人防檔案信息化建設(shè)面臨的問題及對策

周英

人防檔案信息化建設(shè)是推動人防檔案工作可持續(xù)發(fā)展、滿足科研生產(chǎn)需要和管理需求的必然選擇，是提高人防檔案服務(wù)能力的關(guān)鍵。當(dāng)前，在人防檔案信息化建設(shè)中，還存在一些不容忽視的矛盾和問題，亟待認(rèn)真研究和思考。

一、人防檔案信息化建設(shè)存在的矛盾和問題

一是法規(guī)制度不夠健全。在人防檔案信息化建設(shè)法規(guī)方面，雖然國家制訂發(fā)布了一些規(guī)章和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，有力推動了人防檔案信息化建設(shè)，但在法規(guī)制度建設(shè)上還存在兩個方面的突出問題。一個是現(xiàn)行的法規(guī)制度還未構(gòu)成或初步形成一個法規(guī)體系或標(biāo)準(zhǔn)體系，覆蓋面有限，不能全面規(guī)范人防檔案信息資源建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和安全體系建設(shè)等領(lǐng)域。如，雖然人防檔案保密要求高，但是還沒有關(guān)于人防檔案信息安全的專門法規(guī)。另一個是現(xiàn)行法規(guī)制度缺乏具體規(guī)范，剛性不足，操作性和可行性不夠，且修訂完善嚴(yán)重滯后。如在人防檔案數(shù)字化領(lǐng)域，僅僅能參照國家頒布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，關(guān)于人防檔案的照片、錄音、錄像的數(shù)字化規(guī)范沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；在人防電子文件的歸檔與管理領(lǐng)域，也只能執(zhí)行國家頒布的《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等，而人防檔案相關(guān)其他類電子文件采集的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件鑒定保存的技術(shù)規(guī)范依然空白。

二是信息主導(dǎo)意識不強(qiáng)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在社會生活領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，原先大量使用手工操作的人防檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境的要求，人防檔案的收集、整理、保管和利用的傳統(tǒng)方式不僅難以適應(yīng)快節(jié)奏、高效率社會發(fā)展的多元化利用要求，而且也難以保障信息時代人防建設(shè)對于檔案信息的需求。現(xiàn)實(shí)中一些人防檔案工作人員在檔案接收、編目立卷、存儲入庫、查閱調(diào)卷等工作中，仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的方式，缺乏信息主導(dǎo)的意識和資源共享的觀念，在將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理有機(jī)融合方面還有很大欠缺。

三是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)滯后。人防檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)對檔案信息化建設(shè)起約束作用，以確保人防檔案信息化的規(guī)范化開展。但現(xiàn)實(shí)工作中，人防檔案信息化建設(shè)由于缺乏頂層設(shè)計規(guī)劃，缺少系統(tǒng)規(guī)范的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使得人防檔案信息化建設(shè)中各行其是、自搞一套的現(xiàn)象還比較普遍，有的只注重發(fā)展高密度的信息儲存技術(shù)，而忽視了高速度的信息傳遞技術(shù)；有的只注重高效率的信息查詢技術(shù)，而忽視了高質(zhì)量的信息安全技術(shù)，等等。在人防檔案信息資源建設(shè)中，由于沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理軟件和數(shù)據(jù)庫類型結(jié)構(gòu)，人防檔案信息管理和利用服務(wù)難以實(shí)現(xiàn)信息互通、資源共享。

四是信息人才隊伍匱乏。人防檔案信息化建設(shè)需要既懂檔案管理業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。目前，人才缺乏已成為人防檔案信息化建設(shè)的瓶頸問題。一些工作人員雖精于傳統(tǒng)的管理模式，但不能將檔案管理流程與信息化手段緊密結(jié)合，存在力不從心、效率偏低的現(xiàn)象；還有一些對信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不到位，主動提高自身能力素質(zhì)的積極性不夠；還有一些對信息化建設(shè)存在畏難情愫，等靠思想嚴(yán)重，自身能力素質(zhì)提高緩慢。

五是信息資源建設(shè)落后。信息資源建設(shè)的一個重要內(nèi)容就是人防檔案的數(shù)字化。這是一項投入多、周期長、見效慢的工程，任務(wù)艱苦繁重，工作要求認(rèn)真細(xì)致，需要長期堅持、持續(xù)開展。一些單位對此重視不夠，只關(guān)注現(xiàn)階段形成的、原生電子文件和電子檔案的管理，不愿全面開展檔案數(shù)字化工作。一些單位在人員緊張、設(shè)備有限、工作繁重的情況下，持續(xù)投入不夠，人員積極性不高，致使人防檔案數(shù)字化建設(shè)相對滯后。

二、人防檔案信息化建設(shè)的對策措施

一是堅持統(tǒng)籌規(guī)劃，搞好頂層設(shè)計。人防檔案信息化建設(shè)是一項長期的系統(tǒng)工程，必須著眼長遠(yuǎn)、科學(xué)謀劃，制定好總體方案，既不能盲目跟風(fēng)、脫離實(shí)際，也不能墨守成規(guī)、固步不前。要深入調(diào)查分析現(xiàn)狀和需求，研究論證途徑與方法，資源配置保障等。二是堅持信息主導(dǎo)，樹立建設(shè)理念。人防檔案信息化不僅是指檔案管理技術(shù)設(shè)備的信息化，更為重要的是檔案管理思想理念的現(xiàn)代化。要樹立信息主導(dǎo)的理念，抓緊進(jìn)行研究和論證，加大力量投人，逐步建立起功能完備、綜合性強(qiáng)、覆蓋面廣的人防檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)，為用戶提供高效便捷的信息服務(wù)。一方面，要加快人防文檔一體化管理系統(tǒng)建設(shè)，構(gòu)建統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)人防系統(tǒng)內(nèi)檔案資源共享、服務(wù)互補(bǔ)以及相關(guān)技術(shù)共同開發(fā)和維護(hù)；另一方面，在嚴(yán)格保密、確保安全的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)與外部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的協(xié)同合作，借鑒其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗，形成相互交融、互惠互利的外部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

三是堅持依法建設(shè)，健全制度規(guī)范。要參照國家標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制訂人防檔案信息化建設(shè)的制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，保證人防檔案信息化建設(shè)有章可循，有法可依，逐步形成與人防信息化建設(shè)相銜接、與機(jī)關(guān)公文運(yùn)轉(zhuǎn)相協(xié)調(diào)、與檔案工作發(fā)展相適應(yīng)的規(guī)章制度。要加快檔案信息管理系統(tǒng)研發(fā)、推廣應(yīng)用和綜合集成，建立一套科學(xué)、先進(jìn)、實(shí)用、操作性強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，逐步形成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、安全高效的檔案信息管理與服務(wù)平臺，使人防檔案信息資源管理和利用服務(wù)實(shí)現(xiàn)互通、互聯(lián)和共享。

四是堅持以人為本，建強(qiáng)人才隊伍。開展人防檔案信息化建設(shè)，人才是基礎(chǔ)。要立足眼前，目標(biāo)長遠(yuǎn)，重點(diǎn)培養(yǎng)業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、創(chuàng)新思維活躍的人員，將檔案人員的培養(yǎng)納入人才培養(yǎng)計劃，通過檔案信息化方面的培訓(xùn)交流，通過院校專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式，全面提升檔案人員素質(zhì)。

五是堅持重點(diǎn)突出，推進(jìn)資源建設(shè)。要制訂人防數(shù)字化建設(shè)工作計劃，實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新。構(gòu)建適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理新模式，以實(shí)現(xiàn)人防檔案信息資源的共享。