié)論 編制個(gè)人計(jì)生檔案號(hào)管理單位的個(gè)人計(jì)生檔案簡(jiǎn)單易行，適合基層使用。

關(guān)鍵詞：疾控機(jī)構(gòu)；計(jì)生檔案管理；Word軟件

作為世界第一人口大國(guó)，我國(guó)人口與計(jì)劃生育工作始終是常抓不懈，作為基層單位，計(jì)生工作既是必不可少又要時(shí)常更新，在人員婚育情況的不斷變化下，對(duì)計(jì)生工作者提出挑戰(zhàn)——如何既快又準(zhǔn)確地滾動(dòng)婚育情況檔案資料，通過在不斷的實(shí)踐中摸索出科學(xué)的方法和策略。本文探討用新方法管理個(gè)人計(jì)生檔案，實(shí)現(xiàn)信息的完整性，提高工作效率及管理質(zhì)量。

1 材料與方法

1.1 資料來源

2011-2014年度單位個(gè)人計(jì)生信息資料（包括兩查、婚育變化、新進(jìn)、調(diào)動(dòng)、退休、辭職、臨時(shí)工等個(gè)人計(jì)生情況變化相關(guān)資料）。

1.2 方法

用Word軟件編制“市直單位干部職工（含合同工）花名冊(cè)、計(jì)生檔案排查表、人員兩查情況表”等相關(guān)表格，在表格中錄入相關(guān)對(duì)應(yīng)個(gè)人計(jì)生信息，對(duì)照表格內(nèi)容及時(shí)跟蹤補(bǔ)缺補(bǔ)漏。編制個(gè)人計(jì)生資料檔案號(hào)。

2 結(jié)果

2.1 信息更新滾動(dòng)及時(shí)

計(jì)生工作有別于其它工作，它既屬于動(dòng)態(tài)管理又因?yàn)樗奶攸c(diǎn)要及時(shí)跟進(jìn)隨時(shí)變化的婚育信息，例如：在2010年泉州市計(jì)生辦建立“泉州市單位人口與計(jì)生管理系統(tǒng)”這個(gè)平臺(tái)，市疾控中心初次用計(jì)算機(jī)錄入個(gè)人計(jì)生檔案資料，隨著時(shí)間的推移，要想了解2014年的單位計(jì)生婚育情況，就可以通過用Word軟件編制的“ 2014 年泉州市疾病預(yù)防控制中心計(jì)生工作摸排情況一覽表”，對(duì)單位個(gè)人計(jì)生信息情況就一目了然，并且可以根據(jù)所提供的信息做到及時(shí)跟進(jìn)補(bǔ)缺補(bǔ)漏，充實(shí)完善“泉州市單位人口與計(jì)生管理系統(tǒng)”中本單位個(gè)人計(jì)生信息，見表1。

2.2 方便查閱利用

通過專用互聯(lián)網(wǎng)渠道進(jìn)入“泉州市單位人口與計(jì)生管理系統(tǒng)”可以及時(shí)查閱相關(guān)人員計(jì)生信息并下載表格，為單位和個(gè)人在評(píng)先評(píng)優(yōu)、職稱評(píng)聘、提拔、調(diào)動(dòng)、入黨、勞動(dòng)模范、各級(jí)黨代表、人大代表等各方面工作的需求提供計(jì)生系統(tǒng)檢索及利用。

2.3 收集整理迅速

根據(jù)單位科室不同的特點(diǎn)建立文件夾后為每個(gè)計(jì)生檔案統(tǒng)一編號(hào)并寫在對(duì)應(yīng)職工檔案袋右上角，為此減少了在時(shí)間少而要及時(shí)查閱紙質(zhì)資料或入檔時(shí)找不到個(gè)人檔案而煩惱。比如，各個(gè)單位的計(jì)生工作是隨時(shí)與市計(jì)生系統(tǒng)互動(dòng)的，每年也必須將本年度所收集整理的紙質(zhì)計(jì)生資料上交計(jì)生辦檔案室審核后，再將一式兩份中的一份依據(jù)個(gè)人計(jì)生檔案編號(hào)裝入對(duì)應(yīng)的檔案袋存檔，另一份回本單位后裝入個(gè)人計(jì)生檔案袋，避免為兩次入檔尋袋而浪費(fèi)時(shí)間，縮短整理入庫(kù)歸檔的時(shí)間。

2.4 提高工作效率

面對(duì)單位人員婚育狀況不斷變化的情況下，要及時(shí)跟進(jìn)更新的需要和特點(diǎn)，兼職做計(jì)生工作的時(shí)間有限，又無法及時(shí)對(duì)計(jì)生資料進(jìn)行滾動(dòng)，就需要根據(jù)編制的“泉州市疾病預(yù)防控制中心計(jì)生兩查情況表”來收集兩查紙質(zhì)資料并手工記錄后再利用每月固定幾天的工作空隙30-60min進(jìn)入“泉州市單位人口與計(jì)生管理系統(tǒng)”網(wǎng)站進(jìn)行對(duì)應(yīng)的資料錄入工作，這種工作方法能提高兼職人員的工作效率和管理質(zhì)量。見表2。

3 討論

一個(gè)基層疾控中心的計(jì)生工作往往是由其它工作者兼職的（據(jù)目前統(tǒng)計(jì)，我市11個(gè)市縣區(qū)疾控中心沒有一位計(jì)生工作者是專職的），計(jì)生工作雖然不大，但也必須面面俱到，才不會(huì)在工作上出現(xiàn)差錯(cuò)，影響單位和個(gè)人在評(píng)先評(píng)優(yōu)、職稱評(píng)聘、提拔、調(diào)動(dòng)、入黨、勞動(dòng)模范、各級(jí)黨代表、人大代表等各方面工作的需求。在工作上要時(shí)時(shí)緊繃根繩：留心注意單位職工在人事（如新進(jìn)、調(diào)入、調(diào)出、辭職、退休等）、婚育（如初婚、生育、離婚、再婚等）等情況的變化，及時(shí)跟進(jìn)滾動(dòng)變化的信息，這也是計(jì)生工作中必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

如何既快又準(zhǔn)確地滾動(dòng)婚育情況檔案資料呢？本人認(rèn)為基層疾控中心個(gè)人計(jì)生工作的關(guān)鍵，是要及時(shí)收錄人事、婚育等情況有變化的資料，發(fā)現(xiàn)后要及時(shí)跟進(jìn)補(bǔ)缺補(bǔ)漏，充實(shí)完善資料，為日后收集、整理、歸檔、查找和利用做準(zhǔn)備。Word軟件是最常用的辦公軟件，用它編制簡(jiǎn)單易行的表格不難，為新進(jìn)、調(diào)入、調(diào)出、辭職、退休等人員錄入婚育變化后，體現(xiàn)在表格上的信息就一目了然，這為當(dāng)年度需要查閱和出具計(jì)生證明情況提供了一個(gè)很好的平臺(tái)，也為年終計(jì)生工作的統(tǒng)計(jì)提供及時(shí)到位的信息資源。

傳統(tǒng)工作方法管理計(jì)生檔案材料零散、存放無序、臨歸檔前材料不全的狀態(tài)得到改善，當(dāng)年終計(jì)生部門要檢查和上交資料時(shí)，無需為臨時(shí)追討個(gè)人計(jì)生資料而筋疲力盡，既達(dá)到了單位績(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)，也為個(gè)人計(jì)生檔案的利用帶來極大的方便。實(shí)踐是總結(jié)的基石，基層兼職計(jì)生工作者要在日常工作中，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，通過科學(xué)的檔案管理支持計(jì)生工作的順利開展，及時(shí)跟蹤補(bǔ)缺補(bǔ)漏，實(shí)現(xiàn)信息的完整性，提高工作效率及管理質(zhì)量。