淺析煙草商業(yè)企業(yè)采購領(lǐng)域規(guī)范管理工作

孫凱敏 劉曉君 黃艷

【摘 要】隨著煙草商業(yè)企業(yè)改革發(fā)展步伐的加快，工程、物資、服務(wù)等各品類采購項(xiàng)目金額逐步加大、內(nèi)容日趨增多、支出不斷攀升。對煙草商業(yè)企業(yè)現(xiàn)有“工程”、“物資”、“服務(wù)”這3個采購環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，均屬于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營過程中比較重要的環(huán)節(jié)，若有不規(guī)范的行為發(fā)生，除國有資產(chǎn)的流失意外，還會嚴(yán)重危害企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營秩序，損壞行業(yè)整體形象。因此，煙草這一特殊行業(yè)，采購領(lǐng)域的規(guī)范管理是當(dāng)前企業(yè)管理的重中之重，也是企業(yè)開源節(jié)流的重要環(huán)節(jié)。本文對煙草商業(yè)企業(yè)廣大干部職工關(guān)注度比較高、出現(xiàn)問題比較多的內(nèi)容進(jìn)行了分析，提出了加強(qiáng)采購領(lǐng)域規(guī)范管理的對策。

【關(guān)鍵詞】煙草商業(yè)企業(yè)；采購；規(guī)范

寶雞煙草商業(yè)企業(yè)近年來，采購管理方面日趨規(guī)范，過程控制得到強(qiáng)化，對采購規(guī)范管理機(jī)制、制度、規(guī)程、模板、監(jiān)管等方面建設(shè)作了積極有效探索，解決了一些重點(diǎn)和難點(diǎn)問題，使采購管理工作規(guī)范有效平穩(wěn)推進(jìn)。

一、存在的問題

1.員工對規(guī)范意識的認(rèn)知度差

2010年，國家局下發(fā)了《煙草行業(yè)工程投資物資采購和宣傳促銷項(xiàng)目管理程序規(guī)定》，2013年出臺了《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》，這兩項(xiàng)制度，為實(shí)現(xiàn)煙草商業(yè)企業(yè)采購嚴(yán)格規(guī)范管理的有效措施和有力保障，在實(shí)際工作中，存在對規(guī)范采購程序的重要性、必要性認(rèn)識不足的現(xiàn)象，部分員工認(rèn)為增加項(xiàng)目程序規(guī)范管理內(nèi)容，會導(dǎo)致各業(yè)務(wù)部門工作量的增加，為追求短暫的效率，在思想上把嚴(yán)格規(guī)范拋在腦后；部分員工認(rèn)為規(guī)范采購與己無關(guān)，對涉及到采購規(guī)范管理的相關(guān)政策、制度學(xué)習(xí)理解不深、把握不夠，某些相關(guān)業(yè)務(wù)人員，對采購方式和采購程序掌握不準(zhǔn)確，導(dǎo)致工作效率不高。

2.相關(guān)配套規(guī)章制度不健全

寶雞市公司從2010年開始，先后健全完善了全市系統(tǒng)《投資與采購管理實(shí)施細(xì)則（試行）》《招投標(biāo)管理細(xì)則（試行）》《三項(xiàng)工作管委會議事規(guī)則》《采購項(xiàng)目“一項(xiàng)一卷”管理辦法》、《定點(diǎn)供應(yīng)商庫管理》等一系列相關(guān)制度。但與國家局在新形勢下的要求和標(biāo)準(zhǔn)相比，相關(guān)配套制度還不完善，具體業(yè)務(wù)規(guī)定還不明確。實(shí)體性制度有了，但是在程序性制度上，如具體到采購的每個環(huán)節(jié)的規(guī)范步驟、流程還未建立標(biāo)準(zhǔn)模板。同時，十八大以來，紀(jì)檢監(jiān)察職能“三轉(zhuǎn)”后，退出對采業(yè)務(wù)的監(jiān)管和問責(zé)，那么，由誰來牽頭負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目監(jiān)督管理，具體職責(zé)在制度中還未明確。

3.采購計(jì)劃的前瞻性不高

采購需求計(jì)劃是企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)范控制的基礎(chǔ)和依據(jù)。此計(jì)劃編制的前瞻性、科學(xué)性、準(zhǔn)確性、及時性直接影響后續(xù)工程、煙站建設(shè)，煙葉生產(chǎn)、收購，物流分揀、配送，管理咨詢、維保服務(wù)，辦公效率等方面工作規(guī)范操作的成敗，是事前預(yù)防的關(guān)鍵所在。隨著行業(yè)對采購規(guī)范管理的要求越來越高，如沒有一份未雨綢繆的計(jì)劃，一方面沒有給采購留有足夠的招標(biāo)時間；另一方面也會造成大量的盲目采購、庫存積壓、生產(chǎn)經(jīng)營配比失衡等不規(guī)范現(xiàn)象發(fā)生。

二、解決的對策

1.加強(qiáng)宣貫，轉(zhuǎn)變觀念，切實(shí)提高規(guī)范意識

做好任何一項(xiàng)工作，正確的思想認(rèn)識是基礎(chǔ)。首先，加大對嚴(yán)格規(guī)范在新形勢、新政策、新要求下的宣貫力度，全員從思想上清醒的認(rèn)識到采購領(lǐng)域嚴(yán)格規(guī)范管理，是推進(jìn)行業(yè)黨風(fēng)廉政建設(shè)的重要途徑，不僅影響到企業(yè)今后可持續(xù)健康發(fā)展，更是對全市系統(tǒng)干部職工政治生命的關(guān)愛。其次，豐富宣貫形式，確保全面提升采購規(guī)范管理思想意識。一是宣貫人員有針對性。組織各級領(lǐng)導(dǎo)班子、中層干部和相關(guān)業(yè)務(wù)人員對行業(yè)《關(guān)于進(jìn)一步深入推進(jìn)嚴(yán)格規(guī)范工作意見》精神的宣貫培訓(xùn)，強(qiáng)化了對嚴(yán)格規(guī)范政策理解。二是宣貫內(nèi)容有實(shí)用性。專題開展《采購管理規(guī)定》、采購管理信息系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)，強(qiáng)化了對采購工作程序指導(dǎo)。三是宣貫力度全覆蓋。編制印發(fā)《規(guī)范工作應(yīng)知應(yīng)會手冊》，提升了全員對政策、制度的認(rèn)知水平。四是宣貫方式有創(chuàng)新性。寶雞市煙草公司以文化為引領(lǐng)，在全市系統(tǒng)大力開展“規(guī)范文化”建設(shè)活動。通過全員答題；查找我身邊的采購管理漏洞合理化建議；開展規(guī)范文化思想大討論；舉辦全市系統(tǒng)以“全員共創(chuàng) 規(guī)范寶煙”為主題的“寶煙杯”采購規(guī)范工作知識競賽；組織規(guī)范伴我行演講和辯論賽，有效提升了全員采購規(guī)范管理思想意識。五是制定《規(guī)范管理培訓(xùn)工作的規(guī)定》，搭建市局內(nèi)網(wǎng)規(guī)范管理專題網(wǎng)頁平臺，每年定期組織全市系統(tǒng)規(guī)范管理業(yè)務(wù)人員，對最新采購政策規(guī)定、制度流程、業(yè)務(wù)技能和案例研討四位一體進(jìn)行專題培訓(xùn)。

2.健全機(jī)制，完善規(guī)章制度，優(yōu)化程序流程

結(jié)合問題導(dǎo)向，經(jīng)過深入調(diào)研，廣泛征集意見、建議基礎(chǔ)上，我們從健全決策機(jī)制，建立工作規(guī)則，完善規(guī)章制度，增強(qiáng)監(jiān)管實(shí)效，提高執(zhí)行力度入手，對近年涉及到采購規(guī)范管理方面的主要規(guī)章制度進(jìn)行“查改補(bǔ)建”，持續(xù)優(yōu)化采購工作流程，經(jīng)過幾年時間構(gòu)建了一套科學(xué)、有效、實(shí)用，操作性強(qiáng)的采購規(guī)范管理工作長效機(jī)制。

一是修訂了管委會決策機(jī)構(gòu)及制度。先后印發(fā)寶雞市煙草公司《關(guān)于調(diào)整“三項(xiàng)工作”管理委員會的通知》、《“三項(xiàng)工作”管理委員會議事規(guī)則》、《“三重一大”決策制度實(shí)施辦法》及《規(guī)范“三重一大”決策事項(xiàng)“一事一卷”實(shí)施方案》等一系列文件，為采購工作的規(guī)范開展奠定了組織基礎(chǔ)。二是健全了采購辦工作機(jī)構(gòu)和工作制度。成立了采購管理辦公室（以下簡稱采購辦），制定《采購管理辦公室工作規(guī)則》，細(xì)化采購辦工作職責(zé)、工作程序、紀(jì)律要求，規(guī)范采購辦必須公開的事項(xiàng)。三是建立了采購管理工作基本制度。向全市系統(tǒng)印發(fā)了《采購管理實(shí)施辦法》，制定采購流程圖，優(yōu)化不同采購方式的工作流程。四是完善了采購項(xiàng)目配套管理制度。依據(jù)國家、行業(yè)相關(guān)招標(biāo)投標(biāo)法及《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》，先后完善健全了市公司《招投標(biāo)采購管理實(shí)施細(xì)則》《招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)管理與評價規(guī)定》；《內(nèi)部評標(biāo)成員庫及評標(biāo)成員管理辦法》；《定點(diǎn)供應(yīng)商庫及定點(diǎn)供應(yīng)商管理辦法》《采購成交供應(yīng)商管理辦法》。每年均以正式文件形式發(fā)布定點(diǎn)供應(yīng)商名錄。五是細(xì)化了采購方式標(biāo)準(zhǔn)。對照《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》，細(xì)化“五種采購方式”的適用條件和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，提升采購方式選擇的精準(zhǔn)性，防治自由裁量。

3.守住源頭，把好決策關(guān)，加強(qiáng)采購計(jì)劃規(guī)范管理

一是為加強(qiáng)采購計(jì)劃規(guī)范管理，提高科學(xué)、民主、依法決策水平，制定了《采購計(jì)劃管理辦法》和《采購項(xiàng)目定額標(biāo)準(zhǔn)》，規(guī)范采購計(jì)劃的提報(bào)和決策程序，防止不按程序隨意調(diào)整項(xiàng)目、變更采購方式。二是采購計(jì)劃嚴(yán)格遵照“三關(guān)三審”要求落實(shí)。建立了《四級采購目錄》，其中一級目錄3個，二級目錄12個，三級目錄51個，四級目錄301個，確保采購項(xiàng)目全覆蓋。確定了預(yù)算科目、組織形式、擬采購方式及集中管理部門等序列內(nèi)容。要求各單位、部門以《四級采購目錄》標(biāo)準(zhǔn)編制采購計(jì)劃，經(jīng)需求單位、部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)初審，集中采購部門復(fù)審，采購辦及廉政監(jiān)督組會審?fù)ㄟ^后，提請管委會審定采購項(xiàng)目和采購方式，再由管委會價格審核組對項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行實(shí)質(zhì)性審查，提報(bào)預(yù)算委員會審定預(yù)算的程序要求，管委會最終審議確定全年采購計(jì)劃。三是對工程類項(xiàng)目規(guī)定了要聘請專業(yè)機(jī)構(gòu)和人員，進(jìn)行現(xiàn)場勘查、評估，做出可行性分析評估報(bào)告；對大宗物資、服務(wù)類項(xiàng)目采購，由需求部門牽頭，相關(guān)部門開展市場調(diào)研考察，充分了解掌握并綜合分析相關(guān)信息，為申報(bào)計(jì)劃科學(xué)性、有效性提供依據(jù)。四是在采購計(jì)劃審定中，我們充分發(fā)揮管委會作用，對需管委會決策事項(xiàng)在充分討論的基礎(chǔ)上，實(shí)行一人一票表決制，形成會議決議，印發(fā)會議紀(jì)要，確保了采購計(jì)劃項(xiàng)目科學(xué)、民主、規(guī)范、公開決策。

4.加強(qiáng)采購項(xiàng)目的公開、透明，確保重點(diǎn)環(huán)節(jié)監(jiān)管到位

一是制定了市公司《規(guī)范采購管理工作監(jiān)督實(shí)施辦法（試行）》，在采購項(xiàng)目程序規(guī)定范圍內(nèi)的每一事項(xiàng)啟動之時，相應(yīng)的監(jiān)管職能部門就必須及時跟進(jìn)，在計(jì)劃、預(yù)算、招標(biāo)、簽約執(zhí)行、驗(yàn)收入庫、審計(jì)決算、辦事公開民主管理、供應(yīng)商評價等各個環(huán)節(jié)都做到全過程跟蹤，監(jiān)管到位。二是確定了紀(jì)檢監(jiān)察部門“三轉(zhuǎn)”后，采購項(xiàng)目監(jiān)督小組由規(guī)范管理部門牽頭，財(cái)務(wù)、審計(jì)、法規(guī)、監(jiān)察、采購辦等部門人員組成，采購規(guī)范管理工作的監(jiān)督包括業(yè)務(wù)部門的管理監(jiān)督，監(jiān)督部門的職能監(jiān)督，監(jiān)督小組的現(xiàn)場監(jiān)督，紀(jì)檢監(jiān)察部門的再監(jiān)督及職工群眾的民主監(jiān)督，形成內(nèi)部合力，提高監(jiān)管效能，實(shí)現(xiàn)運(yùn)作、監(jiān)督、考評的有效制衡。三是明確了采購規(guī)范管理工作的監(jiān)督方式主要包括備案審查監(jiān)督、過程監(jiān)督、現(xiàn)場監(jiān)督、專項(xiàng)監(jiān)督檢查等。建立《規(guī)范管理工作考核細(xì)則》，將采購管理工作監(jiān)督檢查情況作為規(guī)范管理工作考核的重要依據(jù)，納入年度績效目標(biāo)考核的內(nèi)容，嚴(yán)格考核獎懲。四是成立重大項(xiàng)目專項(xiàng)監(jiān)督小組，對全系統(tǒng)采取公開招標(biāo)方式實(shí)施的單項(xiàng)預(yù)算金額500萬元（含）以上的重大工程投資項(xiàng)目和單項(xiàng)預(yù)算金額200萬元（含）以上的重大物資采購項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)監(jiān)督。五是按照《辦事公開民主管理實(shí)施細(xì)則》和辦事公開民主管理同采購業(yè)務(wù)深度融合的保障機(jī)制建設(shè)要求，建立了采購《公開目錄》，制定了《采購管理職工代表庫管理辦法的通知》，積極引導(dǎo)廣大職工直接參與對招標(biāo)活動監(jiān)督，并通過內(nèi)部網(wǎng)站、公示欄等形式，對公開招標(biāo)進(jìn)行全程全面及時公開、節(jié)點(diǎn)公示，暢通廣大職工對采購招標(biāo)工作知情、參與、表達(dá)、監(jiān)督渠道，提高干部職工民主監(jiān)督意識，發(fā)揮民主監(jiān)督作用。六是組織開展了招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)評價和定點(diǎn)供應(yīng)商考核工作，進(jìn)一步加強(qiáng)對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的服務(wù)測量和采購定點(diǎn)供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，建立供應(yīng)商“黑名單”制度，落實(shí)定點(diǎn)供應(yīng)商動態(tài)評價和退出機(jī)制。

煙草商業(yè)企業(yè)采購領(lǐng)域規(guī)范管理工作是大勢所趨和企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展的需求，將伴隨企業(yè)改革發(fā)展的全程，既不可能“畢其功于一役”，更不可能“一勞永逸”。規(guī)范管理正是通過對采購規(guī)則和操作流程的厘清與固化，塑造統(tǒng)一的工作機(jī)制，將毫無規(guī)矩可言的“潛規(guī)則”，轉(zhuǎn)換成干部職工熟悉了解、廣泛認(rèn)可和共同遵守的“明規(guī)則”，實(shí)現(xiàn)采購管理決策程序化、組織系統(tǒng)化、權(quán)責(zé)明晰化、業(yè)務(wù)流程化、措施具體化、行為標(biāo)準(zhǔn)化、考核定量化、獎懲有據(jù)化、控制過程化，確保企業(yè)形象的全面提升和經(jīng)濟(jì)效益的不斷提高。

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