淺析我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理優(yōu)化新思路

徐春葉　劉麗華

【摘要】黨的十八大會(huì)議精神指出，要想增強(qiáng)社會(huì)建設(shè)，工作重點(diǎn)應(yīng)著重放在保障和改善民生工作。而我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作作為社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的基本工作，直接影響到了我國國計(jì)民生工作的發(fā)展進(jìn)度。要想在此項(xiàng)工作上有所突破，就必須要有創(chuàng)造性新思維，突破傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體制，用發(fā)展的戰(zhàn)略眼光，新的檔案管理工作新思路，優(yōu)化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】我國社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理；新思路

近年來，隨著我國參保人數(shù)的不斷增加，社會(huì)保險(xiǎn)工作深入改革的過程中為了確保社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)的辦事效率，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理從客觀上而言需要有所提升。要想改編制約社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理水平，需要從多方面來突破這些制約，要想社會(huì)保險(xiǎn)改革工作順利發(fā)展，需要在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理上用新思路有所創(chuàng)新。

一、我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀及原因

近年來，隨著我國社會(huì)保險(xiǎn)的涵蓋面積的迅速擴(kuò)張，參保人數(shù)日益增長(zhǎng)。這與現(xiàn)今的單位檔案室檔案管理的管理?xiàng)l件的局限性形成了強(qiáng)烈的反差。另外，現(xiàn)有的管理體制也在很大程度上制約了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理質(zhì)量的提高。因?yàn)閰⒈Ｈ藬?shù)的劇烈擴(kuò)張，經(jīng)辦保險(xiǎn)服務(wù)業(yè)務(wù)的需求也迅猛增長(zhǎng)。社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦人員的服務(wù)能力已經(jīng)跟不上現(xiàn)在的需求，造成現(xiàn)狀的原因是很多的，既有由于在編人員編制緊張，檔案管理的專職人才供不應(yīng)求，還有就是經(jīng)費(fèi)跟不上發(fā)展。單位的檔案室從自身而言并沒有專項(xiàng)資金，導(dǎo)致了現(xiàn)有的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的質(zhì)量無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)、信息、規(guī)范三個(gè)方面。還有就是現(xiàn)有的保險(xiǎn)組織體系紊亂，有遵循“五險(xiǎn)合一”的管理方針進(jìn)行管理的，也有按照保險(xiǎn)項(xiàng)目的多少來進(jìn)行經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的設(shè)置。

二、明確社會(huì)保險(xiǎn)檔案在社會(huì)保險(xiǎn)中的地位和性質(zhì)

要想理清我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，就一定要明確社會(huì)保險(xiǎn)檔案在社會(huì)保險(xiǎn)中的地位和性質(zhì)。不管是從理論上還是實(shí)際中都要弄清楚社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的機(jī)構(gòu)性質(zhì)和地位。我國的社會(huì)保險(xiǎn)是經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理和辦理分離。個(gè)級(jí)別社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)都屬于同級(jí)別的人力資源和社會(huì)保障部門。若將社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)榉ㄈ藢?shí)體，將其重新定性為具有一定行政職能的事業(yè)單位。要想使得社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理水平有所提高，可以將社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理逐漸分離出單位的檔案室，逐步與社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)形式一個(gè)新的法人實(shí)體機(jī)構(gòu)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心?？梢詫⑵涠ㄎ粸閷儆谌肆Y源與社會(huì)保障部門的新的事業(yè)單位，其規(guī)劃、設(shè)立以及管理和發(fā)展都由人力資源和社會(huì)保障部門管理。在級(jí)別上與社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)保持同級(jí)，工作還要受到同級(jí)檔案行政部門的監(jiān)督。另外，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理在其管理上需要和社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)組織在其設(shè)置上一致。從橫向上來看，需要將各級(jí)節(jié)點(diǎn)作為中心來設(shè)置，對(duì)外輻射，和同級(jí)的財(cái)政、稅務(wù)等相關(guān)聯(lián)的部門，不僅僅是同區(qū)部門，即使不同區(qū)域間也應(yīng)該加強(qiáng)聯(lián)系，以保障社會(huì)保險(xiǎn)中異地保險(xiǎn)工作中的很多問題，從縱向上來看，各地方政府設(shè)置各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，從中央到地方都保持一致。

三、管理機(jī)制決定管理功效

一個(gè)良好的管理機(jī)制能夠決定其管理功效。從管理系統(tǒng)三個(gè)方面來看，內(nèi)在的聯(lián)系、功能和運(yùn)行的原理是互相影響作用和相互制約的。按照現(xiàn)代管理學(xué)有關(guān)理論，社會(huì)保險(xiǎn)檔案中心的管理機(jī)制是管理功效實(shí)現(xiàn)的核心和關(guān)鍵。要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案中心準(zhǔn)確定位，就要全面評(píng)估它的運(yùn)行狀況、發(fā)展環(huán)境與制約因素。

1、要建立健全社會(huì)保險(xiǎn)檔案中心運(yùn)行機(jī)制

系統(tǒng)功能、活動(dòng)方式與運(yùn)行原理是運(yùn)行機(jī)制的基本內(nèi)容，而社會(huì)保險(xiǎn)檔案中心的運(yùn)行機(jī)制的基本內(nèi)容有：統(tǒng)一化運(yùn)作、“雙軌制”運(yùn)行與社會(huì)化發(fā)展。第一，“雙軌制”運(yùn)行是社會(huì)保險(xiǎn)檔案中心運(yùn)行的關(guān)鍵，這個(gè)雙軌就是紙質(zhì)的檔案與電子的檔案相互結(jié)合與共同管理。電子檔案具有存儲(chǔ)數(shù)量大、容易更改、接收傳輸高速、方便查詢等優(yōu)點(diǎn)，但其也存有紙質(zhì)檔案沒有的缺點(diǎn)，那就是容易出現(xiàn)開放不便、不夠穩(wěn)定、受到系統(tǒng)攻擊恢復(fù)較難等問題。而紙質(zhì)的檔案作為原始的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，需要有電子檔案互為備份，才利于長(zhǎng)期保存，從而有效實(shí)現(xiàn)歸檔的同步、整理的同步與利用的同步，實(shí)現(xiàn)保護(hù)和利用效益的最大化。第二，統(tǒng)一化運(yùn)作是社會(huì)保險(xiǎn)檔案中心管理的重點(diǎn)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案中心的規(guī)范管理，就需要有安全規(guī)范的硬件環(huán)境和人員保障，庫房要有統(tǒng)一規(guī)劃，檔案管理工作人員要與基本職能相適應(yīng)，確保有專人管理，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化規(guī)范化管理。管理過程中，要社會(huì)保險(xiǎn)五項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)“五險(xiǎn)合一”進(jìn)行分量總和的規(guī)范統(tǒng)一管理。第三，社會(huì)化發(fā)展是社會(huì)保險(xiǎn)檔案中心的發(fā)展方向。一個(gè)是，應(yīng)按照布局實(shí)現(xiàn)全國網(wǎng)絡(luò)化的要求，發(fā)展機(jī)制以實(shí)現(xiàn)社會(huì)化為主導(dǎo)方向，立足社會(huì)保險(xiǎn)檔案中心，逐步構(gòu)成一個(gè)整體立體式、多方位的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)基本信息和海量數(shù)據(jù)的交互交換。一個(gè)是，要落實(shí)信息服務(wù)機(jī)制的社會(huì)化。要建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案資源的數(shù)據(jù)化，特別是緊扣群眾應(yīng)用的基本需求，建立便于群眾利用的體系，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源共享共用，才能提升檔案的社會(huì)功效。

2、要建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案中心的動(dòng)力機(jī)制

動(dòng)力機(jī)制就是一種正向激勵(lì)，是推動(dòng)管理系統(tǒng)前進(jìn)運(yùn)作的基本動(dòng)力，而動(dòng)力的產(chǎn)生有價(jià)值引導(dǎo)推動(dòng)和物質(zhì)力量的推動(dòng)。價(jià)值這一塊，主要包括社會(huì)保險(xiǎn)檔案的自有價(jià)值，它包括現(xiàn)實(shí)的參考價(jià)值、憑證及歷史研究的價(jià)值。同時(shí)，它也包括公民需要社會(huì)保險(xiǎn)檔案需求應(yīng)用的價(jià)值，每一個(gè)公民都有對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的需求，這也要求檔案中心要提升管理水平，加強(qiáng)服務(wù)能力建設(shè)，做好服務(wù)工作。物質(zhì)這一塊，就是要有充足的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和資金保障。經(jīng)費(fèi)保障要實(shí)現(xiàn)專列并予以充分保障，這是實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案中心科學(xué)發(fā)展的基本物質(zhì)保障。如果能夠?qū)⑸鐣?huì)保險(xiǎn)檔案中心法人化，有獨(dú)立預(yù)逄，實(shí)行法人管理，并加強(qiáng)績(jī)效考核，實(shí)現(xiàn)崗位目標(biāo)職責(zé)的量化績(jī)效考核，也可以進(jìn)一步激發(fā)機(jī)構(gòu)的總體效能的提高。

3、要建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案中心的制約機(jī)制

制約機(jī)制是進(jìn)行限制、修訂的功能，它又分為內(nèi)部的制約和外部的制約，內(nèi)部制約是要求內(nèi)部管理機(jī)制的建立健全，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化制度化科學(xué)化，需要加強(qiáng)基本制度的建設(shè)、管理流程的優(yōu)化，加強(qiáng)內(nèi)部管理人員的職業(yè)道德建設(shè)和作風(fēng)紀(jì)律教育約束，建立真正為參保人服務(wù)的意識(shí)，樹立公開責(zé)任意識(shí)。外部的約束機(jī)制主要有法紀(jì)的約束和社會(huì)監(jiān)督的約束。其中法紀(jì)約束是根本，每個(gè)檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，這是基本底線，特別是《檔案法》與《社會(huì)保險(xiǎn)法》，這是硬杠杠，絕不能逾越。而加強(qiáng)社會(huì)約束是關(guān)鍵。社會(huì)和各種媒體要加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案中心的監(jiān)督，通過監(jiān)督來實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化，并進(jìn)一步落實(shí)責(zé)任，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和科學(xué)化。

四、結(jié)語

構(gòu)建社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心不是一蹴而就的事情，需要長(zhǎng)期的探索，分析。構(gòu)建社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心，能夠打破現(xiàn)在的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理下的一些瓶頸問題。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心是現(xiàn)在的一個(gè)理論性的新興思路。現(xiàn)在還沒有完全的實(shí)施起來，僅僅還是處于一個(gè)剛剛研究的階段。構(gòu)建的時(shí)機(jī)、在構(gòu)建過程中將會(huì)遇到的負(fù)面因素、構(gòu)建社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心的可行性方案、構(gòu)建社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心的具體方案的落實(shí)、怎樣統(tǒng)一規(guī)劃社會(huì)業(yè)務(wù)檔案如福利、業(yè)務(wù)等方面與其他社會(huì)保障檔案管理之間的關(guān)系等等這些問題，還需要大家在今后的工作中多多探索研究。

【參考文獻(xiàn)】

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