檔案管理基本方法的基本前提

吳艷嬌

摘 要：隨著改革的不斷變化，檔案管理基本方法也隨之發(fā)生了變化。面對(duì)新的歷史時(shí)期，新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。那么，做好新的歷史時(shí)期檔案管理基本方法的基本前提有哪些？本文對(duì)此進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基本方法；基本前提

1 檔案管理的基本方法——分類或曰分而治之

從管理學(xué)角度講，任何管理活動(dòng)的最終目的不管是什么，其基本要求或說最直接的工作目標(biāo)，就是使被管理對(duì)象有序化。檔案管理作為一種管理活動(dòng)也不例外，其基本要求就是使檔案有序化，而且首先要使檔案實(shí)體有序化；然后在實(shí)體有序化的基礎(chǔ)上，再使其內(nèi)容信息借助某種轉(zhuǎn)換形式（媒介、載體，如檢索工具、檔案出版物）也達(dá)到有序論。當(dāng)然，這兩種不同層次上的有序化的具體目的明顯不同，實(shí)體有序化的目的主要在于方便管理，即方便對(duì)檔案實(shí)體的存放、保護(hù)及日常管理（保管）；而內(nèi)容信息有序化的目的則主要在于方便利用，即方便人們對(duì)檔案內(nèi)容的查找（檢索）和具體使用。

對(duì)數(shù)量極其龐大、內(nèi)容形式極其復(fù)雜多樣的檔案實(shí)現(xiàn)有序化管理的具體方法盡管很多，但最基本的方法只能是分而治之（或曰分類），即對(duì)檔案總體進(jìn)行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對(duì)這些不同的部分、門類、種類、類別等實(shí)施分別管理（治理）?？梢?，分而治之或曰分類在檔案管理的諸多方法中具有決定性的基礎(chǔ)意義，它實(shí)質(zhì)上也是人類社會(huì)所有管理活動(dòng)乃至認(rèn)識(shí)活動(dòng)的基本方法。但由于檔案內(nèi)容、形式、來源、時(shí)間等方面的復(fù)雜多樣性和人們認(rèn)識(shí)、把握事物角度、目的上的復(fù)雜性，致使具體的分法（即如何分，從什么角度按什么標(biāo)準(zhǔn)分）也呈現(xiàn)出一種極為復(fù)雜的狀態(tài)。管理實(shí)踐中所具體采用的分法從理論上講當(dāng)然也可以多種多樣。這就勢必導(dǎo)致人們在具體分法的采用問題上產(chǎn)生分歧甚至出現(xiàn)混亂。而檔案管理總體有序化的基本要求又不允許人們在具體分法上出現(xiàn)完全各行其是的混亂狀態(tài)，必須有一定程度的統(tǒng)一。這就是檔案界歷史上和現(xiàn)時(shí)中在分法問題上爭論不休的深刻根源。由于分而治之或曰分類在檔案管理方法中具有舉足輕重的作用和地位，所以，關(guān)于分法的研究、爭論就成為檔案管理理論和原則研究中的核心性問題，各種分法上的不同主張、觀點(diǎn)實(shí)際上也就成了區(qū)分判定各種理論流派、各種管理原則的標(biāo)志。說得籠統(tǒng)一點(diǎn)，檔案管理理論上的所有能稱得上“重大”的分歧和爭論，大都是圍繞分類方法展開的，至少與分法有密切關(guān)系。一般所說的檔案管理的基本理論和基本原則（具體管理方法意義上的原則，而不是宏觀管理體制意義上的工作性原則如“檔案工作基本原則”）也都是以分法的理論論證（理論）和相應(yīng)結(jié)論（原則）為其基本內(nèi)容。

2 檔案管理基本方法的基本前提

分類或曰分而治之是檔案管理的基本方法。具體分法之爭是檔案管理基本理論中的核心問題，同時(shí)也是檔案管理實(shí)踐中的基本問題。但在具體探討和解決這一重要問題之前，必須從理論上確定—些基本前提.作為真正從理論上和實(shí)踐上澄清和解決這—問題的基礎(chǔ)。其原因有：首先，分類或曰分而治之作為人類普遍使用的一種基本方法，其本身在具體分法上具有難以把握、難以窮盡的多樣性和復(fù)雜性。若不確立前提，就可能使關(guān)于此問題的理論探討變成毫無實(shí)際意義且難成定論的思辯游戲；其次，分類或曰分而治之雖是檔案管理的基本方法、但從管理哲學(xué)或管理層次的角度看，它畢竟還是手段性、操作性的，而不具有目的性。無論將檔案分得多么有條理、有秩序，都不是檔案管理的目的。在這種具體的管理層次之上都有一個(gè)更高的管理目的——那就是使檔案在社會(huì)中正常而有效地實(shí)現(xiàn)其價(jià)值、發(fā)揮其不可替代的作用。其實(shí)所有的具體管理活動(dòng)都一樣，管理本身及其直接的管理結(jié)果都是手段，在所有具體的管理活動(dòng)及其直接結(jié)果之上都有一個(gè)更高層次的目的。例如，企業(yè)管理和社會(huì)管理活動(dòng)本身及其直接結(jié)果——企業(yè)活動(dòng)和社會(huì)生活的秩序化、安定化都不是目的，而企業(yè)有效益、社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步、人民生活的幸福和生活水平的不斷提高才是目的。對(duì)此筆者有一句繞口令式的“格言”：為管理而管理的管理是毫無意義的管理。

基于以上原因，探討和確立檔案管理基本方法的基本前提就應(yīng)由以下兩方面構(gòu)成： 第一，無論采用何種分法，必須同時(shí)符合三條前提性基本要求，即方便管理、方便利用、維護(hù)尊重檔案的本質(zhì)特性。方便管理主要是針對(duì)實(shí)體管理而言，即分類方法的實(shí)施及其所分出的結(jié)果，必須使管理工作更方便、更簡便、更有效，而不能相反；方便利用主要是針對(duì)內(nèi)容信息的開發(fā)利用而言，是指所分出的結(jié)果要方便對(duì)檔案的查找利用，不僅能滿足盡可能多的利用角度與利用需求，而且要使查找和利用工作更簡便有效。這兩個(gè)方便性要求可說是技術(shù)性或管理性的。而維護(hù)尊重檔案的本質(zhì)特性這一要求則是文化性或說是根本性的，它是指檔案實(shí)體無論怎樣分類，其所分出的檔案還要是檔案；不能在分類過程及其結(jié)果中閹割檔案的本質(zhì)特性，將檔案變成資料之類的其他東西。具體說來就是所分結(jié)果不能破壞檔案形成時(shí)本來所具有的真實(shí)的歷史聯(lián)系（或曰有機(jī)聯(lián)系），所分出的檔案必須能夠真實(shí)無誤地記錄和反映其形成時(shí)的社會(huì)生活的真實(shí)情況，能夠忠實(shí)地再現(xiàn)歷史。如果做不到這一點(diǎn)，無論多么有條理、多么漂亮、多么簡便有效的分類方法都是絕對(duì)不允許采用的。第二，對(duì)檔案分類方法的理論探討除必須建立在以上三條標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上并圍繞其進(jìn)行外，同時(shí)還應(yīng)對(duì)分類及分類方法本身進(jìn)行深刻、透徹的理論分析，對(duì)分類及分類方法在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行深層次的理論研究，弄清其中的客觀規(guī)律。如果不進(jìn)行這種深層次的理論研究，僅在撲朔迷離、千變?nèi)f化的分類方法表層去進(jìn)行就事論事的分析、比較，是不可能得出有價(jià)值的理論結(jié)果的。

參考文獻(xiàn)

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