網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下電子文件的現(xiàn)狀及問(wèn)題

【摘要】伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子文件的信息化、網(wǎng)絡(luò)化趨勢(shì)不可抵擋。其加速了無(wú)紙化辦公的進(jìn)程，傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的文件逐漸呈現(xiàn)遞減的趨勢(shì)，取而代之的是大量的電子文件，因而電子文件的管理就成為當(dāng)前工作的重中之重。然而高端的技術(shù)卻給電子文件的管理帶了巨大的挑戰(zhàn)，同時(shí)也是一個(gè)絕佳的機(jī)遇，在電子文件的管理過(guò)程中其信息安全問(wèn)題也日益凸顯出來(lái)，并且迫在眉睫。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)化；電子文件；安全問(wèn)題

90年代經(jīng)濟(jì)的全球化，促進(jìn)了高科技信息的飛速發(fā)展。無(wú)紙化的辦公環(huán)境逐漸發(fā)展起來(lái)，并日益成熟，紙質(zhì)文件的社會(huì)功能和屬性逐漸弱于電子文件的功能，電子文件呈現(xiàn)出日新月異的變化，甚至占據(jù)了主導(dǎo)地位。

一、新形勢(shì)下的新挑戰(zhàn)——環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)化

1、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用給社會(huì)文化帶來(lái)的變遷，大力推進(jìn)了信息技術(shù)的發(fā)展。信息技術(shù)是人們用來(lái)獲取信息，傳輸信息，保存信息和分析、處理信息的技術(shù)，是可拓展人的信息器官功能，協(xié)助人們進(jìn)行信息處理的一類技術(shù)。

在電腦與信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，信息技術(shù)對(duì)現(xiàn)代化管理帶來(lái)了巨大的沖擊，新的技術(shù)環(huán)境要求管理思想、組織結(jié)構(gòu)、管理技術(shù)、管理策略發(fā)生深刻變革，使其管理系統(tǒng)與信息技術(shù)變革相適應(yīng)，以獲得相關(guān)的信息技術(shù)效益。信息技術(shù)的應(yīng)用使其變革成為現(xiàn)實(shí)并且得到發(fā)展，甚至成為壯大祖國(guó)的軟實(shí)力。

2、電子文件的“崛起”

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人們對(duì)信息的需求越來(lái)越大，文件工作逐漸邁入了電子文件的新階段，并在文書(shū)部門和檔案部門得到廣泛應(yīng)用。電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸和處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁盤、磁帶和光盤等介質(zhì)上，并在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列的一種文件。紙質(zhì)文件以文字和符號(hào)為記錄形式，組成形式單一，但是電子文件的組成“豐富多彩”，其包括圖像、文字、聲音、影視等信息，并且具有靈活、存儲(chǔ)量大、易于傳輸、便于修改等優(yōu)點(diǎn)，因而在與紙質(zhì)文件的角逐中逐漸凸現(xiàn)出來(lái)，并且得到了廣泛的發(fā)展。

二、電子文件管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

1、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)問(wèn)題

電子文件總要經(jīng)過(guò)一定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)傳輸，那么網(wǎng)絡(luò)的安全隱患必然會(huì)威脅到電子文件信息的安全，導(dǎo)致威脅的因素主要有：網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒入侵等。

（1）網(wǎng)絡(luò)攻擊

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具有復(fù)雜性、多樣性、開(kāi)放性等特點(diǎn)，這既是優(yōu)點(diǎn)也是弊端，在電子文件與其融合的過(guò)程中，不可避免的就造成了電子文件信息的不安全。所謂“道高一尺，魔高一丈”，隨著高科技的發(fā)展，黑客攻擊技術(shù)也在飛速發(fā)展，甚至逐漸成為威脅電子文件信息安全的最大隱患。雖然，黑客攻擊的目的各不相同，但是不管他們出于何種目的都會(huì)對(duì)電子信息的安全構(gòu)成威脅。黑客攻擊的手段也是多樣的，如：密碼破解、IP嗅探與欺騙、攻擊系統(tǒng)漏洞、端口掃描、突破防火墻等。

（2）病毒入侵

病毒的入侵是造成電子文件泄密的的另一因素，它會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)造成有意或無(wú)意的破壞，進(jìn)而威脅到電子文件的安全，常見(jiàn)的病毒主要有：1號(hào)病毒、生物病毒、黑色星期五、小球病毒、CIH病毒等。病毒入侵主要是指惡意程序的入侵，病毒一旦被激活，數(shù)據(jù)就會(huì)受到嚴(yán)重破壞，而且病毒擁有極強(qiáng)的傳染性，快速的傳播甚至?xí)斐烧麄€(gè)系統(tǒng)的癱瘓。造成病毒入侵的原因主要有兩個(gè)：（1）通過(guò)電子文件的信息載體造成的病毒入侵，如：磁帶、磁盤、光盤、優(yōu)盤等；（2）通過(guò)網(wǎng)絡(luò)媒介等造成的病毒入侵，如：電子郵件，在日常工作中我們多數(shù)是通過(guò)郵件來(lái)收發(fā)文件，并且這種病毒不易發(fā)現(xiàn)，令我們防不勝防。

2、工作人員的管理問(wèn)題

（1）管理人員的問(wèn)題

電子文件從產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)過(guò)復(fù)雜的過(guò)程，經(jīng)手的人員也較多，因此很容易產(chǎn)生一些管理上的漏洞。首先，由于工作人員缺乏安全意識(shí)，無(wú)意之中會(huì)造成信息泄密，如：文件管理混亂，對(duì)其不進(jìn)行保密措施，甚至隨便借與他人查看、拷貝等；其次，因?yàn)楣芾聿粐?yán)，發(fā)生安全隱患，由于沒(méi)有嚴(yán)格的管理制度，導(dǎo)致工作人員缺乏責(zé)任意識(shí)，認(rèn)為即使自己泄密了也沒(méi)什關(guān)系，最多不過(guò)被領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)幾句，天塌下來(lái)，“高個(gè)子”頂著呢。

（2）電子文件管理的問(wèn)題

①外界自然因素

在電子文件的管理中，自然災(zāi)害如：狂風(fēng)、疾雪、雷電、暴雨、地震、洪水等都會(huì)對(duì)電子文件的安全造成不同程度的影響，許多文件材料，工作人員付出的努力可能毀于一旦，甚至?xí)癁榛覡a。不適宜的溫濕度、光照也會(huì)造成物理或化學(xué)變化，使存儲(chǔ)載體變質(zhì)，性能降低，結(jié)構(gòu)強(qiáng)度減弱、易磁化、易發(fā)霉，這些都會(huì)破壞信息的存儲(chǔ)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或聲像失真。

②內(nèi)部人為因素

電子文件介質(zhì)本身隨著使用次數(shù)的增加，其結(jié)構(gòu)性能就會(huì)有一定程度的降低，不正確的操作往往會(huì)使盤帶損傷，從而引起光盤、磁盤讀出錯(cuò)誤的信息，磁帶卡帶等現(xiàn)象。光盤在使用過(guò)程中，如果發(fā)生強(qiáng)行彈開(kāi)光驅(qū)，磁盤讀寫(xiě)過(guò)程中突然停機(jī)等情況，則會(huì)加重光盤的磨損。另外，對(duì)光盤、磁盤、磁帶等質(zhì)地輕薄的存儲(chǔ)載體要輕拿輕放，否則極易造成其破損而丟失信息。

（3）電子文件自身的問(wèn)題

電子文件由于其自身所具有的特性，也會(huì)對(duì)電子文件的安全帶來(lái)一定的威脅。一方面隨著科技的進(jìn)步、制作載體的材料和科技也在不斷進(jìn)步，而電子文件承載信息的載體又具有特殊性和變化性，所以載體本身的憂患對(duì)電子文件的安全性極為重要。另一方面，電子文件的內(nèi)容與載體的可分離性，導(dǎo)致電子文件信息內(nèi)容容易被復(fù)制、改動(dòng)。在如今的網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，其信息擴(kuò)散的速度是難以控制的，所以我們要加強(qiáng)對(duì)電子文件載體材料和文件的管理。

①文件載體的憂患

電子文件存儲(chǔ)的載體為光盤、軟磁盤、磁帶、優(yōu)盤等，有故障或有病毒的光盤，不能讀出信息甚至?xí)斐尚盘?hào)強(qiáng)烈不穩(wěn)定，或者導(dǎo)致許多誤碼，有些信息即使在驅(qū)動(dòng)器上也讀不出來(lái)。軟磁盤、磁帶質(zhì)量不好或過(guò)期失效也同樣會(huì)導(dǎo)致電子文件信息丟失。載體的質(zhì)量也會(huì)影響文件保存的壽命，高質(zhì)量的電子文件載體在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量的載體往往不到一年就出現(xiàn)了各種毛病，所以在購(gòu)進(jìn)辦公用品時(shí)一定要嚴(yán)把質(zhì)量，做好電子文件信息安全的第一步。

②存儲(chǔ)過(guò)程的憂患

電子文件以電子的形式存在，具有虛擬性與動(dòng)態(tài)性，人們只要通過(guò)鍵盤、鼠標(biāo)、掃描儀等工具就可以進(jìn)行存貯、刪除、發(fā)送給他人，同時(shí)還可以進(jìn)行修改、編輯，所以就容易產(chǎn)生電子文件信息被修改、復(fù)制等問(wèn)題。

在21世紀(jì)的今天，大量的電子文件與紙質(zhì)文件匯成了巨大的信息流，并且成為社會(huì)創(chuàng)新，經(jīng)濟(jì)建設(shè)，市場(chǎng)發(fā)展的寶貴資源，如果對(duì)這些電子文件管理不善，將是我們的一大損失，因此，我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電子文件的監(jiān)管，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)將可能出現(xiàn)的安全漏洞扼殺在搖籃里，規(guī)范電子文件的管理制度，建立健全管理體系，最大程度的發(fā)揮其作用，促進(jìn)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

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【作者簡(jiǎn)介】

張德艷（1995—），女，甘肅省民勤人，本科學(xué)歷，單位：西北師范大學(xué)文學(xué)院，主要研究方向：語(yǔ)言文學(xué)。