現(xiàn)代化檔案管理工作的創(chuàng)新探究

王晶

摘 要：隨著科技化、信息化進(jìn)程的不斷深入，社會(huì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與計(jì)算機(jī)的使用及檔案的管理之間的聯(lián)系日益增強(qiáng)。現(xiàn)代化檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)于現(xiàn)代事業(yè)發(fā)展創(chuàng)新具有重要意義，現(xiàn)代化檔案管理工作不再是對(duì)單純的文件資料的收集、整理與歸檔，同時(shí)也是對(duì)各種電子信息資料的整理與維護(hù)。信息化技術(shù)為企業(yè)檔案管理提供一個(gè)新的發(fā)展方向及平臺(tái)，同時(shí)也要求企業(yè)不斷創(chuàng)新現(xiàn)代化檔案管理工作的方法及模式。本文指出創(chuàng)新現(xiàn)代化檔案管理工作的重要意義，分析目前企業(yè)檔案管理中的一些問題，并提出針對(duì)性的解決策略。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化；檔案管理；創(chuàng)新；探究

知識(shí)的不斷更新與社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的不斷發(fā)展，使得改革與創(chuàng)新成為現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵因素。近年來，信息化、現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展迅速，企業(yè)各項(xiàng)工作也隨之進(jìn)行改革與創(chuàng)新以保證在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)占有利地位[1]。現(xiàn)代化檔案管理工作作為企業(yè)管理的重要部分，是企業(yè)信息系統(tǒng)化建設(shè)的基礎(chǔ)，更是各項(xiàng)企業(yè)活動(dòng)的有力傳遞媒介。為尋求更先進(jìn)更高效的檔案管理工作以提高企業(yè)檔案管理能力及水平，本文對(duì)現(xiàn)代化檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行具體分析，具體如下。

1 現(xiàn)代化檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義

現(xiàn)代化檔案管理工作是社會(huì)進(jìn)步與企業(yè)發(fā)展的必然選擇。創(chuàng)新是現(xiàn)代化社會(huì)建設(shè)的關(guān)鍵，我們的學(xué)習(xí)、生活及工作等方面的進(jìn)步與發(fā)展都離不開創(chuàng)新，因此，現(xiàn)代化檔案管理工作的創(chuàng)新具有重要意義?；跁r(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)與需求，企業(yè)要想不斷進(jìn)步與發(fā)展，在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境保持有利地位，就需要不斷改革與創(chuàng)新其內(nèi)部各項(xiàng)制度，檔案管理工作作為辦公室管理工作的重要組成部分，是企業(yè)內(nèi)部制度創(chuàng)新改革工作之一，它應(yīng)根據(jù)社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步進(jìn)行不斷的創(chuàng)新與改革，以提高整個(gè)企業(yè)的工作效率。

同時(shí)，現(xiàn)代化企業(yè)管理工作的創(chuàng)新對(duì)于企業(yè)檔案管理部門的發(fā)展也具有重要意義，其為企業(yè)內(nèi)部的管理工作帶來新的思路，提供發(fā)展動(dòng)力與生機(jī)。此外，檔案管理工作的現(xiàn)代化創(chuàng)新與發(fā)展，對(duì)于其社會(huì)功能的提高與進(jìn)步具有重要意義，提高現(xiàn)代化檔案管理工作的水平，使得社會(huì)各資源的利用更加便捷高效，節(jié)省社會(huì)不可再生資源在人力、財(cái)力、物力上的成本，提高管理工作效率，提高企業(yè)管理工作質(zhì)量。

2 現(xiàn)代化檔案管理工作現(xiàn)狀

檔案管理工作指的是包括對(duì)檔案質(zhì)量錄入、收集、辨別、管理以及保存等各種對(duì)工作單位信息及檔案處理以及管理工作。目前常見檔案管理包括人事檔案管理、歷史資料管理以及單位數(shù)據(jù)信息的管理。分析目前檔案管理工作現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)存在不少問題，主要包括以下幾點(diǎn)。

（一）檔案管理人員現(xiàn)代化管理意識(shí)薄弱

檔案管理人員對(duì)待檔案管理工作的重視度不高，且現(xiàn)代化管理意識(shí)薄弱，從而導(dǎo)致工作時(shí)注意力集中較差，檔案管理工作效率及質(zhì)量不高。檔案管理范圍僅限于紙質(zhì)檔案而忽略電子檔案的管理與維護(hù)，管理模式較被動(dòng)，管理工作效率較低，且由于管理工作人員的工作責(zé)任感不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理及查閱的難度增加，從而使得檔案無法為企業(yè)的決策發(fā)揮其重要作用，一定程度上阻滯公司的發(fā)展。

（二）檔案管理記錄及收集不全面

目前，許多事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)于檔案的記錄及收集不嚴(yán)謹(jǐn)，出現(xiàn)記錄及收集不全面的問題。由于檔案管理人員本身的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)烈及對(duì)檔案管理工作的監(jiān)管機(jī)制不健全，使得其對(duì)于檔案的記錄及收集工作出現(xiàn)懈怠，從而導(dǎo)致檔案記錄中出現(xiàn)信息錄入不完整、項(xiàng)目資料不全面等問題。這些資料集信息的殘缺可能導(dǎo)致項(xiàng)目分析上的失誤，進(jìn)而影響整個(gè)公司的項(xiàng)目決策進(jìn)度及企業(yè)發(fā)展。

（三）檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化管理知識(shí)與技能

不同企業(yè)檔案管理人員工作能力及專業(yè)水平呈現(xiàn)出較大差別，擁有較高現(xiàn)代化檔案管理工作知識(shí)及技能的檔案管理人員使得檔案的收集更全面、歸檔更清晰，可有效提高企業(yè)對(duì)檔案的利用效率，提高企業(yè)整體信息管理水平。企業(yè)對(duì)于檔案管理人員現(xiàn)代化管理知識(shí)的宣傳教育及相關(guān)技能的培訓(xùn)，是做好企業(yè)檔案管理工作的重要途徑之一，也是提高企業(yè)檔案管理綜合能力的有效方法。

（四）檔案管理制度不健全

一些企業(yè)的檔案管理工作分配不合理、不科學(xué)，對(duì)于檔案收集時(shí)間、保管期限、歸檔范圍以及注意事項(xiàng)等具體問題未做科學(xué)合理的規(guī)范，導(dǎo)致出現(xiàn)漏記、重記、資料留作私用的等現(xiàn)象出現(xiàn)，甚至出現(xiàn)某些檔案未進(jìn)行及時(shí)的更新與收集[2]。這些問題反映出企業(yè)檔案管理制度上存在缺陷，使得企業(yè)資源無法得到充分的利用，降低企業(yè)整體工作水平。

3 現(xiàn)代化檔案管理工作創(chuàng)新策略

（一）創(chuàng)新檔案管理工作思想

現(xiàn)代化檔案管理工作的創(chuàng)新，首先要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理人員的檔案管理工作思想。企業(yè)要建立起一個(gè)現(xiàn)代化、信息化的檔案管理思想。改變檔案管理工作中存在的思想上的松懈、忽視等問題，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代化管理思想，創(chuàng)新管理思想的建設(shè)，通過講座、交流會(huì)等各種方式對(duì)企業(yè)檔案管理人員的工作意識(shí)及創(chuàng)新意識(shí)進(jìn)行加強(qiáng)，提高檔案資料信息的利用率及利用效率，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料信息的經(jīng)濟(jì)及社會(huì)價(jià)值。

（二）創(chuàng)新檔案管理工作模式

檔案資料管理工作的難度也隨著現(xiàn)代企業(yè)檔案資料信息的繁多及更新速度不斷增加，這就對(duì)企業(yè)檔案管理工作的模式提出更高的要求。只有不斷創(chuàng)新檔案管理工作模式，才能有效提高企業(yè)檔案管理工作水平及質(zhì)量，利用企業(yè)有限資源，不斷優(yōu)化信息的收集、錄入、歸檔及維護(hù)等各環(huán)節(jié)工作細(xì)節(jié)，同時(shí)利用各種現(xiàn)代化設(shè)備、檔案管理軟件等進(jìn)行協(xié)助檔案管理工作。此外，對(duì)于現(xiàn)代化設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)以及對(duì)于管理軟件的更新也是影響檔案管理工作效率及質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理工作的創(chuàng)新事實(shí)上是對(duì)檔案管理人員的創(chuàng)新，企業(yè)除不斷吸收高素質(zhì)創(chuàng)新型人才外，還應(yīng)不斷加強(qiáng)對(duì)企業(yè)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)。優(yōu)秀的檔案管理人員不僅要具備強(qiáng)烈的現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)，同時(shí)還應(yīng)具備專業(yè)管理知識(shí)及管理能力[3]。企業(yè)通過培訓(xùn)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案資料的敏感性培養(yǎng)，增強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)。對(duì)于部分現(xiàn)代化管理能力不強(qiáng)的人員，應(yīng)進(jìn)行針對(duì)性的知識(shí)以及技能的強(qiáng)化培訓(xùn)，并對(duì)現(xiàn)代化檔案管理工作的重要意義進(jìn)行宣傳教育，從而提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

（四）完善現(xiàn)代化檔案工作管理制度

完善現(xiàn)代化檔案管理制度，明確并細(xì)化檔案收集時(shí)間、保管期限、歸檔范圍以及注意事項(xiàng)等具體問題，對(duì)于保證檔案的收集、整理、歸檔工作的高效開展具有重要意義。根據(jù)單位實(shí)際情況，并依照相關(guān)的法規(guī)及職責(zé)分工制度，科學(xué)合理的明確檔案的歸檔范圍，以促進(jìn)檔案的收集工作的開展。同時(shí)，進(jìn)一步明確歸檔期限，以便集中統(tǒng)一保管，防止私留以作它用。此外，進(jìn)一步明確檔案歸檔期限，對(duì)于提高材料收集效率及檔案管理人員工作積極性具有重要作用。各單位及部門應(yīng)根據(jù)其自身發(fā)展及時(shí)更新改進(jìn)文書檔案的管理制度，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的文書檔案收集及歸檔需求。

4 結(jié)束語

現(xiàn)代化檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要作用及意義，企業(yè)應(yīng)從思想、工作模式、人才創(chuàng)新及制度完善等多方面不斷創(chuàng)新現(xiàn)代化檔案管理模式，從而達(dá)到有效提高檔案管理工作水平及檔案管理工作質(zhì)量，進(jìn)而提高企業(yè)整體工作水平。同時(shí)，檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期且復(fù)雜的工作，需要企業(yè)相關(guān)人員不斷改革與創(chuàng)新，以適應(yīng)不斷發(fā)展進(jìn)步的社會(huì)及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境。

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