淺談創(chuàng)一流高校公文處理工作品牌

摘 要：高校公文處理是學(xué)校承上啟下、溝通內(nèi)外的重要工作。一流的公文處理工作質(zhì)量和水平對(duì)于當(dāng)前高校創(chuàng)建世界一流大學(xué)和世界一流學(xué)科能起到重要的支撐和保障作用。本文以浙江大學(xué)為例，淺析創(chuàng)一流高校公文處理工作品牌的重要意義和路徑。

關(guān)鍵詞：高校公文處理 一流 品牌 規(guī)范化 科學(xué)化 隊(duì)伍

一、高校公文處理工作概要

2012年4月，中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）是新時(shí)期全國(guó)黨政機(jī)關(guān)處理公文的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。《條例》第三條規(guī)定“公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具”；第四條規(guī)定“公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作?！?/p>

就高校而言，高校公文是指高校黨政管理工作中形成的，具有法定效力和規(guī)范格式的重要文書(shū)，既體現(xiàn)了學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)黨的方針政策、法令規(guī)定的宣傳和貫徹，又體現(xiàn)了學(xué)校的辦學(xué)理念、辦學(xué)定位、教育觀念、管理工作水平。因此，高校公文處理是學(xué)校承上啟下、溝通內(nèi)外的重要工作，是學(xué)校日常工作的重要組成部分，對(duì)于保障高校工作順利開(kāi)展，促進(jìn)教育事業(yè)發(fā)展有著極其重要的作用。

二、樹(shù)立創(chuàng)一流公文處理工作品牌目標(biāo)

建設(shè)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科（以下簡(jiǎn)稱“雙一流”）是當(dāng)前黨中央、國(guó)務(wù)院作出的重大戰(zhàn)略決策，對(duì)于提升我國(guó)教育發(fā)展水平、增強(qiáng)國(guó)家核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)從高等教育大國(guó)到高等教育強(qiáng)國(guó)的歷史性跨越具有十分重要的意義。在創(chuàng)建“雙一流”的進(jìn)程中，除了黨和國(guó)家的政策、財(cái)力支持外，需要有一流的師資、一流的學(xué)生、一流的學(xué)術(shù)，還離不開(kāi)一流的管理。一流的行政管理是學(xué)校教育、科學(xué)研究、師生管理等工作的基礎(chǔ)和保障。高校辦公室在高校行政管理中居于十分重要的地位，是學(xué)校工作運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的參謀、助手，也是溝通、協(xié)調(diào)各單位的橋梁，“辦文、辦事、辦會(huì)”是辦公室三大主要職責(zé)，其中公文處理工作又居于首位，是高校行政管理重要載體，高校辦公室工作主要內(nèi)容，“雙一流”建設(shè)重要支撐。高質(zhì)量和效能的公文處理工作有利于推動(dòng)高校公文處理工作規(guī)范化、科學(xué)化水平再上新臺(tái)階，有利于黨的教育方針和高校各項(xiàng)政策的貫徹執(zhí)行，有利于高校整體提升現(xiàn)代大學(xué)治理能力和聲譽(yù)，有利于推動(dòng)高校各項(xiàng)事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。正如企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品，往往會(huì)爭(zhēng)創(chuàng)品牌，品牌是對(duì)上乘質(zhì)量、良好信譽(yù)的集中體現(xiàn)，由此想到，創(chuàng)一流高校公文處理工作品牌對(duì)于“雙一流”目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

創(chuàng)一流高校公文處理工作品牌對(duì)公文處理工作者提出了新要求。第一，要忠實(shí)地貫徹學(xué)?！半p一流”發(fā)展目標(biāo)，堅(jiān)持依法治校，恪守公文處理工作規(guī)范，提供與“雙一流”大學(xué)治理能力相匹配的一流公文和公文處理服務(wù)；第二，學(xué)校將遇到許多新機(jī)遇，比如現(xiàn)代大學(xué)制度的研究、大學(xué)章程的制定、新校區(qū)開(kāi)辟、中外合作辦學(xué)、培養(yǎng)機(jī)制改革、?。ㄊ校┬：献鞴步ǖ?，要富有改革創(chuàng)新精神，緊跟國(guó)家戰(zhàn)略和學(xué)校發(fā)展，在規(guī)范的前提下科學(xué)應(yīng)對(duì)不斷出現(xiàn)的公文處理工作新情況，提供高水平的公文載體支撐；第三，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展、無(wú)紙化和移動(dòng)辦公的發(fā)展，要與時(shí)俱進(jìn)，在符合安全保密規(guī)范的前提下，充分利用信息化技術(shù)優(yōu)化傳統(tǒng)公文處理工作方式，加倍提高工作效能。

三、浙江大學(xué)創(chuàng)一流高校公文處理工作品牌路徑

（一）進(jìn)一步加強(qiáng)公文處理工作規(guī)范化

1.制度規(guī)范化。規(guī)范的公文處理制度是保障公文處理工作質(zhì)量的前提。2012年6月，學(xué)校根據(jù)《條例》精神，結(jié)合實(shí)際，出臺(tái)《浙江大學(xué)公文處理工作辦法》（以下簡(jiǎn)稱學(xué)?！掇k法》），對(duì)公文的種類、格式、擬制、辦理、管理和行文規(guī)則等六個(gè)方面進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，本著實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密原則，對(duì)學(xué)校公文處理工作進(jìn)行了制度化、規(guī)范化管理。同時(shí)，還建有《浙江大學(xué)規(guī)范性文件制訂辦法（試行）》《浙江大學(xué)電子公文管理暫行規(guī)定》等，對(duì)規(guī)范性文件和電子公文的管理也做了專門(mén)細(xì)化規(guī)定，形成了一套相對(duì)完整的公文處理工作制度。

2.機(jī)制規(guī)范化。在社會(huì)學(xué)中“機(jī)制”的內(nèi)涵可以表述為“協(xié)調(diào)各個(gè)部分之間關(guān)系以更好地發(fā)揮作用的具體運(yùn)行方式”，公文處理工作機(jī)制的科學(xué)構(gòu)建有助于提高公文處理校、院整體工作效能，提高公文管理措施的針對(duì)性和適用性。比如學(xué)?！掇k法》中明確了學(xué)校公文管理機(jī)制，由校黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室（以下簡(jiǎn)稱“兩辦”）主管學(xué)校公文處理工作，并對(duì)學(xué)校各單位進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查；學(xué)校各單位負(fù)責(zé)人主持、指導(dǎo)重要公文起草工作等。

3.程序規(guī)范化。規(guī)范和理順公文處理各環(huán)節(jié)程序并明確責(zé)任，對(duì)于準(zhǔn)確、迅速、安全的擬制、流轉(zhuǎn)和傳遞公文，提高公文處理工作質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮和實(shí)現(xiàn)公文作用有重要影響。學(xué)校對(duì)收文（電子文件和機(jī)要文件）、發(fā)文和歸檔程序進(jìn)行了細(xì)化明確，比如發(fā)文處理須經(jīng)起草、審核、簽發(fā)，辦公室必須嚴(yán)格把好公文制發(fā)各關(guān)口，特別規(guī)定規(guī)范性文件的制發(fā)須經(jīng)過(guò)合法性審查、通過(guò)校網(wǎng)重大事項(xiàng)意見(jiàn)征求平臺(tái)向師生公開(kāi)征求意見(jiàn)、提交校黨委常委會(huì)或校務(wù)會(huì)議討論通過(guò)等一系列前置性審查程序，確保學(xué)校發(fā)文合法、規(guī)范、合理、有效；收文處理程序包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)工作，特別是對(duì)機(jī)要文件嚴(yán)格傳閱管理，對(duì)辦理性文件要求提高擬辦意見(jiàn)的準(zhǔn)確率和操作性、明確辦理時(shí)限，并督促主辦、協(xié)辦部門(mén)按期辦結(jié)；歸檔程序包括收集、整理、立卷，確保紙質(zhì)和電子文件兩套歸檔材料收集及時(shí)、齊全。

（二）進(jìn)一步加強(qiáng)公文處理工作科學(xué)化

1.推出新一代交互式協(xié)同辦公系統(tǒng)（以下英文簡(jiǎn)稱OA）。隨著辦公自動(dòng)化和移動(dòng)辦公“微時(shí)代”的到來(lái)，學(xué)校對(duì)原有OA改造升級(jí)，2016年推出新一代OA，全面實(shí)現(xiàn)學(xué)校收發(fā)文等單位事務(wù)處理、個(gè)人事務(wù)處理、公共信息共享的電子化、自動(dòng)化和移動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙、協(xié)同、高效辦公，進(jìn)一步提升學(xué)校整體辦公效率。特別是在公文管理流程中，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)審簽?zāi)Ｊ?，新增發(fā)文網(wǎng)上處理，內(nèi)置起草范本、固化擬制流程，從源頭上提高發(fā)文質(zhì)量；實(shí)現(xiàn)發(fā)文全過(guò)程網(wǎng)上處理，解決了因校區(qū)分散等造成紙質(zhì)處理發(fā)文不便的現(xiàn)實(shí)困境；發(fā)文審簽全過(guò)程采用修訂模式，方便歷史記錄和查詢；通過(guò)手機(jī)APP同步實(shí)現(xiàn)移動(dòng)公文處理等，大大提高公文處理工作效率。

2.不斷完善公文處理工作制度。學(xué)校適應(yīng)新形勢(shì)，新增或修訂相關(guān)制度，不斷完善公文處理工作規(guī)程。嚴(yán)格按照公文處理工作規(guī)定，深入貫徹中央八項(xiàng)規(guī)定，嚴(yán)守文件精簡(jiǎn)線，2014、2015、2016年每年同比文件數(shù)量下降約10%。針對(duì)新一代OA的廣泛使用，著手修訂電子公文處理相關(guān)辦法。同時(shí)，執(zhí)行文件清理制度，按照上位要求和《浙江大學(xué)章程》精神，定期對(duì)與上位文件和《浙江大學(xué)章程》相抵觸、或明顯不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要、或已被新規(guī)定涵蓋替代的文件予以廢止；對(duì)適用對(duì)象已消失、或適用期已過(guò)、不需要繼續(xù)執(zhí)行的文件宣布失效，確?，F(xiàn)有文件的合法性、規(guī)范性、有效性。

3.科學(xué)、靈活處理公文實(shí)際操作中的質(zhì)量和速度關(guān)系。公文的特有屬性決定了公文處理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅而認(rèn)真的工作，必須遵循固有的規(guī)范和流程操作，公文處理“零差錯(cuò)”是基本要求和目標(biāo)。然而，工作現(xiàn)實(shí)中，公文作為開(kāi)展工作的重要工具和載體，尤其是涉及重要工作部署、決定決策的公文，有很強(qiáng)的辦理時(shí)效性，一旦耽擱和延誤，就會(huì)錯(cuò)失良機(jī)，降低公文效用。因此，如何處理科學(xué)、靈活地公文實(shí)際操作中的質(zhì)量和速度關(guān)系，是一種工作藝術(shù)。一方面，學(xué)?！掇k法》對(duì)發(fā)文和收文不同處理程序，閱知性和辦理性文件、普通和規(guī)范性文件等不同性質(zhì)文件辦理時(shí)限做了規(guī)定；另一方面，學(xué)校兩辦公文處理工作者能夠做到當(dāng)一個(gè)“有心人”，不斷總結(jié)和積累經(jīng)驗(yàn)，對(duì)文件性質(zhì)進(jìn)行準(zhǔn)確快速預(yù)判，在辦理中做到主次分明、疾緩有別、加強(qiáng)溝通、加緊督辦，在確保公文質(zhì)量的前提下，提高辦理速度，讓文件得以及時(shí)貫徹實(shí)施。

（三）建設(shè)一支一流的公文處理工作隊(duì)伍

1.樹(shù)立大局觀念、形象意識(shí)。要實(shí)現(xiàn)良好的大學(xué)治理，最終實(shí)現(xiàn)“雙一流”目標(biāo)，最關(guān)鍵的因素還在“人”以及“人”在大學(xué)治理中的功能和作用發(fā)揮，公文處理工作者作為行政管理人員中的重要力量，在“雙一流”大學(xué)治理中承擔(dān)重要使命，是學(xué)校各種信息和資料的收集者和中轉(zhuǎn)者，對(duì)內(nèi)、對(duì)外聯(lián)結(jié)與溝通的重要環(huán)節(jié)，政策的傳遞者和推動(dòng)者，因此，公文處理工作者應(yīng)當(dāng)站得高、看得遠(yuǎn)，樹(shù)立大局意識(shí)和全局觀念，充分認(rèn)識(shí)公文處理工作的重要意義和形象作用，以高度的責(zé)任感認(rèn)真履職，確保公文處理嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、規(guī)范、高效，發(fā)揮好參謀和助手的作用。

2.加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)、提高本領(lǐng)。公文是“運(yùn)籌帷幄”的產(chǎn)物、“決勝千里”的利器，具有鮮明的政策性、法定的權(quán)威性、嚴(yán)格的規(guī)范性、很強(qiáng)的實(shí)用性等特點(diǎn)。因此，公文處理工作是一項(xiàng)“瓷器活兒”，其思想性、專業(yè)性、技術(shù)性都很強(qiáng)，公文處理工作者的思想修養(yǎng)、政策水平、業(yè)務(wù)知識(shí)、辦文能力等，直接影響著公文處理的質(zhì)量和水平，影響著公文效能的發(fā)揮，這就要求公文處理工作者有扎實(shí)的功底，過(guò)硬的本領(lǐng)，因此，對(duì)公文處理工作的宣傳和培訓(xùn)尤為重要。一方面學(xué)?！掇k法》明確規(guī)定各單位確定專人負(fù)責(zé)公文處理工作，目前我校公文處理工作者大多由各單位辦公室人員擔(dān)任，相對(duì)有較強(qiáng)的政治意識(shí)、工作水平、協(xié)調(diào)能力；另一方面，學(xué)校通過(guò)如黨政辦公室主任培訓(xùn)、OA管理員培訓(xùn)、新一代OA使用培訓(xùn)和座談研討會(huì)和組織專人赴各單位“一對(duì)一”公文處理輔導(dǎo)培訓(xùn)等“點(diǎn)面”結(jié)合式地不間斷培訓(xùn)，提高公文處理工作者的業(yè)務(wù)本領(lǐng)和服務(wù)能力，增強(qiáng)公文處理工作的規(guī)范性、科學(xué)性。此外，學(xué)校兩辦結(jié)合公文處理工作實(shí)務(wù)，列舉常見(jiàn)錯(cuò)情，編印并發(fā)放《學(xué)校公文處理注意事項(xiàng)》宣傳冊(cè)上千冊(cè)，普及公文處理工作常識(shí)，積極營(yíng)造良好環(huán)境。

3.完善考核機(jī)制、激發(fā)動(dòng)力?？?jī)效考核在企業(yè)中應(yīng)用廣泛，是不斷制訂計(jì)劃、執(zhí)行、改正的PDCA循環(huán)過(guò)程，體現(xiàn)在全過(guò)程管理，包括績(jī)效的目標(biāo)設(shè)定、要求達(dá)成、實(shí)施修正、改進(jìn)、再制定目標(biāo)的循環(huán)，是一個(gè)不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、改進(jìn)問(wèn)題的有效機(jī)制。筆者建議，高校創(chuàng)一流公文處理工作品牌也應(yīng)該嘗試建立公文處理工作績(jī)效制度，把公文處理規(guī)范化、執(zhí)行力納入公文處理工作者、各單位負(fù)責(zé)人及辦公室工作考核體系，還可以建立公文處理情況定期通報(bào)制度，定期展示優(yōu)秀公文等，努力形成高校一流公文處理工作品牌意識(shí)、氛圍和效應(yīng)，確保高校公文處理工作質(zhì)量，推動(dòng)高校公文處理工作再上新臺(tái)階。

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作者簡(jiǎn)介：仇婷婷，（1982-），女，漢族，江蘇建湖人，現(xiàn)為浙江大學(xué)黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室機(jī)要文秘室主任。