王燕玲

[摘 要]傳統(tǒng)檔案已難以適應(yīng)現(xiàn)在生產(chǎn)建設(shè)的需要，已向數(shù)字化方向發(fā)展。目前的數(shù)字化與管理機制并不完善，很多問題需要我們?nèi)ソ鉀Q。數(shù)字化檔案有其優(yōu)點，也有其缺點，傳統(tǒng)檔案也有其優(yōu)點，在解決問題之前，需要弄清楚數(shù)字化檔案的優(yōu)缺點，才能對癥下藥。經(jīng)過論證及對比，傳統(tǒng)檔案和數(shù)字化檔案有著互補的作用，可以相互利用，才能發(fā)揮檔案的最大優(yōu)勢。

[關(guān)鍵詞]傳統(tǒng)檔案；數(shù)字檔案；相互利用

中圖分類號：R197.3 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0170-01

1、現(xiàn)階段數(shù)字化檔案并不完善

可能有些檔案管理者認為，檔案已進入數(shù)字化時代，傳統(tǒng)檔案完全沒有存在的必要。而目前我們檔案管理工作也面臨著同樣的過渡期，數(shù)字化檔案機制還不是很完善，傳統(tǒng)檔案與數(shù)字化檔案可以相互利用的價值。

1.1數(shù)字化檔案仍有安全漏洞

數(shù)字檔案電子文件在處理的各個階段，由于沒有專門的數(shù)字檔案管理制度，人為改動信息，又沒有原始信息進行對比，很難發(fā)現(xiàn)其錯誤的地方甚至根本察覺不出被改動過，這個是數(shù)字檔案的安全問題。

首先，人為改動影響檔案真實性。檔案作為真實、權(quán)威性的憑證信息資料，而容易改動不留痕跡的數(shù)字檔案，往往讓原貌扭曲，而一些錄入的檔案管理人員沒有專業(yè)的培訓(xùn)，這就很容易出現(xiàn)數(shù)字檔案紕漏。其次，網(wǎng)絡(luò)病毒的瘋狂入侵，讓數(shù)字檔案存在容易篡改和刪除的風(fēng)險。電子文件在共享的便捷性上也增加了感染病毒的幾率。病毒一旦入侵，第一受重創(chuàng)的就是計算機內(nèi)大量的電子文件。數(shù)字檔案的防范措施需要加強，才能保證數(shù)字檔案不受到篡改、破壞，甚至是惡意刪除。

1.2數(shù)字化檔案的合法性差

檔案真實性與合法性的重要標(biāo)志是印章和簽署，然而印章可簽署程序難以在電子文檔中實現(xiàn)，缺少法律憑證的作用。此外，數(shù)字檔案需借助設(shè)備查閱，不夠直觀。數(shù)字文件的生成是一系列復(fù)雜的數(shù)字化過程，其中涉及了信息的識別、分類、輸入、存儲，編碼等等過程，這些過程都是靠計算機系統(tǒng)和軟件來完成和實現(xiàn)的。如果缺少一項，無論是系統(tǒng)不支持、還是軟件不支持都不能實現(xiàn)數(shù)字化，這樣就限制了數(shù)字檔案的使用，甚至?xí)鲥e，影響到數(shù)字檔案的準(zhǔn)確。再者，不少檔案為了安全，會采取加密措施，把已經(jīng)數(shù)字化的信息重新利用特定的規(guī)律進行編碼和排序，這樣的編碼過程可能是極其復(fù)雜的，甚至是只有計算機才能做到的，如果想要讀取就必須要借助計算機，但計算機是一種設(shè)備，會出現(xiàn)損壞和無法使用等情況，這就限制了電子檔案的自由。造成文件信息讀取必須依靠設(shè)備的場而，失去了直接閱讀的能力，也失去了檔案信息的可讀性。

2、過渡階段兩種檔案必然并存

2.1這是由傳統(tǒng)檔案的性質(zhì)決定的

承載傳統(tǒng)檔案的記錄形式是紙張。因為紙張不易腐朽或輕易改變形態(tài)，很適合長久保存，這也增加了檔案的穩(wěn)定性。并且傳統(tǒng)檔案是肉眼真實可見的，有些是親筆書寫不僅查閱方便且可信度高。首先，傳統(tǒng)檔案是原始證傳統(tǒng)檔案的信息較為可靠和真實。傳統(tǒng)檔案是發(fā)生事資料記錄的原始載體，不可涂改和復(fù)制，這樣也確保的據(jù)件所存事件、文件、資料的安全。對于公文、印章、簽字等不可復(fù)制的檔案具有絕對的優(yōu)勢。其次，傳統(tǒng)檔案的儲存介質(zhì)易長期保存。傳統(tǒng)檔案是以紙質(zhì)為介質(zhì)的，具有比較強的耐久性，只要防護措施得當(dāng)合理，便可大大延長使用與保存時間。可以說，傳統(tǒng)檔案可以無限次地翻閱和使用，也不受電源、設(shè)備、軟件等等條件的制約，任何時候都能查閱。

2.2傳統(tǒng)檔案過渡到數(shù)字檔案期間的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，正是數(shù)字檔案突飛猛進發(fā)展的階段，也是數(shù)字檔案不斷探索和完善的階段，在這個階段里，是由傳統(tǒng)檔案向數(shù)字檔案邁進的過渡期。過渡階段是漫長的，是需要不斷發(fā)現(xiàn)不足和改進不足的階段，這就意味著傳統(tǒng)檔案必將與數(shù)字檔案并存。首先，傳統(tǒng)檔案數(shù)量大，尚不能完全實現(xiàn)數(shù)字化。其次，傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案的互補性。傳統(tǒng)檔案的運用和發(fā)展可以追溯到數(shù)千年前。經(jīng)過人們在應(yīng)用中不斷地完善和研究的深入，對于如何有效地利用和保管傳統(tǒng)檔案，旱已形成了一套完整的保護措施。并且傳統(tǒng)檔案以其特有的優(yōu)越性很好地彌補了數(shù)字檔案無法克服的缺點。

3、過渡期合理有效地利用兩種檔案

3.1數(shù)字檔案的利用管理

傳統(tǒng)檔案一經(jīng)轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案后其提供的利用方式也呈現(xiàn)多樣化，這給利用管理工作提出了更高的要求。由于數(shù)字檔案查閱方便快捷相對安全性也較低，從信息安全的角度考慮。

首先，要建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)。對數(shù)字檔案實行與傳統(tǒng)檔案同樣的文件級的管理，對存檔載體進行加密；查閱利用文件時應(yīng)采用復(fù)制件，以確保檔案在利用中不被移動和改動，同時要及時催還歸檔；在利用中要采取嚴(yán)格的安全保密措施，實現(xiàn)最大化地利用數(shù)字檔案。

對于保存數(shù)字檔案的介質(zhì)也要有所區(qū)分，光盤、磁盤、文本等形式，都要有所備份，以防止某種設(shè)備損壞后，對檔案造成永久丟失的損失。當(dāng)直觀性很強的紙質(zhì)檔案變?yōu)楦鞣N數(shù)據(jù)光盤時，我們就無法直觀地了解這些保存介質(zhì)當(dāng)中存儲了哪些內(nèi)容，所以應(yīng)做好相對應(yīng)的目錄。

硬件設(shè)備要保持更新。隨著時間的推移，電子檔案所用的空間也在不斷膨脹，檢索和查閱檔案時的速度也會有所下降，這就需要我們定時定期地對計算機硬件進行更新，當(dāng)然由于電子檔案越來越豐富的形式，輸出形式也要隨之變得多樣化，讓人查閱檔案時盡量的生動和全面體驗檔案所攜帶的信息量。在硬件更新的同時，軟件系統(tǒng)也要進行定期維護，以免病毒侵襲導(dǎo)致電子檔案的損失。

其次，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平需要提高。由于數(shù)字檔案的不足，從傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的過程中，不允許出現(xiàn)差錯和紙漏，因為這樣會直接影響數(shù)字檔案的真實性和可靠性。如果管理數(shù)字檔案的相關(guān)技術(shù)人員，缺乏一定技能，不能適應(yīng)相關(guān)電子應(yīng)用，必將導(dǎo)致數(shù)字檔案的質(zhì)量低、安全性差。眾所周知，不少檔案中，會同時設(shè)計文字、圖表、數(shù)據(jù)、照片等多媒體的檔案信息，只有能夠全而掌握并整理這些資料的人員才能將數(shù)字檔案準(zhǔn)確無誤地錄入。因此將傳統(tǒng)檔案錄入和電子設(shè)備的操作人員必須要不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。

3.2傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案互為利用

根據(jù)現(xiàn)在的數(shù)字檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)與條件來看，離開了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，原始信息變成電子檔案信息后，就成為沒有任何現(xiàn)實依據(jù)的純數(shù)字。因此，當(dāng)將某些具有原始信息的文件轉(zhuǎn)化為電子信息后，紙質(zhì)檔案并不能被完全銷毀，仍然需要保存在檔案館（室）中。對于那些可以完全電子化的檔案信息，應(yīng)當(dāng)做到及時銷毀和注銷。這樣一來不僅提高了檔案本身的更改更新效率，也減少了紙質(zhì)檔案所占用的空間。同時解放了定期整理和保存維護紙質(zhì)檔案人員的勞動力。

有了電子檔案的介入，對于檔案的分類、歸檔土作也有所不同。紙質(zhì)檔案的分類一般按照直觀的、可查詢的方式分類，例如年代、時間、地點等進行檢索查閱。而電子檔案卻有了更多分類形式，可以是概念上的分類，突破傳統(tǒng)的分類方式。例如，人們在查閱電子檔案時，可以輸入關(guān)鍵詞進行檢索。這就使得傳統(tǒng)檔案分類時不可能放在一起的檔案，有機會歸為一類，方便了查詢者找不到正確歸類而苦惱找不到正確檔案的麻煩。而對于檔案管理工作者，可利用這一特性，更好地服務(wù)查閱者，提供查閱者更有利于自己的查閱方式和檔案分類方法，這樣就大大提高了檔案的利用效率。

4、結(jié)束語

數(shù)字檔案的運用為現(xiàn)代檔案工作開辟了新領(lǐng)域，為有效地利用檔案文件提供了豐富的資源。信息化的今天，數(shù)字檔案在方便生活的同時，也將檔案工作者從龐大的紙質(zhì)文件中解放出來，節(jié)省了大量人力物力實現(xiàn)了辦公自動化。盡管數(shù)字檔案目前尚有諸多弊端，但隨著數(shù)字檔案的不斷完善和發(fā)展，必將為現(xiàn)代檔案事業(yè)開創(chuàng)新局面。