《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

3.2企業(yè)檔案工作，是指企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動(dòng)。

需要明確的是，按照管理活動(dòng)的原則，有些涉及面很廣的管理，其管理的有效性往往不是僅限于具體從事這項(xiàng)工作的崗位和人員。企業(yè)要保證產(chǎn)品質(zhì)量、贏得市場競爭、符合法規(guī)要求，這不僅是質(zhì)量管理人員的事，也是企業(yè)全體職工特別是領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。由于企業(yè)檔案來源的廣泛性、形成文件的前端性、檔案作用的持久性以及法規(guī)要求其真實(shí)性，因而“企業(yè)檔案工作”不僅是指檔案人員的具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作，而且從廣義上必須包括文件形成者和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。所以，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中，“企業(yè)檔案工作”突出說明和強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)依照《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)檔案工作的一系列法規(guī)、規(guī)章應(yīng)履行的職責(zé)和活動(dòng)，即，包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)負(fù)責(zé)檔案工作的組織建設(shè)、制度建設(shè)，以及企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中的對(duì)文件形成、積累、整理和歸檔責(zé)任，以及滿足歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)要求的全員責(zé)任。如果沒有企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中全員形成的真實(shí)記錄，企業(yè)檔案和檔案館工作就會(huì)成為無源之水、無本之木。

3.3 電子檔案，是指具有保存價(jià)值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，國際國內(nèi)電子文件大量形成。而電子文件的歸檔管理也是電子檔案及其管理越來越普遍。在我國目前對(duì)電子檔案的概念尚存在不少爭議。標(biāo)準(zhǔn)的表述上也不盡相同，如國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 17678《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》中將電子文件界定為“能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列”，同時(shí)將電子檔案表述為“具有保存價(jià)值、已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件和軟、硬件說明”。國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 18894《電子文件歸檔與管理規(guī)范》則不直接表述電子檔案，而是采用“歸檔電子文件”的概念：“指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件”。實(shí)際上這“歸檔電子文件”就應(yīng)當(dāng)是電子檔案，否則檔案部門為什么要管理？為什么還要“作為檔案保存”？

此外，由于我國對(duì)records的翻譯理解不同，也造成對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)不一?，F(xiàn)在很多人將electronic records稱為電子文件，實(shí)際上是不了解國外document（文件）與records（檔案）的區(qū)別和使用。在國際上，不論機(jī)關(guān)還是企業(yè)，“文件”一般是用documcnt表示，而如果我們將records譯成文件，那么document就不好翻譯和理解。在國際標(biāo)準(zhǔn)ISO9001《質(zhì)量管理體系要求》中，文件document與檔案記錄record兩者都涉及，統(tǒng)稱為文獻(xiàn)documentation。但在IS0 9001中對(duì)文件document與檔案記錄records兩者的要求是不一致的，而且是分別表述和要求的。documents的要求是要針對(duì)質(zhì)量管理程序制定有關(guān)的方針、計(jì)劃以及系統(tǒng)管理的程序文件；而records的要求則是針對(duì)質(zhì)量管理程序?qū)嵤┖蟮慕Y(jié)果的記錄，要求其妥善維護(hù)和保存。顯然這一“記錄”及其維護(hù)管理在我國的企業(yè)管理實(shí)踐中一般就是指檔案及其管理。因此，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》將電子形成的文件歸檔管理后稱為電子檔案（electronic records），以區(qū)別于正在形成和使用的咆子文件及數(shù)據(jù)庫文件（electronic documents）。

隨著人們對(duì)電子文件、電子檔案形成管理、長期保存的認(rèn)識(shí)的不斷深化，“電子檔案”的解釋中將十年前的國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 17678《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》“支持軟件和軟、硬件說明”，進(jìn)一步明確界定為應(yīng)當(dāng)包括“相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件”。因此《企業(yè)檔案工作規(guī)范》所稱的“電子檔案”，就是指由企業(yè)檔案部門作為檔案管理的具有保存價(jià)值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。