政法機關保密檔案管理略談

黃超群

政法委是中共領導和管理政法工作的綜合職能部門，肩負著領導、監(jiān)督、協(xié)調、管理、指導、服務政法工作的職能，在維護國家安全和社會穩(wěn)定方面發(fā)揮著十分重要的作用。

政法機關各類檔案中，有關重大敵情、社情的分析研究，重點地區(qū)、要害部位、特種行業(yè)、復雜場所、金融網(wǎng)點、槍支彈藥、爆炸物品和重點人口、流動人口的監(jiān)管情況，突出矛盾的排查調處，有影響的大案要案的督辦，重大、疑難案件的協(xié)調監(jiān)督等檔案含有密級，被稱為保密檔案。

加強政法機關保密檔案的管理，對于進一步做好政法工作、維護國家安全和社會穩(wěn)定具有至關重要的作用。當今正處于開放的信息化時代，政法機關檔案工作要緊緊圍繞中心，更好地服務于社會主義經(jīng)濟建設、政治建設、文化建設、社會建設和生態(tài)建設的大局，必須在確保保密安全的前提下，才能積極發(fā)揮作用。隨著網(wǎng)絡的高速發(fā)展和信息技術的進步，政法機關保密檔案安全管理的難度不斷加大，遭遇的挑戰(zhàn)也越來越多。對此，我們必須引起高度的重視和警覺，從而進一步增強做好這項工作的自覺性，不斷完善政法機關保密檔案管理長效機制，確保政法機關保密檔案萬無一失。

1 自覺養(yǎng)成政法機關檔案依法保密的職業(yè)習慣

在電腦使用普及、網(wǎng)絡環(huán)境遍布、改革日益深化、開放不斷擴大的新形勢下，政法機關保密檔案管理的長效機制必須建立在政法機關每個工作人員特別是檔案人員自覺養(yǎng)成保密職業(yè)習慣的基礎上。為此，要本著內外有別的原則，認真貫徹“預防為主”的方針政策，加大檔案保密宣傳力度，在機關內結合有關學習活動，經(jīng)常開展檔案保密安全教育，通過對《檔案法》、《保密法》及相關保密知識的學習，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，把檔案保密工作的重要意義講清、講明，把泄密的危害后果講足、講透，堅決防止和克服麻痹大意、僥幸心理，強化檔案保密法制觀念，站在國家安全和社會穩(wěn)定的高度，牢固樹立“檔案保密無小事”的責任意識，不斷增強做好政法機關保密檔案工作的責任感和使命感，讓檔案保密意識真正深入人心，自覺履行保守國家秘密的義務，對涉密的紙質檔案和特殊載體檔案，從形成、積累、整理、保管到查閱、解密、銷毀等各個環(huán)節(jié)都要嚴格遵守保密制度，把保密責任貫穿于政法機關檔案工作的全過程，確保不出任何紕漏。

2 不斷完善政法機關保密檔案管理的長效機制

政法機關保密檔案管理的長效機制需要融入政法機關檔案工作整個運行系統(tǒng)，并著力加強和不斷完善“三個體系”建設。

一是組織領導體系。政法機關各部門要切實加強對檔案保密工作的組織領導，嚴格領導干部保密責任制，堅持“誰主管、誰負責，誰操作、誰負責，誰出問題、誰負責”的原則，深入一線調查研究，全面掌握第一手材料，注意分析和研究 政法機關保密檔案管理中的新情況、新問題，及時采取措施加以解決。

二是管理制度體系。要針對政法機關歸檔整理不區(qū)分密與非密、查閱利用不注意密與非密、數(shù)據(jù)建庫不隔離密與非密等存在的實際問題，修改完善收集歸檔、鑒定劃控、整理保管、查閱利用、信息管理等一系列檔案工作制度和規(guī)范，注重把保密要素滲透到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，做到用制度管人、靠制度理事，堅決克服保密檔案管理的主觀隨意性，努力防止因制度漏洞而造成的損失。

三是責任監(jiān)控體系。再好的制度，一旦失去有效的責任監(jiān)控，免不了會出現(xiàn)這樣那樣的問題。政法機關保密檔案管理同樣如此，因而要采用目標管理崗位責任制，實行工作責任的細化和分解，做到責任到項、責任到崗、責任到人，確保一級抓一級，一級對一級負責，層層承擔責任，事事抓好落實。各部門包括檔案室對各種載體的涉密檔案材料，務必落實好全方位、各環(huán)節(jié)、多層次的保密監(jiān)控措施，尤其是在檔案數(shù)據(jù)建庫和提供查閱檔案材料過程中，對任何單位、部門和個人都必須堅持按制度辦事，在任何情況下決不允許為追求一己私利、一時方便而拿原則作交易，留下失泄密的隱患，甚至造成無可挽回的損失。

3 切實抓好政法機關保密檔案管理的措施落實

充分發(fā)揮政法機關保密檔案管理長效機制的作用，關鍵要抓好四個重點環(huán)節(jié)保密措施的落實。

一是保密文件材料歸檔要單獨整理保管。以往立卷歸檔中由于片面認為檔案都是保密的，所以沒有對一些注明密級的文件材料進行單獨立卷歸檔，而是夾存于其他歸檔文件材料之中，造成以后檔案提供利用時諸多的不便，甚至給失泄密帶來隱患。因此，要抓住立卷改革的契機，在兼顧歸檔文件材料有機聯(lián)系的前提下，將涉密的各種載體的文件材料以件為單位進行整理歸檔，同時相對集中單獨入柜密鑰保管，并在反映歸檔文件材料有機聯(lián)系的檔案目錄中注明密級和存放處，以便慎之又慎地加強管理。

二是保密檔案材料查閱要嚴格審批手續(xù)。在提供利用政法機關保密檔案的過程中，務必嚴格執(zhí)行審批登記制度。任何單位、部門和工作人員查閱此類檔案，必須持有合法介紹信或證明，認真填寫查閱登記表，寫明查閱理由和內容，經(jīng)分管領導或主要領導批準后方可查閱。絕密檔案查閱，還需與保密部門會商，并征得形成部門同意，報主要領導批準后才能提供。保密檔案查閱必須在具備保密監(jiān)控設施的指定場所進行，若要復制，也必須在指定復印設備上進行復制，復印件視同檔案原件管理，要限時歸還給機關檔案室集中處理。未經(jīng)批準，不得擅自擴大知悉范圍。嚴禁亂借閱、亂復制、亂摘抄、亂對外提供。

三是保密檔案數(shù)據(jù)管理要多管齊下監(jiān)控。對保密檔案數(shù)據(jù)的管理一要采用加密技術，可從實際需要出發(fā)，使用單密鑰加密或雙密鑰加密。二要采用干擾技術、屏蔽技術、專網(wǎng)技術等，努力防止電磁輻射造成的泄漏。三要采用網(wǎng)絡層次技術加以保障，主要包括網(wǎng)絡分段、訪問控制系統(tǒng)、網(wǎng)絡安全檢測、審計跟蹤等。網(wǎng)絡分段是將非法用戶與保密檔案數(shù)據(jù)資源用物理分段的方式相互隔離，從而達到限制用戶非法訪問的目的。同時將涉密內網(wǎng)與非密外網(wǎng)完全物理分開，兩網(wǎng)之間由一臺有雙網(wǎng)卡的微機進行數(shù)據(jù)有條件的交換，以有效防止涉密內網(wǎng)被非法入侵而造成泄密。訪問控制系統(tǒng)采取入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡權限控制等方式，以保證網(wǎng)絡資源不被非法使用和非法訪問。網(wǎng)絡安全監(jiān)測是利用網(wǎng)絡安全檢測工具，掃描分析網(wǎng)絡系統(tǒng)，檢查報告系統(tǒng)存在的弱點和漏洞，及時采取補救措施和安全策略，以增強網(wǎng)絡的安全性。審計跟蹤是對涉及計算機系統(tǒng)保密安全的操作進行完整的記錄，以便事后能有效地追溯事件發(fā)生的用戶、時間、地點和過程。審計是記錄用戶使用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)進行所有活動的過程，跟蹤是對發(fā)現(xiàn)的侵犯行為實時監(jiān)控，掌握有力證據(jù)，及時阻斷攻擊，并通過系統(tǒng)日志自動檢測并記錄侵犯系統(tǒng)安全保密的事件，及時自動告警。

四是保密檔案材料銷毀要全程跟蹤監(jiān)銷。政法機關保密檔案的密級不是一成不變的。隨著時間的推移，政法機關保密檔案經(jīng)過鑒定一部份需要解密，一部分需要進館，一部分需要銷毀。對于需要銷毀的保密檔案，根據(jù)制度規(guī)定，檔案人員、保密人員2人務必全程跟蹤監(jiān)銷，直至看到這部分檔案進入紙張化漿機化為紙漿、簽字確認，方能確保不失密。如此嚴格規(guī)定，主要吸取了以往這項工作由于執(zhí)行制度不嚴所帶來的深刻教訓。如曾經(jīng)在有的廢品站內發(fā)現(xiàn)保密檔案，就是因為相關單位沒有按照制度把待銷保密檔案送到定點保密紙廠進行銷毀，而是賣給了廢品站；還有的把待銷保密檔案交給上門來收保密廢紙的定點保密紙廠員工就完事了，結果留下了失泄密的隱患，甚至造成嚴重后果和損失。

總之，加強政法機關保密檔案管理是一項涉及國家安全和社會穩(wěn)定的重要工作，而網(wǎng)絡環(huán)境下政法機關保密檔案管理尚面臨一系列的新情況、新變化。為此，要通過深入分析研究政法機關保密檔案的內容、網(wǎng)絡環(huán)境下容易泄密的工作環(huán)節(jié)以及采取哪些新技術、新舉措解決保密檔案管理中遇到的新問題，嚴密織就政法機關保密檔案管理網(wǎng)，為確保國家安全和社會穩(wěn)定提供更多更好的服務。