新時(shí)期圖書(shū)館資料精細(xì)化管理初探

趙健

摘 要：文章闡述了圖書(shū)館精細(xì)化管理的文化內(nèi)涵、實(shí)施精細(xì)化管理的必要性，到圖書(shū)館精細(xì)化服務(wù)的特點(diǎn)及精細(xì)化管理的有效途徑，做了初淺的論述。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館 資料 精細(xì)化管理

中圖分類(lèi)號(hào)： G251 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

“精細(xì)化管理”作為一種理念、一種文化、一種管理模式，是為了適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及社會(huì)分工精細(xì)化、服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理提出的客觀要求而逐步形成的。精細(xì)化其核心思想包括：強(qiáng)調(diào)對(duì)具體工作過(guò)程中一系列細(xì)節(jié)的高度關(guān)注；系統(tǒng)地研究分析和把握細(xì)節(jié)；以抓好關(guān)鍵細(xì)節(jié)、重要細(xì)節(jié)為著力點(diǎn)，增加組織執(zhí)行力，確保組織目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

一、精細(xì)化管理的文化內(nèi)涵

精細(xì)化管理是一種理念和文化，可概括為四個(gè)字，即精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)?！熬本褪蔷媲缶⒆非笞詈?，是指將管理和服務(wù)做到最好；“準(zhǔn)”就是指準(zhǔn)確的信息和決策、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和計(jì)算、準(zhǔn)確的時(shí)間銜接和正確的工作方法；“細(xì)”就是操作細(xì)化，管理和服務(wù)要細(xì)化特別是執(zhí)行要細(xì)化，要將所有的圖書(shū)資料工作細(xì)化到每一個(gè)人；“嚴(yán)”就是嚴(yán)格控制偏差，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和制度。

二、圖書(shū)館資料實(shí)施精細(xì)化管理的必要性

1.精細(xì)化管理能提高讀者的滿意度，精細(xì)化管理始終堅(jiān)持以讀者為中心，最大限度地滿足讀者的需求，為讀者提供人性化的服務(wù)，提高讀者的滿意度。

2.精細(xì)化管理能挖掘圖書(shū)館的潛力，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力精細(xì)化管理，通過(guò)完善圖書(shū)館服務(wù)中的各個(gè)細(xì)節(jié)，關(guān)注讀者的變化和新的服務(wù)需求變化，改進(jìn)服務(wù)，取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，從而增強(qiáng)圖書(shū)館的競(jìng)爭(zhēng)力。

3.精細(xì)化管理能確立特色品牌，產(chǎn)生良好的社會(huì)效益精細(xì)化服務(wù)是特色服務(wù)的體現(xiàn)，服務(wù)是一種品牌，品牌靠的是特色的支撐，主要體現(xiàn)在圖書(shū)館的有特色的館藏、獨(dú)具特色的服務(wù)手段，以體現(xiàn)自己的服務(wù)優(yōu)勢(shì)，形成品牌。

4.精細(xì)化管理促進(jìn)圖書(shū)館資料管理水平的提高，實(shí)施精細(xì)化管理，要求圖書(shū)館必須有標(biāo)準(zhǔn)化的管理規(guī)范、嚴(yán)格的管理程序、靈活的應(yīng)急機(jī)制，即制訂相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是對(duì)細(xì)節(jié)量化的過(guò)程。

三、圖書(shū)館資料精細(xì)化服務(wù)的特點(diǎn)

1.人性化就是堅(jiān)持以讀者為中心

以讀者為中心能讓讀者感覺(jué)到館員是在實(shí)實(shí)在在地為他服務(wù)，是在真真正正地想他所想、急他所急，滿足他的信息需求。圖書(shū)館精細(xì)化服務(wù)是對(duì)讀者的個(gè)性化服務(wù)，建立起與眾不同的服務(wù)風(fēng)格。

2.優(yōu)質(zhì)化就是服務(wù)品質(zhì)要優(yōu)良

認(rèn)真、高效、周到、細(xì)致的服務(wù)，有利于樹(shù)立良好的圖書(shū)館形象，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)能讓讀者感覺(jué)更加親切、更加貼心，能更好地吸引讀者。

3.增值化就是用超值服務(wù)贏得價(jià)值

精細(xì)化服務(wù)就是用愛(ài)心、誠(chéng)心和耐心向讀者提供超越其心理期待的滿意服務(wù)，以便捷、愉悅、省時(shí)、舒適的形式提供附加價(jià)值，讓讀者體驗(yàn)并獲得滿足。

4.創(chuàng)新化就是服務(wù)要有創(chuàng)新精神

主動(dòng)關(guān)心讀者，從細(xì)節(jié)著眼，創(chuàng)造實(shí)用性的服務(wù)來(lái)滿足讀者的需求，使服務(wù)更加方便、更加完善，讓讀者更加滿意。

5.靈活化就是創(chuàng)新式服務(wù)，服務(wù)方式靈活多變

館員根據(jù)讀者個(gè)性化的要求，靈活運(yùn)用最佳途徑更好地為讀者提供合適的服務(wù)，幫助讀者更加有效地利用圖書(shū)館資源。理念是根本，意識(shí)是關(guān)鍵，行為是保障，圖書(shū)館精細(xì)化服務(wù)理念和意識(shí)最終的表現(xiàn)形式是靠具體的服務(wù)行為來(lái)體現(xiàn)。

四、圖書(shū)館資料精細(xì)化管理的途徑

實(shí)行業(yè)務(wù)流程精細(xì)化。是精細(xì)化管理的重點(diǎn)，流程化管理是將任務(wù)或工作事項(xiàng)沿縱向細(xì)分為若干前后相連的工序單元，將作業(yè)過(guò)程細(xì)化為工序流程，然后進(jìn)行分析、簡(jiǎn)化、改進(jìn)、配合、優(yōu)化。圖書(shū)館資料面向流程的精細(xì)化管理，要從概念走向?qū)嵺`，從提出要求走向普遍推行。業(yè)務(wù)重組——降低業(yè)務(wù)成本.業(yè)務(wù)整合——集中優(yōu)勢(shì)力量。在業(yè)務(wù)工作體系的各個(gè)環(huán)節(jié)，制定一套有利于業(yè)務(wù)整體良性發(fā)展的、可操作的各行其事、各盡其責(zé)規(guī)范化工作流程。同時(shí)建立一套符合圖書(shū)館時(shí)代的有效服務(wù)體系來(lái)支持與加強(qiáng)管理活動(dòng)。

1.建立科學(xué)的信息系統(tǒng)，圖書(shū)館資料要實(shí)行精細(xì)化管理，就必須首先建立科學(xué)的數(shù)據(jù)庫(kù)，建立圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)。由于信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確、高效、大容量存儲(chǔ)的特點(diǎn)，圖書(shū)館信息系統(tǒng)對(duì)于圖書(shū)館精細(xì)化管理的實(shí)施至關(guān)重要。建立科學(xué)的圖書(shū)館資料信息系統(tǒng)首先需要多家圖書(shū)館進(jìn)行合作和信息共享，各成員對(duì)各自圖書(shū)館的情況做深入調(diào)研，找到適合所有圖書(shū)館的管理組織結(jié)構(gòu)以及信息系統(tǒng)的架構(gòu)，對(duì)此組織結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)架構(gòu)進(jìn)行可行性分析，對(duì)現(xiàn)行組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整使之與信息系統(tǒng)相適應(yīng)，然后建立基于相關(guān)結(jié)構(gòu)的圖書(shū)館資料信息系統(tǒng)，運(yùn)作過(guò)程中建立實(shí)時(shí)反饋機(jī)制，依據(jù)反饋結(jié)果不斷對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整，重復(fù)上述過(guò)程。在圖書(shū)館資料建立信息系統(tǒng)后，合作的圖書(shū)館充分共享信息，并及時(shí)通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交流，減少信息失真，縮短交流距離，實(shí)現(xiàn)同步更新，信息化館際互借。

2.借、閱、檢、參一體化的業(yè)務(wù)流程重組。圖書(shū)館資料業(yè)務(wù)重組，是指將業(yè)務(wù)重組原理運(yùn)用到圖書(shū)館四。借鑒現(xiàn)代大超市“一站式”方便顧客的理念，圖書(shū)館打破以往借閱分家、圖書(shū)報(bào)刊分離、檢索流通分立狀況，將不同載體類(lèi)型文獻(xiàn)匯于一室，打破原有的以業(yè)務(wù)功能、作業(yè)程序或服務(wù)對(duì)象作為劃分部門(mén)的依據(jù)，將不同部門(mén)的職能簡(jiǎn)約化，改變過(guò)去部門(mén)獨(dú)立、溝通少，出現(xiàn)部門(mén)之間互相推諉。割裂業(yè)務(wù)流程的連續(xù)性、完整性的狀況。例如把傳統(tǒng)的文資料編部門(mén)和數(shù)字信息開(kāi)發(fā)部門(mén)整合為信息服務(wù)中心。對(duì)原來(lái)的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行重新配置。重組后的機(jī)構(gòu)有利于業(yè)務(wù)的開(kāi)展，也有利于館員才智的發(fā)揮。更有利于組織結(jié)構(gòu)扁平化。金字塔式的直線職能結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)榫仃囀浇Y(jié)構(gòu)。組織行為靈活敏捷，進(jìn)一步加強(qiáng)圖書(shū)館與讀者的溝通，建立雙向互動(dòng)的業(yè)務(wù)流程。

3.在知識(shí)管理的環(huán)境下，過(guò)去的驗(yàn)收、采購(gòu)、編目、書(shū)刊典藏、流通、咨詢業(yè)務(wù)流程重組、整合，形成一條新的業(yè)務(wù)循環(huán)：知識(shí)創(chuàng)作、知識(shí)選擇、知識(shí)組織、知識(shí)存儲(chǔ)、知識(shí)傳播、知識(shí)檢索、知識(shí)利用。特別是傳統(tǒng)的文本信息檢索向高精度檢索、文本挖掘發(fā)展?？偟恼f(shuō)來(lái)，依然停留在比較宏觀的層面上，而要提高知識(shí)資源的集成服務(wù)能力，勢(shì)必向縱、深、精度上延伸和拓展。

4.促進(jìn)服務(wù)實(shí)施精細(xì)化，是精細(xì)化管理的核心服務(wù)就是這樣—個(gè)系統(tǒng).它的每個(gè)環(huán)節(jié)都相互作用、相互依賴、一榮俱榮、一損俱損閉。用戶對(duì)服務(wù)的任何一個(gè)項(xiàng)目不滿意。都會(huì)對(duì)整個(gè)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行否定。同樣質(zhì)量的產(chǎn)品?？梢砸蚍?wù)而增值也可以因服務(wù)而減值。用心服務(wù)，拓展服務(wù)的張力，推動(dòng)圖書(shū)館精細(xì)化管理。就是要對(duì)細(xì)節(jié)關(guān)注。將服務(wù)做到細(xì)致、認(rèn)真、細(xì)心，扎扎實(shí)實(shí)地為用戶提供滿意服務(wù)。

5.規(guī)范管理制度，精細(xì)化管理是一種方法，為了確保這一方法有效運(yùn)作，需要建立規(guī)范化、流程化的管理制度框架。建立責(zé)任制度：結(jié)合自身現(xiàn)狀，按照“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”的思路，細(xì)分工作目標(biāo)、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作任務(wù)、工作流程。建立工作運(yùn)行制度，根據(jù)工作職責(zé)和目標(biāo)要求，制定各項(xiàng)業(yè)務(wù)和服務(wù)工作實(shí)施的具體細(xì)則、流程規(guī)范，量化工作考核標(biāo)準(zhǔn)，形成程序化文件，運(yùn)用程序化和數(shù)據(jù)化手段，保證各項(xiàng)工作有序進(jìn)行、有機(jī)協(xié)調(diào)。

此外，還要強(qiáng)化執(zhí)行力度，有效監(jiān)督檢查精細(xì)化管理的落實(shí)。建立激勵(lì)制度：科學(xué)有效的激勵(lì)制度應(yīng)是一套工作數(shù)量與質(zhì)量考核相結(jié)合，能體現(xiàn)工作績(jī)效水平差異，客觀反映工作業(yè)績(jī)，有力地調(diào)動(dòng)員工的積極性，確保每項(xiàng)業(yè)務(wù)和工作真正落實(shí)到位，推動(dòng)業(yè)務(wù)建設(shè)和服務(wù)工作的有效運(yùn)行。

結(jié)語(yǔ)

圖書(shū)館精細(xì)化管理是現(xiàn)代化的圖書(shū)館資料精細(xì)化管理模式，是現(xiàn)代圖書(shū)館取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，面對(duì)其他信息獲取來(lái)源的威脅的有力武器。現(xiàn)代圖書(shū)館要把握好圖書(shū)館資料精細(xì)化管理的先機(jī)，積極分析自身特點(diǎn)，落實(shí)精細(xì)化管理，讓圖書(shū)館管理進(jìn)入現(xiàn)代化管理的新時(shí)代。

參考文獻(xiàn)

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