摘 要:根據(jù)我國日前采購管理的現(xiàn)狀,針對(duì)物資采購監(jiān)督的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和審計(jì)出現(xiàn)的問題,就如何加強(qiáng)采購監(jiān)督審計(jì)力度,以有效應(yīng)對(duì)社會(huì)市場經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域下物資采購的需求,本人結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn),在采購監(jiān)督環(huán)節(jié)和采購審計(jì)的管理方面加以探析。
關(guān)鍵詞:采購;管理;監(jiān)督審計(jì)
一、采購管理機(jī)構(gòu)的現(xiàn)狀
1.采購人員不配套,缺乏專業(yè)性
我國物資采購管理在人員編制上,,沒有根據(jù)用人單位或部門的需求定位配套,在工作職責(zé)上一人身兼數(shù)職現(xiàn)象嚴(yán)重,缺乏對(duì)業(yè)務(wù)的專業(yè)性與應(yīng)對(duì)市場分析的判斷力。正常的采購部門擔(dān)負(fù)著編制采購計(jì)劃、制作招標(biāo)文件及組織投投標(biāo)、社會(huì)市場調(diào)研及市場詢價(jià)的業(yè)務(wù)范疇,在其人員配置上遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到工作的正常需要。不但缺乏相應(yīng)的專業(yè)性知識(shí),更達(dá)不到豐富的工作經(jīng)驗(yàn)及組織協(xié)調(diào)能力。在采購過程中,人員的服務(wù)意識(shí)淡薄,采購人員面對(duì)供應(yīng)商詢問、質(zhì)疑表現(xiàn)不耐煩,拖延采購的時(shí)間周期,使采購工作效率和質(zhì)量打折扣。
2.采購內(nèi)部管理機(jī)制不健全
隨著我國《合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》及《采購法》法律法規(guī)的日趨完善,我國采購管理目前還處于探索階段,建立健全內(nèi)部控制制度,強(qiáng)化全程監(jiān)督機(jī)制,對(duì)于促進(jìn)采購業(yè)的健康發(fā)展和廉政建設(shè)有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。一些企業(yè)單位由于缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和理論研究,未能制定出一系列的采購管理制度;采購規(guī)則和操作規(guī)程;采購人員崗位職責(zé);采購績效評(píng)估制度等配套機(jī)制,導(dǎo)致采購內(nèi)部管理運(yùn)行嚴(yán)重“失控”狀態(tài)。
3.采購內(nèi)部監(jiān)督力度不夠
按照加強(qiáng)物資采購的審計(jì)監(jiān)督,有利于消除采購過程中的腐敗行為,保證各項(xiàng)權(quán)力之間的互相制約。按照《采購法》的要求,單位監(jiān)察審計(jì)部門應(yīng)對(duì)相應(yīng)的采購及招投標(biāo)活動(dòng)實(shí)施有效的監(jiān)督。就日前情況來看,多數(shù)企業(yè)在其行為上參與得多,監(jiān)督得少。如在采購及招投標(biāo)工作中,只擔(dān)任了現(xiàn)場的監(jiān)督員,忽視了事物的全過程監(jiān)督審計(jì),對(duì)事前事后的相關(guān)工作不知情,在某些采購環(huán)節(jié)上甚至出現(xiàn)了對(duì)工作“失控”的狀態(tài)。具體體現(xiàn)在企業(yè)或部門不重視采購管理的事后檢查和驗(yàn)收工作,驗(yàn)收人員不配套,驗(yàn)收程序不規(guī)范,驗(yàn)收結(jié)果不明確;有些設(shè)備采購后,未能計(jì)入固定資產(chǎn)賬目,甚至無驗(yàn)收程序等等。
二、監(jiān)督審計(jì)的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和審計(jì)內(nèi)容
1.對(duì)采購立項(xiàng)監(jiān)督審計(jì)
作為監(jiān)督審計(jì)部門在審計(jì)過程中,一是要審查采購項(xiàng)目在程序上嚴(yán)格把關(guān)。采購計(jì)劃是否有依據(jù),采購內(nèi)容是否為當(dāng)前工作所必需。從采購的申請、專家論證到可行性研究,市場調(diào)研等方面進(jìn)行監(jiān)督,保證采購計(jì)劃的合理性、合規(guī)性。二是審查采購項(xiàng)目在價(jià)格上嚴(yán)格把關(guān)。采購小組應(yīng)組織市場詢價(jià),社會(huì)跟蹤調(diào)研的相關(guān)渠道,在掌握市場調(diào)控政策的同時(shí),對(duì)采購價(jià)格進(jìn)行控制,最后確定審計(jì)意見和建議,有效減少采購資金。三是要審查采購項(xiàng)目在數(shù)量上嚴(yán)格把關(guān)。從市場經(jīng)濟(jì)效益出發(fā),即考慮經(jīng)濟(jì)原則,又要滿足計(jì)劃的需要,有些企業(yè)或單位部門存在著計(jì)劃中虛報(bào)采購數(shù)量,貪多求大,如果在此輕視審計(jì)監(jiān)督這一環(huán)節(jié),就會(huì)帶來不小的經(jīng)濟(jì)損失。
2.對(duì)采購招投標(biāo)監(jiān)督審計(jì)
作為監(jiān)督審計(jì)部門在審計(jì)過程中,一是審查有關(guān)采購招投標(biāo)文件的完整性。嚴(yán)格執(zhí)行《招標(biāo)投標(biāo)法》,對(duì)招投標(biāo)文件內(nèi)容及相關(guān)條款嚴(yán)格把關(guān),逐條逐項(xiàng)進(jìn)行審查,確保采購合規(guī)、合法性。二是監(jiān)督審查招投標(biāo)方式的合理性。不管是何種方式的招標(biāo)都要嚴(yán)格履行公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判等,保證標(biāo)的正確性、嚴(yán)密性,防止串標(biāo)、陪標(biāo)等違法行為的發(fā)生;保證參與的有效性。三是監(jiān)督審查評(píng)標(biāo)委員會(huì)及專家的合規(guī)性。按照相關(guān)要求,對(duì)評(píng)標(biāo)委員會(huì)人員組成及內(nèi)外部門的聘請比例、內(nèi)審人員是否參與等等環(huán)節(jié),審計(jì)人員要采取相應(yīng)方式予以確認(rèn)。四是監(jiān)督審計(jì)開播、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)的嚴(yán)密性。嚴(yán)格公平、公正、公開的評(píng)標(biāo)原則,審計(jì)人員認(rèn)真記錄,實(shí)事求是;客觀公正地做好監(jiān)督工作。保證招投標(biāo)工作的全過程監(jiān)督,為審計(jì)監(jiān)督把好控制關(guān)。
3.對(duì)采購合同的監(jiān)督審計(jì)
作為監(jiān)督審計(jì)部門在審計(jì)過程中,一要審查合同雙方是否具有簽約的主體資格。二要審查合同條款的完備性和內(nèi)容的合法合規(guī)性,如合同價(jià)格、數(shù)量和質(zhì)量,付款方式、履行期限、違約責(zé)任、質(zhì)量保證金等方面,特別是付款方式一定表述清楚,避免瑕疵,合理掌握預(yù)算資金的使用效率,確保采購資金的正常運(yùn)轉(zhuǎn),防止違約現(xiàn)象的發(fā)生。三是審查合同雙方權(quán)利義務(wù)的完整性。在履行相應(yīng)承諾的同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的售后服務(wù)、投標(biāo)承諾,精神文明等方面的內(nèi)容明確協(xié)商,做到互利互為。
三、加強(qiáng)采購監(jiān)督審計(jì)管理的相對(duì)措施
1.建立健全采購內(nèi)部控制的制度
一是從采購的重點(diǎn)環(huán)節(jié)分析,從建立內(nèi)控制度入手,嚴(yán)格執(zhí)行招投標(biāo)采購的相關(guān)制度,信息公開、程序公開;過程透明;監(jiān)督到位;保證招投標(biāo)的準(zhǔn)確性、合理性,從而體現(xiàn)了公平、公開、公正的原則。二是對(duì)采購實(shí)行全過程監(jiān)督,打破以往的注重事前監(jiān)督,忽略事中監(jiān)督,事后檢查驗(yàn)收的環(huán)節(jié),造成質(zhì)量不達(dá)標(biāo),資金無法控制的局面。三是建立采購效能監(jiān)察體系,采購成本的高低是直接影響企業(yè)效益的重要因素,加強(qiáng)物資采購中的效能監(jiān)察,防止違紀(jì)違法現(xiàn)象的發(fā)生,推動(dòng)采購工作向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化方向發(fā)展。
2.加大采購監(jiān)督審計(jì)力度
一是增強(qiáng)法制觀念,提高員工素質(zhì)。從業(yè)務(wù)知識(shí)、規(guī)章制度入手,分層次、有重點(diǎn)地加強(qiáng)企業(yè)及部門員工的培訓(xùn)教育,在內(nèi)部形成自覺遵章守紀(jì)的氛圍,在采購管理和監(jiān)督審計(jì)方面強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。二是崗位設(shè)置方面,采取定期輪崗制度。企業(yè)員工實(shí)行輪流上崗制度,這樣,使員工在不同的工作崗位可以掌握更多的業(yè)務(wù)技能和相關(guān)知識(shí),有效監(jiān)督管理,避免工作失誤現(xiàn)象的發(fā)生。三是建立風(fēng)險(xiǎn)防控系統(tǒng),結(jié)合本單位的實(shí)際情況,啟動(dòng)采購預(yù)案監(jiān)督體系,有效預(yù)防違法違規(guī)不正當(dāng)?shù)牟少彫F(xiàn)象,為從源頭防止腐敗現(xiàn)象的發(fā)生及發(fā)展提供強(qiáng)有力保證。
3.完善采購監(jiān)督制約機(jī)制
根據(jù)《采購法》,作為采購監(jiān)督審計(jì)的主管部門應(yīng)由監(jiān)察、審計(jì)、財(cái)務(wù)等部門的人員組成。一是在部門的職責(zé)范圍上建立及明確采購管理的規(guī)章制度,在采購程序、工作紀(jì)律、人員培訓(xùn)、業(yè)務(wù)水平和技術(shù)能力上出臺(tái)一系列的制度。監(jiān)察審計(jì)部門應(yīng)跟蹤進(jìn)行實(shí)施監(jiān)督。二是明確采購工作的組織體系,建立采購領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu);完善采購管理運(yùn)行體系,出臺(tái)各種管理制度和考核細(xì)則。有了規(guī)范的監(jiān)督機(jī)制,并在工作中嚴(yán)格推行,實(shí)現(xiàn)以制度管理人,以制度管理事物的行為,這樣,采購監(jiān)督的工作就能有法可依、有章可循。三是建立采購審計(jì)制度。對(duì)重大物資采購活動(dòng)和采購業(yè)務(wù)定期開展專項(xiàng)審計(jì),跟蹤審計(jì)評(píng)估報(bào)告。通過檢查督促的方式,使得采購監(jiān)督工作達(dá)到現(xiàn)代管理的基本要求。
4.推進(jìn)采購監(jiān)督管理的信息化
一是建立物資管理信息系統(tǒng),采購管理計(jì)算信息化,徹底改變傳統(tǒng)的手工作業(yè),實(shí)現(xiàn)物資采購管理數(shù)據(jù)信息共享。在一定范圍內(nèi)達(dá)到供應(yīng)與需求、供應(yīng)商與供應(yīng)產(chǎn)品、業(yè)務(wù)操作與分析結(jié)果、價(jià)格與質(zhì)量等信息公開化。既可以促進(jìn)信息流動(dòng),又可以實(shí)現(xiàn)多層面、多視角的監(jiān)督。二是推進(jìn)網(wǎng)上采購,網(wǎng)上采購不但降低成本,提高工作效率,而且也達(dá)到了公開采購目的,運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢條件,實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上詢價(jià)、比價(jià);技術(shù)咨詢、技術(shù)交流的服務(wù)。省時(shí)省力,是加強(qiáng)采購監(jiān)督的利好辦法。
綜上所述,隨著我國采購制度發(fā)展壯大,采購行為逐步規(guī)范,加強(qiáng)企業(yè)物資采購監(jiān)督工作已成為一個(gè)日益突出的問題。日前從采購管理的現(xiàn)狀看,完善我國采購行業(yè)的監(jiān)督機(jī)制和內(nèi)審制度必在可行,這有利于推動(dòng)采購行業(yè)的健康發(fā)展,引進(jìn)市場競爭力提供了有力保障。根據(jù)現(xiàn)有采購市場的需求和物資采購的變化,賦予了采購行業(yè)的人員自主選擇供應(yīng)商和確定物資采購價(jià)格的權(quán)利。因此,建立有效的企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督和制約機(jī)制尤為必要,采購監(jiān)督審計(jì)將成為企業(yè)內(nèi)部監(jiān)管的重要內(nèi)容。
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作者簡介:袁西耘,黑龍江科技大學(xué),研究方向:經(jīng)濟(jì)管理、審計(jì)、監(jiān)督