地勘單位檔案的規(guī)范化管理工作探析

地勘單位檔案的規(guī)范化管理工作探析

吳秀霞

（廣東省有色金屬地質(zhì)局九三五隊(duì)，廣東 惠州 516001）

摘 要：對(duì)于地勘單位來(lái)說(shuō)，地質(zhì)檔案資料是其工作歷史的最真實(shí)的記錄，同時(shí)也是一種具有巨大應(yīng)用價(jià)值的信息資料，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行的有效管理。本文對(duì)當(dāng)前我國(guó)地勘單位的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并在此基礎(chǔ)上探討了加強(qiáng)規(guī)范化管理的措施，希望能為我國(guó)的地勘單位在檔案管理方面的進(jìn)一步發(fā)展提供一些參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)勘查單位；地質(zhì)檔案資料；規(guī)范化管理

目前，我國(guó)的地勘單位在檔案資料的管理方面存在諸多不規(guī)范之處，這造成我國(guó)的地質(zhì)檔案資料管理長(zhǎng)期處于較低水平。有鑒于此，我們有必要加強(qiáng)對(duì)地質(zhì)檔案資料的規(guī)范化管理，以促進(jìn)檔案管理工作的整體水平取得提高。

1 地勘單位的檔案管理現(xiàn)狀

1.地質(zhì)檔案管理制度還不健全

當(dāng)前我國(guó)在地質(zhì)檔案資料的管理制度方面還存在一些不規(guī)范之處，如組織不明確，管理職責(zé)混亂不清，不同單位的檔案管理工作缺乏有效協(xié)調(diào)，管理標(biāo)準(zhǔn)也存在不一致的地方，進(jìn)而導(dǎo)致大量的檔案資料被重復(fù)保存，不僅侵占了寶貴的檔管理資源，而且使得檔案的利用率水平較低。

2.檔案管理工作水平較低

雖然近年來(lái)有很多單位在嘗試應(yīng)用信息化管理的技術(shù)手段，但對(duì)信息化并沒(méi)有真正吃透，在檔案的日常收集、整理與檢索等方面依然還在沿用過(guò)去的手段，造成檔案的二次開(kāi)發(fā)和利用水平不高。

3.檔案管理工作開(kāi)展欠缺協(xié)調(diào)、合作

很多地質(zhì)勘查單位的檔案管理人員與本單位的其他工作人員間缺乏必要的溝通、協(xié)作，不同單位間的檔案管理部門(mén)之間更是存在嚴(yán)重的“各自為政”現(xiàn)象，造成地質(zhì)檔案管理工作缺乏有力的支持。

4.檔案管理工作落后于地勘事業(yè)的發(fā)展

隨著現(xiàn)代管理制度的確立，我國(guó)的企事業(yè)單位都普遍開(kāi)始對(duì)自身的近期和遠(yuǎn)期發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃，這些規(guī)劃涉及未來(lái)的發(fā)展目標(biāo)、發(fā)展技術(shù)水平，甚至包括人力資源的開(kāi)發(fā)也都會(huì)進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)劃，但這些規(guī)劃中卻甚少提及檔案管理工作，使得檔案管理工作長(zhǎng)期落后于地勘事業(yè)的發(fā)展，長(zhǎng)此以往，也不利于單位自身的發(fā)展。

5.監(jiān)督、指導(dǎo)工作不到位問(wèn)題

由于在思想上就存在不重視的現(xiàn)象，造成地質(zhì)勘查單位的檔案管理工作缺乏上級(jí)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)，同級(jí)的其他部門(mén)和工作人員也由于檔案資料在具體業(yè)務(wù)中缺乏應(yīng)用的緣故，更不會(huì)對(duì)其進(jìn)行有效監(jiān)督，這使得地質(zhì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并被糾正，進(jìn)而造成檔案管理工作水平難以得到有效提高。

6.管理經(jīng)費(fèi)不足問(wèn)題

與其他業(yè)務(wù)部門(mén)不同，因?yàn)椴荒軒?lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以地質(zhì)勘查單位對(duì)檔案管理工作缺乏必要的重視，具體表現(xiàn)為在檔案管理方面的投入長(zhǎng)期不足，與檔案管理相關(guān)的硬件和軟件設(shè)施不能得到及時(shí)的更新。

7.工作人員的素質(zhì)問(wèn)題

再先進(jìn)的制度也需要人去落實(shí)，再先進(jìn)的設(shè)施也需要人去操作，對(duì)于地質(zhì)檔案管理工作而言，人始終是制約其工作水平提高的第一位因素。而現(xiàn)實(shí)卻是我國(guó)的地勘單位普遍不重視對(duì)檔案管理人員的引進(jìn)和培養(yǎng)，有的單位甚至存在讓其他部門(mén)的人員兼任檔案管理工作的現(xiàn)象，這顯然會(huì)影響到檔案管理工作。

8.檔案的開(kāi)發(fā)和利用問(wèn)題

檔案管理不是對(duì)檔案資料進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類(lèi)和保管，而是更強(qiáng)調(diào)對(duì)其進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)和利用，使地質(zhì)檔案資料為地勘事業(yè)乃至于整個(gè)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。但現(xiàn)實(shí)卻是，我國(guó)地勘單位的檔案開(kāi)發(fā)利用環(huán)節(jié)恰恰是短板，這一方面是受落后管理觀(guān)念的影響，另一方面則是因?yàn)闄n案管理設(shè)施、設(shè)備長(zhǎng)期得不到更新所造成的。

2 加強(qiáng)地質(zhì)檔案資料規(guī)范化管理的重要性分析

對(duì)于地勘單位而言，地質(zhì)檔案資料是對(duì)其地質(zhì)工作歷史最真實(shí)有效的記錄，更客觀(guān)反映了地質(zhì)工作的進(jìn)程和變化，是具有巨大應(yīng)用價(jià)值的信息資源。加強(qiáng)地勘單位的檔案規(guī)范化管理，有助于更好地完善當(dāng)前的地質(zhì)工作，更能夠?yàn)樯鐣?huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供地質(zhì)信息方面的服務(wù)。

在新時(shí)期，隨著中國(guó)大規(guī)模建設(shè)工程的開(kāi)展以及礦產(chǎn)資源開(kāi)采工作的進(jìn)行，地質(zhì)工作已經(jīng)成為了促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其所涉及到的地質(zhì)檔案資料管理更是服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要載體。建立地質(zhì)檔案資料的規(guī)范化管理制度，應(yīng)用信息化技術(shù)手段提高檔案資料管理工作的水平，不僅可以充分發(fā)揮現(xiàn)有地質(zhì)檔案資料的作用，更能避免地質(zhì)工作的重復(fù)、浪費(fèi)，具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

3 加強(qiáng)地勘單位檔案規(guī)范化管理的措施

1.建立、健全檔案管理制度

對(duì)于地勘單位而言，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，首先要做的就是建立、健全檔案管理制度。隨著社會(huì)的轉(zhuǎn)型和發(fā)展，地質(zhì)檔案管理制度也必須進(jìn)行適時(shí)的發(fā)展，只有建立與當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，才能真正促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，進(jìn)而也才能談得上提高地質(zhì)檔案資料的利用水平。

2.加強(qiáng)檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)、單位間的協(xié)作

檔案管理部門(mén)要與單位內(nèi)的各部門(mén)以及其他單位的檔案管理部門(mén)加強(qiáng)溝通與協(xié)作，以做好檔案的收集、整理和歸檔工作。

3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)

首先，地勘單位的領(lǐng)導(dǎo)以及上級(jí)檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)下級(jí)檔案管理工作的指導(dǎo)。其次，地勘單位的其他部門(mén)和工作人員也要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，除了需要提出檔案資料應(yīng)用需求以促進(jìn)管理工作不斷取得完善外，還要對(duì)檔案管理過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。

4.加強(qiáng)地質(zhì)檔案資料的信息化建設(shè)

首先，可以建立檔案目錄檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。地勘單位可參照成果地質(zhì)資料目錄數(shù)據(jù)庫(kù)著錄要求，結(jié)合地質(zhì)檔案的具體構(gòu)成，建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并在此基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)出合適的檢索系統(tǒng)。在具體使用時(shí)，管理人員可以根據(jù)資料使用者的要求輸入關(guān)鍵詞，以實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)地質(zhì)檔案資料的快速檢索。其次，還可以建立地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)全文獻(xiàn)的檢索。地勘單位可以通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和重新編輯等方式，以實(shí)現(xiàn)原始檔案資料的數(shù)字化。一旦所有檔案資料都以數(shù)字文件的形式存儲(chǔ)入了計(jì)算機(jī)，就可以利用電子文檔管理和檢索系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的快速查詢(xún)和調(diào)用。

5.改善地質(zhì)檔案資料的館（庫(kù)）藏條件

地勘單位要建立獨(dú)立的檔案資料管理室，并對(duì)其及時(shí)進(jìn)行修繕，還要及時(shí)更新檔案資料管理的設(shè)施、設(shè)備，以最大限度為檔案資料管理提供一個(gè)良好的環(huán)境。同時(shí)，還應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的投入，除了需要添置現(xiàn)代化的地質(zhì)檔案資料管理設(shè)備外，還應(yīng)通過(guò)自主開(kāi)發(fā)或購(gòu)入等手段加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)（如圖1所示）等軟件條件的建設(shè)。

6.提高檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

對(duì)于地勘單位而言，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，為信息化時(shí)代下的檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，地勘單位只有加強(qiáng)對(duì)檔案的規(guī)范化管理，才能更好地為地質(zhì)工作的開(kāi)展以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供有效服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]袁鈞.地質(zhì)檔案規(guī)范化管理制度研究[J].山西檔案，2014，（4）：72-74

[2]丁開(kāi)銀.地質(zhì)檔案規(guī)范化管理的重要途徑[J].黑龍江史志，2015，（8）：61

[3]段?；?地質(zhì)檔案規(guī)范化管理研究[J].黑龍江檔案，2013，（4）：59

[4]劉鑫，劉文文，樊艷霞.探討地質(zhì)檔案資料規(guī)范化管理[J].管理學(xué)家，2014， （12） ：722