于瑛

摘 要：隨著醫(yī)療體系的完善，醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作成為院內(nèi)辦公事務(wù)的基礎(chǔ)問(wèn)題。在相關(guān)人員對(duì)文書(shū)檔案的整理過(guò)程中，文書(shū)檔案工作能夠幫助醫(yī)院增進(jìn)醫(yī)療水平，有效的推進(jìn)各項(xiàng)工作。本文針對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行探究，力求結(jié)合實(shí)際，探究文書(shū)工作的現(xiàn)代化管理。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書(shū)檔案管理；系統(tǒng)化；科學(xué)性

隨著醫(yī)療體系的完善，醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作成為院內(nèi)辦公工作的基礎(chǔ)問(wèn)題。文書(shū)檔案管理工作指的是醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)、醫(yī)療公文、病患檔案歸納等相關(guān)資料的收集和整理。在工作人員對(duì)文書(shū)檔案的整理過(guò)程中，通過(guò)建立便捷、高效的文書(shū)檔案管理，能夠幫助醫(yī)院增進(jìn)醫(yī)療水平，有效的推進(jìn)各項(xiàng)工作。因此，它也 成為了做好醫(yī)院檔案管理工作的核心問(wèn)題之一。

1 文書(shū)檔案管理工作的主要分類(lèi)

從根本上說(shuō)，文書(shū)檔案管理工作作為記錄醫(yī)院發(fā)展歷史的技術(shù)手段，能夠使醫(yī)生、患者獲取到有價(jià)值的信息，對(duì)醫(yī)院的健康發(fā)展起到了重要的意義，主要分為標(biāo)準(zhǔn)性、安全性和服務(wù)性三個(gè)方面：

（1）標(biāo)準(zhǔn)性文書(shū)檔案管理

醫(yī)院文書(shū)檔案的收集一般都是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的原始文件及資料，它是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的有力見(jiàn)證。標(biāo)準(zhǔn)型文書(shū)檔案工作體現(xiàn)在紙張、填寫(xiě)、規(guī)格、等多個(gè)方面，由于它涉及的技術(shù)含量較高，具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮餍?，所以?duì)工作流程的要求比較高。在檔案信息的存儲(chǔ)上，文書(shū)檔案工作的收集、鑒定、保管都要按照嚴(yán)格的審批流程來(lái)看，使之相互協(xié)調(diào)、相互統(tǒng)一。

（2）安全性文書(shū)檔案管理

安全性文書(shū)檔案管理工作主要指的是具體的檔案內(nèi)容和形式而言的。在常見(jiàn)的醫(yī)院檔案中，一般會(huì)存在紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種，這兩種檔案的形式有其不同的特點(diǎn)。紙質(zhì)檔案較為脆弱、不易保存。電子檔案容易受到網(wǎng)絡(luò)影響，存有極大的安全隱患，因此需要不定期的進(jìn)行改變和加密。不管是紙質(zhì)檔案還是文書(shū)檔案，其信息的保密性和安全性都是醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的重中之重。

（3）服務(wù)性文書(shū)檔案管理

服務(wù)性文書(shū)檔案管理工作是針對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的決策和業(yè)務(wù)探討而言的。通過(guò)文書(shū)資料的統(tǒng)計(jì)、研究和編排，能夠使這些歷史資料在必要的時(shí)候發(fā)揮借鑒、參考的作用，讓文書(shū)檔案資料發(fā)揮重要的服務(wù)價(jià)值。特別是在等級(jí)醫(yī)院、文明醫(yī)院的評(píng)比上面，能夠更好的反映醫(yī)院醫(yī)療水平。除此之外，在醫(yī)療改革等方面，服務(wù)性文書(shū)檔案能夠強(qiáng)化醫(yī)療信息和人員的各項(xiàng)情況，使領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策的時(shí)候能夠借鑒參考，為患者和醫(yī)生提供更加便利的咨詢(xún)服務(wù)。

2 文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

盡管文書(shū)檔案工作具有如此重要的價(jià)值，但是在醫(yī)院文書(shū)檔案工作中，依然凸顯出幾點(diǎn)問(wèn)題，具體分析如下：

（1）文書(shū)檔案管理意識(shí)的缺乏

文書(shū)檔案價(jià)值的重要性不言而喻，但是在當(dāng)前我國(guó)一些醫(yī)院建設(shè)中，存在著文書(shū)檔案管理意識(shí)缺乏的現(xiàn)象。在檔案管理隊(duì)伍方面，缺乏具有專(zhuān)業(yè)檔案管理水平的檔案人員，由于管理人員自身知識(shí)的限制，文書(shū)檔案工作存在文化素質(zhì)低、業(yè)務(wù)知識(shí)弱的現(xiàn)象。而在醫(yī)院建設(shè)上，文書(shū)資料檔案工作價(jià)值想得到更大的發(fā)揮，就需要通過(guò)適當(dāng)?shù)奈臅?shū)宣傳工作，擴(kuò)大人們對(duì)文書(shū)檔案工作的重視，繼而減少文書(shū)檔案工作的中的發(fā)展漏洞和潛在危機(jī)。

（2）文書(shū)檔案機(jī)構(gòu)的科學(xué)性較弱

文書(shū)檔案管理的系統(tǒng)化是醫(yī)院職能、機(jī)構(gòu)松散的一個(gè)表現(xiàn)。檔案管理混亂是醫(yī)院管理者面臨的重要問(wèn)題。很多病理檔案和圖片檔案簡(jiǎn)單的存放在各個(gè)科室，沒(méi)有形成明確的分類(lèi)整理，一旦遇到重大檔案信息管理問(wèn)題，那么會(huì)嚴(yán)重影響工作的具體進(jìn)行。在綜合檔案信息上，沒(méi)有明確的分出財(cái)務(wù)檔案、科技檔案、醫(yī)療檔案等等。在X線膠片檔案、病理切片檔案等專(zhuān)業(yè)檔案的存放上，也沒(méi)有設(shè)立相應(yīng)的部門(mén)進(jìn)行管理。否則，在各種混亂的管理模式中，不僅不能實(shí)現(xiàn)管理模式的科學(xué)化、在資料存儲(chǔ)、信息分類(lèi)等方面都會(huì)出現(xiàn)不良的發(fā)展局面。

（3）文書(shū)檔案的具體存放問(wèn)題

盡管電子計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)深入千家萬(wàn)戶(hù)，但是基于醫(yī)院的實(shí)際情況，檔案工作的硬件設(shè)施十分有限。很多醫(yī)院的床位設(shè)置都十分擁擠，根本沒(méi)有設(shè)立相應(yīng)檔案存放的科室，缺少檔案管理工作的空間。而即使在電子存儲(chǔ)技術(shù)的升級(jí)上，也應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)、播放器、投影儀等設(shè)施，確保檔案信息的調(diào)閱能夠清晰、順暢。

3 強(qiáng)化文書(shū)檔案管理工作的若干策略

（1）提升文書(shū)檔案隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

為了加強(qiáng)相關(guān)醫(yī)療法規(guī)的學(xué)習(xí)水平，相關(guān)醫(yī)院管理者要通過(guò)各種措施，不斷加強(qiáng)文書(shū)檔案工作的管理水平。在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案信息存檔的認(rèn)識(shí)上，要予以一定的關(guān)注和認(rèn)可。因?yàn)橹挥泄芾聿块T(mén)認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案工作的重要性，才能將檔案管理工作納入醫(yī)院整體發(fā)展議程中。使每一個(gè)醫(yī)院職工都能主動(dòng)投入到醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作中來(lái)。

在檔案項(xiàng)目運(yùn)作上，醫(yī)療部門(mén)要通過(guò)加大資金投入、增加醫(yī)療服務(wù)意識(shí)、提高績(jī)效考核水平等方法，為檔案管理人員提供必要的設(shè)施投入，為文書(shū)檔案工作的發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，要不斷強(qiáng)化檔案工作人員的進(jìn)取精神，既要讓他們能夠踏踏實(shí)實(shí)的進(jìn)行醫(yī)療檔案的收集，還有檔案存放上面，融入“人性化”的管理方式，不斷督促?gòu)V大檔案管理者努力做好醫(yī)療信息資料的整理，為醫(yī)院臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研等方面建立完善的醫(yī)療保健服務(wù)，不斷提升文書(shū)檔案隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

（2）制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)尼t(yī)院文書(shū)檔案管理流程

首先，相關(guān)醫(yī)療部門(mén)要建立“具體到科、責(zé)任到人”的制度，在檔案信息的存儲(chǔ)、保存等方面，樹(shù)立周密的防范意識(shí)。檔案管理人員首先要做好文書(shū)資料登記工作，通過(guò)檔案登記、資料審核、批辦、承辦等規(guī)范的部門(mén)流程，對(duì)不同安全性、服務(wù)性等不同類(lèi)型的檔案進(jìn)行規(guī)范的錄入。確保文件的落實(shí)、收回、封存等等。對(duì)于各項(xiàng)服務(wù)類(lèi)文件，要嚴(yán)格管理醫(yī)院的印章，實(shí)施每件檔案都需印章加蓋封存的放法，把握好檔案收集的安全性。在整個(gè)工作過(guò)程中，嚴(yán)格遵照相應(yīng)的醫(yī)療檔案標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，確保文件資料的科學(xué)性。對(duì)紙質(zhì)檔案通過(guò)放置干燥劑、藥粉的方法，起到防潮、防火、防蟲(chóng)蛀的作用，而在電子檔案工作中，要通過(guò)人員輪換、定期更換密保、防火墻加固等方法，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科技化的醫(yī)療檔案管理方式。

（3）實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展

隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)療的發(fā)展需求。在“無(wú)紙化“辦公的今天，廣大檔案管理者要正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前文書(shū)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，使相關(guān)工作能夠沿著現(xiàn)代化的醫(yī)療方式進(jìn)行，通過(guò)光盤(pán)、U盤(pán)等各項(xiàng)電子手段，節(jié)約醫(yī)療人力成本，深入的挖掘出醫(yī)療文書(shū)檔案的利用價(jià)值。

同時(shí)，通過(guò)醫(yī)療專(zhuān)業(yè)的不同的方面，來(lái)及時(shí)更新和發(fā)展檔案。例如，用建立醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)療檔案信息庫(kù)的方法，提高信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)速度和檔案查閱效率。對(duì)于醫(yī)療內(nèi)容單一、層次反映不夠深入的醫(yī)療檔案要實(shí)行綜合的歸納方法，對(duì)于卷宗中設(shè)計(jì)重復(fù)的組合，要進(jìn)行循序漸進(jìn)的更新和發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案信息中記錄條目的科學(xué)性和精確性，使檔案的管理價(jià)值能夠得到深度的體現(xiàn)。

4 總結(jié)

綜上所述，為了提升醫(yī)院的綜合水平，確保醫(yī)療檔案的科學(xué)性，在醫(yī)療文書(shū)檔案工作中，相關(guān)部門(mén)要通過(guò)提升人員素養(yǎng)、強(qiáng)化檔案信息辦結(jié)流程等方法，對(duì)硬件設(shè)施、人員調(diào)配、技術(shù)維護(hù)等方面進(jìn)行強(qiáng)有力的推進(jìn)。使醫(yī)院文書(shū)檔案工作能夠呈現(xiàn)更加流暢、完善的發(fā)展趨勢(shì)，更好的為醫(yī)生、患者提供幫扶。

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