企業(yè)電子采購優(yōu)勢及其策略選擇

張京明

【摘 要】電子采購是信息技術(shù)時代企業(yè)采購的一種全新的模式，本文對企業(yè)電子采購的優(yōu)勢進(jìn)行分析，并且闡述了企業(yè)進(jìn)行電子采購的策略，旨在提高企業(yè)的采購效率。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)采購；電子采購；優(yōu)勢；策略

一、引言

企業(yè)在發(fā)展過程中往往需要各種各樣的材料，比如辦公室材料、生產(chǎn)材料等，采購無疑是企業(yè)發(fā)展過程中的一個重要環(huán)節(jié)。隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)在很多領(lǐng)域都開始發(fā)揮作用，電子采購就是在這樣的背景下產(chǎn)生的一種全新的采購模式。電子采購產(chǎn)生于20世紀(jì)90年代，最早從美國興起，是一種一對一的電子交換系統(tǒng)，致力于對耗費(fèi)龐大和缺乏統(tǒng)一的采購標(biāo)準(zhǔn)的問題進(jìn)行解決。但這種模式也存在一定的弊端，由于封閉性導(dǎo)致只能為一個買家服務(wù)，因此在企業(yè)中的應(yīng)用并不是很廣泛。隨著經(jīng)濟(jì)全球化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，全方位綜合電子采購平臺開始出現(xiàn)，電子采購的方式也變得更加全面，對于解決企業(yè)的采購問題有很大幫助。在互聯(lián)網(wǎng)時代，電子采購的優(yōu)勢表現(xiàn)得越來越明顯，成為越來越多的企業(yè)進(jìn)行采購時的首選方案。

二、電子采購模式的平臺分析

電子采購平臺是為企業(yè)和供應(yīng)商搭建的一個交流和溝通的平臺，其功能主要涵蓋各種產(chǎn)品的搜索、訂單服務(wù)等方面，當(dāng)前大多數(shù)的電子采購平臺所形成的典型的系統(tǒng)模塊是：自動搜索產(chǎn)品和服務(wù)、自動生成和提交購買請求、在線達(dá)成協(xié)議、生成和傳輸購買訂單、供應(yīng)運(yùn)送通知、開具發(fā)票和支付流程等。其主要的平臺有3個部分：一是供應(yīng)商系統(tǒng)；二是采購方系統(tǒng)；三是第三方交易平臺。

供應(yīng)商賣方系統(tǒng)主要是針對于供應(yīng)商和賣家建立起來的，其具體的產(chǎn)品目錄的而開發(fā)以及網(wǎng)站的維護(hù)都是由賣方負(fù)責(zé)的，主要是對各種產(chǎn)品進(jìn)行營銷，在網(wǎng)絡(luò)上回發(fā)布出自己的產(chǎn)品，供采購方進(jìn)行瀏覽和選擇。

采購商系統(tǒng)是針對買家和企業(yè)的系統(tǒng)，由一個或多個企業(yè)聯(lián)合建立而成，其目的就是要為企業(yè)發(fā)布采購信息以及簡化采購流程提供一定的幫助，致力于將市場的權(quán)力以及價值真正轉(zhuǎn)向買方，這個系統(tǒng)一般都會和企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)系統(tǒng)相對接，該系統(tǒng)的維護(hù)以及目錄的生成都是由采購方來維護(hù)的。

第三方交易平臺是為買方和賣方搭建起來的平臺，通過這個第三方交易平臺，可以實(shí)現(xiàn)采購方與供應(yīng)商之間的溝通和交流，能夠?qū)崿F(xiàn)商業(yè)交易。其中的交易平臺有垂直門戶和水平門戶兩種，前者主要指的是同一個行業(yè)的網(wǎng)上市場，比如鋼材、化工、能源等，都可以歸納成為一類，服務(wù)類產(chǎn)品可以歸為一類。后者則集中了多個行業(yè)的產(chǎn)品，可以讓不同行業(yè)的買主進(jìn)行選擇和購買。就供應(yīng)商和采購方而言，第三方交易平臺只是一個平臺，并不要真正投入大量的資金進(jìn)行產(chǎn)品的生產(chǎn)或者銷售，它將購買者與銷售者集中在一個平臺中，便于需求的提出和滿足，第三方交易平臺只需要從中收取一定的服務(wù)費(fèi)用即可。但其中存在一個問題就是由于當(dāng)前監(jiān)管不嚴(yán)，因此導(dǎo)致第三方交易平臺的水平也參差不齊，這對于供應(yīng)商和采購方都是一個潛在的威脅。

三、電子采購的優(yōu)勢

電子采購指的是借助計算機(jī)系統(tǒng)對傳統(tǒng)的文書工作進(jìn)行替代，通過互聯(lián)網(wǎng)完成采購工作的一種處理方式，簡單來講，就叫做網(wǎng)上采購。企業(yè)通過電子商務(wù)交易平臺發(fā)布相應(yīng)的采購信息，供應(yīng)商通過網(wǎng)絡(luò)與企業(yè)聯(lián)系，或者企業(yè)主動在網(wǎng)上尋找相應(yīng)的供貨商、產(chǎn)品等，然后對網(wǎng)絡(luò)上的多家供應(yīng)商進(jìn)行對比，通過洽談然后進(jìn)行晚上訂貨、網(wǎng)上付款，最終通過物流進(jìn)行貨物配送，完成采購任務(wù)。

對于大多數(shù)企業(yè)而言，其傳統(tǒng)的采購方式都是尋找供應(yīng)商、認(rèn)證產(chǎn)品、下訂單、訂單變更、物流運(yùn)輸?shù)冉Y(jié)構(gòu)過程，整個過程中的工作量較大，而且傳統(tǒng)的采購過程中，電話溝通、傳真交流和面對面交流都是比較常見的方式，尋找比較優(yōu)秀的供應(yīng)商要花費(fèi)較長的時間和較高的成本，加上很多時候信息交流不是很順暢，因此導(dǎo)致企業(yè)的采購問題頻頻出現(xiàn)。電子采購的出現(xiàn)完全改變了傳統(tǒng)的采購模式，擴(kuò)大了供應(yīng)商的尋找范圍、簡化了流程，對于企業(yè)的發(fā)展有十分重要的意義。具體說來，電子采購的優(yōu)勢主要有以下幾個方面：

1.降低采購成本

電子采購過程中主要的溝通方式是網(wǎng)絡(luò)，通過各種媒介平臺，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商之間的交流和溝通，企業(yè)能夠?qū)?yīng)商的產(chǎn)品有大致的了解，從而可以決定是否要與供應(yīng)商進(jìn)行詳細(xì)洽談。這種方式就極大地拓展了供應(yīng)商的選擇范圍，突破了傳統(tǒng)的采購模式中供應(yīng)商數(shù)量的局限性，使得企業(yè)的采購也逐漸向國際化和全球化采購方向發(fā)展。

2.提高采購效率

電子采購過程中主要是應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)對整個采購過程進(jìn)行完成，比如企業(yè)與供應(yīng)商之間的溝通交流、文件傳輸、采購訂單管理等，都可以通過信息技術(shù)手段來完成，使得采購過程中的信息采集、認(rèn)證、商務(wù)談判、訂單結(jié)算等都變得比較簡潔，基本可以實(shí)現(xiàn)自動化、一體化管理，所以使得采購效率不斷提升。

3.增加交易的透明度

電子采購過程中，企業(yè)一般都會通過網(wǎng)絡(luò)將自己的采購意向和采購信息公布出來，對于采購流程也會進(jìn)行相應(yīng)地公布，這樣就能有效地防止企業(yè)采購人員與供應(yīng)商工作人員之間的私下交易，有計算機(jī)系統(tǒng)按照采購流程進(jìn)行采購管理，可以實(shí)現(xiàn)對采購流程的實(shí)時監(jiān)控，使得整個采購過程變得更加透明。

4.優(yōu)化采購管理

電子采購一般是通過計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)完成的，企業(yè)的不同部門和不同的人員有不同的采購需求，通過電子采購，企業(yè)可以將不同部門、不同地區(qū)、不同人員的采購需求統(tǒng)一起來，并且通過統(tǒng)一的信息化管理，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一采購，對企業(yè)的整體采購行為進(jìn)行協(xié)調(diào)管理。另外，電子采購本來就是一種即時性的行為，從企業(yè)提出采購要求到最終采購結(jié)束，各個環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系十分緊密，通過電子采購，可以對采購周期進(jìn)行嚴(yán)格地控制，縮短采購周期，而且能夠?qū)崿F(xiàn)隨時采購，可以有效地防止由于庫存積壓帶來的風(fēng)險，對企業(yè)的資金進(jìn)行充分地利用。

四、企業(yè)電子采購策略選擇

企業(yè)在進(jìn)行電子采購的時候，也會面臨一些來自于市場的風(fēng)險，因此在具體的采購過程中，應(yīng)該要積極加強(qiáng)對采購方式的選擇，建立符合自身特點(diǎn)的采購系統(tǒng)，減少采購過程中潛在的風(fēng)險。

對于大型企業(yè)而言，其自身的資金十分充足，而且在發(fā)展過程中信息化管理水平也很高，供應(yīng)商往往也是固定的，在整個供應(yīng)關(guān)系中，企業(yè)也處于核心地位。對于這類企業(yè)而言，在進(jìn)行采購管理的時候，應(yīng)該要建立符合自身特點(diǎn)的電子采購系統(tǒng)，加強(qiáng)企業(yè)與供應(yīng)商之間的溝通和交流，大型企業(yè)自己建立電子采購系統(tǒng)的投資比較大，所面臨的風(fēng)險也比較大，因此可以分布實(shí)施，以緩解整個采購過程中的資金風(fēng)險。對于一些生產(chǎn)性的資源而言，可以分部門進(jìn)行購買，發(fā)揮大型企業(yè)在采購供應(yīng)關(guān)系中的核心地位；對于一些非生產(chǎn)性的資源，則企業(yè)可以進(jìn)行統(tǒng)一購買，由于數(shù)量較多，則可以享受到更多的折扣，降低企業(yè)的成本。

對于中小型企業(yè)而言，其資金總量不是很多，信息化管理水平也不高，因此中小型企業(yè)的采購一般都呈現(xiàn)批量小、品種多的特點(diǎn)，與供應(yīng)商之間的關(guān)系也不是很穩(wěn)定。對于這類企業(yè)而言，可以選擇第三方交易平臺進(jìn)行采購，企業(yè)提供采購交易功能和企業(yè)信息、產(chǎn)品需求信息，通過第三方交易平臺的協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商之間的溝通交流。在這個過程中企業(yè)應(yīng)該要積極防范第三方交易平臺存在的風(fēng)險，在相同的條件下選擇一些知名度較高的交易平臺。

五、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)在發(fā)展過程中往往需要各種物資，采購是滿足企業(yè)的物資需求的關(guān)鍵過程，在進(jìn)行采購的時候，傳統(tǒng)的采購方式的劣勢越來越明顯，電子采購作為一種全新的采購模式，在企業(yè)中的應(yīng)用越來越廣泛。企業(yè)在電子采購的過程中也應(yīng)該要積極加強(qiáng)對采購方式的選擇，根據(jù)企業(yè)自身的情況選擇合適的采購策略，控制采購成本。

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