基于信息化的社會(huì)組織能力建設(shè)探索

張琪　魯俊宏

摘要：目前我國(guó)社會(huì)組織的內(nèi)部管理水平不高，這直接影響了我國(guó)公益事業(yè)的健康快速發(fā)展。文章所述項(xiàng)目在對(duì)社會(huì)組織的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)研的基礎(chǔ)上為社會(huì)組織量身定做ERP系統(tǒng)，幫助社會(huì)組織提高內(nèi)部管理水平和信息公開(kāi)透明度。該項(xiàng)目以“牽手上?！睘槔?，調(diào)研并分析慈善組織在信息化方面的需求，最終解決社會(huì)組織缺乏信息化管理的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：社會(huì)組織；能力建設(shè)；信息化；內(nèi)部管理水平；公益事業(yè) 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：C916 文章編號(hào)：1009-2374（2016）20-0195-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.20.097

1 概述

社會(huì)組織一般是指非政府、以公益事業(yè)為首要追求目標(biāo)而不是利潤(rùn)最大化的社會(huì)組織。社會(huì)組織的發(fā)展與發(fā)達(dá)也標(biāo)志著一個(gè)文明的進(jìn)步，是當(dāng)今社會(huì)中一個(gè)非常重要的組成部分。隨著我國(guó)社會(huì)組織數(shù)量的空前增長(zhǎng)和投身公益的人的大幅增加，社會(huì)對(duì)社會(huì)組織的需求也越來(lái)越大。如今我國(guó)的社會(huì)組織還處在一個(gè)初期發(fā)展階段，社會(huì)組織的內(nèi)部管理水平欠缺，并普遍缺乏公信力，這直接影響了我國(guó)公益事業(yè)的健康發(fā)展。我們認(rèn)為，要解決這一問(wèn)題，可以從各類企業(yè)身上借鑒方法，因?yàn)閺母旧险f(shuō)運(yùn)營(yíng)一家社會(huì)組織和一家公司除了終極目標(biāo)不同外，其內(nèi)部架構(gòu)和運(yùn)營(yíng)模式還是大同小異的。當(dāng)今各大企業(yè)幾乎無(wú)一例外都采用ERP對(duì)企業(yè)各大模塊進(jìn)行整合、實(shí)現(xiàn)全面信息化，進(jìn)而提高企業(yè)整體運(yùn)行效率。而這樣一套系統(tǒng)同樣可以運(yùn)用到社會(huì)組織中來(lái)解決其內(nèi)部的管理問(wèn)題，但對(duì)于不以利潤(rùn)最大化作為終極目標(biāo)的社會(huì)組織來(lái)說(shuō)，引進(jìn)ERP系統(tǒng)無(wú)疑將耗費(fèi)一筆其無(wú)法承受的巨資，所以我們只有尋求其他解決途徑。好在如今網(wǎng)絡(luò)上有像ODOO這樣的開(kāi)源軟件，其本身是免費(fèi)并且公開(kāi)下載的，ODOO的研發(fā)初衷就是為了提供商業(yè)ERP的開(kāi)源替代品，任何人都可以對(duì)ODOO進(jìn)行自由使用并修改。這對(duì)于社會(huì)組織來(lái)說(shuō)是再適合不過(guò)了，只要有相關(guān)的技術(shù)人員，就可以借用ODOO根據(jù)社會(huì)組織自身特性為其量身打造一套信息化管理系統(tǒng)。

2 社會(huì)組織現(xiàn)狀

2.1 社會(huì)組織面臨的問(wèn)題

社會(huì)組織，在我國(guó)是指相對(duì)于政黨、政府等傳統(tǒng)組織形態(tài)之外的各類民間性的社會(huì)組織。通過(guò)實(shí)地調(diào)研發(fā)現(xiàn)，社會(huì)組織在信息化方面存在很多問(wèn)題，最重要的是，由于社會(huì)組織的特殊性、信息的不透明將會(huì)直接導(dǎo)致善心人士對(duì)于捐助事宜無(wú)法建立信心，進(jìn)而導(dǎo)致社會(huì)組織的日常事宜很難進(jìn)行。在調(diào)研和相關(guān)采訪中，總結(jié)出如下三種問(wèn)題：第一，社會(huì)組織的財(cái)務(wù)信息透明度很難得到提高。社會(huì)組織基本上都建立了自己的網(wǎng)站，但是往往無(wú)法保證及時(shí)更新；第二，在較大型活動(dòng)中，志愿者的管理會(huì)出現(xiàn)混亂情況。社會(huì)組織的志愿者人數(shù)較多，地域分布較廣。常用的Excel已逐漸無(wú)法滿足社會(huì)組織在志愿者管理上的需求。志愿者的管理一旦出現(xiàn)混亂，將會(huì)直接導(dǎo)致大眾對(duì)該社會(huì)組織的專業(yè)度產(chǎn)生懷疑；第三，項(xiàng)目管理方面常出現(xiàn)不及時(shí)性。往往一項(xiàng)事宜在即，卻出現(xiàn)各方面都沒(méi)有準(zhǔn)備到位的情況。

2.2 社會(huì)組織現(xiàn)有的需求

通過(guò)對(duì)社會(huì)組織所存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，得出如下三個(gè)方面的需求：第一，提高募捐等財(cái)務(wù)信息透明度。對(duì)社會(huì)組織來(lái)說(shuō)，募捐款項(xiàng)和物資信息的徹底公開(kāi)是提升其公信力的有效方式；第二，合理管理志愿者的信息。志愿者從側(cè)面反映出項(xiàng)目的專業(yè)化程度。有秩序的活動(dòng)流程無(wú)疑會(huì)美化大眾對(duì)社會(huì)組織的印象；第三，將項(xiàng)目管理進(jìn)行流程化，有效率、專業(yè)地做好每一個(gè)項(xiàng)目，及時(shí)地更新項(xiàng)目動(dòng)態(tài)。

2.3 牽手上?，F(xiàn)狀及問(wèn)題

牽手上海是一個(gè)在上海成立于2004年的社會(huì)組織，并于2010年在上海正式注冊(cè)為非盈利社會(huì)組織。牽手上海目前的公益項(xiàng)目主要分為三大類，分別是教育項(xiàng)目、兒童健康項(xiàng)目、老年關(guān)懷項(xiàng)目。牽手上海現(xiàn)已建設(shè)自己的官方中英網(wǎng)站，各類基本信息幾乎都能體現(xiàn)。存在的問(wèn)題主要出現(xiàn)在其內(nèi)部的管理上。

牽手上海內(nèi)部的管理基本上都是采用Excel來(lái)完成的，這對(duì)實(shí)現(xiàn)信息同步化帶來(lái)諸多不便。在項(xiàng)目管理中，使用Excel進(jìn)行管理就十分繁瑣且容易造成混亂；在捐贈(zèng)管理上未實(shí)現(xiàn)信息公開(kāi)化，并且缺乏信息公開(kāi)透明化的意識(shí)；在財(cái)務(wù)管理上，由于是采用Excel管理，歷年的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)難以整合并服務(wù)于新項(xiàng)目；在人力資源管理上，包括志愿者的管理及培訓(xùn)以及數(shù)據(jù)的更新都非常的耗時(shí)耗力。

為了解決牽手上海社會(huì)組織以上的問(wèn)題，我們選取了ODOO（前OpenERP）對(duì)其進(jìn)行信息化的初步嘗試，以幫助牽手上海內(nèi)部管理上可以快速便捷的實(shí)現(xiàn)信息錄入、數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新和分享，從而實(shí)現(xiàn)全面信息化，進(jìn)而有效整合并利用組織的資源、整體的提高組織的運(yùn)作效率。

3 ODOO

3.1 ERP軟件

3.1.1 ERP介紹。ERP（Enterprise Resource Planning）又稱為企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，是指對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行有效共享與利用的系統(tǒng)。

3.1.2 開(kāi)源ERP。隨著時(shí)代的發(fā)展，ERP的使用率越來(lái)越高，企業(yè)基于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的壓力，在IT方面有持續(xù)投入，但是以上這些投入需要極其高昂的費(fèi)用支撐，這使得諸如社會(huì)組織這類的組織機(jī)構(gòu)無(wú)法進(jìn)行實(shí)施。開(kāi)源ERP軟件ODOO的出現(xiàn)很好地解決了這個(gè)問(wèn)題。免費(fèi)且開(kāi)放，源代碼的完全公開(kāi)和網(wǎng)絡(luò)上詳盡的安裝使用信息，都使其更加適合社會(huì)組織的屬性。除此以外，ODOO的操作界面友好、可操作性強(qiáng)，對(duì)非IT人員來(lái)說(shuō)一般只需稍作培訓(xùn)便可上手操作，所以O(shè)DOO對(duì)員工的時(shí)間成本及社會(huì)組織的資金成本要求不會(huì)苛刻。

3.2 ERP實(shí)施

3.2.1 需要注意的問(wèn)題：

第一，選擇適合社會(huì)組織的ERP產(chǎn)品。由于社會(huì)組織性質(zhì)的特殊性，不是所有ERP產(chǎn)品都可以直接適用于社會(huì)組織。選擇合適的ERP的產(chǎn)品，必要的前提是對(duì)組織的需求理解深刻。選擇合適的ERP產(chǎn)品更有利于在具體實(shí)施過(guò)程中員工更易上手。因?yàn)镋RP產(chǎn)品的每一項(xiàng)功能都和實(shí)際工作流程是吻合的，這對(duì)于員工合理的使用ERP產(chǎn)品都是非常有利的。

第二，確保能正確實(shí)施ERP的IT人員。有了合適的優(yōu)秀的ERP產(chǎn)品并不是成功實(shí)施ERP的終極一步，幫助社會(huì)組織對(duì)ERP產(chǎn)品進(jìn)行實(shí)施的IT人員也影響著最終實(shí)施的成敗。好的實(shí)施顧問(wèn)需有相關(guān)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)。雖然書(shū)本中也有實(shí)施ERP的所有流程和相關(guān)的所有的知識(shí)點(diǎn)，但是書(shū)本里教的畢竟只是基本的知識(shí)，在現(xiàn)實(shí)世界中，在實(shí)施過(guò)程中的可能性很有可能是書(shū)本中無(wú)法預(yù)料到的。優(yōu)秀的有經(jīng)驗(yàn)的實(shí)施顧問(wèn)在面對(duì)全新的不同領(lǐng)域公司的問(wèn)題時(shí)，以往的經(jīng)驗(yàn)會(huì)提供靈感，想出合適的解決策略或者能夠更快地找到相關(guān)案例中的解決策略作為參考，這對(duì)于首次想要將ERP系統(tǒng)運(yùn)用到社會(huì)組織中，也可以提高實(shí)施的成功率。

3.2.2 具體實(shí)施：

第一，項(xiàng)目管理。項(xiàng)目管理模塊主要包括任務(wù)、計(jì)劃和技術(shù)支持等。這幾塊分別細(xì)分為記錄每個(gè)任務(wù)的時(shí)間表線，使用集成的協(xié)作記事本任務(wù)，允許任務(wù)委派；管理任務(wù)的估計(jì)時(shí)間，記錄工作活動(dòng)的任務(wù)；追蹤問(wèn)題和錯(cuò)誤，提供時(shí)間表支撐項(xiàng)目的問(wèn)題管理。將每一次社會(huì)組織舉辦的項(xiàng)目中的每一個(gè)流程都單獨(dú)處理，除了確保每個(gè)流程的合理性之外，更容易發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)問(wèn)題，為項(xiàng)目的成功實(shí)施增加了一份把握。

第二，財(cái)務(wù)管理。財(cái)務(wù)管理模塊在社會(huì)組織中是除了項(xiàng)目管理外最重要的模塊。社會(huì)組織每年都會(huì)收到來(lái)自社會(huì)各方的捐助款項(xiàng)，除了社會(huì)組織內(nèi)部的日常開(kāi)銷外，如何對(duì)各款項(xiàng)合理的分配使用，并保證財(cái)務(wù)透明，這一重責(zé)則通過(guò)財(cái)務(wù)管理模塊進(jìn)行管理。

第三，人力資源管理。人力資源管理模塊主要包括人才管理、附加特性、考勤跟蹤、合同列表等。這幾項(xiàng)分別細(xì)分為管理招聘流程，組織員工定期評(píng)估；管理假期、請(qǐng)假和分配請(qǐng)求，管理員工的費(fèi)用；管理計(jì)工單，允許管理人員核準(zhǔn)工時(shí)單，出勤率；記錄每個(gè)員工的合同，管理工資單。該模塊可以應(yīng)用到志愿者管理模塊上，已在社會(huì)組織登記的長(zhǎng)期志愿者和針對(duì)每一場(chǎng)活動(dòng)的臨時(shí)志愿者的詳細(xì)信息都可以在這個(gè)模塊中詳細(xì)記錄，并且可以通過(guò)軟件定期給志愿者發(fā)布近期活動(dòng)動(dòng)態(tài)。

第四，社交通訊模塊。社交通訊模塊主要包括微會(huì)議、及時(shí)分享、文件共享等。微會(huì)議模塊可提供一個(gè)線上人員溝通交流的平臺(tái)，一些小型遠(yuǎn)程會(huì)議可通過(guò)此模塊完成；及時(shí)分享即每個(gè)內(nèi)部成員可及時(shí)上傳志愿者活動(dòng)的最新進(jìn)展和活動(dòng)總結(jié)，或者分享活動(dòng)中有趣的故事和自己的感想，分享形式文字、圖片和視頻等形式不限；文件共享即內(nèi)部成員之間可通過(guò)此模塊共享文件。

3.2.3 實(shí)施后續(xù)跟進(jìn)：

第一，對(duì)員工進(jìn)行ERP培訓(xùn)。ERP作為新技術(shù)，高品質(zhì)的培訓(xùn)活動(dòng)才是ERP實(shí)施成功的最后一步。尤其是軟件型產(chǎn)品，成功地安裝調(diào)試好并上線遠(yuǎn)不是評(píng)價(jià)其是否成功的所有因素。若操作者不能正確地操作好ERP系統(tǒng)，那就只會(huì)是前功盡棄。故而對(duì)員工開(kāi)展ERP的相關(guān)培訓(xùn)可以幫助員工認(rèn)識(shí)ERP產(chǎn)品，并且?guī)椭鷨T工學(xué)習(xí)在實(shí)際工作中如何使用ERP產(chǎn)品完成自己的工作相當(dāng)重要。在培訓(xùn)中，培訓(xùn)師有必要告訴員工操作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，這樣在未來(lái)的工作中即使遇到問(wèn)題，員工也可以自己解決或是尋求專業(yè)幫助。

第二，持續(xù)改進(jìn)ERP。社會(huì)在不斷進(jìn)步，社會(huì)組織也在不停成長(zhǎng)。在不停變動(dòng)的氛圍中，要保持對(duì)ERP系統(tǒng)的實(shí)時(shí)更新，以吻合現(xiàn)實(shí)的發(fā)展步伐。順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，及時(shí)調(diào)整自身，ERP系統(tǒng)的實(shí)施才算是真正的成功了。

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