檔案在地方志編寫工作中的地位與作用

摘 要：本文主要討論檔案在地方志編寫工作中的地位和作用，通過(guò)其特點(diǎn)和關(guān)系的分析，提出了檔案與地方志編寫工作相結(jié)合的重要性，力求為以后的研究者和實(shí)際工作者提供一些新的思路和參考。

關(guān)鍵詞：檔案；地方志；地位與作用

由于在編纂地方志的工作過(guò)程中檔案是其主要的資料來(lái)源，因此檔案在地方志編寫中具有十分重要的作用和地位。而研究檔案工作和地方志工作之間存在的關(guān)系對(duì)提高地方志的價(jià)值和含金量以及志書編寫工作未來(lái)的發(fā)展都具有重要的意義。

1 檔案與地方志的特點(diǎn)與關(guān)系

1.檔案和地方志的特點(diǎn)

檔案作為歷史發(fā)展中對(duì)人類活動(dòng)的最原始的記錄。起源于原始社會(huì)，最初人類用在繩子上打結(jié)和在木板石頭上刻畫特殊符號(hào)等方法對(duì)一些事情進(jìn)行記錄，這些記錄就是最初的檔案。后來(lái)隨著人類社會(huì)逐漸走向文明，陸續(xù)出現(xiàn)了在獸骨或龜甲上刻畫文字和在紙張上書寫文字的方法，最后到了今天在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中人們逐步用數(shù)字信息資料的形式代替了紙質(zhì)記錄的形式進(jìn)行檔案的記錄和備份。因此，檔案是人類發(fā)展的產(chǎn)物，是社會(huì)發(fā)展的最初始的記錄，具有真實(shí)性和客觀性的特點(diǎn)。具有原始性、真實(shí)性、客觀性等特點(diǎn)，并且只有有價(jià)值且對(duì)國(guó)家、組織和個(gè)人有利用價(jià)值的信息才可以稱為檔案。

而地方志首先要具備地方性，方志是地域性很強(qiáng)的資料，其內(nèi)容不管是有關(guān)人物的還是事情和物品的都不能夠離開其所屬區(qū)域，所有的本區(qū)域內(nèi)的人物和事件都應(yīng)該全部進(jìn)行記錄，并且與本區(qū)域無(wú)關(guān)的人物和事件不能進(jìn)入本區(qū)域的方志中；其次地方志要具備時(shí)代性，每個(gè)不同的時(shí)代都要有可以反映時(shí)代特點(diǎn)的方志，也就是說(shuō)方志既要客觀的反映地方的現(xiàn)狀，又要富有時(shí)代感；第三，地方志要具備資料性，即方志不能說(shuō)空話，要對(duì)區(qū)域現(xiàn)狀如實(shí)記錄，記錄要真實(shí)，內(nèi)容要具體，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確。最后地方志要具備綜合性，方志相當(dāng)于一個(gè)區(qū)域內(nèi)的百科全書，其記載內(nèi)容應(yīng)該包含自然、人文、歷史以及社會(huì)的所有現(xiàn)狀的全部。

2.檔案和地方志的關(guān)系

（1）檔案是地方志編纂的資料來(lái)源

各省市的檔案管理機(jī)構(gòu)所收集整理的檔案信息資源是地方志編纂的基礎(chǔ)和前提，我國(guó)享有盛名的《史記》等著作，都是在大量的檔案資源基礎(chǔ)上進(jìn)行編輯和整理而完成的，而隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，各類數(shù)據(jù)資源紛雜繁多，如果地方志眉毛胡子一把抓的把所有地方的內(nèi)容全部進(jìn)行記錄，一些對(duì)人無(wú)用的信息資源摻入其中不僅會(huì)影響到地方志的質(zhì)量還會(huì)為以后的研究者造成干擾，而檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)用信息技術(shù)等先進(jìn)的手段將數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選后提供給地方志編纂機(jī)構(gòu)則可以大大簡(jiǎn)化了地方志的編纂工作，并且提高了地方志編纂內(nèi)容的質(zhì)量，因此，檔案是地方志編纂的基礎(chǔ)和來(lái)源，離開了檔案的協(xié)助地方志很難具備時(shí)代性和科學(xué)性。

（2）地方志是檔案利用和開發(fā)的平臺(tái)

檔案的記錄功能是眾所周知，但是檔案保存分布零散，因此檔案并不能很完整詳細(xì)的對(duì)人物和事件進(jìn)行反映，當(dāng)人們想查閱檔案的時(shí)候往往要花費(fèi)大量的時(shí)間和經(jīng)歷才能找到所需要的內(nèi)容，這樣一來(lái)檔案的查詢過(guò)程就會(huì)十分繁瑣，此外很多檔案具有很大的價(jià)值，但是可能僅有寥寥數(shù)語(yǔ)不能編輯成冊(cè)進(jìn)行保存，這些種種的問(wèn)題都是檔案管理機(jī)構(gòu)很難解決的，而地方志卻可以很好的對(duì)于這些問(wèn)題加以解決，因此地方志是檔案資源利用和開發(fā)的最優(yōu)質(zhì)的平臺(tái)。

（3）地方志對(duì)于檔案工作具有積極的作用

很多檔案資料在歷史的長(zhǎng)河中都因?yàn)楦鞣N因素而造成了遺失或者損毀，很多歷史事件和人物已經(jīng)無(wú)從考證，造成了一定的損失和遺憾。地方志的編寫在一定程度上依賴于檔案資源，因此如果檔案資源遺失或損毀則會(huì)嚴(yán)重影響到地方志的編纂；因此編寫地方志的工作人員在編寫過(guò)程中會(huì)對(duì)很多不完善的檔案進(jìn)行一定程度的搜集和整理，并將一些不完善的檔案資源提供給檔案管理部門，有利于檔案管理部門對(duì)于檔案信息資源的及時(shí)的補(bǔ)充和完善。同時(shí)地方志的發(fā)行和出版能夠很好的對(duì)原稿進(jìn)行保護(hù)，大大的減少了原稿的磨損，因此地方志對(duì)于檔案工作的開展具有積極的作用。

2 方志編纂工作要與檔案工作相結(jié)合

首先，方志編纂工作要與檔案工作相結(jié)合是社會(huì)發(fā)展的需要，也是社會(huì)發(fā)展的必然要求，地方志的編寫是依托大量的檔案信息資源的，而檔案工作要發(fā)揮其真正的作用更離不開地方志，是發(fā)展的需要，也是必然。地方志編修離不開大量的檔案資料，而檔案工作發(fā)揮它的作用也離不開地方志，只有將兩者結(jié)合在一起，才能使雙方工作都獲得加強(qiáng)和促進(jìn)。

其次，方志編纂工作要與檔案工作相結(jié)合是歷史發(fā)展的必然產(chǎn)物，因?yàn)闊o(wú)論是從地方志的內(nèi)容還是體例上來(lái)說(shuō)兩者的結(jié)合都具有一定的歷史關(guān)系。地方志的編寫工作要重視對(duì)檔案的利用，而檔案工作則要重視對(duì)方志編寫工作的支持。

最后，地方志是一個(gè)地方性的百科全書，地方志編纂工作過(guò)程中間接地就能夠輔助檔案資料的完善和整理，而檔案工作的開展又能夠?yàn)榈胤街揪幾牍ぷ魈峁┵Y料和素材，兩者是相輔相成密不可分的，這樣一來(lái)既可以節(jié)省人力又可以節(jié)省物力。

3 檔案在地方志編纂工作中的地位與作用

地方志的編寫過(guò)程需要很多的真實(shí)檔案資料，如果花費(fèi)人力和物力去搜集和整理必然耗費(fèi)巨大，因此地方志的編寫必然要依賴于現(xiàn)有的檔案資料，因此檔案資料是地方志編纂工作的基礎(chǔ)，在地方志編纂工作中起著十分重要的作用，檔案既可以保證地方志的真實(shí)性、可靠性，還能夠保證地方志順利迅速的完成編寫。如果脫離了檔案工作的支持，地方志的編寫工作將會(huì)雜亂無(wú)章，除了需要大量的工作人員對(duì)該區(qū)域的資料進(jìn)行收集整理和再加工之外，還需要大量的原始資料來(lái)證實(shí)地方志編寫的真實(shí)性。綜上所述，檔案既是地方志編纂工作的基礎(chǔ)，又是地方志編纂工作的必需品，可以說(shuō)沒(méi)有檔案工作作為前提就不會(huì)有任何一套成型完善的地方志出版。與此同時(shí)，地方志同時(shí)又反作用于檔案工作，地方志在一定程度上可以完善檔案工作的順利進(jìn)行。

4 總結(jié)

本文通過(guò)對(duì)檔案工作和地方志編寫工作的特點(diǎn)和聯(lián)系進(jìn)行闡述，客觀說(shuō)明了兩者彼此相結(jié)合的重要以及兩者間對(duì)于彼此的地位和作用。也為未來(lái)檔案工作和地方志編纂工作的發(fā)展提供了新的思路，兩個(gè)機(jī)構(gòu)的工作看似不相關(guān)，其實(shí)是緊密結(jié)合的，檔案工作的開展促進(jìn)了地方志的編纂工作，而地方志的編纂工作又對(duì)檔案工作起到了完善的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]李剛. 淺議地方志編纂與檔案工作的關(guān)系[J]. 黑龍江史志，2014，17：7.

[2]劉德寶. 發(fā)揮照片檔案作用服務(wù)地方志工作[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外，2014，03：53.

[3]王悅. 淺述地方志與檔案的關(guān)系[J]. 新疆地方志，2014，02：56-58.

作者簡(jiǎn)介

韓曉敏（1972-），女，漢族，河北省石家莊市平山縣人，政府辦公室職員，研究方向：利用館藏檔案編寫地方志。