事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的新思路

張忠文

【摘要】在現(xiàn)代化進(jìn)程高速發(fā)展的今天，事業(yè)單位的地位越來越重要。要想保證事業(yè)單位的工作順利進(jìn)行，就要對工作中的任何一項(xiàng)基礎(chǔ)工作都不能放松。事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)十分重要的工作。但是目前我國事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)存在著很多的問題，這些問題影響事業(yè)單位工作的順利進(jìn)行。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新與改革

1.事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的意義分析

事業(yè)單位對保證社會正常的經(jīng)濟(jì)秩序正常進(jìn)行有十分重要的作用。事業(yè)單位每天運(yùn)轉(zhuǎn)的情況，人員變動和各項(xiàng)業(yè)務(wù)往來的相關(guān)情況都要以信息的形式記錄在檔案中。檔案資料可以給單位員工參閱，以便于事業(yè)單位各部門人員對單位的運(yùn)轉(zhuǎn)情況有一定程度的掌握。還可以通過以往檔案記錄的信息進(jìn)行分析以在日后的工作過程中根據(jù)經(jīng)驗(yàn)合理分析時(shí)態(tài)，做出有利于單位發(fā)揮的決策。

2.當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

2.1事業(yè)單位對檔案管理工作重視程度不夠

事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的各種各樣的問題，最根本的原因就是事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度不夠。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)部門普遍認(rèn)為檔案記錄只是單純的對單位的發(fā)展歷程還有一些日常情況的簡單記錄，對于單位的發(fā)展和未來的趨勢變化的預(yù)測作用并不大，所以不予以高度的重視。所以安排給檔案管理部門的人員設(shè)備也并不精良完善，對檔案管理工作的監(jiān)督和管理工作也不會重視，使其出現(xiàn)很多漏洞，但是領(lǐng)導(dǎo)對于這漏洞的出現(xiàn)也不及時(shí)解決，最終問題越積越多，可能對事業(yè)單位發(fā)展帶來危害。

2.2進(jìn)行檔案管理的工作人員素質(zhì)不高

事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)管理工作，需要有專業(yè)管理知識的人進(jìn)行操作。但是現(xiàn)在由于事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視導(dǎo)致單位安排給檔案管理部門的人員大多都是沒有經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識的人員，很多人員還是身兼數(shù)職，對于檔案管理工作根本不認(rèn)真對待。他們對于怎么整理資料，怎么辨別重要信息和次要信息，怎么保存和查閱他們沒有工作經(jīng)驗(yàn)只能通過以往的工作記錄來摸索出這項(xiàng)工作的規(guī)律。而且，從事檔案管理的工作的工資待遇普遍不高，職工工作起來沒有積極性，也就沒有對這項(xiàng)工作的責(zé)任心。職工態(tài)度散漫和能力落后使得檔案管理工作存在問題。

2.3用于進(jìn)行檔案管理的方法傳統(tǒng)，技術(shù)落后

在當(dāng)前的信息化時(shí)代，各行各業(yè)都已經(jīng)應(yīng)用了現(xiàn)代化信息技術(shù)。但是目前很多事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的方法傳統(tǒng)，使用的技術(shù)也很落后。比如對于檔案信息的收集還是通過人工傳遞的方法，這樣對信息獲取的及時(shí)性有很大影響。對檔案信息的錄入也是采用手工錄入的方式，這樣就可能導(dǎo)致錯誤率增加，登記耗費(fèi)的時(shí)間精力大。而且隨著事業(yè)單位愈發(fā)展，所需要處理的數(shù)據(jù)就越多，如果沒有科學(xué)先進(jìn)的設(shè)備支持，只靠人力解決。就會在處理時(shí)有很多繁瑣問題，耗費(fèi)大量精力。而且對于現(xiàn)有的一些的檔案管理的軟件處理技術(shù)也太過陳舊老套，沒有及時(shí)更新?lián)Q代，不能適應(yīng)新時(shí)代下對檔案管理的要求。

2.4事業(yè)單位沒有建立完善的檔案管理制度

現(xiàn)在市場經(jīng)濟(jì)競爭激烈，各行各業(yè)都在努力在市場上占有一席之地。事業(yè)單位為了在競爭中占有強(qiáng)有力的位置也是努力發(fā)展自身，但是很多事業(yè)都是只顧著單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，但是卻忽略了很多基礎(chǔ)工作。對于檔案管理這樣易忽視的工作就容易被忽略。更沒有完善的檔案管理制度，沒有制度的約束，就會產(chǎn)生人員工作態(tài)度散漫，做出不符合崗位要求的行為，對于出現(xiàn)的錯誤也沒有合理的體制去監(jiān)督和管理，從而造成很多問題。

3.對事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新改革的措施

3.1重視事業(yè)單位的檔案管理工作

事業(yè)單位的檔案管理對于單位來說是一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)工作，打好基礎(chǔ)是做好事業(yè)的重要成功因素。很多記錄在檔案里的經(jīng)驗(yàn)對事業(yè)單位來說都是十分受益的。所以要充分重視事業(yè)單位的檔案管理工作。首先要從領(lǐng)導(dǎo)人員做起，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，加大人力和物力的投入量，別的員工才會意識到這項(xiàng)工作的重要性。領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作也應(yīng)該多關(guān)心，多詢問，體現(xiàn)出對這項(xiàng)工作的重視。只有領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度方針正確，手下的員工才會干其精神，貫徹其領(lǐng)導(dǎo)方針，上下一心。還要開展宣傳活動，宣傳講解檔案管理工作的重要性，讓單位各階層員工都正確認(rèn)識檔案管理工作的地位和作用，共同推進(jìn)事業(yè)發(fā)展。

3.2提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

事業(yè)單位在認(rèn)識到了檔案管理的重要意義之后，就應(yīng)該給檔案管理部門安排得力的職工。在招聘員工時(shí)，側(cè)重于吸收有專業(yè)知識的檔案管理人員。對于現(xiàn)有的在這個(gè)崗位上上工作的人員進(jìn)行績效和工作能力考核，將不適合這個(gè)崗位，甚至是渾水摸魚的人員調(diào)用到奇特崗位上甚至解雇。事業(yè)單位還要定期舉行有關(guān)于檔案管理的講座，宣傳檔案工作的重要意義，提高人員素質(zhì)和工作意識，向員工講授管理方法，管理經(jīng)驗(yàn)。對優(yōu)秀人才重點(diǎn)培養(yǎng)，定期進(jìn)修。事業(yè)單位還要適當(dāng)提高檔案管理人員的工資待遇，獎罰分明，提高職工工作積極性。

3.3利用先進(jìn)的方法和技術(shù)進(jìn)行檔案管理

科學(xué)技術(shù)是第一發(fā)展力，事業(yè)單位應(yīng)該在檔案管理方面大力應(yīng)用科學(xué)技術(shù)，采用先進(jìn)的信息處理軟件和檔案記錄軟件來進(jìn)行檔案管理的工作，通過互聯(lián)網(wǎng)，方便快速的進(jìn)行各部門之間的信息傳遞，檔案登記，以及單位中每個(gè)人的檔案查閱，一次來節(jié)省大量的工作時(shí)間，避免工作精力的浪費(fèi)。對于應(yīng)用的相關(guān)軟件，還要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展的要求，不斷地進(jìn)行更新改造，使技術(shù)和設(shè)備始終保持先進(jìn)性。

3.4事業(yè)單位建立完善的檔案管理體制

制度是約束人員規(guī)范的一把利劍在檔案管理方面事業(yè)單位應(yīng)該建立一套完善的檔案管理制度。各單位建立制度應(yīng)以科學(xué)合理為前提。在深刻地貫徹國家的有關(guān)政策和法律法規(guī)的同時(shí)，要適應(yīng)事業(yè)單位的自身的單位信息的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的檔案管理制度。制度的建立也應(yīng)當(dāng)注重實(shí)用性，方便在日常工作中應(yīng)用。制度對于單位職工的約束，不應(yīng)僅僅局限于普通員工們，對于相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該有所約束，保證整個(gè)體系都在合理的制度約束下穩(wěn)定運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]趙艷萍，伍明慧.做好新形勢下社會保險(xiǎn)檔案管理工作的思考[U].哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012年03期