科研檔案的信息化管理

尹志潔

科研項(xiàng)目是在特定的時(shí)間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成的科學(xué)技術(shù)研究活動。以地方科研院所為例，不同的科研團(tuán)隊(duì)有不同的研究領(lǐng)域，各個(gè)研究團(tuán)隊(duì)申請的科研項(xiàng)目又分為縱向科研項(xiàng)目和橫向科研項(xiàng)目，因此項(xiàng)目種類繁多，科研項(xiàng)目檔案的管理成為了科研院所中科研管理部門的重要工作。

科研機(jī)構(gòu)的科研項(xiàng)目檔案是科學(xué)研究活動的真實(shí)記錄，是一項(xiàng)重要的信息資源，機(jī)構(gòu)所屬的各研究團(tuán)隊(duì)及相關(guān)研究人員職務(wù)活動中形成的各類科研項(xiàng)目檔案，需要實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，以利于開發(fā)和利用。

一、科研檔案管理的特點(diǎn)

科研項(xiàng)目檔案管理是科研管理的重要組成部分，是科研活動的重要環(huán)節(jié)，也是保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)的一項(xiàng)重要舉措。檔案管理與計(jì)劃管理、項(xiàng)目管理、成果管理緊密結(jié)合，納入到科研計(jì)劃、規(guī)劃，納入到科研管理制度。其特點(diǎn)也較為明顯。

（一）檔案收集、整理的復(fù)雜性

科研檔案涵蓋了科研項(xiàng)目活動的整個(gè)過程，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要多次的試驗(yàn)和研究。有的科研項(xiàng)目還是多個(gè)科研團(tuán)隊(duì)的合作項(xiàng)目，致使科研檔案的收集管理較為復(fù)雜。

（1）數(shù)據(jù)量大。科研項(xiàng)目可以分多個(gè)不同的子課題，每個(gè)課題和主項(xiàng)目一樣需要階段性管理，對形成的階段性成果、目標(biāo)進(jìn)行檢驗(yàn)考核。同時(shí)一個(gè)科研項(xiàng)目可能涉及多個(gè)立檔單位，多個(gè)專業(yè)學(xué)科。這樣就形成了大量的檔案資料需要存檔。

（2）時(shí)間跨度大?？蒲许?xiàng)目從項(xiàng)目申請、立項(xiàng)論證、組織實(shí)施，到檢查評估、驗(yàn)收鑒定、成果申報(bào)、科技推廣、檔案入庫整個(gè)過程一般需要1-3年，如果有其他客觀因素，導(dǎo)致項(xiàng)目延期則周期更長。

（二）檔案管理的安全性

科研項(xiàng)目在研究過程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體，可能是具有創(chuàng)新性的技術(shù)設(shè)計(jì)及專利內(nèi)容，這些資料體現(xiàn)了較為高、精、尖的科學(xué)技術(shù)水平，形成的成果擁有知識產(chǎn)權(quán)，因此對于檔案的內(nèi)容就要嚴(yán)格的保密，檔案的管理工作就要采取有效的安全措施。

二、科研檔案管理信息化的意義

科研檔案管理信息化平臺的設(shè)計(jì)有利于加快科研檔案現(xiàn)代化管理水平，改進(jìn)科研檔案管理模式。科研檔案信息化平臺的設(shè)計(jì)就是把科研檔案資源轉(zhuǎn)化為電子化的信息，這些資源包含項(xiàng)目整個(gè)活動過程中產(chǎn)生的文檔、多媒體資源、創(chuàng)新成果等，形成一個(gè)分類明確的科研檔案資源信息庫，安全快捷地提供檔案服務(wù)，增強(qiáng)檔案科學(xué)性管理，實(shí)現(xiàn)科研檔案信息資源共享。

首先，檔案管理電子化利于科研檔案的長期保存，紙質(zhì)的檔案保存期限有限，同時(shí)查找翻閱不方便。其次，規(guī)范化的數(shù)據(jù)信息可以規(guī)范操作，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量及信息處理的效率，同時(shí)縮短了項(xiàng)目決策周期，通過檔案的管理實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的動態(tài)跟蹤管理。第三，檔案的信息化促進(jìn)研究人員的相互交流，在信息資源共享和有效利用的基礎(chǔ)上，更能促進(jìn)科研成果的轉(zhuǎn)化。

三、合理利用信息化的科研檔案及科學(xué)化管理

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，培養(yǎng)信息技術(shù)人才

對實(shí)施科研檔案信息化管理投入專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，配置必須的軟硬件設(shè)施，提高計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度。

檔案管理人員承擔(dān)著具體實(shí)施的工作職責(zé)，不僅要熟練地運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)、信息儲存技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)及多媒體技術(shù)，還要有加工提煉有效檔案信息的能力，對項(xiàng)目的檔案信息進(jìn)行判斷分析，保證科研項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性和完整性。因此要加強(qiáng)檔案信息化管理的培訓(xùn)，普及信息化技術(shù)知識。

（二）建立更有效的電子檔案管理制度

科研機(jī)構(gòu)要建立符合自己的完善的檔案信息化管理制度。制訂電子文檔、多媒體資源收集、整合和安全管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)。明確科研檔案的信息化操作方式，明確在科研檔案管理過程中涉及到的各個(gè)單位個(gè)人的職責(zé)權(quán)限，使各個(gè)操作環(huán)節(jié)都要有章可循。

（三）提高科研項(xiàng)目電子檔案的安全性

加強(qiáng)對檔案管理信息化平臺的管理，確保檔案資源庫的安全。提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生。采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案管理信息化平臺的安全和網(wǎng)絡(luò)的安全。平臺的安全性設(shè)計(jì)主要包括以下幾個(gè)方面：

（1）系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的安全性。設(shè)置驗(yàn)證用戶的權(quán)限，增加用戶訪問控制。以確保只有合法授權(quán)用戶才能訪問檔案資源庫，防止惡意破壞或修改。通過數(shù)字簽名技術(shù)對立檔單位進(jìn)行安全性檢驗(yàn)，同時(shí)檢驗(yàn)文檔資源在傳送過程中是否丟失或不完整。對數(shù)據(jù)庫中相關(guān)數(shù)據(jù)表的字段、相關(guān)文檔進(jìn)行加密處理。

（2）系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。建立平臺操作日志，通過記錄各個(gè)時(shí)間點(diǎn)、每個(gè)用戶進(jìn)行的任何操作，使管理員可以監(jiān)控系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)。同時(shí)，不定期對數(shù)據(jù)資源庫進(jìn)行備份。

四、結(jié) 論

科研檔案管理是科學(xué)技術(shù)管理體系的重要組成部分。實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，組建科研項(xiàng)目檔案庫，建立信息服務(wù)平臺，為有許可權(quán)限的決策部門、相關(guān)行業(yè)及研究人員提供更快捷全面的檔案查閱、信息服務(wù)。

（作者單位：河北省科學(xué)院）