魏宗國(guó)

【摘要】檔案的整理工作是整個(gè)檔案管理的核心內(nèi)容，也是提高檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。正確認(rèn)識(shí)檔案整理工作的理論和做好實(shí)踐是整個(gè)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，然而檔案整理工作理論并不是一成不變的，它是隨社會(huì)的不斷發(fā)展而持續(xù)發(fā)展的。同時(shí)，也直接影響了整個(gè)檔案整理的實(shí)踐發(fā)展，以及其他檔案管理理論的技術(shù)發(fā)展。我們要根據(jù)傳統(tǒng)的檔案整理原則，來(lái)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案整理新視角下的創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】檔案整理；新視角；檔案整理原則

一、檔案整理工作現(xiàn)存的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案整理缺乏認(rèn)識(shí)。一些企業(yè)對(duì)檔案整理工作沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有對(duì)檔案整理工作投入足夠的人力和財(cái)力，致使檔案整理工作遲遲不能落實(shí)。產(chǎn)生這一現(xiàn)狀的主要有以下幾個(gè)原因：1.檔案整理人員的匱缺，企業(yè)的在職人員幾乎都不具備檔案整理的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，不能高效率、高質(zhì)量地完成檔案歸檔工作。2.檔案整理從業(yè)人員的年齡因素，由于工作人員的年齡偏向老齡化，結(jié)構(gòu)不合理，缺乏專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，從而導(dǎo)致檔案整理工作的水平低下，對(duì)檔案的搜集、歸檔等任務(wù)不能及時(shí)有效的完成，有的還會(huì)出現(xiàn)遺漏、錯(cuò)收等現(xiàn)象。3.多數(shù)企業(yè)的檔案館都是辦公、保管以及調(diào)閱合為一體的工作狀態(tài)，沒(méi)有對(duì)檔案工作各階段有所區(qū)分，一定程度上對(duì)檔案館的服務(wù)影響非常大。

（二）檔案整理的意識(shí)薄弱。相對(duì)于企業(yè)而言，檔案整理工作一般都是在所有工作的最后進(jìn)行，這種工作性質(zhì)也導(dǎo)致檔案整理不受外界人士重視，工作成績(jī)不樂(lè)觀的因素。甚至很多人認(rèn)為檔案整理只是單純的記錄，不需要投入人力、物力、財(cái)力等觀念。這一系列不良意識(shí)，使檔案整理工作的重要程度和必要性沒(méi)有得到企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的充分認(rèn)識(shí)，有一部分企業(yè)甚至對(duì)檔案整理工作出現(xiàn)了抵觸情緒，認(rèn)為檔案資料歸檔沒(méi)有實(shí)用，還勞民傷財(cái)，這些都是導(dǎo)致檔案整理工作合理化有序進(jìn)行的因素。

（三）檔案整理缺乏方法。在檔案整理中存在的一系列因素，都對(duì)案整理人員的工作有了延續(xù)，使得他們對(duì)自身的工作存在質(zhì)疑，也認(rèn)問(wèn)檔案整理工作不重要，也沒(méi)有必要再進(jìn)行，只安排少數(shù)人員看管好檔案就可以了。同時(shí)企業(yè)還缺乏重視，致使檔案整理工作一直按照傳統(tǒng)的工作方法進(jìn)行，一切都是老思想、老觀念，這與現(xiàn)在科技高速發(fā)展的社會(huì)大相徑庭，出現(xiàn)了格格不入的落后現(xiàn)象，檔案歸檔工作缺少信息化、數(shù)字化的方法，也缺少高效的專(zhuān)業(yè)整理方法。

（四）檔案整理缺乏規(guī)范流程。規(guī)范的檔案整理工作，應(yīng)配備統(tǒng)一、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的工作流程或操作手冊(cè)，而目前的檔案整理更顯隨意性、人為性。制度與規(guī)范沒(méi)有體現(xiàn)在工作中，這樣容易對(duì)檔案的實(shí)用價(jià)值產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

二、現(xiàn)代檔案整理技術(shù)

（一）傳統(tǒng)檔案整理技術(shù)的局限性。長(zhǎng)久來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案信息整理技術(shù)在整個(gè)檔案工作中都占據(jù)一定的地位，甚至可以說(shuō)就是檔案信息整理的實(shí)質(zhì)。實(shí)體檔案整理的工作環(huán)境是紙質(zhì)檔案，通過(guò)對(duì)檔案文件的時(shí)間排序來(lái)展現(xiàn)各檔案間的歷史必然聯(lián)系，從而記錄整個(gè)檔案整理工作的技術(shù)方法 。隨著科技的不斷發(fā)展，實(shí)體檔案的整理技術(shù)在現(xiàn)代檔案整理工作中慢慢顯露出弊端 ，存在一定的局限性，這也就意味著傳統(tǒng)的檔案整理工作必然要順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。隨著大量電子文件的出現(xiàn)，使實(shí)體檔案整理工作遇到了技術(shù)上無(wú)法攻克的難題，失去了固有的工作效用 。因?yàn)殡娮游募莾?chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上的，其位置和排列方式都是由系統(tǒng)自助生成，而且還有一定的邏輯和算法。這樣就導(dǎo)致檔案整理人員不能觸及到電子檔案的實(shí)體，也不能對(duì)電子檔案文件來(lái)進(jìn)行記錄。在新形勢(shì)下，對(duì)傳統(tǒng)檔案的整理技術(shù)提升就勢(shì)在必行。

（二）現(xiàn)代檔案整理技術(shù)的提出。傳統(tǒng)的檔案整理技術(shù)也只能記錄歷史的一個(gè)層面，不能達(dá)到檔案信息的全面性、真實(shí)性地記錄本質(zhì)要求。面對(duì)電子文件，檔案工作者完全喪失了對(duì)文件的實(shí)際操作權(quán)，也就是說(shuō)，傳統(tǒng)的檔案整理工作失去了存在的價(jià)值。因此，要想出色的完成檔案整理工作，就必須掌握更先進(jìn)的技術(shù)，能夠同時(shí)使用各種載體整理技術(shù)去實(shí)現(xiàn)檔案整理工作的現(xiàn)代化需要 。

三、新視角下的檔案整理工作

（一）強(qiáng)化檔案整理人員的知識(shí)技能培訓(xùn)。要讓檔案整理跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，其從業(yè)人員就應(yīng)當(dāng)接受相應(yīng)的教育，使工作更科學(xué)，方法更先進(jìn)。首先應(yīng)配置先進(jìn)的檔案整理設(shè)備，建立檔案信息化系統(tǒng)、檔案查詢(xún)網(wǎng)絡(luò)、完善檔案快速錄入設(shè)施，并教育員工熟練掌握設(shè)備的使用與系統(tǒng)的組成。另外，新視角不僅是檔案整理新技術(shù)的運(yùn)用，還是從業(yè)人員思想與觀念的變革。單位還應(yīng)引進(jìn)年輕的檔案整理人才，實(shí)現(xiàn)檔案整理工作的知識(shí)化、年輕化、專(zhuān)業(yè)化轉(zhuǎn)換，使檔案整理水平大大提高。

（二）新視角下的檔案整理信息化。在新視角下，檔案的電子信息化已是大勢(shì)所趨，而要建立一套檔案整理的信息化系統(tǒng)，筆者認(rèn)為可從以下幾方面入手：第一，條形碼與二維碼技術(shù)。信息工業(yè)的飛速發(fā)展使條形碼成為驗(yàn)證商品信息必不可少的部分，二維碼也在近幾年開(kāi)始流行于網(wǎng)絡(luò)世界成為信息的重要載體。檔案整理也可借鑒這樣的先進(jìn)技術(shù)，將每一份檔案歸入一個(gè)條形碼或二維碼，大大方便日后的查詢(xún)與管理。第二，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)。目前的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)已相當(dāng)成熟，這為檔案整理的電子信息化提供了重要手段。企業(yè)單位可通過(guò)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案整理電子化，簡(jiǎn)化日后的管理與查詢(xún)。第三，加強(qiáng)檔案管理的資金投入。要完善上文所說(shuō)的設(shè)備，就應(yīng)投入足夠的資金。

（三）檔認(rèn)清案整理的重要性。1. 保存經(jīng)濟(jì)成果，成為日后主張經(jīng)濟(jì)利益的憑證；2. 對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案是質(zhì)量的證明和追溯的依據(jù)；3. 檔案還包含了技術(shù)開(kāi)發(fā)的過(guò)程與經(jīng)驗(yàn)；4. 檔案的整理也是企業(yè)單位文化的積累，一本檔案包含了單位發(fā)展歷程與其厚重的文化底蘊(yùn)。檔案人員的編制、檔案工作規(guī)模、檔案數(shù)量的定制等都應(yīng)提上日程。這樣，才能完成檔案整理的建設(shè)與完善，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案整理工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，從加強(qiáng)從業(yè)人員培訓(xùn)與人才引進(jìn)，建立完善的電子信息化檔案整理系統(tǒng)，加大檔案整理資金投入三個(gè)方面下功夫，就能在新時(shí)代更好地進(jìn)行檔案整理工作。

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