安海軍

摘 要 在日常工作中，我們經(jīng)常需要制作一些格式相同、數(shù)據(jù)量非常大的文檔，如準(zhǔn)考證、胸卡和畢業(yè)證等，如果手工操作，不僅耗時(shí)，而且非常容易出錯(cuò)。Word中郵件合并功能就能輕松解決上述問題，本文就以準(zhǔn)考證為例，演示其制作過程。

關(guān)鍵詞 郵件合并 數(shù)據(jù)源 批量生成

中圖分類號(hào)：TP391.12 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

郵件合并是微軟辦公組件Word中的一項(xiàng)高級(jí)功能，利用該功能可以大大地提高工作效率。因此，在現(xiàn)代辦公領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用。2015年河南省中等職業(yè)教育測(cè)試與考試辦公室統(tǒng)一了公共基礎(chǔ)課水平測(cè)試準(zhǔn)考證模板，部分學(xué)校反映，照片打印不出來。本文以該模板為例，詳細(xì)說明帶照片郵件合并功能的運(yùn)用。

1準(zhǔn)備素材

在日常工作中，由于學(xué)生重名導(dǎo)致準(zhǔn)考證、胸卡甚至畢業(yè)證照片貼錯(cuò)的情況時(shí)有發(fā)生，在郵件合并過程中，為避免此類情況的發(fā)生以及方便校對(duì)，我們可以把照片的命名改為“姓名+出生日期”這種形式。另外，照片事先要用圖像處理軟件統(tǒng)一尺寸，并與數(shù)據(jù)源和主文檔放在同一個(gè)目錄下，如：E：＼辦公＼郵件合并。

2準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源就是我們打印證件所需要的數(shù)據(jù)記錄表，可以是Excel表格、Word表格或者Access數(shù)據(jù)庫(kù)。在本文中，我們采用Excel表格，所需字段包括：姓名、性別、學(xué)籍號(hào)、身份證號(hào)、班級(jí)、考點(diǎn)、考場(chǎng)、座號(hào)和照片等。數(shù)據(jù)源格式見圖1。

在數(shù)據(jù)源中，照片一欄并不是插入學(xué)生的實(shí)際照片，而是輸入學(xué)生照片的路徑和名字，因手工輸入路徑和照片名太繁瑣，容易出錯(cuò)，我們通過公式來完成，在K2單元格輸入“=L2&E2&MID（J2，7，8）&".jpg"”，敲回車鍵即可得到“E：＼＼辦公＼＼郵件合并＼＼段玉19971109.jpg”，余下學(xué)生的此項(xiàng)內(nèi)容可以通過拖動(dòng)填充柄來完成。

其中，MID（ ）是Excel函數(shù)，它的功能是從一個(gè)文本字符串的指定位置開始，截取指定個(gè)數(shù)的字符。本例中MID（J2，7，8）是指從身份證號(hào)第7位開始，連續(xù)截取8位，得到學(xué)生的出生日期。

3建立主文檔

在本例中，我們選用A4紙輸出，每張顯示4個(gè)學(xué)生的準(zhǔn)考證。首先啟動(dòng)Word2010，在“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡“頁(yè)面設(shè)置”組中設(shè)置頁(yè)邊距：上下邊距均設(shè)為1.8CM，左右邊距均設(shè)為0.7CM，在“分欄”項(xiàng)中設(shè)置為2欄。然后插入表格，以全省統(tǒng)一的公共基礎(chǔ)課水平測(cè)試準(zhǔn)考證模板為依據(jù)，調(diào)整好表格的樣式和大小。

4將數(shù)據(jù)源合并到主文檔中

4.1鏈接數(shù)據(jù)源

打開主文檔，選擇“郵件”選項(xiàng)卡，在“開始郵件合并”下拉列表中選擇“目錄”，這一步是關(guān)鍵，否則，我們無法實(shí)現(xiàn)一頁(yè)多證的制作。

然后，點(diǎn)擊“選擇收件人”按鈕，在下拉列表中選擇“使用現(xiàn)有列表”，打開選取數(shù)據(jù)源對(duì)話框，找到“2014級(jí)文化課統(tǒng)考名單”工作簿文件，選擇打開，在“選擇表格”對(duì)話框中單擊第一個(gè)工作表。此時(shí)，主文檔與和Excel數(shù)據(jù)源已經(jīng)建立了鏈接。

4.2插入合并域

插入合并域就是將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)插入到主文檔的適當(dāng)位置。域就是一段程序代碼，在文檔中顯示的內(nèi)容就是域代碼運(yùn)行的結(jié)果。

首先我們將光標(biāo)定位到主文檔“姓名”后面的單元格中，然后切換到“郵件”選項(xiàng)卡，在“編寫和插入域”組中單擊“插入合并域”按鈕，從彈出的合并域列表框中選擇“姓名”。重復(fù)上述步驟，將其他數(shù)據(jù)域依次插入到主文檔相應(yīng)的位置。

4.3插入圖片

首先鼠標(biāo)單擊準(zhǔn)考證上顯示照片的單元格，然后單擊“插入”選項(xiàng)卡，在“文本”組中單擊“文檔部件”按鈕，在其下拉列表中選擇“域”。在彈出的域?qū)υ捒蛑羞x擇“IncludePicture”域名，域?qū)傩灾休斎搿罢掌眱勺?，按“確定”按鈕。

這一步是關(guān)鍵步驟，為照片控件與Excel表格中的照片列建立關(guān)聯(lián)，按Alt+F9切換到域代碼查看方式，選中代碼中“照片”兩字，用“插入合并域”中的“照片”域替換。

再次按Alt+F9切換域代碼，調(diào)整照片控件的大小。單擊“完成合并”按鈕，選擇“編輯單個(gè)文檔”命令，在彈出的“合并到新文檔”對(duì)話框中，選擇“全部”命令，單擊“確定”按鈕，稍等片刻，準(zhǔn)考證就會(huì)按照每頁(yè)4個(gè)的排版方式整齊地呈現(xiàn)在我們面前了。但是，照片仍沒有顯示出來，此時(shí)我們按 Ctrl+A全選文檔，再按F9更新，照片就會(huì)全部顯示出來。見圖2

至此，帶照片郵件合并的基本方法已經(jīng)介紹完了，在日常工作中，我們還會(huì)遇到許多諸如此類的問題，都可以依葫蘆畫瓢來完成，從而降低工作強(qiáng)度，起到事半功倍的效果。