網(wǎng)絡(luò)時代如何進(jìn)行檔案管理

辛意

摘 要：未來的數(shù)字檔案管理發(fā)展方向應(yīng)該是各種載體形式并存，其中有多媒體、縮微栽體以及聲像載體等，其中數(shù)字化館藏的建設(shè)尤為重要。網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理問題的解決辦法有：培養(yǎng)高層次的檔案管理人才，加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育，科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項標(biāo)準(zhǔn)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，強(qiáng)化服務(wù)意識。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時代；檔案管理；方法

社會生活的數(shù)字化帶來了越來越多的數(shù)字檔案，對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行管理是這個時代對檔案管理的要求。本文對管理模式和數(shù)字檔案的特征進(jìn)行了詳盡的分析，提出了目前存在的問題以及對管理人員的新要求。數(shù)字檔案同傳統(tǒng)檔案的區(qū)別。傳統(tǒng)檔案的館藏主要是原始檔案的實體，它的優(yōu)勢體現(xiàn)在歷史真跡、憑證價值方面的法律效力上，它是以文字、圖形、圖像等作為符號，以紙質(zhì)作為介質(zhì)的檔案。其優(yōu)勢還表現(xiàn)在檔案保存方面，即它可以長期有效的保存，這是電子檔案所不具備的。數(shù)字檔案的傳輸存儲等是以數(shù)字編碼的形式存在的，是無形的一種新型載體檔案。數(shù)字檔案是按一定格式存儲在磁盤或光盤等介質(zhì)上且能夠被計算機(jī)識別處理，并可在網(wǎng)上傳遞的序列代碼的數(shù)字信息集合體。由于數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)容易發(fā)生改變，所以原始檔案也很有必要繼續(xù)留存。數(shù)字檔案主要承擔(dān)檔案信息的利用職責(zé)。

1 網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理現(xiàn)狀

數(shù)字檔案未來的發(fā)展方向是各種載體形式并存，其載體包括多媒體、縮微載體等。數(shù)字檔案管理使檔案從無形化轉(zhuǎn)向了有形化，檔案管理也由此變成了信息管理機(jī)構(gòu)。電子科技革命給檔案管理工作帶來了巨大的影響，其內(nèi)容和載體不再是相互對應(yīng)的關(guān)系。檔案的內(nèi)容可以脫離原來的載體進(jìn)行傳輸，并且可以選擇不同的載體。我們可以不需要原來的電子載體就收取到數(shù)字檔案的內(nèi)容，根據(jù)電子檔案的這一特性，檔案可以被任意復(fù)制。

然而上述的介質(zhì)還有許多不盡如人意的地方，比如信息的有效期限問題。電子文件的管理和利用很方便，它可以有很大的記錄密度，這既節(jié)省了存儲空問又不需要實體庫房。在資料的形成過程中，其內(nèi)容的刪改也非常容易。為了方便快捷的達(dá)到共享資源，電子文件可以用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行遠(yuǎn)距離的傳遞，能對各種信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，其歸檔也遠(yuǎn)比實體檔案快捷得多。

但它所采用的存儲介質(zhì)有光盤、磁帶等，其壽命很短，一般不會超過20年，所以數(shù)字信息的保護(hù)就成了很大的問題。另外，除了對電子檔案的備份加密技術(shù)、電子簽署技術(shù)、訪問控制技術(shù)外，還要保護(hù)載體材料。針對上述問題，一些防范技術(shù)應(yīng)運而生，比如計算機(jī)病毒技術(shù)、修復(fù)數(shù)據(jù)庫的技術(shù)、信息的刷新保真技術(shù)等。最近這幾年，一些相關(guān)的技術(shù)不但在檔案管理這一行業(yè)進(jìn)行了運用，像模式識別、海量數(shù)據(jù)存儲、數(shù)字加密等，也開始運用到其他的領(lǐng)域。這些相關(guān)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展為檔案的流通與安全提供了強(qiáng)有力的保障。

2 網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理問題分析

自《中華人民共和國檔案法》實施以來，以《檔案法》為依據(jù)，廣大檔案工作者取得了顯著的成績：逐步完善了檔案法規(guī)和制度；工作管理體制進(jìn)一步健全，形成了分級負(fù)責(zé)、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的管理體制；不斷完善的檔案設(shè)施和檔案管理助推了經(jīng)濟(jì)的騰飛。但是即便如此，檔案的管理工作還是沒有充分滿足社會的要求，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）檔案意識有待提高，領(lǐng)導(dǎo)重視方面有待加強(qiáng)

首先是意識上的欠缺。由于對檔案管理了解不夠，人們對其重要性沒有一個清醒的認(rèn)識。甚至在一些人的眼里，檔案管理可有可無。其次就是領(lǐng)導(dǎo)對此項工作沒有足夠的重視，檔案意識很淡薄。不少領(lǐng)導(dǎo)只是片面的追求經(jīng)濟(jì)建設(shè)，忽視了檔案工作的重要程度。上行下效，領(lǐng)導(dǎo)沒有這方面的意識，檔案管理工作想要做好難上加難。

（二）檔案管理隊伍建設(shè)有待加強(qiáng)

目前，檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低。究其原因主要有以下幾方面：第一，大部分檔案管理人員都是身兼數(shù)職，并且基本都是半路出家，相對來講沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。第二，部分基層單位在人員配備上不重視學(xué)歷及業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且檔案管理人員的待遇也比其他部門差得多。同時，檔案管理人員在晉級職稱評定等方面的待遇也不夠公正，與相關(guān)聯(lián)的圖書系列相差較大。

（三）設(shè)備不到位，硬件設(shè)施差

檔案管理工作必須有一定的專項經(jīng)費作為保障才能完成。有些政府和單位由于對檔案工作的經(jīng)費投入不足，造成了硬件建設(shè)的遲滯和落后，具體表現(xiàn)在：沒有固定的檔案存放場所，檔案柜亂擺亂放，管理無序而混亂；硬件設(shè)備不夠齊全且性能落后；現(xiàn)代化建設(shè)跟不上時代的發(fā)展和變化，技術(shù)設(shè)備陳舊落后。

（四）管理手段呆板落后

隨著時代的發(fā)展，各種新生事物如雨后春筍般層出不窮。這使得檔案形式更加多樣化、復(fù)雜化，也進(jìn)一步擴(kuò)大了檔案的范疇。然而，大多數(shù)檔案管理部門特別是基層的單位，是既沒有設(shè)備也沒有人。有些檔案管理部門一直沿用傳統(tǒng)的模式進(jìn)行操作，不具備運用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力。另外，一些檔案管理部門對檔案管理工作也沒有進(jìn)行大力度的宣傳，從而造成檔案工作不被廣大群眾所了解和認(rèn)知。

3 網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理問題解決辦法

（一）培養(yǎng)高層次的檔案管理人才

為了迎接知識經(jīng)濟(jì)的到來并為此做好充分的準(zhǔn)備，應(yīng)盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識也懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的專才和高層次的管理型人才。

（二）加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育

要加強(qiáng)檔案主題意識和獲取意識教育，提升檔案工作者的檔案信息保密意識，更新轉(zhuǎn)換意識和傳播意識。利用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備的提升，使檔案信息技術(shù)和檔案信息網(wǎng)絡(luò)得到武裝，持續(xù)地提升檔案信息的效益。

（三）科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項標(biāo)準(zhǔn)

檔案工作技術(shù)的現(xiàn)代化是以計算機(jī)的應(yīng)用為核心的，而檔案管理業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化可以帶來電子計算的高效率。由于檔案具有管理的無系統(tǒng)性，計算機(jī)是無法進(jìn)行具體管理控制的，即便可以，因運算程序的復(fù)雜也不會有很高的效率。只有加快檔案現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化才能適應(yīng)越來越快的知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求。

（四）拓寬服務(wù)領(lǐng)域，強(qiáng)化服務(wù)意識

要想從輕利用重管理的傳統(tǒng)模式中得到解脫，就要增加自身面向知識經(jīng)濟(jì)的主動性，為知識經(jīng)濟(jì)和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做到知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸跟隨到哪里。另外，在提升黨政機(jī)關(guān)檔案管理水平的同時，要漸漸向科技和事業(yè)單位傾斜性。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化給檔案管理工作的發(fā)展提供了一個良好的發(fā)展平臺。檔案管理工作是單位管理工作的一部分，利用信息化技術(shù)科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度，同時也是提高檔案管理工作的一個重要途徑。檔案記載著一個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和職工情況提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作，一方面可以為單位高層管理人員及時了解單位整體狀況、適時調(diào)整工作策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為制定決策提供支持性資料。另一方面做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中競爭力也具有重要意義。

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