文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析

何蕾

摘 要：文書檔案管理工作在政府機關(guān)、企事業(yè)單位等各項管理工作中均占有很重要的地位，因此文書檔案管理工作的順利開展意義十分重大。本文就針對文書檔案管理工作中存在的問題及對策進(jìn)行簡單分析，以供日后參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；問題；對策

文書檔案在各個單位中具有重要的價值，對單位的各項活動能夠客觀地反映，也是單位管理水平的直接體現(xiàn)，方便單位的管理層對企業(yè)的管理水平進(jìn)行評價，從而找出管理工作中存在的弊端，進(jìn)行科學(xué)的整改。在計算機信息技術(shù)迅猛發(fā)展的現(xiàn)代，文書檔案管理也具備信息化的特點，而文書檔案管理工作中存在的一些問題仍然需要管理人員加以重視。

一、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）管理理論混淆

文書工作和檔案管理工作是兩種不同的內(nèi)容，但檔案管理需要在文書工作順利開展的前提下才能夠有效進(jìn)行。當(dāng)前很多單位對這兩個工作相混淆，并且沒有做好這兩個工作的協(xié)調(diào)管理，文書檔案管理人員沒有重視與文秘的工作銜接，以至于文書檔案管理與文書工作相脫節(jié)，使得檔案管理工作難以有序地開展，同時也一定程度上影響了文秘的文書工作。所以在對文書工作和檔案管理工作的問題上，兩者是相互聯(lián)系的，檔案管理人員只有正確認(rèn)識到這點，才能保證工作質(zhì)量。

（二）檢索效率低下

手工檢索與計算機檢索是現(xiàn)階段文書檔案檢索的主要方式，但大多數(shù)的情況下仍是以傳統(tǒng)的檢索方式為主，對文書檢索效率造成了極大的影響。不少工作人員存在著認(rèn)識上的錯誤，認(rèn)為提升文書檔案服務(wù)質(zhì)量需要進(jìn)行更多檢索工具的編制?？偠灾瑳]有能夠很好地在工作中運用現(xiàn)代信息技術(shù)是影響檢索效率的主要原因。

（三）人員培訓(xùn)不足

人手不足是文書檔案管理工作中普遍存在的問題，究其原因，主要是因為對這一工作重視不足導(dǎo)致的。在信息技術(shù)時代，文書檔案管理工作能夠借助現(xiàn)代化的技術(shù)實施便利化管理，這就要求工作人員及時了解和掌握新的技術(shù)與方法，并將之應(yīng)用于實際工作中，與自身的專業(yè)知識相結(jié)合更好地完成各項工作任務(wù)。但接受新的知識與技術(shù)對于部分老員工來說具有一定的難度，其思維方式與工作方法都不能快速地跟進(jìn)時代要求，這就制約了文書檔案工作的發(fā)展與進(jìn)步[1]。

二、文書檔案管理工作問題的解決對策

（一）加強文書與檔案的銜接

文件作為檔案的基礎(chǔ)，其質(zhì)量與檔案的質(zhì)量直接關(guān)聯(lián)，而文書部門主要負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行處理，因此，其處理的規(guī)范性就決定了檔案的準(zhǔn)確性與完整性，這就要求文書工作與檔案工作要做好規(guī)范化的銜接。為加強文書工作與檔案工作的規(guī)范化銜接，文書工作人員需要具備較強的檔案意識，及時地將文書材料立卷歸檔，避免有文書材料散失在外，在處理文件時文書人員還需要充分考慮后期的檔案管理，盡可能地促使文書工作與檔案管理工作可以實現(xiàn)一體化。同時，文書人員還需要加強文件材料質(zhì)量的管控，避免因文書工作的拖延而影響文書檔案管理工作。文書人員在收發(fā)文件時要及時登記，一旦發(fā)現(xiàn)有文件缺失就要立即查找，確保文件的完整性，這樣文書檔案管理才可以有序進(jìn)行。

（二）提升檔案管理人員素質(zhì)

在互聯(lián)網(wǎng)普及范圍不斷擴(kuò)大與科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的情況下，檔案管理人員應(yīng)注重提升自身的綜合素質(zhì)，包括計算機應(yīng)用技能、檔案管理專業(yè)水平及信息素養(yǎng)等，以便能夠適應(yīng)新時代對于文書檔案管理及利用工作提出的要求。另一方面，應(yīng)根據(jù)時代變化對檔案管理工作提出要求加快信息化管理進(jìn)程。管理文書檔案的根本目的在于實現(xiàn)資源共享，并在共享檔案資源的過程中充分發(fā)掘檔案價值，進(jìn)而為生產(chǎn)實踐提供服務(wù)。為了能夠使檔案資源在最大程度上實現(xiàn)共享，則應(yīng)注意加快信息化管理步伐。首先，應(yīng)注意增加信息化管理的經(jīng)費投入。其次，應(yīng)注意根據(jù)文書檔案的開發(fā)與利用現(xiàn)狀配備充足的軟件設(shè)施、硬件設(shè)施，以便為信息化管理的實現(xiàn)提供支撐。此外，應(yīng)加快信息安全機制的建設(shè)進(jìn)程，在保證檔案信息處于安全狀態(tài)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)資源共享[2]。

（三）建立有效的管理制度

為了改善文書檔案管理工作，需要對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化，建立有效的管理制度與工作程序，并督促文書檔案管理人員嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。管理制度與工作程序需要盡可能地細(xì)化，具有可操作性。文書檔案管理的工作人員需要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核，確保公文在正式印制前的審核簽發(fā)手續(xù)完整，在印制后還需要進(jìn)行二次復(fù)核，如果需要修改就需要按照程序復(fù)審，只有這樣建立有效的管理制度和工作程序，才可以確保文書檔案管理工作的質(zhì)量[3]。

三、結(jié)語

總而言之，目前文書檔案管理工作還存在許多的問題，文書檔案管理工作人員需要進(jìn)一步提升自我素質(zhì)，在現(xiàn)代管理手段的輔助下，提升文書檔案管理的工作效率，使文書檔案管理工作能夠高效率、高質(zhì)量地展開，為企業(yè)、單位的長遠(yuǎn)發(fā)展和形象的提高作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]聶丹萍.新時期文書檔案管理存在的問題及對策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，15：79.

[2]楊寧.文書檔案管理工作存在的問題及對策分析[J].黑龍江檔案，2014，06：66.

[3]黃雪萍.文書檔案管理中存在的問題及對策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，13：60.