孫雪花

摘要：高校二級(jí)學(xué)院科研秘書(shū)協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和科技處做好二級(jí)學(xué)院教學(xué)科研的組織管理工作，充分發(fā)揮"上傳下達(dá)、下情上傳"的作用，使二級(jí)學(xué)院的科研活動(dòng)有章可循、規(guī)范有序。筆者從科研秘書(shū)的定義、工作定位、崗位職責(zé)、職能要求及應(yīng)具備的基本能力等幾個(gè)方面提出自己的觀點(diǎn)，以期為高校二級(jí)學(xué)院科研秘書(shū)工作提供參考。

關(guān)鍵詞：高校二級(jí)學(xué)院；科研秘書(shū)；工作定位；職能要求

中圖分類(lèi)號(hào)：G32 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2016）24-0107-02

隨著我國(guó)高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和內(nèi)涵建設(shè)的進(jìn)一步推進(jìn)，各高校的學(xué)科建設(shè)、科研工作得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，各教學(xué)單位在學(xué)科建設(shè)、科研管理等方面的工作任務(wù)也越來(lái)越重。為進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校的學(xué)科建設(shè)和科研管理工作，各教學(xué)單位設(shè)立“科研秘書(shū)”崗位是非常有必要的，需要各科研院所在本單位內(nèi)選拔一批政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、具有較高學(xué)術(shù)水平的年輕教師從事科研管理工作。

近些年來(lái)，國(guó)家對(duì)高校教師的科研創(chuàng)新能力越來(lái)越重視，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的投入比例也越來(lái)越大，科研工作對(duì)于各個(gè)高校來(lái)說(shuō)是重中之中。要想順利的完成各項(xiàng)科研工作，就需要有一個(gè)得力的科研秘書(shū)來(lái)組織協(xié)調(diào)傳達(dá)各項(xiàng)科研任務(wù)?？蒲忻貢?shū)要對(duì)自己的工作有一個(gè)準(zhǔn)確的定位，才能更好地發(fā)揮自己的作用，才能更好地服務(wù)于廣大科研人員，才能更好地完成各項(xiàng)科研工作。

一、高校二級(jí)學(xué)院科研秘書(shū)的界定

通常，秘書(shū)是指專(zhuān)門(mén)從事辦公室程序性工作、辦理文書(shū)、聯(lián)系各方、協(xié)調(diào)辦公室工作、幫助主管人員處理瑣碎的行政事務(wù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員。

科研秘書(shū)是秘書(shū)中的一個(gè)分支，處于科研與管理的中間地帶，是指從事高校科研管理工作的基礎(chǔ)人員，協(xié)助主管科研領(lǐng)導(dǎo)處理日常的科研事務(wù)，聯(lián)系各方，溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)將有關(guān)科研信息和科研任務(wù)傳遞給所有科研工作人員并為所有科研工作者服務(wù)的人員[1]?？蒲忻貢?shū)要協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和科技處做好二級(jí)學(xué)院教學(xué)科研的組織管理工作，充分發(fā)揮“上傳下達(dá)、下情上傳”的作用，使二級(jí)學(xué)院的科研活動(dòng)有章可循、規(guī)范有序。

二、高校二級(jí)學(xué)院科研秘書(shū)的工作定位

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，國(guó)家對(duì)高校的科研管理工作越來(lái)越重視，高?？蒲泄芾砉ぷ鳚u漸向二級(jí)學(xué)院轉(zhuǎn)移。面對(duì)來(lái)自各方面的挑戰(zhàn)，高校二級(jí)學(xué)院的科研秘書(shū)工作也越來(lái)越受到重視。對(duì)于科研秘書(shū)來(lái)說(shuō)，必須要對(duì)自己的工作定位有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，要充分發(fā)揮其助手作用、參謀作用、協(xié)調(diào)作用、服務(wù)作用。

科研秘書(shū)的工作定位主要是輔助性和服務(wù)性的。高校二級(jí)學(xué)院科研秘書(shū)是學(xué)院科研工作的紐帶和橋梁，科研秘書(shū)的工作處于科研與管理的中間層面[2]。學(xué)院科研秘書(shū)的工作主要是協(xié)助學(xué)校科技處各職能部門(mén)和工作人員及時(shí)將有關(guān)科研信息、科研事務(wù)及科研任務(wù)傳達(dá)給學(xué)院所有科研工作人員；輔助學(xué)院主管科研的院長(zhǎng)和學(xué)?？萍继幑芾肀緦W(xué)院的科研工作?？蒲忻貢?shū)工作的服務(wù)性主要是指科研秘書(shū)要服務(wù)于學(xué)?？萍继幍念I(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員；要服務(wù)于本學(xué)院主管科研工作的院長(zhǎng)；要服務(wù)于學(xué)院所有的一線科研工作者，及時(shí)準(zhǔn)確的將相關(guān)科研信息和科研政策傳遞給每一位科研工作者，為所有進(jìn)行科研工作的人員提供相應(yīng)的科研服務(wù)。

科研秘書(shū)作為科研管理者，對(duì)外承擔(dān)著協(xié)助教師爭(zhēng)取各種橫向縱向課題、項(xiàng)目的監(jiān)控和管理、申報(bào)各種科研評(píng)比材料等。對(duì)內(nèi)處理二級(jí)學(xué)院科研工作的日常事務(wù)，包括計(jì)劃任務(wù)的通知落實(shí)、檔案的清理和歸檔、項(xiàng)目的常規(guī)管理、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的計(jì)劃管理、科研設(shè)備管理以及協(xié)助開(kāi)展科技服務(wù)、技術(shù)咨詢(xún)、成果轉(zhuǎn)化等。

三、科研秘書(shū)應(yīng)具備的職能要求

科研秘書(shū)不僅要具備作為秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)技能，而且還應(yīng)該具有科研秘書(shū)特有的專(zhuān)業(yè)技能[3]。作為一個(gè)合格稱(chēng)職的科研秘書(shū)，對(duì)個(gè)人職能方面有以下幾方面的要求。

1.一個(gè)科研秘書(shū)要熟知和了解國(guó)家和地方的有關(guān)科研政策、科研形勢(shì)、科研方向，要對(duì)自己所在學(xué)校的科研制度、科研管理辦法充分了解；要熟悉自己所在學(xué)校科技處的工作方式、工作程序；要了解所在二級(jí)學(xué)院科研人員在進(jìn)行研究工作時(shí)遇到的困難和問(wèn)題，并按照相關(guān)科研政策和文件給予幫助以提高其科研效率。

2.作為一個(gè)科研秘書(shū)要具備一定的文字功底，要有一定的寫(xiě)作和文字處理能力。作為一個(gè)科研秘書(shū)，要能獨(dú)自草擬學(xué)院有關(guān)科研工作方面的文件和資料，能夠擬撰寫(xiě)學(xué)院每年度的科研工作總結(jié)，能夠擬撰寫(xiě)學(xué)院的科研管理文件，等等。只有這樣，科研秘書(shū)在文件處理方面才能游刃有余，才能做到使領(lǐng)導(dǎo)和科研工作人員滿(mǎn)意。

3.科研秘書(shū)應(yīng)當(dāng)具備檔案收集、整理及管理的能力。作為一個(gè)合格的科研秘書(shū)，在平時(shí)的工作中要做好檔案收集、整理的工作。科研秘書(shū)要熟悉和了解本學(xué)院所有科研人員的基本信息，包括科研人員的姓名、年齡、性別、學(xué)歷、職稱(chēng)、研究方向、聯(lián)系方式、發(fā)表論文情況、獲得專(zhuān)利情況、獲獎(jiǎng)情況、已經(jīng)完成的縱向橫向科研項(xiàng)目、正在承擔(dān)的縱向橫向科研項(xiàng)目、已經(jīng)獲得的科研成果、正在申報(bào)的科研成果以及科研人員所在的科研創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)的相關(guān)信息等都應(yīng)該了如指掌，只有掌握了這些基本信息，科研工作才能夠順利進(jìn)行。

4.科研秘書(shū)應(yīng)具有較強(qiáng)的本學(xué)科的相關(guān)學(xué)科知識(shí)。科研秘書(shū)不僅要懂得教育規(guī)律，還要熟悉本學(xué)院甚至各個(gè)專(zhuān)業(yè)的科研、教學(xué)情況以及本學(xué)科在國(guó)內(nèi)外所處的水平、地位以及今后的發(fā)展方向。

5.接受信息的敏銳性和收集信息能力。面對(duì)信息技術(shù)迅猛發(fā)展的挑戰(zhàn)，高校二級(jí)學(xué)院的科研秘書(shū)也承受著日益增強(qiáng)的信息沖擊，因此要變成具有現(xiàn)代信息觀念的科研秘書(shū)。高校二級(jí)學(xué)院的科研秘書(shū)直接為學(xué)院主管科研的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)決策提供文件、資料和信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理學(xué)院日?？蒲惺挛锏娜蝿?wù)，而信息正是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。科研秘書(shū)必須具有強(qiáng)烈的接受信息的敏銳性和及時(shí)收集各種信息的能力及信息時(shí)代，誰(shuí)能最快獲得前瞻性的科研信息，誰(shuí)就能占有先機(jī)，占據(jù)制高點(diǎn)。

6.良好的服務(wù)意識(shí)和溝通協(xié)調(diào)能力。作為一個(gè)合格的科研秘書(shū)，首先要熱愛(ài)本職工作，具有服務(wù)教師的意識(shí)，本著“從教師中來(lái)，到教師中去”的服務(wù)意識(shí)，更有利于本學(xué)院科研工作的開(kāi)展；工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，樂(lè)于奉獻(xiàn)，時(shí)刻保持清醒頭腦，認(rèn)真踏實(shí)做好每一項(xiàng)工作，以防給教師和學(xué)院帶來(lái)不可彌補(bǔ)的錯(cuò)失；在工作中，謙虛謹(jǐn)慎、平等待人，辦公室秘書(shū)必須寬厚謙和，對(duì)上固然要尊敬，對(duì)下也要熱情有禮；同時(shí)，作為科研秘書(shū)要嚴(yán)守科研信息，涉及到課題的前沿領(lǐng)域和科研項(xiàng)目的秘密成果等，就需要科研秘書(shū)能夠嚴(yán)守信息保密制度。

四、高校二級(jí)學(xué)院科研秘書(shū)的崗位職責(zé)

高校二級(jí)學(xué)院科研秘書(shū)的崗位職責(zé)主要包括以下幾個(gè)方面[4]。

1.及時(shí)、準(zhǔn)確、有效的將學(xué)?？萍继幭逻_(dá)的科研信息、科研任務(wù)、通知公告等傳達(dá)給學(xué)院每位科研工作者。在學(xué)?？萍继幑ぷ魅藛T、學(xué)院主管科研工作的院長(zhǎng)、科研工作者之間起到溝通協(xié)調(diào)的樞紐作用。

2.協(xié)助本學(xué)院主管科研的院長(zhǎng)編制全院科研工作發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，落實(shí)總結(jié)學(xué)院的各科研計(jì)劃。協(xié)助主管科研的院長(zhǎng)組織學(xué)院科研項(xiàng)目、科研成果、科研課題及各類(lèi)評(píng)獎(jiǎng)的上報(bào)申報(bào)工作。做好本學(xué)院每年度科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、各類(lèi)成果、獲獎(jiǎng)及學(xué)術(shù)活動(dòng)的統(tǒng)計(jì)、上報(bào)工作。配合學(xué)?？萍继幒蛯W(xué)院主管科研的院長(zhǎng)做好本學(xué)院教職工各類(lèi)科研課題的中期檢查和項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收工作。

3.草擬學(xué)院有關(guān)科研方面的文件和材料，認(rèn)真做好本學(xué)院有關(guān)科研工作的重要會(huì)議記錄，草擬會(huì)議紀(jì)要、決議，協(xié)助主管科研院長(zhǎng)組織召開(kāi)學(xué)院的相關(guān)科研工作會(huì)議。

4.負(fù)責(zé)全院教師每年科研成果分類(lèi)統(tǒng)計(jì)、核對(duì)和上報(bào)工作，并及時(shí)匯總歸檔，完成學(xué)院年終科研工作量的統(tǒng)計(jì)，為全院教職工申報(bào)職稱(chēng)做好材料準(zhǔn)備工作，為學(xué)院教學(xué)檢查和評(píng)估以及學(xué)位點(diǎn)的申報(bào)做好材料準(zhǔn)備工作。

5.協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及科研工作者組織各類(lèi)學(xué)術(shù)活動(dòng)。每年年底或年初，協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)制定下年度學(xué)術(shù)活動(dòng)計(jì)劃，做好上一年學(xué)術(shù)活動(dòng)情況的統(tǒng)計(jì)和工作總結(jié)；協(xié)助學(xué)院和各系中心負(fù)責(zé)人組織各類(lèi)學(xué)術(shù)會(huì)議，講學(xué)活動(dòng)的通知、海報(bào)、場(chǎng)地的準(zhǔn)備和外地學(xué)者的接待工作，并協(xié)同行政秘書(shū)做好用車(chē)食宿等工作；掌握教師參加國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)活動(dòng)和學(xué)術(shù)團(tuán)體統(tǒng)計(jì)匯總工作；等等。

6.其他日常科研管理工作。定期收集、整理本單位的科研成果數(shù)據(jù)，按照學(xué)?？蒲刑幖皩W(xué)院相關(guān)規(guī)定，做好本院科研成果的錄入存檔、對(duì)外匯報(bào)材料和總結(jié)的起草工作；及時(shí)落實(shí)科技處等部門(mén)下發(fā)的各類(lèi)通知、文件，負(fù)責(zé)項(xiàng)目申報(bào)、學(xué)科建設(shè)、課題開(kāi)發(fā)等資料整理工作，負(fù)責(zé)科研資料的建檔、歸檔工作，負(fù)責(zé)草擬科研工作相關(guān)的計(jì)劃、總結(jié)、辦法和制度，負(fù)責(zé)學(xué)位點(diǎn)的申報(bào)工作，負(fù)責(zé)各類(lèi)學(xué)術(shù)活動(dòng)的組織安排和服務(wù)工作，完成年終科研工作量的統(tǒng)計(jì)、計(jì)算工作等。

當(dāng)今社會(huì)，科研工作已成為各個(gè)高校發(fā)展中不可或缺的重要組成部分。高校二級(jí)學(xué)院科研秘書(shū)是高校下屬單位二級(jí)學(xué)院從事本學(xué)院科研管理工作的專(zhuān)職人員。高校二級(jí)學(xué)院科研秘書(shū)是學(xué)院科研工作的紐帶和橋梁，充分發(fā)揮其“上傳下達(dá)、下情上傳”的作用，對(duì)于高校二級(jí)學(xué)院的科研活動(dòng)有章可循、規(guī)范有序至關(guān)重要。此文從科研秘書(shū)的定義、工作定位、崗位職責(zé)及職能要求等幾個(gè)方面進(jìn)行了分析，并結(jié)合自己從事科研秘書(shū)工作的經(jīng)驗(yàn)，提出自己的觀點(diǎn)，以期為高校二級(jí)學(xué)院科研秘書(shū)工作提供參考。

參考文獻(xiàn)：

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